SATER Sistema Acquisti Telematici dell Emilia-Romagna: manuali per i Collaboratori dell Agenzia

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1 SATER Sistema Acquisti Telematici dell Emilia-Romagna: manuali per i Collaboratori dell Agenzia Creazione e Gestione delle Convenzioni 1

2 Sommario GESTORE CONVENZIONI Gestione Convenzioni... 3 Creazione Convenzioni... 4 Testata... 5 Prodotti Allegati Richiesti in ODF Ripartizione valore per lotto Enti Quote Allegati Lista Documenti Note Funzioni Attivabili sulla toolbar...21 Salva Invia Convenzione Invia Listino Pubblica Convenzione Aggiungi Quota Funzione Estensione Funzione Decurtazione Funzione Rinnovo Funzione Chiudi Convenzione Funzione Integrazione Funzione Trasferimento Lotti Manutenzione Prodotti: Inserimento Prodotti Manutenzione Prodotti: Cancellazione Prodotti Manutenzione Prodotti: Sostituzione Prodotti Manutenzione Prodotti Variazione Prezzi Prodotti Esporta Listino InfoMail Integrazione Convenzioni...66 Lista Convenzioni...67 Lista Ordinativi Completa INDICE DELLE FIGURE

3 GESTORE CONVENZIONI L Utente con profilo Gestore Convenzioni può gestire la creazione e la configurazione di convenzioni sulle quali sarà possibile effettuare ordinativi di fornitura a valle della stipula della convenzione con l Operatore Economico. 1.1 Gestione Convenzioni Dopo aver inserito le credenziali di accesso al Sistema, l utenza con profilo di Gestore Convenzioni dell Agenzia Intercent-ER può accedere al gruppo funzionale Gestione Convenzioni. Il Gestore della Convenzione ha visibilità di tutte le Convenzioni gestite da Intercent-ER. Nel caso in cui l Utente collegato al sistema abbia anche il profilo Super User Convenzione, potrà gestire anche le convenzioni estere, ovvero convenzioni che non richiedono la firma digitale da parte dell operatore economico. All interno del gruppo Gestione Convenzioni sono visualizzate le seguenti funzioni: Creazione Convenzioni Integrazione Convenzioni Lista Convenzioni Lista Ordinativi Completa 3

4 Creazione Convenzioni Da questa pagina si attiva il processo di creazione della Convenzione e caricamento del listino. In questa cartella inoltre sono visualizzate tutte le Convenzioni già presenti a Sistema, il cui stato può assumere uno dei seguenti valori: In lavorazione: la Convenzione è stata predisposta ed è in attesa di essere pubblicata; Pubblicato: la Convenzione è stata pubblicata in quanto sono disponibili il contratto ed il listino. Per agevolare la visualizzazione, qualora il numero di convenzioni superi le 25, viene gestita la paginazione. Nel caso il numero di pagine superi le 10 viene visualizzata una combinazione che permette la selezione diretta della pagina di interesse. Figura 1: Gestione Convenzioni Creazione Convenzioni In alto è predisposta un area per effettuare ricerche in base ad uno o più criteri di filtro. Le operazioni disponibili sulla schermata di riepilogo delle Convenzioni sono: Creazione di una convenzione Cancellazione di una convenzione Stampa (della lista convenzioni) Esportazione in formato xls di tutte le convenzioni presenti nella lista Selezione di tutte le convenzioni presenti nel riepilogo 4

5 Deselezione di tutte le convenzioni presenti nel riepilogo Inversione della selezione effettuata Visualizzazione dettaglio Convenzione (utilizzando il simbolo della lente accanto alla convenzione) Per avviare la predisposizione di una Convenzione, cliccare il comando Crea, posizionato in alto a sinistra della schermata di riepilogo. Verrà mostrata la seguente schermata: Figura 2: Gestione Convenzioni Dettaglio Convenzione In alto è predisposta una toolbar per la gestione della Convenzione. Sulla parte alta del documento sono visibili tutte le informazioni necessarie per individuare chi ha creato la convenzione (Compilatore), il Nome della Convenzione, i Registri di Sistema (Convenzione Completa, Convenzione, Listino) assegnati automaticamente, le Date (Convenzione Completa, Convenzione, Listino) assegnate automaticamente, gli stati (Convenzione Completa, Convenzione, Listino), assegnati automaticamente ed i dati protocollo, quali Fascicolo e Fascicolo Convenzioni RSPIC (valorizzati a seguito di integrazione con Doc-ER). Le sezioni del documento sono le seguenti: Testata, Prodotti, Allegati richiesti in ODF, Ripartizione Valore per Lotto, Enti, Quote, Allegati, Lista Documenti e Note. Testata 5

6 In Testata andranno inseriti tutti i dati obbligatori indicati da label in grassetto. Il campo Data Stipula Convenzione Completa verrà automaticamente avvalorata dal Sistema all atto della conferma della convenzione da parte dell operatore Economico. Nel Campo Oggetto Convenzione Completa va inserita obbligatoriamente la descrizione del contenuto della Convenzione. Figura 3: Testata Le informazioni Identificativo iniziativa, Macro Convenzione e Fornitore sono selezionabili da un elenco di valori attraverso il bottone. Una volta scelto l Operatore Economico il Sistema propone l elenco degli Utenti a cui è associato il profilo Referente Convenzione ; nel caso in cui per l Operatore Economico selezionato esista un solo referente convenzione, questo viene automaticamente visualizzato nel campo con il relativo Codice Fiscale senza possibilità di modificare la selezione. Figura 4: Testata 6

7 Il CIG del primo lotto inserito viene definito automaticamente dal Sistema come CIG Master della Convenzione e viene riportato negli ordinativi di fornitura che afferiscono alla stessa. Nella sezione successiva andranno definite eventuali Quote, la tipologia della Convenzione, Informazioni sull Importo e sull IVA: Figura 5: Testata I possibili scenari per la gestione di eventuali quote sono: Senza Quote : la Convenzione non prevede assegnazione di quote alle P.A. pertanto quando viene emesso un ordinativo di fornitura il Sistema verifica solo la capienza per lotto. Quote di Iniziativa : la Convenzione prevede assegnazione di quote alle P.A. sulla base di quanto stabilito durante la fase di raccolta fabbisogni. Figura 6: Gestione Quote Le tipologie di convenzioni selezionabili sono: Importo : quantità unitaria fissa, viene indicato l importo complessivo della riga di listino (articolo). Quantità : il prezzo unitario moltiplicato per la quantità ordinata determina l importo (al netto dell IVA) dell ordinativo di fornitura. Miste : combinazione delle due tipologie precedenti, ovvero nell ambito della stessa convenzione alcune righe prevedono la gestione delle quantità altre dell importo. 7

8 Figura 7: Tipo Convenzione L informazione Valore Accessorio è una caratteristica applicabile a tutte le tipologie di convenzione che riguarda la possibilità di definire al momento dell emissione dell ordinativo un valore accessorio che viene sommato al valore della riga al fine di determinare l importo da impegnare sulla convenzione. La gestione dell Iva prevede la selezione di dei due campi di seguito evidenziati: Figura 8: Gestione IVA Iva, campo facoltativo che permette la selezione della percentuale di Iva da applicare come default a tutti gli articoli della convenzione. Tipo Importo dove viene indicata la gestione dell iva sul totale della Convenzione. I possibili valori sono: Iva Inclusa Iva Esclusa Esente Iva e IPT escluse Tutte le tipologie (eccetto Esente ) consentono l inserimento del valore 0 su uno o più articoli del listino. 8

9 Figura 9: Tipo Importo Nel campo Scadenza va inserita la data presunta di scadenza della Convenzione e rimarrà editabile fino alla pubblicazione della Convenzione stessa. Nella sezione successiva verranno stabilite alcune caratteristiche per l ordinativo di fornitura. Figura 10: Caratteristiche Ordinativo Richiesta Firma Ordinativo qualora l Operatore Economico aggiudicatario sia una Ditta straniera, in fase di creazione della Convenzione verrà indicato che la stessa non necessita di firma digitale impostando l informazione Richiesta Firma a No. Ordinativi Integrativi per dare la possibilità di emettere ordinativi aggiuntivi a partire da un ordinativo principale correttamente emesso, occorre settare il check Ordinativi integrativi. In questo caso viene effettuato il controllo di capienza della Convenzione cui fa riferimento l Ordinativo, a prescindere dalla data di chiusura della stessa. Figura 11: Ordinativi Integrativi 9

