Il ciclo di progetto focus su. Fase di Pianificazione o Formulazione Work Breakdown Structure Diagramma di GANTT Diagramma di PERT

Transcript

1

2 Il ciclo di progetto focus su Fase di Pianificazione o Formulazione Work Breakdown Structure Diagramma di GANTT Diagramma di PERT

3 analisi periodica e finale di: efficienza, efficacia, impatto atteso, sostenibilità e rilevanza di un progetto Fase 6: completamento e valutazione Pianificazione dettagliata, realizzazione, gestione e monitoraggio delle attività Le 6 Fasi del PCM (cosa per ogni fase) Fase 5: Attuazione/realizz azione Momento libero creativo: origini, idee, contesti, desideri La fase di finanziamento costituisce lo spartiacque ed il passaggio tra una macrofase progettuale ed una operativa Fase 1: ideazione Fase 4: finanziamento Individuazione delle idee-progetto da approfondire: analisi di contesto, analisi degli attori, analisi dei problemi, analisi degli obiettivi, analisi delle strategie Fase 2: attivazione/id entificazione Sviluppo dell idea in uno o più progetti ed analisi della fattibilità e sostenibilità: definizione completa del Quadro logico; Piano delle attività (e/o di Produzione); Piano delle risorse (budget) Fase 3: pianificazione/ formulazione Comprensione delle potenziali fonti di finanaziamnto ed attivazione o.

4 Fase di Pianificazione o Formulazione Lo studio di Fattibilità (progettazione esecutiva) Il quadro logico è uno strumento che passa attraverso più stadi nei quali viene ulteriormente definito e perfezionato. Al termine della prefattibilità, il quadro logico presenta obiettivo generale, obiettivo specifico e una prima definizione dei risultati attesi. Sulla base di questo impianto viene realizzato il vero e proprio studio di fattibilità, che deve indicare la metodologia operativa più adeguata per raggiungere quei risultati (attraverso delle Attività), e sulla base dei vincoli dati (costo complessivo dell intervento, tipologia di attività finanziabili, durata minima e massima). Lo studio di fattibilità trasforma l idea progettuale descritta nello studio di pre-fattibilità (progettazione preliminare) in una o più proposte basate su un analisi della metodologia, delle tecniche, delle risorse necessarie per realizzare la strategia proposta (progettazione esecutiva).

5 Lo studio di Fattibilità Se la progettazione (dall identificazione alla formulazione operativa) è interamente svolta all interno dell ente promotore, può prendere il sopravvento il desiderio di non entrare in contraddizione con altre unità della stessa struttura o altri soggetti esterni, per cui si può essere spinti a minimizzare la portata di rischi e difficoltà che un esame obiettivo metterebbe in maggiore risalto. Tutto il processo che precede la formulazione ha anch esso dei costi, che possono essere recuperati solo se il progetto viene redatto e quindi approvato dal finanziatore. In queste condizioni, decidere il non luogo a procedere rende impossibile il recupero di quanto investito, e ciò può condizionare pesantemente il giudizio sulla fattibilità.

6 Lo studio di Fattibilità (2) Talvolta vengono contrattualizzati esperti a cui viene chiesto di effettuare uno studio e al tempo stesso di redigere la proposta progettuale. In queste condizioni, l esperto è messo nell impossibilità di presentare più proposte alternative tra loro, visto che il suo contratto (e quindi il suo pagamento ) è esplicitamente legato alla produzione in tempi brevi di un documento da sottoporre all ente finanziatore. Lo studio di fattibilità è uno strumento adatto per la valutazione ex ante di progetti con forte impatto economico, sociale e/o ambientale. Possiamo più in generale parlare di studio di fattibilità come necessario per qualunque iniziativa che abbia elevate necessità tecniche e/o organizzative.

7 Lo studio di Fattibilità (3) Dopo la compilazione del Quadro Logico: la stesura delle Tabelle d Attività e delle Schede di Spesa. Una Tabella d Attività è un metodo che presenta le attività di un progetto, ne identifica la sequenza logica e le interdipendenze. Essa fornisce una base di lavoro sulla quale assegnare le responsabilità di gestione per la messa in atto di ciascuna attività stessa. Dopo aver completato una Tabella d Attività, inizia il lavoro di definizione dei contributi materiali e finanziari e dei costi del progetto. Le Tabelle d Attività e le Schede di Spesa sono due strumenti che derivano dalle Attività (si tratta di macro-attività) del Quadro Logico e forniscono un legame diretto tra i dettagli della progettazione e gli obiettivi del progetto.

