Sistema Room Scheduling. Prenotazione delle sale in tutta semplicità

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1 Sistema Room Scheduling Prenotazione delle sale in tutta semplicità

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3 Negli ambienti aziendali moderni le sale riunioni sono utilizzate sempre più spesso e a volte trovare uno spazio disponibile può richiedere parecchio tempo. Extron ha semplificato la procedura di prenotazione delle sale grazie a Room Scheduling di Extron, un sistema stand alone composto da pannelli TouchLink dal design elegante che consentono di prenotare gli spazi meeting tramite connessione diretta a Microsoft Exchange, Office 365 o Google Calendar. Le prenotazioni possono essere effettuate direttamente dai pannelli, da un computer o da qualsiasi smartphone o tablet connessi ai server mail supportati.

4 Gestione di intere strutture grazie a una soluzione su misura Il sistema Room Scheduling può essere personalizzato per la vostra organizzazione e in funzione di qualsiasi vostro ufficio in qualunque parte del mondo. Non è necessario aggiungere nuovi tipi di calendario nell'ambito dell'infrastruttura IT della vostra organizzazione: il sistema Room Scheduling di Extron si adatta agevolmente agli strumenti che già utilizzate. A prescindere dal numero di sale conferenza presenti nella vostra organizzazione, questa soluzione sicura e scalabile è la scelta ideale. Funziona in sincrono con la vostra infrastruttura IT Consente di collegare tutti gli spazi meeting Consente di monitorare efficacemente l'utilizzo delle sale Garantisce comunicazioni sicure e dati affidabili Gestione della disponibilità delle sale grazie a sensori di presenza È possibile aggiungere un ulteriore livello di efficienza ai vostri spazi meeting abbinando i pannelli TouchLink Scheduling a sensori di presenza, così da ridurre il rischio di mancate presenze a riunioni periodiche e in occasione di riunioni ad hoc organizzate da colleghi, scenari che comportano l'inutilizzo delle sale prenotate, lo spreco di risorse e un impatto negativo sulla produttività del team. I sensori di presenza garantiscono che la sala sia disponibile per altri partecipanti quando necessario, a prescindere dal fatto che gli ambienti siano prenotati per riunioni estemporanee o per meeting pianificati in precedenza.

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6 Strumenti analitici del sistema Room Scheduling I pannelli TouchLink Scheduling forniscono le informazioni necessarie a un esame ravvicinato dei modelli di utilizzo, delle attività svolte e della presenza in sala negli spazi ospitati all'interno dell'intera organizzazione. I file delle attività di scheduling riportano informazioni immediate sull'utilizzo delle sale e sui meeting per ogni touchpanel. È sufficiente scaricare questo file per disporre di tutti i dati che vi servono a generare report avanzati. File delle attività di scheduling importato in Microsoft Power BI.

7 Decisioni più consapevoli sui vostri spazi meeting A volte la ricerca di uno spazio di collaborazione disponibile si rivela una procedura piuttosto frustrante e poco produttiva in termini di tempo. Spesso il problema non si limita alla disponibilità delle sale ma riguarda anche le dimensioni degli spazi e la disponibilità o meno di apparecchiature dotate delle funzionalità necessarie a gestire le attività richieste dai vostri meeting. Il sistema Room Scheduling di Extron può essere una risorsa preziosa in questo contesto: misurazioni dettagliate disponibili su ogni pannello TLS servono da riferimento valido per rispondere alle esigenze degli spazi meeting e per pianificare le risorse necessarie in futuro. Queste sintesi informative di immediato valore pratico assistono le organizzazioni nella ricerca del giusto equilibrio fra disponibilità, dimensioni e potenzialità offerte dalle sale meeting.