10 Importo minimo Ordinativo per permettere l adesione alla convenzione a partire da un determinato importo. L informazione Tipo Scadenza Ordinativo può assumere i seguenti valori: Figura 12: Tipo Scadenza Ordinativo Scadenza fissata dal P.O. : indica che la scadenza dell ordinativo di fornitura verrà fissata dal Punto Ordinante direttamente in fase di adesione e verrà controllata essere inferiore alla data limite inserita a livello di convenzione Data Massima Scadenza. Figura 13: Tipo Scadenza Ordinativo (Scadenza fissata al P.O.) Durata fissata : Inserendo il Numero Mesi, la data scadenza dell ordinativo verrà calcolata a partire dalla data Emissione aggiungendo la durata indicata. Figura 14: Tipo Scadenza Ordinativo (Durata Fissata) Scadenza fissata : occorre imputare di conseguenza il campo Data Scadenza Fissata. Tutti gli Ordinativi avranno la stessa data scadenza a prescindere dalla data di emissione. Figura 15: Tipo Scadenza Ordinativo (Scadenza Fissata) Sempre sulla Testata l Utente dovrà allegare i seguenti documenti: Convenzione (firmato digitalmente dal Direttore fuori Piattaforma) 10

11 Clausola vessatoria ; Altri Allegati (Es. F23); Mentre le informazioni Numero Repertorio Speciale IC (Numero di repertorio attribuito al contratto stipulato con il fornitore aggiudicatario) e Data Numero Repertorio Speciale IC verranno valorizzati automaticamente dal Sistema. Figura 16: Allegati Prodotti Nella scheda Prodotti vanno compilati tutti i campi obbligatori relativi all Ambito (Farmaci, Presidi Sanitari, Altri Beni e Servizi), al Modello di listino e Merceologia. In particolare, una volta selezionato l Ambito, il Sistema proporrà la lista dei modelli di listino definiti per quel dato ambito. La descrizione dei modelli di listino e le indicazioni di dettaglio per la loro corretta compilazione sono riportate nella sezione Allegati di questo manuale (pag. 72). Per una più facile consultazione, è possibile visualizzare direttamente i quattro modelli disponibili cliccando sui link sotto riportati: Farmaci Dispositivi medici Altri beni Servizi Per caricare l elenco dei prodotti/servizi occorre prima scaricare il foglio.xlsx (attraverso l icona ), imputare le informazioni obbligatorie e successivamente ricaricare il file a sistema, facendo click sull icona, prestando attenzione all esito dell operazione. 11

12 Figura 17: Creazione Convenzione Sezione Prodotti È necessario compilare le informazioni richieste senza applicare formattazioni alle celle né aggiungere informazioni extra come titoli o colonne aggiuntive. In caso contrario l applicazione riporterà l errore: Il Foglio Excel importato non coincide con il modello selezionato. Subito sopra l elenco dei prodotti, verrà visualizzata la toolbar per lo scorrimento delle pagine qualora venissero caricati numerosi articoli. Nel caso in cui alcuni lotti non abbiano superato i controlli di validazione, l esito dell operazione segnalerà l errore per guidare l Utente nella correzione dello stesso. In particolare il Sistema evidenzierà il messaggio Informazione: il documento Prodotti presenta anomalie. Nell Esito Riga di ciascun articolo da correggere apparirà l icona e verrà indicata la correzione da apportare. Figura 18: Esito Riga 12

13 In tal caso, l Utente può apportare le correzioni lavorando a video sugli articoli in cui sono presenti gli errori o in alternativa correggere sul file tutti gli errori segnalati e caricarlo nuovamente a Sistema fino a quando l esito dell operazione non è positivo. Una volta effettuate le correzioni, fare click sul comando Verifica Informazioni per aggiornare la colonna Esito Riga. È possibile inserire un singolo prodotto/servizio da interfaccia utente attraverso il comando Aggiungi Prodotto. Figura 19: Aggiungi Riga Dopo aver compilato a video tutte le informazioni richieste sulla riga del prodotto inserito, fare click sul comando Verifica Informazioni per correggere eventuali errori. Il Codice Regionale, dove previsto, è un campo che verrà compilato automaticamente dal Sistema all atto della conferma del listino da parte dell Operatore Economico. Qualora si volesse modificare la struttura del modello selezionato, fare click sull icona della matita. Figura 20: Apri Dettaglio Attributo 13

14 Si aprirà la scheda Configurazione Modelli. In alto è presente una toolbar per la gestione della scheda: Figura 21: Toolbar Configurazione Modelli Il comando Salva permette di salvare la personalizzazione del modello per poterlo riprendere in un secondo momento.nel caso in cui, una volta ultimato il modello, non venga eseguita la Conferma dello stesso, il sistema lo evidenzierà al momento dell Invio con un messaggio. Il comando Conferma applica le modifiche apportate al modello; Stampa permette di stampare la pagina visualizzata; Esporta in XML permette di esportare le informazioni contenute sulla pagina in formato XML; Chiudi per tornare alla pagina precedente senza salvare eventuali modifiche. Il Sistema permetterà di intervenire sugli attributi dei prodotti, qualora risulti necessario, attraverso i seguenti comandi: Aggiungi Attributo: per inserire nuovi attributi Eliminazione degli attributi (attraverso l icona del cestino), Definizione dei vincoli sugli attributi del modello, indicando se sono obbligatori, modificabili o solo visualizzati. 14

15 Figura 22: Aggiungi Attributo Si sottolinea l opportunità di procedere all inserimento di nuovi attributi solo se questi risultano di chiara utilità. Compilare quindi le informazioni richieste prestando attenzione a non selezionare Attributi già utilizzati sul modello specifico (infatti ogni attributo deve essere diverso dagli altri) Sulla prima colonna è presente l icona del cestino per eliminare eventuali attributi se necessario. Ad esempio, se si vuole eliminare un informazione presente sulla testata della griglia. Si sottolinea che è opportuno usare molta cautela prima di eliminare un attributo presente. Per applicare la modifica, bisogna cliccare sul comando Conferma in alto sulla toolbar. Un messaggio a video confermerà l operazione (Nel caso sia stato eliminato un attributo obbligatorio sul modello perché definito nelle formule, il Sistema segnalerà errore) Le colonne Giù e Su, servono per spostare l ordine delle colonne nella griglia Sulla colonna Attributo viene indicata la tipologia dell informazione richiesta. 15

16 NB: non è consentito l inserimento di attributi duplicati. Sulla conferma il sistema segnalerà l errore Per quanto riguarda le colonne Convenzione Completa, Stampa listino, Perfezionamento listino, Ordinativo, Stampa ordinativo va indicato uno dei valori disponibili nella lista ovvero: Lettura vuol dire che l informazione risulterà in sola lettura nella relativa fase della gara; Scrittura vuol dire che il dato è editabile ma non obbligatorio nella relativa fase di gara; Obbligatorio vuol dire che l informazione viene resa obbligatoria nella fase di gara corrispondente; Una volta terminate le modifiche, fare click sul comando Conferma per salvare le nuove impostazioni, oppure click su Chiudi per tornare al dettaglio del bando senza salvare. Allegati Richiesti in ODF Sulla scheda Allegati richiesti in ODF vanno inseriti tutti gli allegati che i PO saranno obbligati ad inviare, unitamente alla formalizzazione dell ordinativo di fornitura. Il comando Aggiungi consente di aggiungere una riga nell elenco dei documenti. Figura 23: Creazione Convenzione Sezione Allegati richiesti in ODF Inserire sulla riga appena creata la Descrizione, specificare se l allegato è obbligatorio, se è richiesta la firma e i tipi di file ammessi. Ripetere quindi l operazione tante volte per quanti sono i documenti richiesti. 16

