Prot. S. 356 /62bis Roma, 10 dicembre 1999

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1 CIRCOLARE n. 46 Prot. S. 356 /62bis Roma, 10 dicembre Ai Direttori Generali delle Aziende U.S.L. del Lazio delle Aziende Ospedaliere del Lazio dei Policlinici Universitari del Lazio - Ai Responsabili delle UU.OO. S.I.O. delle Aziende U.S.L. del Lazio delle Aziende Ospedaliere del Lazio dei Policlinici Universitari del Lazio - Ai Direttori Sanitari e - Ai Responsabili degli Uffici SIO degli Istituti di Ricovero e Cura con Unità di assistenza perinatale - Al rappresentante legale dell AIOP - Al rappresentante legale dell ARIS Oggetto: Revisione, a partire dal 1 gennaio 2000, dei flussi del Sistema Informativo Ospedaliero (S.I.O.): Supplemento informativo RAD D11/D12 Si fa seguito alle Circolari n.39/99 del 8/11/1999 e n.43/99 del 24/11/1999 con cui si apportavano alcune rilevanti modifiche ai flussi informativi S.I.O., limitatamente al flusso relativo alle dimissioni, basato sulla scheda RAD, e al flusso relativo alle nascite e ai ricoveri neonatali, basato sulla scheda CedAP- RADN, per definire le analoghe modifiche adottate per il flusso informativo relativo agli aborti spontanei ed alle interruzioni volontarie di gravidanza, basato sul supplemento informativo RAD D11/D12, che entreranno in vigore a partire dal 1

2 1 gennaio Le novità riguardano in particolare: 1. Revisione del tracciato del supplemento informativo RAD D11/D12 2. Criteri aggiuntivi di verifica e soglie di accettabilità per il supplemento informativo RAD D11/D12 3. Gestione unificata del protocollo e delle procedure di accettazione e controllo degli archivi RAD e del supplemento informativo RAD D11/D12 1. Revisione del tracciato del supplemento informativo RAD D11/D12 Viene modificato, rispetto a quanto riportato nelle "Linee di guida sul controllo della informazione sui ricoveri ospedalieri (D.G.R.5390/96) e nella Circolare 61/97 il tracciato record utilizzabile per la trasmissione trimestrale all'oer dei dati sugli aborti spontanei e sulle interruzioni volontarie di gravidanza, con l introduzione di nuovi campi e l'aggiornamento di campi esistenti: 1 Nuovo campo Codice Stabilimento (campo 3 dell archivio unico); 2 Il numero progressivo del ricovero (numero della cartella clinica) viene ampliato a 6 caratteri (campo 4 dell archivio unico); 3 Tutte le date diventano di 8 caratteri (GGMMAAAA); 4 Il campo Data ultimo parto deve contenere la data completa dell ultimo parto precedente ( campo 9 dell archivio unico); 5 Introduzione del campo Settimana prima visita (campo 17 dell archivio unico) in sostituzione del campo Ecografie ; Il tracciato record, in dettaglio, è descritto nell Allegato A. Il file dovrà essere denominato, al fine di semplificarne il trattamento, così come già stabilito per gli altri archivi di pertinenza del S.I.O., con un codice alfanumerico costruito sequenzialmente come di seguito indicato: S = supplemento informativo RAD D11/D12 nnn = codice istituto (ultime tre cifre del codice ministeriale dopo il 120) n = numero del trimestre di riferimento nn = ultime due cifre dell anno di riferimento (per il ') U = tipo di file (U= unico) Si coglie l'occasione per raccomandare ai soggetti erogatori l'adozione del programma GRADO, opportunamente aggiornato alle nuove esigenze di codifica, per la gestione di tutti i flussi informativi di pertinenza del SIO. L'Osservatorio Epidemiologico garantisce la necessaria assistenza tecnica per l'adozione del programma ed è disponibile a fornire le necessarie specifiche per l'eventuale integrazione di GRADO all'interno di sistemi informatici multifunzione. I soggetti erogatori che utilizzano programmi propri per la gestione dei dati sui ricoveri e la produzione dei flussi informativi di pertinenza del S.I.O. devono tempestivamente adeguarsi alle indicazioni contenute in questa Circolare. I dati sugli aborti spontanei e sulle interruzioni volontarie di gravidanza effettuate nel corso del primo trimestre 2000 verranno accettati dal S.I.O. solo se interamente conformi al tracciato record ed ai formati di registrazione e codifica indicati nell allegato A. 2. Criteri aggiuntivi di verifica e soglie di accettabilità per il supplemento informativo RAD D11/D12 2

