Circolare N.154 del 18 novembre Fattura elettronica. Note esplicative dell UE

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1 Circolare N.154 del 18 novembre 2011 Fattura elettronica. Note esplicative dell UE

2 Fattura elettronica: note esplicative dell UE Gentile cliente con la presente intendiamo informarla che la Commissione europea in data ha pubblicato alcune note esplicative della normativa in tema di fatturazione elettronica prevista dalla direttiva n. 2010/45/UE. Le note sono state emanate dalla Commissione europea sia per sottolineare alcune criticità inerenti la fatturazione elettronica sia per richiamare l'attenzione su altri settori in cui occorre semplificare le norme IVA al fine di migliorare il funzionamento del mercato interno. Di conseguenza, viene richiesto agli Stati membri in sede di recepimento - di rivedere le rispettive normative interne relative alla disciplina dell'iva con l introduzione di un regime di contabilità di cassa o della possibilità di emettere fatture semplificate per importi inferiori a un dato ammontare. L obiettivo principale della direttiva è eliminare oneri e costi che ostacolano il ricorso alla fattura elettronica da parte delle imprese. A tale scopo, la direttiva stabilisce che ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura. Sulla base di tale nuova disposizione, quindi non vi sono più soltanto la trasmissione elettronica dei dati (EDI) e la firma elettronica avanzata, ma sono necessari adeguati controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi. 2

3 Premessa In data la Commissione europea ha emanato alcune note esplicative della normativa in tema di fatturazione elettronica prevista dalla direttiva n. 2010/45/UE. Con tali note la Commissione ha inteso fornire indicazioni: in merito alla legislazione comunitaria in materia di IVA; alle disposizioni dettate dalla direttiva che gli Stati membri dovranno recepire in modo da renderle effettive a partire dal 1 gennaio La direttiva, ricordiamo, è frutto delle considerazioni della Commissione europea che ha sottolineato alcune criticità inerenti la fatturazione elettronica, richiamando l'attenzione su altri settori in cui occorre semplificare le norme IVA al fine di migliorare il funzionamento del mercato interno. Conseguentemente, si richiede agli Stati membri di rivedere le rispettive normative interne relative alla disciplina dell'iva, con l'introduzione, ad esempio, di un regime di contabilità di cassa (che consente di versare l'iva solo quando il pagamento ad essa relativo viene effettivamente incassato) o della possibilità di emettere "fatture semplificate" per importi inferiori a un dato ammontare. Gli Stati membri dovranno adottare le discipline interne di recepimento della sopra citata direttiva entro il prossimo 31 dicembre La fattura elettronica Secondo le vigenti disposizioni, per fattura elettronica si deve intendere il documento informatico, predisposto secondo specifiche modalità che garantiscono: l'integrità dei dati contenuti; l'attribuzione univoca del documento al soggetto emittente; senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo. Più precisamente, l'emittente deve assicurare l'attestazione della data, l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto. Secondo quanto previsto, in particolare, dall'art. 21, co. 3, quinto periodo, D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 tali requisiti sono garantiti con l'apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica (...)". I suddetti requisiti in mancanza dei quali il documento non può essere considerato una fattura elettronica e che, quindi, anche se inviato elettronicamente come file, deve essere necessariamente materializzato, registrato e conservato su supporto cartaceo - possono essere garantiti, come prima accennato, anche utilizzando, previo accordo con il destinatario, sistemi di trasmissione 3