17 Figura 24: Creazione Convenzione Sezione Allegati richiesti in ODF Per specificare i tipi di file ammessi occorre fare click sull icona estensioni ammesse. e selezionare le Figura 25: Selezione Tipo File ammessi Ripartizione valore per lotto Sulla scheda Ripartizione valore per lotto vanno compilati i campi Descrizione e Valore per ciascun lotto caricato. A seguito di questa operazione il Sistema valorizzerà l informazione Valore Convenzione presente sulla sezione Testata del documento. 17

18 Figura 26: Creazione Convenzione - Sezione Ripartizione Valore per lotto Enti Sulla scheda Enti va inserito l elenco degli Enti abilitati ad effettuare ordinativi di fornitura sulla specifica Convenzione. (Quando la Convenzione non prevede quote, tale area non visualizza alcun Ente in quanto è da intendersi che la Convenzione è aperta a tutte le P.A.) Il comando Aggiungi Ente consente di aggiungere una riga nell elenco degli Enti abilitati. Per selezionare l Ente fare click sull icona e ripetere l operazione tante volte per quanti sono gli Enti da inserire. Figura 27: Selezione Ente Il comando Seleziona Struttura consente di inserire nell elenco tutti gli Enti di una data struttura. 18

19 Figura 28: Selezione da Struttura Figura 29: Elenco Enti Il comando Svuota Elenco consente di eliminare dall elenco tutti gli Enti inseriti. Per eliminare un singolo Ente utilizzare l icona del cestino. Quote Inserire l eventuale allocazione di quote sulla base di quanto stabilito durante la fase di raccolta fabbisogni. Le quote possono essere inserite solo dopo la Pubblicazione della Convenzione. 19

20 Allegati Inserire l elenco degli allegati di una convenzione, impostando per ciascuno se verrà pubblicato in apposita sezione della pagina informativa sul Portale relativa alla Convenzione (evidenza pubblica). Figura 30: Creazione Convenzione Sezione Allegati Lista Documenti Nella scheda Lista documenti il Sistema inserisce tutti i documenti che vengono scambiati con l Operatore Economico. Figura 31: Creazione Convenzione Sezione Lista documenti Note Sulla scheda Note vanno inserite eventuali note che devono essere riportate su ciascun ordinativo. È possibile modificare la Convezione fino a quando è nello stato In lavorazione. 20

21 Funzioni Attivabili sulla toolbar Funzionalità che è possibile attivare dal documento Convenzione: Figura 32: Toolbar Gestione Convenzioni Salva L utente salva il documento per completarlo successivamente. È importante evidenziare che è possibile modificare i dati inseriti solo fino a quando la convenzione è nello stato In lavorazione. Figura 33: Stato della Convenzione Salvata Per riprendere una Convenzione Salvata, accedere al Gruppo funzionale Gestione Convenzioni e quindi Creazione Convenzioni e selezionare la convenzione con stato In Lavorazione. Invia Convenzione facendo click sul comando Invia Convenzione l Utente invierà la Convenzione al Referente dell Operatore Economico per la relativa sottoscrizione. Un messaggio a video confermerà l operazione e il Sistema genererà automaticamente il Registro di Sistema Convenzione, la Data Convenzione ed imposterà lo stato della Convenzione in Inviato. 21

22 Figura 34: Invia Convenzione Nel momento in cui il Referente dell Operatore Economico confermerà il documento, lo Stato Convenzione cambierà da Inviato a Confermato. Invia Listino L Utente invia il listino al Referente dell Operatore Economico per il perfezionamento. Il Sistema assegna un Registro di Sistema Listino, la Data Listino e modifica lo stato del Listino in Inviato. Figura 35: Invia Listino Nel momento in cui il Referente dell Operatore Economico confermerà il documento, lo Stato Listino cambierà da Inviato a Confermato. Pubblica Convenzione Il comando verrà reso disponibile nel momento in cui lo Stato Convenzione e lo Stato Listino cambieranno da Inviato a Confermato, ovvero quando il Referente dell Operatore Economico avrà confermato sia la Convenzione sia il Listino inviatogli. 22

23 Figura 36: Attivazione del comando Pubblica I documenti sui quali è stata apportata la seconda firma digitale (quella dell O.E.) verranno automaticamente caricati sulla Convenzione e, allo stesso tempo, verranno generati il Numero di Repertorio Speciale IC e la Data Numero Repertorio Speciale IC. Figura 37: Aggiornamento degli allegati e generazione Numero/Data Repertorio Aggiungi Quota La funzione permette di definire una nuova quota nella relativa scheda qualora la Convenzione le preveda e il documento si trovi in stato Pubblicato. Figura 38: Aggiungi Quota Facendo click sul comando Aggiungi Quota, il Sistema mostrerà la seguente schermata: 23

24 Figura 39: Allocazione per Convenzione Completa Inserire le informazioni Richieste e selezionare l Ente tramite l apposito comando Seleziona Ente posto sulla toolbar del documento. Verrà mostrata la seguente schermata: Figura 40: Selezione Ente 24

25 In alto è predisposta un area di ricerca per filtrare la lista degli Enti in base alla denominazione. In basso la lista degli Enti abilitati elencati su più pagine qualora superino i venti. Per selezionare l Ente desiderato, fare click sull icona del carrello. Un messaggio a video confermerà l operazione, mentre il Sistema aggiornerà la sezione Ente Richiedente sulla scheda di Allocazione come di seguito dimostrato: Figura 41: Ente Richiedente È possibile salvare la scheda di Allocazione e Completarla per riprenderla in un secondo momento. Per accedere al documento salvato, selezionare la scheda Lista Documenti sul dettaglio della Convenzione e fare click sull icona della lente in corrispondenza del documento d interesse. Figura 42: Allocazione per Convenzione completa salvata Una volta inserite tutte le informazioni richieste, fare click sul comando Invia per trasferire le informazioni sulla Convenzione, come mostrato di seguito: 25

26 Figura 43: Quote su Convenzione Il Gestore della Convenzione può modificare una Quota allocata ad un Ente in qualsiasi momento facendo click sull icona della Lente nella colonna Modifica. Verrà mostrata la scheda di allocazione in versione editabile. Una volta terminate le modifiche, fare click su Invia per renderle effettive. Funzione Estensione La funzione permette l Estensione della Convenzione (In termini di valore per lotto) dopo aver definito la Tipologia e la Motivazione che la determinano. Per eseguire un estensione, dal dettaglio della Convenzione, fare click sul comando Funzione e quindi Estensione, verrà mostrata la seguente schermata: 26

27 Figura 44: Estensione Convenzione 27

28 Sul documento va indicato il Tipo Estensione, ovvero: Indicare Sesto Quinto se s intende incrementare di 1/5 (Rispetto al valore originale) il massimo valore spendibile su ciascun lotto. Figura 45: Tipo Estensione Sesto Quinto Indicare Altro se s intende incrementare il massimo valore spendibile per ciascun lotto imputando valori ben precisi espressi in Euro oppure In Percentuale: o Estensione Lotto : inserire l importo desiderato espresso in Euro da applicare su ciascun lotto. o Percentuale Estensione : inserire la percentuale di aumento da applicare su ciascun lotto. Inserire la motivazione dell Estensione e verificare sulla riga dei lotti i valori ricavati in base a quanto indicato. 28

29 Figura 46: Tipo Estensione Altro Nella colonna Seleziona, va indicato se il lotto corrispondente deve essere Incluso o Escluso dal processo di estensione. (La tipologia di estensione scelta verrà applicata solo sui lotti inclusi). Nella colonna Valore Originale viene indicato l importo inserito prima dell Estensione. Nella colonna Importo Estensione viene indicato l importo dedotto dal tipo di estensione indicato. La colonna Importo Finale mostra la somma del Valore Originale + l Importo Estensione. Sul Documento di Estensione con stato In lavorazione è possibile effettuare un salvataggio delle informazioni per poi riprenderle in un secondo momento dalla scheda Lista Documenti sul dettaglio della Convenzione Stessa. Fare click sul comando Esegui per applicare l Estensione indicata. Un messaggio a video confermerà l operazione e la Convenzione verrà aggiornata con i valori dell Estensione Applicata. Funzione Decurtazione La funzione permette la Decurtazione (In termini di valore per lotto) dopo aver definito il Valore e la Motivazione che la determinano. Per eseguire una Decurtazione, dal dettaglio della Convenzione, fare click sul comando Funzione e quindi Decurtazione, verrà mostrata la seguente schermata: 29

