ELEMENTI BASE DI PROGETTAZIONE

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1 ELEMENTI BASE DI PROGETTAZIONE Urbino: 3 e 4 ottobre 2008 A cura di: Stefano Santini sve@provincia.ps.it

2 Definizione di progetto Opera complessa, unica e di durata limitata rivolta a produrre un risultato specifico attraverso attività correlate che comportano un impiego di risorse, sia umane che materiali, e che deve essere realizzata entro determinati limiti temporali Osservare la realtà da prospettive non ordinarie

3 Il cambiamento appare spesso illogico, non appare familiare né è immediatamente comprensibile. Spesso non è altro che un cambiamento delle premesse che regolano il sistema come un tutto (livelli logici) Do you think that one will do I cliente che credono che i nostri camerieri siano scortesi dovrebbero vedere il proprietario La soluzione si trova esaminando le ipotesi sui punti e non i punti stessi. Il problema non va risolto dentro il presunto quadrato

4 Da cosa nasce un progetto? Dalla rilevazione di un problema o disagio a cui si vuol tentare di dare soluzione Da una idea innovativa che qualcuno propone, ritenuta utile e generatrice di benefici.

5 Puntualizzazioni sulla definizione di progetto E un processo attivo che ha un inizio ed un termine definito Gestisce un cambiamento nel futuro e mira ad alterare una situazione esistente E una linea di connessione tra una idea iniziale astratta e la sua concreta realizzazione finale E caratterizzato dall esigenza di produrre risultati qualitativamente accettabili attraverso l utilizzo di risorse determinate e limitate.

6 Frammentazione dei differenti stadi operativi fasi, attività e azioni Fasi Ogni progetto è strutturato in una serie separata di fasi. Nelle fasi si identificano sia gli archi temporali di realizzazione del progetto che gli stadi concettuali attraverso cui il progetto si compie Attività Lo sviluppo di ciascuna fase progettuale è articolato attraverso la realizzazione di una serie di attività specifiche Azioni L attività è l insieme di determinati interventi, che vengono comunemente contraddistinti con il termine azioni 1 2 3

7 Il Il Workpackage Ogni Fase/Attività/Azione assorbe una quota determinata di tempo e risorse e rappresenta uno specifico pacchetto di lavoro (workpackage) attraverso il cui completamento si determina l andamento complessivo del progetto Ogni workpackage (WP) corrisponde ad un progetto nel progetto. Ogni WP ha infatti un proprio obiettivo da raggiungere che si configura come intermedio nel quadro complessivo del progetto.

8 La struttura del WP, in relazione all obiettivo intermedio da raggiungere, è costituita dai seguenti punti chiave: 1. Identificazione delle attività e azioni da compiere 2. Applicazione della metodologia più appropriata per la loro realizzazione 3. Identificazione delle risorse necessarie (anche di personale) 4. Determinazione della successione e della correlazione delle attività e azioni

9 Migliore è la definizione delle singole attività o scopi (tasks) e più agevole risulterà l identificazione dei risultati (outputs) delle varie attività o azioni. La struttura del WP può essere meglio concepita e semplificata secondo il seguente schema: Workpackage Fasi - Obiettivo intermedio - Una serie di outputs Attività - Outputs - Una serie di tasks Azioni - Tasks - Un numero di scopi definiti e raggiungibili

10 La dinamica del progetto Con l attenzione focalizzata su precisi scopi e obiettivi la dinamica di progetto sembrerebbe avere forma lineare. E invece si tratta di un processo che risulta meglio concepibile sotto forma di ciclo Obiettivi intermedi WP1 WP2 WP3 Vita del progetto Obiettivo finale Nuovi scopi e esigenza di ottenere nuovi risultati

11 Il WP rappresenta anche un utile unità di misura per verificare lo stadio di avanzamento del progetto. Gli outputs ottenuti sono infatti indicatori (verificabili e oggettivi). La verificabilità e l oggettività dei risultati conseguiti sono le caratteristiche che indicano l efficacia del progetto. Obiettivi intermedi verificabili WP1 WP2 WP3 Vita del progetto Obiettivo finale

12 La pianificazione progettuale Il principale sforzo nella progettazione consiste nell identificazione degli obiettivi e nella pianificazione delle azioni da intraprendere. Analisi obiettivi Piano strategico di intervento La pianificazione e gestione di un progetto può essere facilitata da due approcci metodologici principali: Il Project Cycle Management (PCM) o Gestione del ciclo progettuale Il Logical Framework Approach (LFA) o Sistema del quadro logico

13 Il Il Project Cycle Management è una tecnica gestionale finalizzata a concepire e ad integrare i punti chiave nell elaborazione e gestione di un progetto. 1) L identificazione di una strategia indicativa procedura e principi metodologici passa attraverso la lettura e analisi del contesto 2) La definizione degli obiettivi Debbono essere SMART, specifici, misurabili, attuabili, realistici, tempificabili. 3) La pianificazione delle attività Stesura del progetto - Verifica della coerenza e fattibilità del progetto in base a bisogni, risorse, competenze e obiettivi (sia progettuali che interni all organizzazione- coerenza interna).

