Verbale di riesame della direzione. Responsabilità Sociale SA8000

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1 Verbale di riesame della direzione Responsabilità Sociale SA8000

2 1. Generalità In data 13 gennaio 2014 Alessandro Lamonaca, in qualità di direttore di ALTEC SERVICES Srl, ha effettuato il riesame del sistema di gestione della responsabilità sociale. Il riesame è stato condotto allo scopo di valutare l applicazione e l efficacia del sistema. La valutazione è stata eseguita esaminando la posizione di Altec Services rispetto a tutti i requisiti dello standard SA Responsabilità sociale 2.1 Lavoro infantile La direzione conferma che, vista la natura dei servizi erogati dall azienda, tutti lavoratori devono essere in possesso di un diploma di scuola media superiore e pertanto maggiorenni. Durante le visite effettuate nel corso dell anno presso i fornitori non si sono ravvisati casi di sospetto impiego di lavoro infantile. Tutto il personale di Altec Services è comunque informato delle corrette procedure da attuare in caso venissero a conoscenza di casi di impiego di lavoro infantile. 2.2 Lavoro forzato e obbligato La direzione di Altec Services conferma di operare nel pieno rispetto della normativa italiana e delle convenzioni internazionali senza far uso di lavoro forzato ed obbligato. I documenti del personale sono sempre conservati in fotocopia e non sono mai applicate trattenute salariali o indennità retributive per obbligare il personale a lavorare per l azienda contro la propria volontà. I tempi di preavviso per l interruzione del rapporto di lavoro sono sempre riportati nelle lettere di assunzione fornite in copia ai dipendenti. Sul server aziendale è a disposizione, per la consultazione da parte di tutto il personale, il Contratto Collettivo di Categoria aggiornato al 4 ottobre pagina 2 di 8

3 In particolare dai costanti colloqui con l impiegata che opera presso la sede non emergono lamentele e problemi riguardanti tale aspetto. 2.3 Salute e sicurezza Nel corso del 2013 non si sono verificati incidenti, infortuni e non sono state effettuate assenze imputabili a malattie professionali. Le azioni intraprese nel campo della sicurezza sul lavoro sono le seguenti: nomina del ns. collaboratore ing. Marta Verdino al ruolo di RSPP redazione di un nuovo documento di valutazione dei rischi aggiornamento del piano di emergenza formazione a dipendenti e dirigenti a fronte dell accordo stato/regioni sull art. 37 comma 2 del D.Lgs. 81/08 formazione per gli addetti all emergenze (pronto soccorso ed antincendio) prove di evacuazione degli uffici verifiche programmate dei presidi antincendio Inoltre nelle ultime settimane la direzione ha valutato la conformità i requisiti in materia di prevenzione incendi richiesti dall Advisory 18 Procedura 200 del Saas. A tal fine Altec Services ha rinnovato la richiesta all amministrazione responsabile dello stabile in cui si trova la sede affinché venga fornita evidenza delle verifiche svolte sui sistemi di rilevazione ed allarme incendio. Per quanto concerne la nomina del rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza i dipendenti confermano la decisione di avvalersi di quello territoriale. pagina 3 di 8