30 Figura 47: Decurtazione Convenzione Sul documento andrà indicato il valore della Decurtazione in Euro oppure in Percentuale: Decurtazione Lotto : se s intende decurtare sul massimo valore spendibile per ciascun lotto valori espressi in Euro. Percentuale Decurtazione : se s intende decurtare sul massimo valore spendibile per ciascun lotto valori espressi in Percentuale. 30

31 Motivazione : Inserire una motivazione per giustificare la Decurtazione e verificare sulla riga dei lotti i valori ricavati in base a quanto indicato. Figura 48: Valore Decurtazione Nella colonna Seleziona, va indicato se il lotto corrispondente deve essere Incluso o Escluso dal processo di Decurtazione. (La decurtazione verrà applicata solo sui lotti inclusi). Nella colonna Valore Originale viene indicato l importo inserito prima della Decurtazione. Nella colonna Importo Decurtazione viene indicato l importo dedotto dal tipo di Decurtazione indicato. La colonna Importo Finale mostra la somma del Valore Originale - l Importo Decurtazione. Sul Documento di Decurtazione con stato In lavorazione è possibile effettuare un salvataggio delle informazioni per poi riprenderle in un secondo momento dalla scheda Lista Documenti sul dettaglio della Convenzione Stessa. Fare click sul comando Esegui per applicare la Decurtazione indicata. Un messaggio a video confermerà l operazione e la Convenzione verrà aggiornata con i valori della Decurtazione Applicata. Fare click sul comando Chiudi per tornare sul dettaglio della Convenzione. 31

32 Funzione Rinnovo La funzione permette l estensione temporale (Rinnovo) della Convenzione mediante l inserimento della nuova data di scadenza qualora alla scadenza non sia stato esaurito l importo massimo spendibile e fino al raggiungimento del medesimo. È possibile accedere alla funzione dal dettaglio della Convenzione da rinnovare facendo click sul comando Funzioni e quindi Rinnovo, verrà mostrata la seguente schermata: Figura 49: Rinnovo Convenzione Inserire quindi la Nuova Scadenza e le Note relative al rinnovo, poi fare click sul comando Invio per confermare l operazione. (La nuova scadenza deve essere necessariamente superiore alla precedente). Il Sistema aggiornerà automaticamente con la nuova data sulla Convenzione. 32

33 Sul Documento di Rinnovo con stato In Lavorazione è possibile effettuare un salvataggio delle informazioni per poi riprenderle in un secondo momento dalla scheda Lista Documenti sul dettaglio della Convenzione Stessa. Funzione Chiudi Convenzione È prevista la possibilità di chiudere con effetto immediato la Convenzione selezionata, immettendo obbligatoriamente una motivazione. È possibile accedere alla funzione dal dettaglio della Convenzione facendo click sul comando Funzioni e quindi Chiudi Convenzione, verrà mostrata la seguente schermata: Figura 50: Chiusura Convenzione Inserire quindi una Motivazione e fare click sul comando Esegui per confermare l operazione. La Convenzione passerà allo stato Chiusa e non sarà più possibile operare su di essa. 33

34 Funzione Integrazione La funzione permette di integrare una Convenzione già pubblicata aggiungendo ulteriori lotti aggiudicati successivamente allo stesso Operatore Economico. Questo processo genera un documento strutturato di integrazione Convenzione che segue le stesse regole e processi della Convenzione. Per accedere alla funzione, dal dettaglio della Convenzione da integrare, fare click sul comando Funzioni e quindi Integrazione, verrà mostrata una schermata simile a quella gestita in fase di creazione della Convenzione, con l unica differenza che i dati in testata non sono editabili eccetto la sezione per il caricamento degli allegati (Convenzione, Clausola Vessatoria, Attestato di Pagamento/ F23 Quietanzato) e non sono presenti le schede relative alla gestione degli Enti e delle Quote. Dopo aver inserito gli Allegati richiesti in Testata, procedere alla compilazione della scheda Prodotti inserendo gli articoli da integrare; compilare le schede Ripartizione Valore per Lotto inserendo la Descrizione ed il Valore Convenzione per ciascun lotto caricato. In testata verrà aggiornato automaticamente il campo Valore Convenzione Completa. Inserire Eventuali Allegati e procedere all Invio della Convenzione e del Listino all O.E. per la sottoscrizione degli stessi come descritto precedentemente. 34

35 Figura 51: Integrazione Convenzione 35

36 In testata sono disponibili una serie di comandi per la gestione dell Integrazione (Descritti sul documento di Convenzione). Il comando Salva permette di salvare il documento d Integrazione per poterlo poi riprendere in un secondo momento. Il documento salvato, verrà archiviato nella cartella Gestione Convenzioni Integrazioni Convenzioni. Al termine dell intero processo di Integrazione e cioè quando la documentazione è stata firmata da entrambe le parti, Agenzia ed Operatore Economico, e quando anche il nuovo Listino è stato sottoscritto dall O.E., in seguito alla Pubblicazione del documento di Integrazione, viene aggiornata la Convenzione Originale sui seguenti punti: Riepilogo Allegati Firmati Figura 52: Riepilogo Allegati Firmati Valore Convenzione completa : Al valore della Convenzione Originale, viene aggiunto il valore assegnato ai lotti integrati. Ripartizione Valore per lotto : ai lotti già inseriti, vengono aggiunti anche i lotti oggetto dell integrazione effettuata. Scheda Prodotti : ai prodotti già presenti vengono aggiunti i prodotti oggetto dell integrazione. Figura 53: Ripartizione Valore per lotto 36

37 Funzione Trasferimento Lotti La Funzione permette il trasferimento di un lotto da una Convenzione ad un altra, scelta tra quelle attive alla data. È possibile accedere alla funzione dal dettaglio della Convenzione facendo click sul comando Funzioni e quindi Trasferimento Lotto. Verrà mostrata la seguente schermata: Figura 54: Trasferimento Lotti In alto è presente una toolbar per la gestione del documento. 37

38 Il comando Salva permette di salvare le informazioni inserite e riprendere il documento in un secondo momento. Il documento salvato sarà disponibile nella scheda Lista Documenti sul dettaglio della Convenzione stessa. Per riprendere il documento Salvato fare click sull icona della lente: Figura 55: Trasferimento Lotti Salvato Sul documento andranno indicate alcune informazioni ovvero: Se i lotti verranno trasferiti su una Nuova Convenzione oppure su una Esistente ed attualmente attiva. Quali sono i lotti da trasferire. Figura 56: Trasferimento Lotti Per trasferire i Lotti su una Nuova Convenzione, selezionare il check sull omonimo comando. Il Sistema maschererà il campo relativo alla Convenzione di Destinazione. Indicare quindi quali sono i Lotti da trasferire sulla nuova Convenzione selezionando Includi su tutte le righe necessarie e fare click sul comando Esegui per confermare 38

39 l operazione. Verrà creato un nuovo documento Convenzione Completa che riporta automaticamente: In Testata il Valore Convenzione Completa calcolato sulla base dei lotti trasferiti, Sulla scheda Prodotti la lista dettagliata di tutti i lotti trasferiti in versione editabile. Sulla scheda Ripartizione Valore per Lotto vengono riportate, sempre in versione editabile, le specifiche dei valori associati ai Lotti trasferiti. Tutte le altre informazioni (Incluso il Fornitore) andranno compilate ex novo come descritto in precedenza. Sulla Convenzione Originale invece: Verrà aggiornato in automatico il Residuo Convenzione completa in quanto sul valore indicato all atto del trasferimento, verrà sottratta la somma dei valori residui dei Lotti trasferiti. Nella scheda Prodotti rimarrà comunque traccia degli Articoli trasferiti, nel senso che non verranno eliminati dalla Convenzione, ma saranno segnalati nella colonna Stato Riga con la voce Trasferito. Figura 57: Stato Riga Trasferito Nella scheda Ripartizione Valore per Lotto verranno azzerati i valori associati ai Lotti trasferiti. Qualora siano stati effettuati Ordinativi su determinati Lotti, i relativi importi non verranno trasferiti sulla Convenzione di Destinazione. 39

