Sistemi di misurazione e valutazione delle performance

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1 Sistemi di misurazione e valutazione delle performance 1

2 SVILUPPO DELL'INTERVENTO Cos è la misurazione e valutazione delle performance e a cosa serve? Efficienza Efficacia Outcome Requisiti minimi Indicatori Come gestire la performance Le sfide 2

3 Che cos e la misurazione e valutazione delle performance? Nello schema di decreto di attuazione della Legge 15/2009 la parola performance compare 98 volte in 49 pagine (mediamente 2 volte a pagina) Non c è dubbio che le performance sono una delle parole chiave della riforma PERFORMANCE: Contributo (risultato e modalità di raggiungimento del risultato) che un soggetto (sistema, organizzazione, unità organizzativa, team, singolo individuo) apporta attraverso la propria azione al raggiungimento delle finalità e degli obiettivi ed, in ultima istanza, alla soddisfazione dei bisogni per i quali l organizzazione è stata costituita. MISURAZIONE: sistema che svolge le funzioni di acquisizione, analisi e rappresentazione di informazioni. 3

4 Cosa si intende per misurazione e valutazione delle performance (1/2)? Misurare: determinare la misura e cioè il rapporto tra una grandezza ed un altra ad essa omogenea, scelta convenzionalmente come unità. Riguarda elementi certi e Oggettivi Esempio di misurazione: costo di una risonanza magnetica 200 ; unità di misura Valutare: assegnare un valore a qualcosa. Si basa su misurazione ma contiene elementi soggettivi di giudizio e apprezzamento (implica un sistema di valori, preferenze) Esempio di misurazione:. costo di una risonanza magnetica 200 ; tale valore denota un miglioramento dell efficienza produttiva (confronto con valore programmato o valore 4 storico, ecc.)

5 Cosa si intende per misurazione e valutazione delle performance (2/2)? Misurare le performance significa: fissare degli obiettivi stabilire delle grandezze, cioè degli indicatori che siano specchio fedele degli stessi rilevare sistematicamente (ad intervalli di tempo definiti) il valore degli indicatori. Valutare le performance significa: Interpretare il contributo (risultato e modalità di raggiungimento del risultato ottenuto) e argomentare quanto, come e perché tale contributo abbia inciso sul livello di raggiungimento delle finalità dell organizzazione 5

6 Un sistema di misurazione e valutazione delle performance consiste di Indicatori: strumenti che rendono possibile l attivita di acquisizione di informazioni. Gli indicatori devono essere legati agli obiettivi e devono puntare a generare risultati adeguati a questi obiettivi. 2. Target: il risultato che un soggetto si prefigge di ottenere, ovvero il valore desiderato in corrispondenza di un attivita o processo. Tipicamente questo valore e espresso in termini di livello di rendimento entro uno specifico intervallo temporale (ad es., 20 pratiche evase in 3 ore di lavoro). 3. Struttura di supporto: sistema informatico/informativo e i soggetti che consentono che i dati siano acquisiti, confrontati, selezionati, analizzati, interpretati e diffusi. 6

7 Le performance si misurano e si valutano al fine di: (ri)formulare e comunicare gli obiettivi strategici, e verificare che questi siano stati conseguiti informare e guidare i processi decisionali gestire piu efficacemente sia le risorse che i processi organizzativi influenzare e valutare i comportamenti di gruppi e individui rafforzare accountability e responsabilita a diversi livelli gerarchici incoraggiare il miglioramento continuo e l apprendimento organizzativo. 7

8 LA MULTIDIMESIONALITA' DELLA PERFORMANCE: INQUADRAMENTO DEI CONCETTI 8

9 La misurazione degli obiettivi 9

10 LA MISURAZIONE E LA VALUTAZIONE DELLE PERFORMANCE NON CREA VALORE SE: non e legata agli obiettivi non supporta decisioni e azioni/attivita e utilizzata solo per la reportistica e percepita come un dovere/adempimento il personale non ne comprende l utilita... 10

11 L'EFFICIENZA Può definirsi come rapporto tra quantità e qualità delle risorse impiegate (input) e quantità e qualità delle prestazioni e dei servizi prodotti (output). Il concetto di efficienza e composto da tre elementi: 1. Il livello di attività o il volume di produzione 2. Il livello qualitativo 3. La quantità o il costo delle risorse impiegate 11

12 L'EFFICACIA Può essere interpretata a due livelli: 1. come rapporto tra obiettivi programmati/obiettivi conseguiti (efficacia gestionale) 2. come rapporto tra le modificazioni ottenute nei bisogni di riferimento per effetto delle prestazioni erogate e l entità e le caratteristiche dei bisogni stessi (efficacia sociale) Il concetto di efficacia sociale indica in che misura l azione dell ente è in grado di incidere nell ambiente esterno, letto in termini di bisogni pubblici da soddisfare 12

