Anche in presenza di un quadro normativo chiaro e definito, è importante avere ben presente quali sono i passaggi operativi che consentono di

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2 Anche in presenza di un quadro normativo chiaro e definito, è importante avere ben presente quali sono i passaggi operativi che consentono di arrivare a completare i processi di archiviazione e conservazione sostitutiva. Passaggi operativi che devono rispettare i criteri di funzionalità ed economicità, se vogliamo ricevere un effettivo vantaggio dalla loro introduzione i in studio. 2

3 Non parleremo di flussi operativi in generale, ma ne parleremo in un conteso ben preciso: quello dei sistemi informativi integrati. 3

4 Solo in presenza di un sistema informativo davvero integrato, ovvero un sistema in cui le applicazioni che ne fanno parte sono in grado di scambiarsi vicendevolmente i dati, si riesce a raggiungere il massimo dell efficienza dai diversi processi operativi. 4

5 Il modello che abbiamo in mente è quindi il seguente: un sistema composto innanzitutto da un Applicativo di studio, che consente di assolvere ai diversi adempimenti contabilità, dichiarazioni, bilanci, ma anche la gestione dello studio dal punto di vista organizzativo. Un applicativo prima di tutto integrato al suo interno: con una sola anagrafica trasversale a tutte tt le applicazioni, i i la procedura dei bilanci in grado di acquisire dati in automatico dalla contabilità, l emissione delle parcelle in grado di alimentare in automatico la contabilità professionale, ecc. Su questo Applicativo si innesta il sistema di gestione documentale,, composto da tre blocchi: l archiviazione operativa dei documenti; la conservazione sostitutiva; e infine la pubblicazione. 5

6 Approfondiamo il processo di Archiviazione dei documenti. Cosa significa archiviare un documento? Significa convogliarlo in un contenitore centralizzato (flusso di archiviazione), per poi essere in grado di andarlo a ricercare e trovare quando ne abbiamo bisogno (flusso di interrogazione). E quello che facciamo quando archiviamo un documento cartaceo in una liberia, o la sua versione in una cartella centralizzata sul server. Sotto questo punto di vista, non c è differenza. La differenza sta piuttosto t nell efficienza i con cui si attuano i due processi: quanto ci mettiamo ad archiviare un documento? E quanto ci mettiamo a trovarlo quando ne abbiamo bisogno? 6

7 Il flusso di archiviazione è fatto di 3 passaggi: la classificazione dei documenti; la loro metadatazione; e infine l archiviazione del file. 7

8 Un sistema di gestione deve necessariamente suddividere in categorie i documenti che gestisce. Queste categorie rimappano sostanzialmente le varie tipologie documenti che possono venire trattati in uno studio professionale. Individuare la categoria di appartenenza di un documento significa quindi operare una prima classificazione di massima. Ogni categoria definisce quali sono gli attributi principali dei documenti che le appartengono. Ad esempio: per la fattura il numero di fattura e la data di emissione; per il Libro giornale l esercizio contabile; per entrambi la Ditta, e la Partita Iva, eccetera. 8

9 Assegnare ai documenti semplicemente una categoria non è sufficiente. Occorre andare più nel dettaglio, se vogliamo poi interrogare l archivio in maniera efficiente. Occorre allora metadatare i documenti, ovvero associare ad essi gli attributi principali, tramite i quali possiamo successivamente organizzare l archivio i o fare delle ricerche su di esso. Ad esempio, queste sono alcune dei metadati, delle chiavi, con cui caratterizzare questa fattura passiva. La metadatazione, t per un documento già registrato t nell applicativo, li è una procedura completamente automatica. 9

10 Classificato e metadatato il documento, questo è pronto per l archiviazione effettiva: che concretamente, e per la gran parte delle casistiche, si traduce nella creazione di un documento.pdf e nella memorizzazione di questo file all interno del sistema di archiviazione. 10