40 Figura 58: Ripartizione Valore per Lotto Azzerato Per trasferire i Lotti su una Convenzione esistente, occorre selezionare il bottone campo Convenzione di Destinazione, per accedere alla lista delle Convenzioni disponibili. sul Figura 59: Convenzione di Destinazione Verrà mostrata la seguente schermata: Figura 60: Lista Convenzioni di Destinazione 40

41 La lista delle Convenzioni di Destinazione viene determinata dall Identificativo Iniziativa presente sulla testata della Convenzione stessa, ovvero, verranno mostrate nella lista solo le Convenzioni che hanno lo stesso Identificativo Iniziativa della Convenzione selezionata. (Qualora la lista dovesse apparire vuota, ciò vuol dire che non esistono attualmente altre Convenzioni con lo stesso Identificativo Iniziativa, pertanto in questo caso si rende necessario scegliere l opzione Nuova Convenzione ). Selezionare la Convenzione sulla quale si desidera trasferire i Lotti e fare click sul comando Conferma. L informazione verrà trasferita sul documento Trasferimento Lotti come mostrato di seguito: Figura 61: Convenzione di Destinazione Selezionata Indicare quindi quali sono i Lotti da trasferire sulla nuova Convenzione selezionando Includi su tutte le righe necessarie e fare click sul comando Esegui per confermare l operazione. Il Sistema avviserà l Utente dell avvenuto trasferimento visualizzando a video il seguente messaggio: Informazione: L'integrazione alla convenzione verrà completata dal gestore della convenzione selezionata. L'utente è stato informato con una mail. I Lotti non verranno trasferiti immediatamente sulla Convenzione Indicata, ma verrà creato un documento Integrazione Convenzione (collegato alla Convenzione di 41

42 destinazione selezionata) che dovrà intraprendere l intero iter di approvazione previsto ed analizzato sia sulla creazione che sull integrazione di una Convenzione. È possibile accedere al documento Integrazione Convenzione in due modi: Accedere alla cartella Creazione Convenzioni e visualizzare il dettaglio della Convenzione di Destinazione indicata sul trasferimento Lotti. Accedere alla scheda Lista Documenti come mostrato di seguito: Figura 62: Integrazione Convenzione Fare click sull icona della lente in corrispondenza della riga intitolata Integrazione Convenzione per accedere al dettaglio del documento. Accedere alla cartella Gestione Convenzioni Integrazione Convenzioni e selezionare dalla lista il Documento d interesse. Compilare quindi il documento Integrazione Convenzione e procedere come descritto nel relativo paragrafo. Sulla Convenzione Originale, come già descritto precedentemente: Verrà aggiornato in automatico il Residuo Convenzione completa in quanto sul valore indicato all atto del trasferimento, verrà sottratta la somma dei valori residui dei Lotti trasferiti. Nella scheda Prodotti rimarrà comunque traccia degli Articoli trasferiti, nel senso che non verranno eliminati dalla Convenzione, ma saranno segnalati nella colonna Stato Riga con la voce Trasferito. 42

43 Figura 63: Stato Riga Trasferito Nella scheda Ripartizione Valore per Lotto verranno azzerati i valori residui associati ai Lotti trasferiti. Figura 64: Ripartizione Valore per Lotto Azzerato Come si può notare nell immagine precedente, qualora siano stati effettuati Ordinativi su determinati Lotti, i relativi importi non verranno trasferiti sulla Convenzione di Destinazione. Manutenzione Prodotti: Inserimento Prodotti La funzione permette di inserire nuovi Prodotti nel Listino secondo il modello di Convezione presente. Per accedere alla funzione, fare click sul comando Manutenzione Prodotti presente sul dettaglio della Convenzione e selezionare la voce Inserimento Prodotti. Il Sistema mostrerà la seguente schermata: 43

44 Figura 65: Inserimento Prodotti in Convenzione Nella parte superiore del documento è presente una toolbar per la gestione della funzione: Il comando Salva permette di salvare il documento d inserimento per poi completarlo successivamente. Il documento salvato verrà archiviato nella scheda Lista Documenti sul dettaglio della Convenzione. Per riprendere il file, fare click sull icona della lente, 44

45 Figura 66: Inserimento Prodotti Salvato Il comando Esegui rende effettivo l inserimento dei prodotti elencati sul Documento. Assegna a permette di assegnare il documento ad un altro utente abilitato, Stampa permette di stampare il documento visualizzato, Esporta in xls permette di esportare in Excel il documento visualizzato, Chiudi porta l Utente sulla schermata precedente. A seguire verranno riportate le informazioni sull Utente in Carico, il Compilatore e lo Stato del documento. Il Registro di Sistema e la Data verranno compilati automaticamente dal Sistema all atto della Conferma. Nella sezione centrale invece viene riportato il Fornitore ed una serie di informazioni identificative della Convenzione sulla quale si sta effettuando l inserimento dei Prodotti. Nel documento andrà indicata la Motivazione dell inserimento dei Prodotti sulla Convenzione ed potrà essere eventualmente inserito un allegato. In basso è predisposta la griglia che ospiterà la lista dei Prodotti da inserire. Figura 67: Griglia inserimento Prodotti 45

46 La toolbar per la gestione della griglia prodotti è composta dai seguenti comandi: Copia dalla Convenzione : permette di copiare uno o più articoli dalla Convenzione nel documento d inserimento e modificarne le caratteristiche. Facendo click sul comando Copia dalla Convenzione verrà mostrata la seguente schermata: Figura 68: Lista Articoli Convenzione In alto è presente un area per agevolare l Utente nella ricerca di un determinato prodotto filtrando la lista in base ad uno o più criteri. Selezionare quindi tutte le righe d interesse e fare click sul comando Aggiungi. Gli articoli evidenziati verranno riportati sul documento Inserimento Prodotti. Un messaggio a video confermerà l operazione. Fare click su Chiudi per tornare sul documento Inserimento Prodotti. Figura 69: Articoli Inseriti da Convenzione Tutti i prodotti copiati dalla Convenzione verranno esposti in modalità editabile per permettere all Utente di modificare quanto necessario. Per eliminare un prodotto, fare click sull icona del cestino nella colonna Elimina. 46

47 Aggiungi Riga, per inserire un prodotto ex-novo. Verranno predisposti i campi per l imputazione delle informazioni: Figura 70: Aggiungi Riga Non è consentito inserire Lotti diversi rispetto a quelli di Listino. Nel caso in cui l Utente inserisca lotti differenti, al momento della conferma (Comando Esegui), il Sistema inibirà l operazione e mostrerà il seguente messaggio: Errore: Operazione non consentita, tra le righe inserite sono presenti dei lotti non presenti sul listino. Occorre quindi correggere i Lotti prima di proseguire. Non è consentito inserire articoli con lo stesso Codice Regionale. Infatti, sempre sulla conferma, il Sistema segnalerà Operazione non consentita, tra le righe inserite ci sono "Codici Regionali" già presenti sulla convenzione. Occorre quindi modificare il codice Regionale duplicato. Verifica Informazioni per effettuare una serie di controlli ed avvisare l Utente in caso di errori di compilazione. Nel caso in cui il Sistema dovesse riscontrare anomalie, verrà mostrato il messaggio: Informazione: Il Foglio Prodotti presenta anomalie. Verificare quindi la segnalazione esposta nella colonna Esito Riga. Figura 71: Errore Articolo Una volta compilata la scheda, fare click sul comando Esegui per inserire i prodotti sulla convenzione. Il Sistema confermerà l operazione con un messaggio a video. 47

48 Fare click su chiudi per tornare sul dettaglio della Convenzione e verificare l avvenuto inserimento della scheda Prodotti : Figura 72: Scheda Prodotti Sullo Stato Riga la voce Inserito da evidenza degli articoli aggiunti alla Convenzione. Manutenzione Prodotti: Cancellazione Prodotti La funzione permette di cancellare Prodotti dalla Convenzione. Per accedere alla funzione, fare click sul comando Manutenzione Prodotti presente sul dettaglio della Convenzione e selezionare la voce Cancellazione Prodotti. Il Sistema mostrerà la seguente schermata: 48