8 Tabella di Attività Una volta completato il Quadro Logico, la colonna delle macro- Attività si copia in un nuovo formato-tabella.

9 Pianificazione: COME - QUANDO? Base per la gestione (monitoraggio) Fasi distinte Visibilità del lavoro: Diagramma di flusso (Diagramma di Pert) Work Breakdown Structure (WBS) Work Packages (WP) Tasks (T) Bar/Gantt chart Work Breakdown Structure È la scomposizione delle macro-attività (fasi, workpackage, ecc.) di progetto in parti più piccole secondo una struttura ad albero Fasi - 3 o 4 fasi (definizione, sviluppo, valutazione, coordinamento) Si ottiene a partire dalle macrofasi del progetto e ogni livello inferiore rappresenta una definizione sempre più dettagliata di una componente della realizzazione del progetto

10 Work Package Work Package WP (Pacchetti di lavoro), regolette pratiche Un WP per ogni risultato principale del progetto Struttura e numero dei WP secondo la complessità del lavoro e divisione dei ruoli Descrizione precisa del lavoro da compiere Indicazione della durata Numerare i WP: WP1, WP2 etc. Task T (Attività-compiti) Definizione dettagliata del lavoro (quali output, come, quando?) Numerare Task/Attività coerentemente ai WPs: WP1 Task (T) 1.1, Task (T) 1.2 Deliverable D (Risultati-prodotti) Un risultato per ogni Task/Attività (da caratterizzare) Numerare Deliverables coerentemente alle Tasks/Attività Task 1.1 Deliverable (D) 1.1 Work Packages ricorrenti Disseminazione dei risultati Validazione, sfruttamento, replicabilità dei risultati Project Management o coordinamento

11 Il diagramma di Gantt - a cosa serve Rappresentazione temporale delle attività (WP e T) Lo scopo di tale rappresentazione è: definire il "cosa fare" in una certa quantità di tempo (durata) definire un riferimento per il controllo dell'avanzamento definire eventi o date chiave (milestones) Il diagramma di Pert - a cosa serve Rappresentazione delle interdipendenze tra le attività. Lo scopo di tale rappresentazione è: definire il "cosa fare in modo logico attraverso un diagramma di flusso Capire quali sono le interdipendenze tra le attività e quindi le propedeuticità ed i vincoli (nonché alcuni rischi durante la realizzazione)

12 Tabella di Attività: preparazione (1) Preparazione passo dopo passo di una Tabella d Attività. Passo 1 Lista delle Attività Principali (o pacchetti-lavoro) Le macro attività descritte nel QL riassumono quello che il progetto si propone di mettere in atto per raggiungere i propri obiettivi. Queste sono usate come punto di partenza per specificare le attività nei loro dettagli operativi. Passo 2 Divisione di ciascuna macro attività in compiti operativi (Work Breakdown Structure) Lo scopo della divisione delle attività in sotto-attività o responsabilità specifiche è quello di renderle sufficientemente semplici e facilmente gestibili. Il metodo è quello di scindere un attività nelle sue sotto-attività, prendere ciascuna sotto-attività e dividerla in compiti. Ogni compito quindi può essere assegnato ad un individuo come obiettivo a breve termine. (Passo 2)

13 Tabella di Attività: preparazione (2). Passo 2 La capacità principale in questa fase deve essere quella di individuare l appropriato livello di dettaglio. L errore più frequentemente commesso è quello di dividere e sottodividere le attività troppo in dettaglio. La sottodivisione dovrebbe terminare quando si ottengono dettagli sufficienti per stimare il tempo e le risorse necessarie, e ottenere le indicazioni sufficienti perché la persona responsabile possa eseguire il compito assegnatole. Passo 3 Rendere chiara la Sequenza e le Interdipendenze (Diagramma di PERT) Completata la sotto-divisione delle attività, esse devono essere messe in relazione l una all altra per definire: la sequenza: in quale ordine le attività devono essere eseguite? le interdipendenze: l attività in considerazione dipende dall avvio o dal completamento di un altra? (Passo 3)

14 Tabella di Attività: preparazione (3). Passo 3 Descriviamo queste relazioni con un esempio. Per costruire una casa servono un numero d attività separate e connesse: porre le fondamenta, costruire i muri, installare le porte e le finestre, intonacare, costruire il tetto, inserire le tubature. La sequenza stabilisce che la costruzione delle fondamenta viene prima di quella delle mura. L interdipendenza che non si possono installare porte e finestre finché le mura non abbiano raggiunto una determinata altezza, e che non si può finire di intonacare finché non sia completata l installazione delle tubature. L interdipendenza può anche avvenire tra attività tra loro sconnesse ma che debbono essere eseguite dalla stessa persona.