11 Abbiamo insistito molto sulla necessità che il flusso di archiviazione sia il più possibile efficiente. Normalmente in ambito informatico una procedura è efficiente quando assolve ai suoi compiti richiedendo il minor intervento possibile da parte dell operatore. Nel sistema informativo integrato in cui ci stiamo muovendo, nella maggior parte dei casi l intero flusso di archiviazione è completamente automatico, il che significa che avviene in maniera trasparente all operatore. Il livello ll di automazione dell archiviazione i i è in funzione dell origine i i del documento: cambia a seconda che si tratti di un documento emesso dal nostro applicativo un libro giornale, una dichiarazione, un bilancio, una perizia, un contratto oppure sia un documento che ci arriva in cartaceo, e che vogliamo archiviare una fattura passiva oppure ancora sia un documento che ci perviene in forma digitale, ma emesso da terzi, come nel caso di un documento che arriva in allegato via mail. 11

12 La maggior parte dei documenti che vengono archiviati in uno studio professionale appartengono alla categoria dei documenti emessi, ovvero quelli che vengono prodotti in studio e spesso materialmente emessi attraverso una stampa. Per questi documenti, il processo di archiviazione è completamente automatico. 12

13 Se l archiviazione del documento cartaceo avviene contestualmente alla registrazione contabile del documento (si pensi a una fattura), allora le fasi di classificazione e metadatazione sono anche in questo caso completamente automatiche: la procedura sa che state registrato una fattura, e ne conosce gli attributi ti principali i ditta emittente, t cliente o fornitore, data, numero, ecc. Di manuale c è la fase della scansione, necessaria per convertire un documento da cartaceo a digitale. 13

14 Se il documento da archiviare è già un documento digitale, come nel caso di un allegato , e quindi non ha riferimento nell applicativo di studio, la componente manuale è invece legata alla classificazione ed eventuale metadatazione del documento stesso. Non l archiviazione effettiva, in quanto è possibile integrare Microsoft Outlook affinchè la collocazione del documento nelle corrette direttive di archiviazione sia fatta in automatico. 14

15 Di fatto, la maggior parte dei documenti archiviati da uno studio appartiene all ambito dei documenti emessi. In questo contesto è possibile affermare che la procedura di archiviazione non comporta nessun aggravio di tempo, necessità di sostenere costi di formazione e soprattutto nessun rischio di errore. 15

16 Archiviato il documento, si tratta di mettersi nelle condizioni di poterlo ritrovare appena ci serve. Tre sono le principali modalità di interrogazione. Contestuale all applicazione, ovvero la capacità di poter attingere al contenitore di archiviazione da qualsiasi punto dell applicativo che sia nell applicazione contabile, o in quella dei bilanci, o delle dichiarazioni, ecc. Non importa dove sono i documenti archiviati devono essere raggiungibili sempre da qualsiasi punto. Navigazione, esattamente come saremmo in grado di navigare un file system. E la rappresentazione dei documenti archiviati è proprio quella del file system, con le cartelline annidate una dentro l altra. Ricerca, sulla base dei metadati con cui abbiamo archiviato i documenti. 16

17 In un sistema integrato, come quello cui ci riferiamo, la conservazione sostitutiva non riparte da zero, ma si innesta sull archiviazione. Se il modulo di archiviazione è in grado di accentrare tutti i documenti, costituisce allora un ottima base di partenza per quei documenti che si intendono conservare. Il flusso di archiviazione di cui parleremo consente di partire da un documento in modalità digitale e di percorrere tutto il processo di conservazione prescritto dalla normativa. 17

18 Anche in presenza di un quadro normativo definito e chiaro, la sequenza delle operazioni da compiere per arrivare a conservare un documento può essere particolarmente articolato e a forte rischio errore. Per questo motivo abbiamo cercato di fare in modo di ridurre l intero processo a tre passaggi chiave, delegando alla procedura tutte le operazioni più complesse e richiedendo il minimo di interazione con l utente. E in virtù di questo, riducendo consistentemente il rischio errore connesso a un operazione così delicata come la conservazione sostitutiva può sembrare. 18