8 Sicurezza e affidabilità dei dati al servizio delle organizzazioni I sistemi Room Scheduling di Extron garantiscono che la raccolta dei dati relativi a utilizzo e attività svolte sia realizzata integralmente a partire da fonti sicure e affidabili. Inoltre, i componenti hardware, l'applicazione e la rete sono interamente protetti e vi permettono di contare con fiducia sull'integrità del vostro sistema e dei vostri dati. Comunicazioni criptate sull'intero ecosistema Configurazioni protette dei pannelli e accesso ai calendari delle risorse tramite credenziali definite dall'organizzazione Ogni pannello mantiene una connessione separata con il calendario delle risorse assegnato a ciascuna sala tramite il server del calendario Gestione dei calendari delle risorse in base alle prassi e agli standard amministrativi della vostra organizzazione ps htt https Rete TCP/IP Extron OCS 100W Sensore di presenza Room d Conference Main Reserve Release 1:30 11:30 10:30am-11:00am until Extend 10, 10, 10:33am 10:31am January January 1pm 12:30 12pm 11:30 11am 10:30 om ce 10, en nfer 10:33am January zh 6/ H5 AD 1 1T OI DU zh / AD AT P OH EN M PT AD AT O EN HP Ro d rve Co se Re 21 A C Main ASH A5 NI MO UIP TN RE A5 se lea am 1:00 :30 m-1 11 m :30a til 10 un :33a am tend :31, 10 Ex 10 y 10 VCR DVD DOC CAM LAPTOP PC ON OFF DISPLAY MUTE SCREEN UP SCREEN DOWN ar10, nu ary Janu Ja Re 0 1:3 m 1p :30 12 pm 12 :30 11 am 11 : , 10:33am January 204 ASH A5 NI OI 0 zh 6/0 5- H5 AD 1 1T PT zh / A DU AD AT C MO UIP TN RE A5 P OH EN M 52 AD AT P OH EN VCR DVD DOC CAM LAPTOP PC ON OFF DISPLAY MUTE SCREEN UP SCREEN DOWN ary nu Ja m :33a, Extron TLS 725M Pannello TouchLink Scheduling da 7 pollici Google Calendar

9 Costi contenuti di gestione del sistema Sperimentate i vantaggi che risultano da costi contenuti di gestione del vostro sistema in abbinamento a un ritorno significativo sugli investimenti di anno in anno. Il sistema Room Scheduling di Extron offre una soluzione pronta all'uso che il team di supporto della vostra organizzazione può predisporre e gestire con facilità. L'affidabilità delle prestazioni e la semplicità dell'implementazione da parte del vostro personale sono garantite dalle rigorose procedure di test e sviluppo che applichiamo alla nostra soluzione. Il sistema Room Scheduling di Extron offre inoltre una gestione agevolata degli accessi utente per gli amministratori. Dato che questa soluzione rende superflua l'esigenza di canoni periodici di assistenza, spese di licenza, programmazione o apparecchiature supplementari da aggiungere alla rete, i costi tipici di manutenzione e aggiornamento del sistema ne risultano sensibilmente ridotti. Supporto Extron Qualora fosse necessario ricorrere a ulteriore supporto, Extron fornisce assistenza e servizi completi e dedicati in tutto il mondo. Potete contare con fiducia sul nostro team competente e preparato, che dispone di tutte le risorse necessarie ad offrirvi assistenza e semplificare l'integrazione dei vostri sistemi.

10 Software Room Agent Tutti i pannelli TouchLink Scheduling vengono configurati con il software Room Agent di Extron. È sufficiente collegare il touchpanel al vostro computer, lanciare il software gratuito Room Agent, riempire i campi richiesti per creare l'interfaccia grafica e il gioco è fatto. Le opzioni di personalizzazione permettono, fra l'altro, di scegliere colori e immagini di sfondo su misura e di visualizzare o meno i vari campi di testo dell'interfaccia, a seconda delle preferenze dell'utente. Pannelli TouchLink per il sistema Room Scheduling Pannello TouchLink Scheduling da 5" Montaggio a parete: TLS 525M Touchscreen da 5", risoluzione 800x480 Dotato di un input digitale e di supporto PoE Disponibile in nero o bianco Pannello TouchLink Scheduling da 7" Montaggio a parete: TLS 725M Touchscreen da 7", risoluzione 1024x600 Dotato di un input digitale e di supporto PoE Disponibile in nero o bianco Pannello TouchLink Scheduling da 10" Montaggio a parete: TLS 1025M Touchscreen da 10", risoluzione 1280x800 Dotato di un input digitale e di supporto PoE Disponibile in nero o bianco

11 Sensori di presenza I pannelli TLS dotati di un input digitale sono compatibili con i sensori di presenza della serie OCS 100 di Extron, che offrono il monitoraggio della presenza in sala e riattivano lo stato di disponibilità di una sala al termine di un intervallo definito dall'utente. OCS 100W Montaggio a parete OCS 100C Montaggio a soffitto Accessori di montaggio Grazie alle numerose opzioni disponibili, i touchpanel possono essere montati a parete, a incasso o su superficie, o fissati in sicurezza su qualsiasi superficie piana, inclusi vetro e granito. Montaggio incassato a parete RWM 1 Kit per montaggio incassato a parete di TLS 525M RWM 2 Kit per montaggio incassato a parete di TLS 725M e TLS 1025M (riportato nell'immagine qui sopra) Montaggio su parete, vetro o granito SMK 1 Kit per montaggio su superficie di TLS 525M SMK 2 Kit per montaggio su superficie di TLS 725M (riportato nell'immagine qui sopra) SMK 3 Kit per montaggio su superficie di TLS 1025M

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