3 Tra i campi sottoposti a controllo vengono inseriti la data dell ultimo parto e la settimana della prima visita. Inoltre per alcuni campi, precedentemente sottoposti a controllo, la soglia di accettabilità è modificata secondo lo schema di seguito indicato: A soglia di accettabilità: mancanti o errati = 3% Archivio unico 6 Codice stabilimento - campo 3 7 Progressivo di Ricovero - campo 4 8 Esito - campo 5 9 Data intervento - campo 6 10 Luogo di nascita - campo7 11 Data di nascita - campo 8 B soglia di accettabilità: mancanti o errati = 5% Archivio unico - Informazioni sanitarie 1 Data ultima mestruazione - campo 15 2 Età gestazionale - campo 16 C soglia di accettabilità: mancanti o errati = 10% Archivio unico - Informazioni sanitarie 3 Data ultimo parto - campo 9 4 Totale gravidanze precedenti - campo 10 5 Aborti precedenti - campo 11 6 Parti precedenti - campo 12 7 Nati vivi precedenti - campo 13 8 Nati morti precedenti - campo 14 9 Settimana prima visita - campo Accertamenti speciali - campo Anestesia durante l intervento - campo 19 con i seguenti effetti: - la mancanza o l'indicazione errata di ciascuna di queste informazioni in oltre il 3%, il 5% o il 10% dei record comporterà il rifiuto dell'intera documentazione RAD corrispondente relativa al trimestre; - limitatamente ai campi indicati ai punti A e B, la mancanza o l'indicazione errata di ciascuna di queste informazioni comporterà il rifiuto del record D11/D12 e del corrispondente record RAD; 3

4 - la mancanza o l'indicazione errata delle informazioni di cui ai punti A e B della Circ.39/99 comporterà, oltre al rifiuto del record RAD, anche il rifiuto del corrispondente record D11/D12; - l assenza del record RAD corrispondente ad un record RAD D11/D12 comporterà il rifiuto di quest ultimo. 3. Gestione unificata del protocollo e delle procedure di accettazione e controllo degli archivi RAD e supplemento informativo RAD D11/D12 Dal 1 gennaio 2000 l accettazione ed il controllo dei file RAD e RAD D11/D12 saranno effettuate in modo congiunto. La trasmissione dei file trimestrali dovrà, pertanto, avvenire congiuntamente per i RAD e per i RAD D11/D12. Ai due file verrà attribuito un unico numero di protocollo, il numero di protocollo non potrà essere assegnato in caso di mancata trasmissione di uno dei due archivi. Qualora uno dei due file venga rifiutato per superamento delle soglie di accettabilità si dovrà procedere ad un ulteriore invio e ad una seconda procedura di accettazione per entrambi i file. Qualora, inoltre, un singolo record di uno dei due archivi venga rifiutato per superamento delle soglie di accettabilità, verrà rifiutato anche il record corrispondente dell altro archivio. Alla conclusione delle procedure di accettazione il nuovo programma di acquisizione e controllo dei dati QUASIO provvede alla creazione di un archivio costituito dai record validi dei D11/12, con tutte le informazioni relative agli aborti spontanei ed alle interruzioni volontarie di gravidanza, che abbiano il corrispondente record valido nell archivio RAD. Tutti gli aspetti della rilevazione non espressamente modificati dalla presente circolare restano disciplinati dalle disposizioni precedenti. Assessore alla Salvaguardia e Cura della Salute Regione Lazio Lionello Cosentino ALLEGATO A 4