19 Il primo passaggio riguarda la creazione della cosiddetta distinta di conservazione. Che altro non è che l insieme dei documenti da conservare di un dato cliente o dello stesso intermediario nell ambito dell anno. Opportunamente configurato, il sistema propone di anno in anno i documenti da conservare, richiedendo all operatore solo una conferma. Nel caso di conservazione conto terzi, quella cioè che ha per oggetto i documenti dei clienti, il flusso di creazione delle distinte è automatico. 19

20 Il secondo passaggio richiede che tutti i documenti inseriti in distinta siano firmati digitalmente. Da chi? Dipende dal documento: sarà la firma dell intermediario nel caso delle dichiarazioni, del rappresentante legale nel caso dei bilanci, del professionista delegato nel caso del libro giornale, ecc. I documenti da firmare potrebbero essere decine o centinaia: in questo caso, la possibilità di firmare massivamente in pochi secondi una pluralità di documenti riduce ulteriormente t i tempi di lavorazione. 20

21 L ultimo passaggio riguarda la conservazione effettiva del documento, che all operatore richiede l apposizione della marca temporale e di un ulteriore firma digitale: non più quella del titolare del documento, ma quella del Responsabile della Conservazione Quando la procedura arriva a richiedere la firma del Responsabile, dietro le quinte è già avvenuta la creazione dell evidenza informatica, sulla quale la firma viene apposta. 21

22 Si parla di Conservazione Sostitutiva da alcuni anni, e forse se ne parla più di quanto non la si metta in pratica. Due gli ostacoli che storicamente hanno inibito l adozione di massa della conservazione: la complessità della normativa e la mancanza di strumenti adatti a rendere semplici dei processi complessi. Ma come vedete, il panorama legislativo si è consolidato e chiarito, e quanto agli strumenti informatici riteniamo si possa dire che ci siano e siano in grado di rendere la conservazione sostitutiva un processo alla portata di tutti. Per questo stupisce, ma solo fino ad un certo punto, registrare una percentuale come quella del 12% di studi che hanno attivato processi di conservazione. 22

23 Lo stesso livello di automazione presente nel processo di conservazione esiste anche per le attività collaterali alla conservazione stessa. 23

24 L archiviazione dei documenti è principalmente un fatto organizzativo interno allo studio. Ma in un sistema integrato, in cui le applicazioni sono relazionate - si parlano, ovvero si scambiano dati e informazioni quello che è essenzialmente un fatto organizzativo interno può diventare la base per la definizione di ulteriori servizi ai clienti. E il caso della conservazione l abbiamo visto. Ma è anche il caso della pubblicazione i on line di documenti. 24

25 Perché pubblicare on line dei documenti? Essenzialmente per fare in maniera migliore, e strutturata, quello che già oggi facciamo in maniera dispersiva e artigianale. Nei confronti dei clienti, ma anche dei collaboratori, dei dipendenti delle società cui gestiamo le paghe per chi tra voi offre servizi di consulenza del lavoro e in generale di qualsiasi i soggetto terzo con cui si renda necessario scambiare documenti. Si tratta di passare dall utilizzo ossessivo della e degli allegati , all utilizzo di uno spazio web presso il quale depositare i documenti da condividere facendo in modo che ogni soggetto abbia visibilità solo dei documenti di sua pertinenza. 25

26 Il flusso di pubblicazione per i documenti on line consta solo di due passaggi! 26

27 In una fase di configurazione iniziale individuate cosa deve venire condiviso con chi. 27

28 In una seconda fase, lanciate la pubblicazione dei documenti sul web, che in automatico trasferisce sul web i documenti che avete deciso di condividere, rendendoli visibili solo ai soggetti con cui avete deciso di condividerli. 28

29 Chiudiamo con una nota importante: in un sistema informativo integrato, anche la sicurezza è integrata. Questo significa che le stesse configurazioni che avete in essere sull applicativo di studio valgono anche su tutti i moduli della gestione documentale. Se a un dato operatore è inibita la visibilità di una certa ditta presso il vostro applicativo, le stesse impostazioni i i valgono anche nell ambito dell archiviazione, della conservazione, e della pubblicazione dei documenti. 29

30 Quattro conclusioni con cui andare via 30

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