49 Figura 73: Cancellazione Prodotti Nella parte superiore del documento è presente una toolbar per la gestione della funzione: Il comando Salva permette di salvare il documento di cancellazione per poi completarlo successivamente. Il documento salvato verrà archiviato nella scheda Lista Documenti sul dettaglio della Convenzione. Per riprendere il file, fare click sull icona della lente, 49

50 Figura 74: Cancellazione Prodotti Salvato Il comando Esegui rende effettiva la cancellazione dei prodotti elencati sul Documento. Assegna a permette di assegnare il documento ad un altro utente abilitato, Stampa permette di stampare il documento visualizzato, Esporta in xls permette di esportare in Excel il documento visualizzato, Chiudi porta l Utente sulla schermata precedente. A seguire verranno riportate le informazioni sull Utente in Carico, il Compilatore e lo Stato del documento. Il Registro di Sistema e la Data verranno compilati automaticamente dal Sistema all atto della Conferma. Nella sezione centrale invece viene riportato il Fornitore ed una serie di informazioni identificative della Convenzione sulla quale si sta effettuando la cancellazione dei Prodotti. Nel documento andrà indicata la Motivazione della cancellazione dei Prodotti sulla Convenzione e potrà essere eventualmente inserito un allegato. In basso è predisposta la griglia che ospiterà la lista dei Prodotti da cancellare. Figura 75: Griglia Cancellazione Prodotti La toolbar per la gestione della griglia prodotti è composta da un unico comando Scegli dalla Convenzione che permette di copiare uno o più articoli dalla Convenzione nel documento di cancellazione. 50

51 Facendo click sul comando Scegli dalla Convenzione verrà mostrata la seguente schermata: Figura 76: Selezione degli Articoli da Cancellare dalla Convenzione In alto è presente un area per agevolare l Utente nella ricerca di un determinato prodotto filtrando la lista in base ad uno o più criteri. In questo caso, la lista è composta dai soli Articoli realmente in uso nella Convenzione (Contrariamente alla funzione di Inserimento dove, per agevolare l Utente, vengono visualizzati anche gli articoli con stato Trasferito ). Selezionare quindi tutte le righe d interesse e fare click sul comando Aggiungi. Gli Articoli evidenziati verranno riportati sul documento Cancellazione Prodotti in Convenzione. Un messaggio a video confermerà l operazione. Fare click su Chiudi per tornare sul documento Cancellazione Prodotti. Figura 77: Articoli Inseriti da Convenzione da Cancellare 51

52 Tutti i prodotti copiati dalla Convenzione non saranno editabili; l Utente potrà solo procedere alla cancellazione di una o più righe qualora siano stati selezionati per errore. Per eliminare un prodotto, fare click sull icona del cestino nella colonna Elimina. Per Cancellare i prodotti selezionati, fare click sul comando Esegui, un messaggio a video confermerà l operazione. Figura 78: Scheda Prodotti Nella scheda Prodotti della Convenzione, lo Stato Riga - Cancellato darà evidenza degli articoli eliminati. Figura 79: Prodotti Eliminati 52

53 La funzione di Cancellazione Prodotti non consente alcuna operatività sullo stesso a decorrere dalla data specificata nel documento di cancellazione. La riga verrà Cancellata dal Listino solo da un punto di vista logico, poiché essa rimane disponibile per le visualizzazioni degli Ordinativi emessi in precedenza e per l eventuale ripristino nel caso fosse necessario. Tutti gli Ordinativi In lavorazione che contengano prodotti cancellati, al momento della finalizzazione verso l Operatore Economico verranno emessi senza tali articoli, dopo aver opportunamente informato l Utente dell Ente emittente. Manutenzione Prodotti: Sostituzione Prodotti La funzione di Sostituzione rappresenta la sintesi delle due funzioni precedenti (Inserimento e Cancellazione) ed effettua le stesse operazioni e controlli previsti da entrambi. Il processo si articola nella richiesta contemporanea dell articolo da cancellare e l inserimento di tutti gli elementi necessari ad identificare il nuovo articolo. Verrà attribuito all articolo inserito il Lotto di appartenenza di quello cancellato (poiché il nuovo viene inteso come succedaneo del precedente). Per accedere alla funzione, fare click sul comando Manutenzione Prodotti sul dettaglio della Convenzione, e selezionare quindi la voce Sostituzione Prodotti, verrà mostrata la seguente schermata: 53

54 Figura 80: Sostituzione Prodotti in Convenzione Nella parte superiore del documento è presente una toolbar per la gestione della funzione: Il comando Salva permette di salvare il documento di sostituzione per poi completarlo successivamente. Il documento salvato verrà archiviato nella scheda Lista Documenti sul dettaglio della Convenzione. Per riprendere il file, fare click sull icona della lente: Figura 81: Sostituzione Prodotti Salvato 54

55 Il comando Esegui rende effettiva la sostituzione dei prodotti elencati sul Documento. Assegna a permette di assegnare il documento ad un altro utente abilitato, Stampa permette di stampare il documento visualizzato, Esporta in xls permette di esportare in Excel il documento visualizzato, Chiudi porta l Utente sulla schermata precedente. A seguire verranno riportate le informazioni sull Utente in Carico, il Compilatore e lo Stato del documento. Il Registro di Sistema e la Data verranno compilati automaticamente dal Sistema all atto della Conferma. Nella sezione centrale invece viene riportato il Fornitore ed una serie di informazioni identificative della Convenzione sulla quale si sta effettuando la sostituzione dei Prodotti. Nel documento andrà indicata la Motivazione della sostituzione dei Prodotti sulla Convenzione e potrà essere eventualmente inserito un allegato. In basso è predisposta la griglia che ospiterà la lista dei Prodotti da sostituire. Figura 82: Griglia Cancellazione Prodotti La toolbar per la gestione della griglia prodotti è composta da due comandi: Scegli dalla Convenzione verrà mostrata la seguente schermata: 55

56 Figura 83: Selezione degli Articoli da sostituire dalla Convenzione In alto è presente un area per agevolare l Utente nella ricerca di un determinato prodotto filtrando la lista in base ad uno o più criteri. La lista è composta dai soli Articoli realmente in uso nella Convenzione (Contrariamente alla funzione di Inserimento dove, per agevolare l Utente, vengono visualizzati anche gli articoli con stato Trasferito ). Selezionare quindi tutte le righe d interesse e fare click sul comando Aggiungi. Gli Articoli evidenziati verranno riportati sul documento Sostituzione Prodotti in Convenzione. Un messaggio a video confermerà l operazione. Fare click su Chiudi per tornare sul documento Sostituzione Prodotti. Figura 84: Articoli da Sostituire inseriti dalla Convenzione Tutti i prodotti copiati dalla Convenzione verranno mostrati sia nella griglia Prodotto Sostituito in sola lettura, che nella griglia Prodotto Inserito in versione editabile per 56

57 consentire all Utente di modificare le informazioni necessarie per l identificazione del nuovo prodotto. Per eliminare un prodotto, fare click sull icona del cestino nella colonna Elimina della griglia Prodotto Inserito e selezionare un nuovo Prodotto dalla Convenzione. Verifica Informazioni per effettuare una serie di controlli ed avvisare l Utente in caso di errori di compilazione. Nel caso in cui il Sistema dovesse riscontrare anomalie, verrà mostrato il messaggio: Informazione: Il Foglio Prodotti presenta anomalie. Verificare quindi la segnalazione esposta nella colonna Esito Riga. Figura 85: Errore Articolo Una volta compilata la scheda, fare click sul comando Esegui per sostituire i prodotti sulla convenzione. Il Sistema confermerà l operazione con un messaggio a video. Fare click su chiudi per tornare sul dettaglio della Convenzione e verificare l avvenuta sostituzione nella scheda Prodotti : Figura 86: Scheda Prodotti 57