15 Tabella di Attività: preparazione (4) Passo 4 Fare una stima dei tempi di : inizio e durata della realizzazione delle Attività Specificare i tempi vuol dire fare una stima realistica della durata di ogni compito ed includerlo nella Tabella d Attività per stabilire le probabili date d inizio e di conclusione. Spesso non è possibile stabilire queste date con assoluta certezza. Per assicurarsi che queste stime siano per lo meno realistiche, è necessario consultare degli esperti che abbiano esperienza e conoscenze tecniche. La mancanza di accuratezza è un errore comune che provoca solitamente la sottostima dei tempi richiesti. Cause varie: Omissione di attività e compiti fondamentali. Incapacità di prevedere sufficientemente l interdipendenza tra le attività. Incapacità di prevedere una possibile concorrenza tra le risorse, per esempio, aver programmato la stessa persona, o la stessa organizzazione, per svolgere più di un attività alla volta. Desiderio di impressionare positivamente con false promesse di risultati raggiungibili in tempi rapidi.

16 Tabella di Attività: preparazione (5) Passo 5 Riassumere la Tabella di Attività (con i tempi, Diagramma di Gantt) Dopo aver specificato i tempi dei compiti individuali che costituiscono le attività principali, è utile fornire una tabella riassuntiva dei tempi d inizio, di durata e di conclusione delle attività stesse. Passo 6 Definire i traguardi I traguardi offrono una base per monitorare e gestire la realizzazione del progetto. Sono eventi chiave che forniscono la misura del progresso in corso ed un obiettivo cui la squadra di progetto possa mirare. I traguardi più evidenti (tipici) sono le date stabilite per il compimento di ciascuna attività: ad esempio, esigenze di formazione concluse per il Passo 7 Definire le Competenze Una volta individuati i compiti è possibile specificare la tipologia delle competenze necessarie per realizzarle. Il personale esperto spesso è già stato individuato in questa fase, ma questo passo rimane una buona opportunità per controllare se il piano d azione sia fattibile date le risorse umane disponibili (copertura dei compiti).

17 Tabella di Attività: preparazione (6) Passo 8 Assegnare i Compiti ai Componenti della Squadra Questo passo implica molto più che dire semplicemente a ciascuno cosa deve fare. Con la ripartizione dei compiti si definiscono le responsabilità per il raggiungimento dei traguardi. In altre parole, è un modo per stabilire le responsabilità individuali di ogni membro della squadra rispetto sia al project manager sia agli altri membri. La ripartizione deve dunque prendere in considerazione le capacità, le competenze e l esperienza d ogni membro della squadra di progetto. Quando si assegnano i compiti ai membri della squadra, è importante che vi sia chiarezza in ciò che ci si aspetta dall esecuzione del compito (gli output dell attività-compito). Se questa chiarezza non c è, significa che il livello di dettaglio della specificazione dei compiti dovrà essere aumentato o i compiti devono essere descritti con maggiori caratteristiche.

18 Tabella di Attività: presentazione (7) Tutta l informazione elaborata nella Tabella d Attività può essere riassunta in un formato grafico. Questo è chiamato Gantt Chart (o Diagramma di Gantt). Il formato presentato qui deve essere adattato alla durata del progetto specifico. Una tabella generale del progetto non può che definire le attività su base semestrale, trimestrale o mensile mentre una tabella trimestrale individuale potrà usare un formato settimanale.

19 Tabella di Attività: presentazione (8) Esempio

20 Il diagramma di Gantt

21 Diagramma di Gantt (esempio 1)

22 Diagramma di Gantt (esempio 2)

23 Elementi dei Workpackage T

24 Il diagramma di Pert: un esempio WP1 - Multi-media Dissemination and Communication WP 2 Strategy development Researchers and Policymakers WP 3 Strategy development Researchers and Civil Society Organizations WP4 Management

25 Il diagramma di Pert: un altro esempio

26 ciclo di seminari su Project Cycle Management Prossimi argomenti: (Fase Formulazione) Studio (Piano) di Fattibilità (Progettazione esecutiva necessaria anche per la Fase di Realizzazione) Schede di spesa e budget Il documento finale La Fase di finanziamento Per chiarimenti/approfondimenti, via mail antonio.cordella@unisalento.it