13 L' OUTCOME Impatto, risultato ultimo di un azione. Indica la conseguenza di un attività o processo dal punto di vista dell utente del servizio e degli stakeholder piu in generale. Un outcome può riferirsi al risultato immediato di un servizio o di un intervento (ad es. riduzione della percentuale di cittaditi che utilizzano l'auto per brevi percorsi), oppure allo stato finale raggiunto (ad es. riduzione dei delle varie forme di inquinamento cittadino). 13

14 I REQUISITI MINIMI Chiara definizione degli obiettivi strategici, strutturali e operativi; Sviluppo per ogni obiettivo di indicatori e target appropriati; Caratterizzazione degli indicatori secondo il formato più appropriato; Collegamento degli obiettivi strategici ad outcome per le priorita politiche rivolte a stakeholder esterni; Obiettivi operativi vs. attivita. 14

15 I TIPI DI INDICATORI Esempi: Relazione finale Schede elaborate / Schede pervenute Costo chilometrico per la costruzione delle opere stradali avviate Percentuale di raccolta differenziata sul totale della raccolta dei rifiuti solidi urbani Percentuale di cittadini che possono accedere al servizio di trasporto x Soddisfazione degli utenti riguardo ai tempi di attesa per il ritiro delle certificazioni Input Processi Output (Soddisfazione utente) Outcome 15

16 La scheda di sviluppo di un indicatore 16

17 IL CICLO DELLA GESTIONE DELLA PERFORMANCE NELLA VISIONE NORMATIVA (I) Processo che collega la pianificazione, la definizione degli obiettivi, la misurazione dei risultati e la valutazione della performance declinata con riferimento all Ente nella sua globalità, alle unità organizzative e al singolo dipendente. Tale processo è collegato all utilizzo di un sistema premiante articolato in premi e incentivi definiti dalla norma e recepiti negli ordinamenti locali. Sono coinvolti gli organi politici, il vertice direzionale con il controllo di gestione, i dirigenti e i cittadini/utenti. l Organismo indipendente di valutazione (O.I.V.) rappresenta la novità del sistema La disciplina degli Enti locali già prevede un processo di pianificazione e valutazione dei risultati che deve essere integrato con le nuove previsioni normative. 17

18 IL CICLO DELLA GESTIONE DELLA PERFORMANCE NELLA VISIONE NORMATIVA (II) 18

19 IL CICLO DELLA GESTIONE DELLA PERFORMANCE NELLA VISIONE NORMATIVA (III) Gli strumenti in uso nell Ente locale dovranno essere finalizzati alla misurazione e valuazione delle performance. Non si tratta di una novità terminologica ma di sostanza in quanto contiene in sé, oltre il concetto statico - di risultato declinato secondo obiettivi di gestione, anche quello in progress - di prestazione sia dell individuo che della struttura organizzativa. 19

20 IL CICLO DELLA GESTIONE DELLA PERFORMANCE NELLA VISIONE NORMATIVA: UN ESEMPIO (IV) 20

21 LA VALUTAZIONE DEI DIPENDENTI 21

22 UTILIZZARE IL SISTEMA DI VALUTAZIONE PER VALUTARE (I) LA VALUTAZIONE DEI DIPENDENTI IN UN CAMPIONE DI ENTI PUBBLICI ITALIANI 22

23 UTILIZZARE IL SISTEMA DI VALUTAZIONE PER VALUTARE (II) 23

24 Le sfide della gestione delle performance 1.Tecnica: raccolta dati, sviluppo di obiettivi, target e indicatori, utilizzo di sistemi informativi, strumenti e tecniche di miglioramento, sviluppo di capacità, competenze e abilità del personale, ecc. 2.Gestionale: formulazione ed esecuzione della strategia, gestione dei processi, cambiamenti nella struttura organizzativa, allocazione delle risorse, promozione di un orientamento ai risultati, ecc. 3.Culturale: condivisione di valori comuni, allineamento di comportamenti e attitudini, sviluppo di pratiche condivise e routine, ecc. 4.Leadership: formulazione e comunicazione di una visione condivisa, supporto manageriale, empowerment dei dipendenti all interno della struttura gerarchica, creazione di un appropriato ambiente di lavoro, promozione dell innovazione, ecc. 5.Comunicazione: sia all interno che all esterno dell organizzazione, utilizzo di sistemi di knowledge management, ecc. 24