4 di scambi elettronici di dati EDI. Sistema di trasmissione dati questo caratterizzato dallo scambio diretto, tramite reti di telecomunicazioni nazionali e internazionali, di messaggi commerciali tra sistemi informativi. I messaggi devono essere strutturati e codificati secondo un accordo tipo che, giusta Raccomandazione della Commissione Ce del 19 ottobre 1994, n.94/820/ce., deve prevedere, tra l altro, l esplicita enunciazione delle procedure e delle misure di sicurezza riguardanti la verifica dell origine e dell integrità, il non disconoscimento dell origine e del ricevimento, la riservatezza. Ricordiamo, infine, che una fattura elettronica si considera emessa, ai sensi dell articolo 21 comma 1 ultimo periodo del DPR n. 633/72: EMISSIONE FATTURA ELETTRONICA Emissione della fattura. All'atto della consegna o spedizione. All'atto della sua trasmissione per via elettronica. Al riguardo, la circolare dell Agenzia delle Entrate n. 45/E del ha precisato che l'emissione della fattura elettronica corrisponde alla trasmissione del documento e può realizzarsi anche con un messaggio, attraverso la messa a disposizione del documento (es. conservare la fattura in un sito e metterla a disposizione del cliente attraverso l'invio con firma digitale e riferimento temporale di un messaggio che indichi il "link" con cui il cliente possa scaricare il documento). Necessario in questo caso il preventivo accordo delle parti. Secondo quanto precisato dall Agenzia delle Entrate con la citata circolare n. 45/E/2005, la fattura elettronica si caratterizza per l'assenza di: macroistruzioni (comandi interni al documento stesso in grado di generare automaticamente modifiche dei dati al verificarsi di determinati eventi); codici eseguibili (istruzioni in grado di consentire all'elaboratore la modifica del documento informatico). L'art. 21, co. 3, D.P.R. 633/1972 dispone, infine, che possono essere trasmesse elettronicamente, al medesimo destinatario, più fatture elettroniche raccolte in un unico lotto. Le indicazioni comuni alle diverse fatture possono, in questi casi, essere inserite una sola volta a condizione che per ogni fattura sia possibile accedere alla generalità delle informazioni. 4

5 Nel caso di trasmissione di più fatture in un unico lotto, è possibile apporre il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica sul singolo lotto e non su ogni fattura. L incentivazione all utilizzo della fattura elettronica La Direttiva, ricordiamo, è intervenuta a disciplinare le regole concernenti l'emissione della fattura, tramite strumenti tradizionali o elettronici, il suo contenuto, le modalità di invio e conservazione, anche mediante archiviazione elettronica. L'intervento del Legislatore comunitario si è reso necessario per garantire la massima libertà degli operatori nell individuare le procedure più utili e funzionali allo scopo della fatturazione. Il contesto su cui si poggia la disciplina della fatturazione elettronica, quindi, cambia notevolmente: PRINCIPI GENERALI DELLA DISCIPLINA DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA Disposizioni attuali Nuova direttiva in fase di recepimento Regole comuni sulla fatturazione elettronica. Massima libertà degli operatori. Incoraggiamento dell uso dello strumento Possibilità in capo all Amministrazione elettronico per la fatturazione. Finanziaria di effettuare controlli. Soppressione degli ostacoli giuridici alla trasmissione e all'archiviazione dei documenti dematerializzati. Come è chiaro, tale favore del legislatore comunitario rispetto all utilizzo dello strumento elettronico è da riscontrare nella possibilità per talune imprese, di ridurre - attraverso la fatturazione elettronica - i costi oltre che a renderle maggiormente competitive ed efficienti. Bisogna considerare, inoltre, che lo strumento telematico è sicuramente uno strumento particolarmente utile per l instaurazione dei rapporti a livello extranazionale, pertanto l agevolazione delle modalità di fatturazione virtuale può essere considerata utile al fine della realizzazione del mercato comune europeo. I chiarimenti delle note del Con le note del , la Direzione Generale Fiscalità della Commissione europea ha precisato che i requisiti di autenticità, leggibilità e integrità possono essere assicurati non solo con l'apposizione di una firma elettronica o con utilizzo della trasmissione Edi, ma anche con controlli di gestione interni a ciascun soggetto passivo Iva, tali da creare piste di controllo gestionali e affidabili tra fatture e cessioni o prestazioni. Evidenziamo, che l art. 233, par. 1 della direttiva n. 2006/112/CE (come modificato dalla direttiva) fa altresì riferimento alla leggibilità della fattura. Quest ultima può ritenersi leggibile se è human 5

