Documenti soggetti a emolumenti

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1 Dipartimento federale di giustizia e polizia DFGP Ufficio federale di giustizia UFG Ambito direzionale Diritto privato Ufficio federale dello stato civile UFSC Circolare UFSC Modalità di pagamento dei documenti del registro dello stato civile, soggetti a emolumenti, trasmessi su ordinazione all UFSC Documenti soggetti a emolumenti

2 Contenuto 1 Trasmissione di documenti del registro dello stato civile soggetti a emolumenti Documenti del registro dello stato civile (atti, certificati, attestazioni, certificati di capacità al matrimonio e altri) Domande 3 2 Fatturazione da parte dell ufficio dello stato civile Periodo di fatturazione Conto dell ufficio di stato civile Oggetto della fattura Allegati alla fattura Indirizzo 4 3 Controllo delle fatture e pagamento mediante versamento Controllo delle fatture Pagamento mediante versamento 5 4 Accordi speciali con le autorità cantonali di vigilanza 5 5 Disposizioni finali Abrogazione di circolari precedenti Entrata in vigore 6 2/6

3 La procedura qui descritta va seguita per evitare difficoltà nel pagamento dei documenti del registro dello stato civile, soggetti a emolumenti, trasmessi all Ufficio federale dello stato civile (UFSC) all attenzione di rappresentanze svizzere all estero: 1 Trasmissione di documenti del registro dello stato civile soggetti a emolumenti 1.1 Documenti del registro dello stato civile (atti, certificati, attestazioni, certificati di capacità al matrimonio e altri) L importo dovuto (emolumento più eventuali spese) va indicato sull originale dell ordinazione dell UFSC (modulo 20CHV per documenti, modulo 801 per certificati di capacità al matrimonio e richieste di cambiamento del nome). L originale dell ordinazione dell UFSC va sempre rispedito all UFSC assieme ai documenti ordinati. Se manca l indicazione dell importo dovuto all ufficio dello stato civile, non è possibile inviare la fattura al richiedente all estero in occasione della trasmissione del documento. L originale dell ordinazione dell UFSC, su cui figurano timbro, firma e costi dell ufficio dello stato civile, va rispedito all UFSC anche se il documento non viene trasmesso all UFSC direttamente ma tramite l autorità cantonale di vigilanza. I costi dell ufficio dello stato civile vanno messi in conto all UFSC all inizio dell anno seguente in occasione della fattura annuale complessiva (n. 2 qui di seguito). 1.2 Domande In caso di domande è possibile rivolgersi direttamente alla persona competente per il Paese in questione (all indirizzo sono disponibili la lista dei numeri telefonici e delle competenze UFSC: cliccando sulla parola chiave «Supporto» è disponibile il documento «Trasmissione di documenti»; cliccando sulla parola chiave «Contatto» appare l indirizzo dell Ufficio federale dello stato civile «Per le domande concernenti la trasmissione dei documenti dello stato civile Svizzera - estero»). 2 Fatturazione da parte dell ufficio dello stato civile 2.1 Periodo di fatturazione Principio: il periodo di fatturazione corrisponde all anno civile. La fattura complessiva concernente i documenti di stato civile trasmessi su dal 1 gennaio al 31 dicembre va allestita all inizio dell anno successivo. 3/6

4 Possibili deroghe a tale regola: se durante l anno civile l ufficio dello stato civile viene soppresso, i costi per i documenti trasmessi fino alla fine del suo esercizio possono essere fatturati all UFSC immediatamente, ossia già durante l anno civile in corso. Se la fattura non viene allestita al momento del cambiamento di ufficio, il nuovo ufficio dello stato civile competente dovrà fatturare i rispettivi costi alla fine dell anno civile. 2.2 Conto dell ufficio di stato civile L importo dovuto è saldato tramite versamento sul conto postale o bancario indicato sulla fattura trasmessa all UFSC. Riguardo al conto postale o bancario valgono le seguenti condizioni: per ogni circondario dello stato civile va indicato solo un conto. 2.3 Oggetto della fattura Possono essere fatturati soltanto i documenti di stato civile trasmessi dall ufficio dello stato civile che non sono ordinati gratuitamente oppure a fini ufficiali e che non sono già stati pagati. Non è possibile mettere in conto successivamente, nella fattura annuale complessiva, emolumenti per documenti ordinati gratuitamente. I documenti trasmessi tramite l autorità cantonale di vigilanza e fatturati all UFSC (n. 4 qui di seguito) non possono figurare una seconda volta nella fattura annuale dell ufficio dello stato civile inviata all UFSC. 2.4 Allegati alla fattura Alla fattura annuale complessiva inviata all UFSC vanno allegati: le copie delle ordinazioni concernenti tutti i documenti rilasciati dall ufficio dello stato civile durante l anno civile (su queste ultime figurano i riferimenti dell UFSC, cioè il riferimento e la data dell ordinazione) nonché una cedola di versamento. 2.5 Indirizzo La fattura va inviata entro il 20 gennaio dell anno successivo all indirizzo seguente: Ufficio federale dello stato civile Contabilità 3003 Berna 4/6

5 3 Controllo delle fatture e pagamento mediante versamento 3.1 Controllo delle fatture L UFSC controlla le fatture ricevute e comunica eventuali inesattezze all ufficio dello stato civile, affinché sia possibile, se del caso, inviare una nuova fattura. Se l ufficio dello stato civile costata divergenze tra l importo versato e la fattura emessa, può contattare la signora Katharina Cardinale (tel.: ). 3.2 Pagamento mediante versamento Il centro di prestazione Personale e finanze dell Ufficio federale di giustizia effettua il pagamento mediante versamento sul conto dell ufficio dello stato civile indicato sulla fattura inviata all UFSC. 4 Accordi speciali con le autorità cantonali di vigilanza Tra le autorità di vigilanza di alcuni Cantoni e l UFSC esistono accordi speciali secondo cui gli emolumenti per certi documenti rilasciati dagli uffici dello stato civile non vengono rimborsati direttamente a questi ultimi, ma alle autorità di vigilanza sullo stato civile, che a loro volta regolano i conti con gli uffici di stato civile. La presente circolare non modifica tale modo di procedere. Di conseguenza, gli uffici dello stato civile appartenenti a tali Cantoni devono continuare a non prendere in considerazione, nella fattura annuale per l UFSC, gli emolumenti per i documenti fatturati con modalità particolare di pagamento. 5 Disposizioni finali 5.1 Abrogazione di circolari precedenti Le seguenti circolari sono abrogate: Circolare del 20 ottobre 1994 (aggiornata il 1 marzo 2004) concernente il versamento dei rimborsi per i documenti di stato civile e i certificati di cittadinanza trasmessi all'ufsc Circolare dell 11 febbraio 1993 concernente la modalità di pagamento per il rilascio di documenti e per i certificati di cittadinanza trasmessi all'ufsc Circolare del 29 giugno 1992 concernente il rimborso per i documenti consegnati all'ufsc e per le attestazioni della cittadinanza. 5/6

6 5.2 Entrata in vigore La presente circolare entra in vigore il 1 gennaio UFFICIO FEDERALE DELLO STATO CIVILE UFSC Mario Massa R:\PRIVAT\EAZW\EAZW\20 Kreisschreiben\ Gebührenpflichtige Dokumente\ _Circolare_Documenti soggetti a emolumenti_i 3_Mai 11_V 1.0 i.doc 6/6