14 4) Il reperimento delle risorse piano finanziario e strategie alternative di reperimento fondi fundraising e networking progettuale (condivisione strategica risorse e progetti con altri partner che mettono a disposizione del progetto competenze e strumenti) 5) La realizzazione delle singole azioni momento più concreto dell intero ciclo progettuale. L aderenza al piano progettuale è funzionale al mantenimento degli indici di verifica. Comprende il controllo continuativo delle spese, il coordinamento, il monitoraggio dei WP, la promozone di informazioni, la comunicazione progettuale, mantenimento dei tempi etc. 6) La valutazione e rendiconto misurazione dei risultati finali del progetto. Impatto, efficacia, sostenibilità dell idea progettuale. Dimostrazione delle spese sostenute

15 Il Logical Framework Approach Successione logica delle attività L adozione del quadro logico permette la gestione efficace ed efficiente del ciclo di progetto. Parte da una accurata analisi del contesto che si intende modificare. Successione cronologica degli obiettivi Presenta il quadro complessivo degli obiettivi principali e intermedi, i risultati concreti, le attività e le loro relazioni casuali secondo una logica verticale

16 Logica di intervento Indicatori verificabili Condizioni Obiettivo generale Rispondere bisogno alimentare paese x Diminuzione mortalità, diminuzione importazioni cibo I terreni coltivatinon sono sfruttati all esaurimento Fasi Aumento produzione, sviluppo rurale Gesione razionale Creazione di riserva alimentare, rotazione culture, diminuzione frane Produzione conservata e immagazzinata Attività Coltivazione efficace Aumento produzione tuberi Agricoltori adottano metodologie trasferite Azioni Precondizioni

17 2) Diagramma di GANTT consente di vedere il tempo totale necessario per il progetto permette di visualizzare la sequenza delle fasi e delle attività e mostra quelle che possono essere realizzate contemporaneamente permette di ottenere una chiara illustrazione dello stato di avanzamento del progetto e aiuta a definire eventi o date chiave (milestones) I limiti del diagramma di GANTT non indica esplicitamente le relazioni e i vincoli di sequenza fra le attività (non è possibile sapere da chi dipende un eventuale ritardo o quale attività deve fornire un input all altra) non è in grado di evidenziare il cammino critico.

18 Diagramma di Gantt FASI E ATTIVITA' Fase 1 Attività Fase 2 Attività 2.1 Fase 3 Attività GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG TEMPO

19 Le pietre miliari (milestones)) rappresentano un momento importante del progetto (il termine di una fase, la consegna di un prodotto, ecc ) ATTIVITA' MILESTONE MILESTONE MILESTONE GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG TEMPO

20 3) Il CPM (Critical Path Method) e il Diagramma di PERT (Program Evaluation and Review Technique) Durata dell attività 2 c 1 a 1 d 3 3 x Evento iniziale b Percorso critico e f y Evento finale

21 WBS - Work Breakdown Structure Struttura gerarchica delle attività La definizione degli obiettivi di progetto rappresenta una dettagliata descrittiva sul cosa deve essere fatto. Una utile tecnica di supporto in questa fase di analisi possono essere l analisi SWOT e la WBS (Work Breakdown Structure). La WBS è una forma di scomposizione strutturata di progetto utile nella fase di definizione degli obiettivi e delle attività.

22 Esempio di WBS o struttura ad albero Obiettivo generale WP 1 WP 2 Obiettivo Specifico A Obiettivo specifico B Risultato (output) Attività 1.1 Risultato (output) Attività 1.2 Risultato (output) 2.1 Azioni o compiti da svolgere Azioni tasks Azion Attività Attività Per ogni attività possono essere identificati i responsabili. Gli scopi debbono essere definiti e raggiungibili

23 Per garantire efficienza ad un progetto, in visione di un possibile successo servono: Team competente e motivato Partecipazione attiva dei partner Finalità e obiettivi ben definiti Successo di un progetto Efficace pianificazione azioni Integrazione delle competenze Adeguata struttura organizzativa La connessione esistente tra obiettivi definiti ed azioni progettuali pianificate deve essere evidente dalla struttura stessa del progetto

24 Ragioni ricorrenti per il fallimento di progetti - capo progetto fantasma; - gruppo progetto povero di risorse o carente di competenze -cattiva definizione iniziale degli obiettivi dei tempi e dei metodi - membri del gruppo di progetto distratti da altri obiettivi; - variazioni del contesto durante lo svolgimento del progetto, Sintomi di questi fallimenti sono stati evidenziati soprattutto quando i progetti: - non hanno rispettato i tempi; - costano molto più del previsto (tempi/costi/qualità); - producono risultati poveri;

25 Il project manager definisce e controlla il POP (Piano Operativo del Progetto)

26 Hints A) L obiettivo generale deve essere chiaro e ben definito. B) Gli obiettivi specifici sono importanti ambiti di attenzione su cui strutturare le singole attività. D) Le condizioni organizzative sono gli elementi che identificano risorse economiche, necessità logistiche, professionalità richieste etc.. Vanno valutate accuratamente e il budget richiesto deve essere congruente e credibile. E) Assumere il punto di vista degli altri e dare risposta alle 4 C (Che ci guadagna, Cosa gli costa, Chi è, Cosa ci importa) E) Grande attenzione agli strumenti di comunicazione e al sistema delle relazioni. Piano di visibilità del progetto F) Pianificare ricaduta e sostenibilità futura del progetto.