6 readable. A tal fine, il documento deve presentare uno stile redazionale che ne consenta l immediata comprensione, su carta e in video, senza la necessità di ricorrere ad un attività interpretativa del contenuto. Deve essere garantito, inoltre, l'incrocio e la interoperabilità dei documenti giustificativi di supporto della singola operazione fatturata, quali: l'ordine di acquisto; il contratto; il documento di trasporto; la ricevuta di pagamento. ASSICURAZIONE DEI REQUISITI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA I requisiti Autenticità Deve essere garantita l'identità del fornitore o del prestatore o dell'emittente della fattura: emissione con firma elettronica avanzata, trasmissione Edi o controlli di gestione idonei. Integralità Si deve assicurare che nessun cambiamento al contenuto documentale è intervenuto dal momento dell'emissione a quello di conservazione. leggibilità A distanza di tempo deve essere sempre possibile leggere il documento fattura, e ciò a prescindere dal formato originale con cui è stata emessa e conservata... e le modalità con cui possono essere garantiti....prima del recepimento della..a partire dal direttiva n. 2010/45/UE Apposizione di una firma elettronica. Controlli di gestione interni a ciascun soggetto passivo Iva. Utilizzo della trasmissione Edi. Va garantito l'incrocio e la interoperabilità dei documenti giustificativi di supporto della singola operazione fatturata. Le nuove previsioni in relazione alla garanzia dei sopra citati requisiti, sono poste non obbligatoriamente ma in alternativa all apposizione della firma elettronica e all utilizzo della trasmissione Edi. Per quanto riguarda, invece, l accordo del destinatario al ricevimento della fattura in forma elettronica, a differenza di quanto in precedenza proposto con la COM (2009)21 della Commissione europea, il ricorso ad una fattura elettronica è rimasto subordinato all'accordo del destinatario. 6

7 La nuova Direttiva 2010/45/Ue, al riguardo, non fornisce alcuna indicazione su come debba essere prestato il consenso da parte del destinatario. A questo proposito, le note illustrative del 5 ottobre 2011 chiariscono che l'accordo del destinatario può essere rilasciato per iscritto (formalmente o meno), oppure con comportamenti concludenti quali ad esempio la contabilizzazione ovvero il saldo della fattura ricevuta. Riguardo alla definizione di fattura elettronica ricordiamo che la direttiva introduce una nuova definizione: mentre la previgente nozione faceva riferimento alla "trasmissione o messa a disposizione per via elettronica" dei dati di fatturazione, la nuova definizione utilizza il concetto di "fattura emessa e ricevuta in formato elettronico". Secondo le nuove disposizioni, quindi, per "fattura elettronica" si intende "una fattura contenente le informazioni richieste dalla presente direttiva emessa e ricevuta in formato elettronico". In sostanza, viene sancito il principio della parificazione con la fattura cartacea. Con riferimento alla definizione di "fattura elettronica", le note precisano che quest'ultima, allo stesso modo della fattura cartacea ("paper invoice"), deve contenere tutti gli elementi previsti dalla direttiva n. 2006/112/CE. Inoltre, è necessario che la fattura medesima venga emessa e sia ricevuta in formato elettronico. Non ogni fattura creata in formato elettronico può essere considerata quale "fattura elettronica". Le fatture predisposte in formato elettronico, attraverso, ad esempio, "accounting software or by word processing software", le quali sono inviate e ricevute in formato cartaceo, non possono considerarsi "fatture elettroniche". La fatturazione elettronica obbligatoria Secondo quanto previsto dalla Finanziaria 2008 (L. 28 dicembre 2007, n. 244) la fatturazione elettronica diventa obbligatoria nei casi previsti all'art. 1, co. da 209 a 214, ovvero nel caso in cui vengono effettuate cessioni di beni e prestazioni di servizi nei confronti dei seguenti soggetti: amministrazioni dello Stato; amministrazioni dello Stato a ordinamento autonomo; con gli enti pubblici nazionali. 7

8 Al momento, sono ancora attesi i due decreti attuativi della citata disposizione con cui dovranno essere individuate le caratteristiche di una fattura elettronica, le modalità di trasmissione ed i principali adempimenti richiesti agli operatori per la gestione dematerializzata del ciclo attivo e passivo di fatturazione. Per effetto di tali disposizioni, quindi: FATTURAZIONE OBBLIGATORIA Conseguenze delle Le amministrazioni non possono accettare fatture emesse o disposizioni introdotte trasmesse in forma cartacea. dalla finanziaria 2008 Le amministrazioni non possono effettuare pagamenti, anche parziali, sino a invio in forma elettronica. L'obbligo di fatturazione elettronica nei confronti delle Amministrazioni pubbliche è stato considerato dal Legislatore nazionale come un passaggio necessario per l'adozione di tale meccanismo di fatturazione anche nei rapporti tra imprese. 8