5 NUOVO TRACCIATO RECORD PER IL D11/D12 (in vigore dal 1 Gennaio del 2000) Le informazioni della scheda sull abortività devono essere univocamente riconducibili al RAD corrispondente. 1. ARCHIVIO UNICO - Revisione gennaio 2000 NOME E CARATTERISTICHE DEL CAMPO AMPIEZZA PROGR. 1. N SCHEDA 6 CARATTERI 1-6 Numero progressivo di inserimento della scheda RAD nell archivio d ospedale; deve essere univoco nell anno e corrispondere con quello riportato sul tracciato record del RAD dello stesso episodio di ricovero 2. CODICE IRC POLO OSPEDALIERO DI RIFERIMENTO 3 CARATTERI 7-9 Ultime tre cifre del codice ministeriale a 6 cifre 3. CODICE STABILIMENTO 2 CARATTERI Solo per i poli ospedalieri con più sedi; ad es. 01, 02, etc. Negli altri casi rimane blank. 4. N PROGRESSIVO DI RICOVERO 6 CARATTERI Numero progressivo della cartella clinica assegnato dall ospedale; deve essere univoco nell anno e deve consentire il rapido reperimento della cartella. Devecorrispondere con quello riportato sul tracciato record del RAD dello stesso episodio di ricovero. 5. ESITO 1 CARATTERE 18 Specifica il tipo di interruzione di gravidanza: 1=Spontanea, 2=Volontaria (IVG) 6. DATA INTERVENTO : 8 CARATTERI Nel formato GGMMAAAA LUOGO DI NASCITA (Comune o stato estero): 6 CARATTERI NASCITA IN ITALIA: codice ISTAT a 6 cifre, le prime tre relative alla provincia e le ultime tre relative al comune di nascita. NASCITA ALL'ESTERO: utilizzare i primi tre caratteri per il codice ISTAT a 3 cifre degli Stati esteri e riportare 999 negli ultimi tre spazi. DATA DI NASCITA : 8 CARATTERI Data di nascita della donna. (Nel formato GGMMAAAA ) STORIA OSTETRICA 9. DATA ULTIMO PARTO 8 CARATTERI In caso di parti precedenti indicare la data del parto più recente TOTALE GRAVIDANZE PRECEDENTI 2 CARATTERI Indicare il totale delle gravidanze precedenti; deve coincidere con il totale dei campi 17 e 18 ABORTI PRECEDENTI 2 CARATTERI Indicare il totale degli aborti (sia volontari che spontanei) precedenti PARTI PRECEDENTI 2 CARATTERI Indicare il totale dei parti precedenti; 13. NATI VIVI PRECEDENTI 2 CARATTERI Indicare il totale nati vivi da parti precedenti 5

6 14. NATI MORTI PRECEDENTI 2 CARATTERI Indicare il totale dei nati morti da parti precedenti I campi dal 15 al 21 sono numerici con valori che vanno da 00 a 99. GRAVIDANZA ATTUALE 15. DATA ULTIMA MESTRUAZIONE 8 CARATTERI Data dell ultima mestruazione (nel formato GGMMAAAA ) 16. ETA GESTAZIONALE 2 CARATTERI Età gestazionale in settimane compiute 17. SETTIMANA PRIMA VISITA 2 CARATTERI Indicare la settimana di gestazione in cui è stata effettuata la prima visita ostetrica 18. ACCERTAMENTI SPECIALI 1 CARATTERE 71 Accertamenti eseguiti durante la gravidanza: 1=Nessuno 2=Amniocentesi 3=Villi coriali 4=Altro 19. ANESTESIA 1 CARATTERE 72 Anestesia durante l intervento: 1=Nessuna 2=Anestesia generale 3=Anestesia locale 4=Peridurale / Spinale SUPPLEMENTO INFORMATIVO PER L INTERRUZIONE VOLONTARIA DI GRAVIDANZA CONDIZIONI PARTICOLARI: 1 CARATTERE 73 Condizioni particolari per l IVG oltre il 90 giorno: 1=Grave pericolo di vita per la donna; 2=Anomalie Malformazioni fetali (compilare modello ad hoc) URGENZA: 1 CARATTERE 74 1=Urgente, 2=Non urgente ENTE CERTIFICANTE: 1 CARATTERE 75 1=Consultorio, 2=Medico, 3=Servizio Ost-Gin, 4=Altra struttura, 5=Mancante per pericolo di vita DATA CERTIFICAZIONE: 8 CARATTERI Data della certificazione (nel formato GGMMAAAA ) ASSENSO PER MINORE: 1 CARATTERE 84 1= Genitori, 2=Giudice tutelare, 3=Mancante per urgenza, 4=Mancante per pericolo di vita NOTA BENE: Tutti i campi data devono essere riempiti con valori da 01 a31 per il giorno, da 01 a 12 per il mese, e l anno va indicato a 4 cifre. ( 3 Aprile 97 = ; non sono accettabili date che contengano blank negli 8 caratteri). 6