58 Sullo Stato Riga le voci Inserito e Sostituito danno evidenza degli articoli sostituiti nella Convenzione. La funzione di Sostituzione Prodotti non consente alcuna operatività sull articolo sostituito a decorrere dalla data specificata nel documento di sostituzione. La riga verrà Cancellata dal Listino solo da un punto di vista logico, poiché essa rimane disponibile per le visualizzazioni degli Ordinativi emessi in precedenza e per l eventuale ripristino nel caso fosse necessario. Tutti gli Ordinativi In lavorazione che contengano prodotti sostituiti, al momento della finalizzazione verso l Operatore Economico questi ultimi verranno eliminati e verrà chiesto l Utente dell Ente emittente se desidera inserire il nuovo articolo evidenziando che potrebbe esservi differenza di prezzo. Manutenzione Prodotti Variazione Prezzi Prodotti La funzione Variazione Prezzi Prodotti consente di modificare i prezzi attribuiti ai singoli articoli della Convenzione agendo in modalità Massiva o Puntuale a seconda delle esigenze. Per accedere alla funzione, fare click sul comando Manutenzione Prodotti sul dettaglio della Convenzione, e selezionare quindi la voce Variazione Prezzi Prodotti, verrà mostrata la seguente schermata: 58

59 Figura 87: Variazione Prezzi Prodotti in Convenzione Nella parte superiore del documento è presente una toolbar per la gestione della funzione: Il comando Salva permette di salvare il documento di modifica prezzi per poi completarlo successivamente. Il documento salvato verrà archiviato nella scheda 59

60 Lista Documenti sul dettaglio della Convenzione. Per riprendere il file, fare click sull icona della lente: Figura 88: Variazione Prezzo Prodotti Salvato Il comando Esegui rende effettiva la variazione sui prodotti elencati nel Documento. Assegna a permette di assegnare il documento ad un altro utente abilitato, Stampa permette di stampare il documento visualizzato, Esporta in xls permette di esportare in Excel il documento visualizzato, Chiudi porta l Utente sulla schermata precedente. A seguire verranno riportate le informazioni sull Utente in Carico, il Compilatore e lo Stato del documento. Il Registro di Sistema e la Data verranno compilati automaticamente dal Sistema all atto della Conferma. Nella sezione centrale invece viene riportato il Fornitore ed una serie di informazioni identificative della Convenzione sulla quale si sta effettuando la sostituzione dei Prodotti. Nel documento andrà indicata la Motivazione della sostituzione dei Prodotti sulla Convenzione, potrà essere eventualmente inserito un allegato ed andrà indicata obbligatoriamente la Data di Decorrenza della variazione. In basso è predisposta la griglia che ospiterà la lista dei Prodotti i cui prezzi dovranno essere modificati a seconda dei criteri impostati. Figura 89: Griglia Variazione Prezzi Prodotti 60

61 È possibile variare l Importo del Prodotto e/o il Valore Accessorio selezionando il check sull apposito campo. Il Sistema mostrerà i campi relativi alle informazioni necessarie da imputare affinché la modifica avvenga correttamente. Figura 90: Tipo di Variazione da Apportare Indicare quindi l Importo o la Percentuale della variazione da apportare. (Il prezzo può essere incrementato o decrementato inserendo il segna negativo prima dell importo/percentuale. Es oppure -10%). Fare click sul comando Scegli dalla Convenzione per selezionare l articolo/gli articoli ai quali si desidera modificare il prezzo. Figura 91: Selezione degli Articoli da sostituire dalla Convenzione In alto è presente un area per agevolare l Utente nella ricerca di un determinato prodotto filtrando la lista in base ad uno o più criteri. La lista è composta dai soli Articoli realmente in uso nella Convenzione. (Contrariamente alla funzione di Inserimento dove, per agevolare l Utente, vengono visualizzati anche gli articoli con altro stato riga). 61

62 Per effettuare una modifica Puntuale, e quindi agire specificatamente sul prezzo di un unico articolo, selezionare la riga d interesse dalla lista e fare click sul comando Aggiungi. Per effettuare una modifica massiva del prezzo su più articoli contemporaneamente (e.g. adozione adeguamento ISTAT annuale), selezionare tutte le righe d interesse e fare click sul comando Aggiungi. L Articolo, o gli Articoli evidenziati verranno riportati sul documento Variazione Prezzi Prodotti. Un messaggio a video confermerà l operazione. Fare click su Chiudi per tornare sul documento di variazione. Figura 92: Modifica prezzi massiva Tutti i prodotti scelti nella Convenzione verranno mostrati nella griglia Elenco Prodotti con una serie di informazioni per l identificazione dell articolo e il corrispettivo valore. Inserire quindi l importo/percentuale sulle relative righe Varia Importo e/o Valore Accessorio. Il Sistema calcolerà la variazione dei prezzi su ogni singolo prodotto come mostrato di seguito: 62

63 Figura 93: Variazione Massiva dei prezzi Nell esempio specifico, su ciascun articolo, è stato incrementato l importo di e il valore dell accessorio del 12% rispetto ai prezzi correnti indicati nella griglia e su ciascuna riga. Per eliminare un prodotto, fare click sull icona del cestino nella colonna Elimina. Una volta ottenute le variazioni desiderate, fare click sul comando Esegui per renderle effettive. Il Sistema confermerà l operazione con un messaggio a video. A partire dalla Data Decorrenza indicata sul documento Variazione Prezzi Prodotti, verranno aggiornati i relativi valori sulla Convenzione. Tutti gli Ordinativi di Fornitura che verranno finalizzati verso il Fornitore dopo l entrata in vigore dei nuovi prezzi, saranno modificati prima dell invio dandone opportuna informazione all utente dell Ente Emittente. 63

64 Figura 94: Scheda Prodotti Sullo Stato Riga le voci Inserito e Sostituito danno evidenza degli articoli sostituiti nella Convenzione. La funzione di Sostituzione Prodotti non consente alcuna operatività sull articolo sostituito a decorrere dalla data specificata nel documento di sostituzione. La riga verrà Cancellata dal Listino solo da un punto di vista logico, poiché essa rimane disponibile per le visualizzazioni degli Ordinativi emessi in precedenza e per l eventuale ripristino nel caso fosse necessario. Tutti gli Ordinativi In lavorazione che contengano prodotti sostituiti, al momento della finalizzazione verso l Operatore Economico questi ultimi verranno eliminati e verrà chiesto l Utente dell Ente emittente se desidera inserire il nuovo articolo evidenziando che potrebbe esservi differenza di prezzo. Esporta Listino 64

65 Figura 95: Esporta Listino Il Comando Esporta Listino è attivo solo su Convenzioni Pubblicate o Chiuse e permette l esportazione in formato xlsx del listino della Convenzione. InfoMail Attraverso questo comando è possibile verificare il corretto invio della mail di notifica al Referente della Convenzione dell Operatore Economico. 65

66 Integrazione Convenzioni La funzione consente di visualizzare tutte le integrazioni, Pubblicate e In Lavorazione effettuate sulle Convenzioni. Per accedere alle funzioni, fare click sul gruppo funzionale Gestione Convenzioni e quindi Integrazioni Convenzioni, verrà mostrata la seguente schermata. Figura 96: Lista Integrazione Convenzioni Nella parte superiore della schermata è presente un area per filtrare il contenuto della griglia in base ad uno o più criteri di ricerca. In basso la lista di tutti i documenti d integrazione salvati o pubblicati. Per accedere al dettaglio di un integrazione, fare click sull icona della lente nella colonna Apri e procedere, nel caso in cui si tratti di un integrazione salvata, come descritto sul relativo capitolo Integrazione. 66

67 Lista Convenzioni La funzione consente di visualizzare un report di tutte le Convenzioni Pubblicate e quindi attualmente in uso. Per accedere alla funzione fare click sul gruppo funzionale Gestione Convenzioni e quindi Lista Convenzioni. Verrà mostrata la seguente schermata: Figura 97: Lista Convenzioni In alto è predisposta un area per filtrare il contenuto della griglia in base ad uno o più criteri di ricerca. In basso vi è la lista delle Convenzioni attive visualizzate attraverso un riepilogo in forma tabellare che riporta: Nome della Convenzione, Numero Convenzione Completa, Fornitore, Data Pubblicazione, Data Scadenza, Valore Convenzione Completa, Totale Ordinativo, Livello di Erosione, Residuo Convenzione. È possibile ordinare la lista delle Convenzione in base ad una delle voci presenti sulla testata della tabella. È possibile visualizzare il dettaglio della Convenzione facendo click sull icona della lente nella colonna Apri, verrà mostrata la seguente schermata: 67

