Sistemi di misurazione delle performance

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1 Sistemi di misurazione delle performance 1

2 Agenda Cos è la misurazione delle performance e a cosa serve? Tipi di indicatori Outcome Requisiti minimi Come gestire la performance. 2

3 Che cos e la misurazione delle performance? Processo formalizzato, che mira ad ottenere ed esprimere informazioni descrittive riguardo alle proprietà di un oggetto (ad es. un processo, un attività, un gruppo di persone). Il sistema di misurazione svolge le funzioni di acquisizione, analisi e rappresentazione di informazioni. 3

4 Un sistema di misurazione delle performance consiste di Indicatori: strumenti che rendono possibile l attivita di acquisizione di informazioni. Gli indicatori devono essere legati agli obiettivi e devono puntare a generare risultati adeguati a questi obiettivi. 2. Target: il risultato che un soggetto si prefigge di ottenere, ovvero il valore desiderato in corrispondenza di un attivita o processo. Tipicamente questo valore e espresso in termini di livello di rendimento entro uno specifico intervallo temporale (ad es., 20 pratiche evase in 3 ore di lavoro). 3. Struttura di supporto: sistema informatico/informativo e i soggetti che consentono che i dati siano acquisiti, confrontati, selezionati, analizzati, interpretati e diffusi. 4

5 Le performance si misurano al fine di: (ri)formulare e comunicare gli obiettivi strategici, e verificare che questi siano stati conseguiti informare e guidare i processi decisionali gestire piu efficacemente sia le risorse che i processi organizzativi influenzare e valutare i comportamenti di gruppi e individui rafforzare accountability e responsabilita a diversi livelli gerarchici incoraggiare il miglioramento continuo e l apprendimento organizzativo. 5

6 La misurazione delle performance NON crea valore se: non e legata agli obiettivi non supporta decisioni e azioni/attivita e utilizzata solo per la reportistica e percepita come un dovere/adempimento il personale non ne comprende l utilita... 6

7 Tipi di indicatori Esempi: Relazione finale Schede elaborate / Schede pervenute Costo chilometrico per la costruzione delle opere stradali avviate Percentuale di tratte autostradali che rispettano i requisiti standard di performance relativamente al manto stradale Percentuale di cittadini che possono accedere al servizio di trasporto x Soddisfazione degli utenti riguardo la rete stradale concessa Tempo di percorrenza medio sulle strade delle 10 principali aree urbane Input Processi Output (Soddisfazione utente) Outcome 7

8 Outcome Impatto, risultato ultimo di un azione. Indica la conseguenza di un attività o processo dal punto di vista dell utente del servizio e degli stakeholder piu in generale. Un outcome può riferirsi al risultato immediato di un servizio o di un intervento (ad es. riduzione della percentuale di fumatori), oppure allo stato finale raggiunto (ad es. riduzione dei tumori polmonari) [cf. 8

9 La situazione nei Ministeri italiani 9

10 Requisiti minimi Chiara definizione degli obiettivi strategici, strutturali e operativi; Sviluppo per ogni obiettivo di indicatori e target appropriati; Caratterizzazione degli indicatori secondo il formato proposto dalla Commissione; Collegamento degli obiettivi strategici ad outcome per le priorita politiche rivolte a stakeholder esterni; Obiettivi operativi vs. attivita. 10

11 Scheda di sviluppo di un indicatore Nome dell'indicatore Descrizione dell indicatore Razionale Programma / Obiettivo (di outcome) Legami con altri indicatori Data di approvazione dell'indicatore Tipo di calcolo / Formula / Formato Fonte/i dei dati Qualità dei dati Frequenza di rilevazione Target (valore desiderato) Processo di sviluppo Responsabile dell'indicatore e del target se diverso Responsabile delle performance legate all'indicatore Che cosa sarà fatto? Reportistica Titolo dell indicatore Per evitare ambiguita nell interpretazione, come si puo descrivere piu dettagliatamente l indicatore? Perchè vogliamo misurare questo aspetto? A quale programma o obiettivo si riferisce questo indicatore? Quali sono i collegamenti tra questo indicatore e gli altri? Quando abbiamo iniziato a utilizzarlo? Se quantitativo, come e calcolato? Qual e la formula? Quale l unita di misura? Da dove possiamo ottenere i dati necessari? Quali sono i problemi nella raccolta e analisi dei dati che pensiamo emergeranno? Quanto spesso e rilevato questo indicatore? Quanto ci costa la sua rilevazione? A che livello di performance puntiamo? Su quali basi e da chi è stato concordato questo target? Chi ha l incarico di controllare e rivedere la performance (rispetto al target) e di raccogliere i dati? Chi e accountable e responsabile per le performance rilevate tramite questo indicatore? Quale azione/comportamento vuol stimolare questo target/indicatore? Dove vengono comunicate/pubblicate le informazioni? Note: 11

12 The EA approach to performance management historic Up to large number of measures outcomes processes activities not outcomes customers vision and strategy resources, learning & growth Cummins,

13 The old EA balanced scorecard ( ) Image of corporat e scoreca rd Cummins,

14 The Environment Agency Scorecard Our Aim A better place for people and wildlife To achieve this we will Act to reduce climate change and its consequences Protect and improve air, land and water quality Put people and communities at the heart of what we do Work with businesses and the public sector to use resources wisely Be the best we can Cummins, 2010 Pietro Micheli (2010) 14

15 The Environment Agency Scorecard Cummins,

16 Le sfide della gestione delle performance 1. Tecnica: raccolta dati, sviluppo di obiettivi, target e indicatori, utilizzo di sistemi informativi, strumenti e tecniche di miglioramento, sviluppo di capacità, competenze e abilità del personale, ecc. 2. Gestionale: formulazione ed esecuzione della strategia, gestione dei processi, cambiamenti nella struttura organizzativa, allocazione delle risorse, promozione di un orientamento ai risultati, ecc. 3. Culturale: condivisione di valori comuni, allineamento di comportamenti e attitudini, sviluppo di pratiche condivise e routine, ecc. 4. Leadership: formulazione e comunicazione di una visione condivisa, supporto manageriale, empowerment dei dipendenti all interno della struttura gerarchica, creazione di un appropriato ambiente di lavoro, promozione dell innovazione, ecc. 5. Comunicazione: sia all interno che all esterno dell organizzazione, utilizzo di sistemi di knowledge management, ecc. 16