4 2.4 Libertà di associazione e diritto alla contrattazione collettiva Relativamente a tale aspetto la direzione di Altec Services ribadisce che ai lavoratori viene concessa la più ampia libertà di iscriversi a qualsiasi sindacato e di avvalersi di rappresentanti ogni qualvolta ne abbiano necessità. La direzione comunica inoltre di avere versato i contributi all Ente Bilaterale Confedarale previsto dal contratto di riferimento e che pertanto i lavoratori potranno anche avvalersi delle prestazioni di tale organismo. 2.5 Discriminazione La direzione di Altec Services è impegnata a garantire pari opportunità a tutte le persone che vi lavorano e con le quali collabora. Nessuna forma di discriminazione è tollerata. Considerando amministratori, dipendenti e i collaboratori utilizzati l organico operativo del 2013 ha visto un impiego pressoché identico di uomini e donne. La diversità dei compensi varia i funzioni dei ruoli ricoperte e del numero di incarichi svolti e non è legata a nessun tipo di fattore discriminante. La direzione dell azienda non ammette nessun tipo di discriminazione politica, religiosa e razziale. Le persone intervenute confermano di non riconoscere nessun forma di discriminazione in azienda. 2.6 Procedure disciplinari Altec Services nel corso del 2013 non ha intrapreso nessun tipo di provvedimento disciplinare nei confronti del proprio personale. Qualora si ravvisassero infrazioni significative, i provvedimenti disciplinari saranno quelli previsti dal CCNL già portati a conoscenza di tutti i lavoratori attraverso l affissione in bacheca. 2.7 Orario di lavoro Nel corso del 2013 non è stato svolto lavoro straordinario. pagina 4 di 8

5 Una sola impiegata ha avanzato 1,5 giorni di ferie in quanto ha espresso la volontà di usufruirne nei primi mesi del Retribuzione La classe retributiva in cui ciascun dipendente è inquadrato è quella prevista dal CCNL secondo la funzione svolta. Per l elaborazione degli stipendi e della documentazione amministrativa del personale, la direzione si avvale di professionisti esterni. I consulenti del lavoro nel corso del 2013 sono intervenuti presso la sede di Altec Services per spiegare a tutto il personale alcuni aspetti riguardanti il contratto di riferimento e la lettura della busta paga. Gli sforzi della direzione sono volti a mantenere una forbice salariale contenuta tra i dipendenti. Nel corso del 2013 il rapporto tra lo stipendio più alto e quello più basso è stato pari a 1,6. 3. Sistema di gestione 3.1 Politica ed obiettivi In sede di riesame la direzione conferma la politica per la responsabilità sociale emessa in data 30 ottobre La politica è stata resa nota a tutti i dipendenti e collaboratori. Inoltre allo scopo di far conoscere l impegno per la responsabilità sociale la politica è pubblicata sul sito aziendale Per il 2013 la direzione ha provveduto a fissare per ogni requisito dello standard di riferimento obiettivi misurabili. Tutti gli obiettivi, ad eccezione rigira dante il godimento delle ferie, sono stati raggiunti. Per il 2014 la direzione ha riproposto una serie di obiettivi riportati nella tabella allegata Indicatori etici anno Rispetto al 2013 è stato inserito un nuovo indicatore riguardante la formazione sulla sicurezza. Anche gli indicatori etici sono pubblicati sul sito aziendale pagina 5 di 8

6 3.2 Formazione Nel periodo intercorso dall avvio del sistema la direzione ha provveduto ad eseguire i seguenti addestramenti: sicurezza sul lavoro (accordo stato/regioni, pronto soccorso e antincendio) buste paga e diritti dei lavoratori sistema di gestione per la responsabilità sociale Per il 2014 la direzione un attività di prevede formazione mirata alla sicurezza sul lavoro con particolare attenzione alla prevenzione incendi ed alla risposta alle emergenze 3.3 Audit interno In data 15 maggio 2013 è stato effettuato il primo audit del sistema di gestione per la responsabilità sociale a cura dell auditor qualificato Renato Bruno. ll sistema, tenendo conto della semplice e contenuta struttura aziendale, è risultato nel complesso coerente e conforme ai requisiti normativi. In sede di audit il valutatore ha tuttavia individuato i seguenti aspetti da migliorare: dare maggiore evidenza agli adempimenti cogenti relativi alla sicurezza di pertinenza dell amministrazione condominiale per le parti comuni migliorare la definizione dei criteri per la valutazione dei fornitori / sub-appaltatori ai fini dello standard di riferimento (aggiornare, ad esempio, il Manuale RS chiarendo meglio le attività da implementare per la valutazione iniziale dei fornitori / subfornitori ed il loro monitoraggio nel tempo) migliorare la comunicazione esterna delle prestazioni sociali (ad esempio, diffusione tramite il sito WEB Aziendale della politica di responsabilità sociale e dei risultati degli indicatori individuati) migliorare la diffusione dei seguenti documenti: organigramma aziendale, politica di responsabilità sociale, codice disciplinare, norma SA8000: 2008 pagina 6 di 8