68 Figura 98: Importi Convenzione Le informazioni contenute nel documento sono di sola consultazione. In alto sono presenti i dati identificativi del Fornitore e della Convenzione in oggetto, in basso i dettagli sui Lotti e gli Enti: Sulla scheda Lotti viene esposto un report dettagliato per ciascun lotto presente nella Convenzione. È possibile accedere ad ulteriori specifiche su un determinato Lotto cliccando sull icona della lente in corrispondenza del Lotto che si desidera visualizzare, verrà visualizzata la seguente schermata: 68

69 Figura 99: Importi Lotti - Ente In alto vengono riportate le informazioni identificative della Convenzione in oggetto; in basso invece, vengono visualizzati i dati del report sul singolo lotto e le informazioni relative agli Enti che ne hanno usufruito. Nella colonna % di Composizione viene indicato in che percentuale ciascun Ente elencato ha emesso Ordinativi di Fornitura sul Lotto specifico. Sulla scheda Enti viene esposto un report sull operato generale di ciascun Ente sulla Convenzione, ovvero, viene indicato il Totale Ordinativo, il Totale Ordinativo Eroso e la 69

70 percentuale di Composizione di ciascun Ente sul complessivo dei Lotti presenti nella Convenzione. Figura 100: Scheda Ente Importi Lista Ordinativi Completa La funzione Lista Ordinativi Completa consente di visualizzare tutti gli Ordinativi di Fornitura inviati agli Operatori Economici relativi a qualsiasi Convenzione e inviati da qualsiasi Ente attraverso un riepilogo in forma tabellare. Consente inoltre di gestire la lista degli ordinativi filtrandoli per i campi indicati nell area di filtro e ordinandoli per ogni attributo presente nelle colonne della griglia sottostante. Per accedere alla funzione, fare click sul gruppo funzionale Gestione Convenzioni e quindi su Lista Ordinativi Completa, verrà mostrata la seguente schermata: 70

71 Figura 101: Lista Ordinativi Completa Nella parte centrale è presente una toolbar che permette di effettuare alcune operazioni sulla lista degli Ordinativi. Stampa Lista permette di stampare la lista degli Ordinativi visualizzati nella griglia, Esporta in xls permette di esportare la lista degli Ordinativi in formato Excel, Estrai Testata Ordinativi permette di estrarre su un unico file Excel le informazioni generali di ciascun Ordinativo. Estrai Righe Ordinativi, permette di estrarre su un unico file Excel la lista completa dei prodotti ordinati dagli Enti con una serie di informazioni riepilogative e il relativo stato (Annullato, Accettato, Rifiutato). È possibile accedere in sola lettura al dettaglio di ogni Ordinativo di Fornitura e di poterlo stampare o esportare in formato excel. Per accedere al dettaglio, fare click sull icona della lente nella colonna Apri. 71

72 2 INDICE DELLE FIGURE Le immagini sono puramente indicative e possono subire variazioni Figura 1: Gestione Convenzioni Creazione Convenzioni... 4 Figura 2: Gestione Convenzioni Dettaglio Convenzione... 5 Figura 3: Testata... 6 Figura 4: Testata... 6 Figura 5: Testata... 7 Figura 6: Gestione Quote... 7 Figura 7: Tipo Convenzione... 8 Figura 8: Gestione IVA... 8 Figura 9: Tipo Importo... 9 Figura 10: Caratteristiche Ordinativo... 9 Figura 11: Ordinativi Integrativi... 9 Figura 12: Tipo Scadenza Ordinativo Figura 13: Tipo Scadenza Ordinativo (Scadenza fissata al P.O.) Figura 14: Tipo Scadenza Ordinativo (Durata Fissata) Figura 15: Tipo Scadenza Ordinativo (Scadenza Fissata) Figura 16: Allegati Figura 17: Creazione Convenzione Sezione Prodotti Figura 18: Esito Riga Figura 19: Aggiungi Riga Figura 20: Apri Dettaglio Attributo Figura 21: Toolbar Configurazione Modelli Figura 22: Aggiungi Attributo Figura 23: Creazione Convenzione Sezione Allegati richiesti in ODF Figura 24: Creazione Convenzione Sezione Allegati richiesti in ODF Figura 25: Selezione Tipo File ammessi Figura 26: Creazione Convenzione - Sezione Ripartizione Valore per lotto Figura 26: Selezione Ente Figura 27: Selezione da Struttura Figura 28: Elenco Enti Figura 29: Creazione Convenzione Sezione Allegati Figura 30: Creazione Convenzione Sezione Lista documenti Figura 31: Toolbar Gestione Convenzioni Figura 32: Stato della Convenzione Salvata

73 Figura 33: Invia Convenzione Figura 34: Invia Listino Figura 35: Attivazione del comando Pubblica Figura 36: Aggiornamento degli allegati e generazione Numero/Data Repertorio Figura 37: Aggiungi Quota Figura 38: Allocazione per Convenzione Completa Figura 39: Selezione Ente Figura 40: Ente Richiedente Figura 41: Allocazione per Convenzione completa salvata Figura 42: Quote su Convenzione Figura 43: Estensione Convenzione Figura 45: Tipo Estensione Sesto Quinto Figura 44: Tipo Estensione Altro Figura 46: Decurtazione Convenzione Figura 47: Valore Decurtazione Figura 48: Rinnovo Convenzione Figura 49: Chiusura Convenzione Figura 50: Integrazione Convenzione Figura 51: Riepilogo Allegati Firmati Figura 52: Ripartizione Valore per lotto Figura 53: Trasferimento Lotti Figura 54: Trasferimento Lotti Salvato Figura 55: Trasferimento Lotti Figura 56: Stato Riga Trasferito Figura 57: Ripartizione Valore per Lotto Azzerato Figura 58: Convenzione di Destinazione Figura 59: Lista Convenzioni di Destinazione Figura 60: Convenzione di Destinazione Selezionata Figura 61: Integrazione Convenzione Figura 62: Stato Riga Trasferito Figura 63: Ripartizione Valore per Lotto Azzerato Figura 64: Inserimento Prodotti in Convenzione Figura 65: Inserimento Prodotti Salvato Figura 66: Griglia inserimento Prodotti Figura 67: Lista Articoli Convenzione Figura 68: Articoli Inseriti da Convenzione Figura 69: Aggiungi Riga Figura 71: Scheda Prodotti Figura 72: Cancellazione Prodotti Figura 73: Cancellazione Prodotti Salvato Figura 74: Griglia Cancellazione Prodotti Figura 75: Selezione degli Articoli da Cancellare dalla Convenzione Figura 76: Articoli Inseriti da Convenzione da Cancellare Figura 77: Scheda Prodotti Figura 78: Prodotti Eliminati Figura 79: Sostituzione Prodotti in Convenzione Figura 80: Sostituzione Prodotti Salvato Figura 81: Griglia Cancellazione Prodotti

74 Figura 82: Selezione degli Articoli da sostituire dalla Convenzione Figura 83: Articoli da Sostituire inseriti dalla Convenzione Figura 85: Scheda Prodotti Figura 86: Variazione Prezzi Prodotti in Convenzione Figura 87: Variazione Prezzo Prodotti Salvato Figura 88: Griglia Variazione Prezzi Prodotti Figura 89: Tipo di Variazione da Apportare Figura 90: Selezione degli Articoli da sostituire dalla Convenzione Figura 91: Modifica prezzi massiva Figura 92: Variazione Massiva dei prezzi Figura 93: Scheda Prodotti Figura 94: Esporta Listino Figura 95: Lista Integrazione Convenzioni Figura 96: Lista Convenzioni Figura 97: Importi Convenzione Figura 98: Importi Lotti - Ente Figura 99: Scheda Ente Importi Figura 100: Lista Ordinativi Completa

75 Intercent-ER Agenzia per lo sviluppo Via dei Mille, Bologna Tel.: / Fax: intercenter@regione.emilia-romagna.it Supporto tecnico: info.intercenter@regione.emilia-romagna.it 75