7 In sede di riesame la direzione comunica che tutte le raccomandazioni segnalate sono state prese in carico dai responsabili Altec Services e sono state risolte. In data 5 luglio 2013 il sistema di gestione per la responsabilità sociale è inoltre stato sottoposto alla valutazione di DNV Italia ottenendone la certificazione di conformità alla standard SA In sede di audit sono state rilevate 2 osservazioni: 1. carente comunicazione agli stakeholders delle prestazioni del sistema 2. carente risposta dei fornitori a conformarsi ai requisiti della SA8000 Tali osservazioni sono state prese in carico provvedendo a: 1. una comunicazione a tutti gli stakeholders tramite mail del sulle prestazioni del sistema di gestione sociale 2. sollecitare i fornitori a conformarsi ai requisiti della SA8000 con mail del Prestazione dei fornitori A tutti i fornitori è stato inoltrato un semplice questionario per valutare le possibili criticità in ambito etico ed è stato richiesto un impegno a condividere ed a promuovere a loro volta i principi dello standard SA8000. Nel corso del 2013 sono state inviate n. 17 lettere e sono state ricevute n. 15 dichiarazioni di impegno a condividere i principi etici (88,2 %). I solleciti operati dall azienda sono risultati efficaci permettendo di passare da 5 impegni ricevuti a luglio 2013 a 15. Non hanno ancora condiviso i requisiti lo studio del commercialista Luca Pini e l albergo Sea Art Hotel. Inoltre con i 2 principali collaboratori dell azienda, il comandante Pietro Balboni e l ammiraglio Giovanni Marinuccci, è stato effettuato un incontro mirato a diffondere la cultura della responsabile sociale ed a far conoscere il proprio sistema di gestione SA8000. Il prossimo passo consisterà nell effettuare incontri mirati a monitorare l ottemperanza ai requisiti di responsabilità sociale con i potenziali fornitori critici. I primi fornitori visitati saranno le strutture alberghiere che forniscono sale meeting e servizi di pernottamento e ristorazione. pagina 7 di 8

8 3.5 Reclami, problematiche ed azioni correttive Dall avvio del sistema del sistema non sono state ricevute lamentele e reclami ne da parte del personale aziendale ne da parte di enti esterni (Clienti, fornitori, associazioni di categorie, etc.) Il personale è informato a riguardo delle modalità con le quali segnalare situazioni di malcontento sia alle funzioni aziendali che alle funzioni esterne interessate (DNV-GL e SAI). 3.6 Prescrizioni legislative Altec Sevices con l introduzione del sistema di gestione di responsabilità sociale ha preso in carico tutte le convenzioni e direttive internazionali richiamate dallo standard SA8000. Presso l azienda sono disponibili lo statuto dei lavoratori ed il CCNL di riferimento in edizione aggiornata. La documentazione di origine esterna è stata aggiornata con l Advisory 18 Procedura 200 emesso da Saas. La direzione conferma che i consulenti del lavoro dello Studio Lombardi sono sempre disponibili a mettere a disposizione di tutto il personale dell azienda la loro raccolta normativa ed a fornire delucidazioni in merito. 4. Conclusioni Le prestazioni del sistema saranno monitorate nel corso dell anno ed i risultati ottenuti discussi in sede del prossimo riesame che si terrà entro il 31 marzo Genova li, 13 gennaio 2014 I partecipanti al riesame: Cristina Bisogno, Nadia Currarino allegati: indicatori etici 2014 Alessandro Lamonaca la direzione pagina 8 di 8