PIANO DI MIGLIORAMENTO

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1 Anno 2013 PIANO DI MIGLIORAMENTO STATO DI REVISIONE REV. DATA DESCRIZIONE ATTIVITÀ PAGINA a Emissione Tutte Tutte Approvazione Emissione Direzione Assicurazione Qualità Data Data

2 Sommario PREMESSA... 2 RACCOMANDAZIONI EMERSE DAI VERBALI DI RIESAME DELL ANNO OBIETTIVI GENERALI DELL ORGANIZZAZIONE PER L ANNO MODALITÀ OPERATIVE E RESPONSABILITÀ DI ATTUAZIONE... 5 Rev. 01 Pagina 1 di 12

3 PREMESSA Con il piano di miglioramento la Direzione intende fissare e diffondere gli obiettivi per l anno 2013, al fine di promuovere la partecipazione attiva e consapevole di tutte le funzioni che devono concorrere all attuazione degli obiettivi prefissati. Nel 2010 tutto il sistema è stato adeguato alla nuova norma ottenendo una nuova certificazione secondo quanto prescritto dalla norma UNI EN ISO 9001:2008. Per l avvicendamento della Direzione Generale la riorganizzazione della struttura degli uffici / segreterie è ancora in fase di assestamento. La Direzione Generale ha quindi definito e documentato la propria Politica della Qualità e assicurato che tale politica venga compresa e sostenuta a tutti i livelli dell organizzazione; a tale scopo la Politica della Qualità viene affissa presso la bacheca nella sede del CNDCEC. In conformità ai macro-obiettivi individuati quale strategia per assicurare il miglioramento continuo delle prestazioni dell Organizzazione e definiti nella Politica per la Qualità, la Direzione ha definito gli Obiettivi Generali dell Organizzazione e le attività di Monitoraggio e Misurazione dei Processi. A tale scopo sono stati definiti modalità e criteri di monitoraggio dei processi individuati, specificando azioni da intraprendere e modalità operative, tempistiche di attuazione e responsabilità di attuazione di ogni singola azione, indicatori di processo, standard di qualità atteso e tempistiche di verifica. Il Piano di Miglioramento è disponibile a tutte le funzioni nella cartella di rete Sistema Qualità. Rev. 01 Pagina 2 di 12

4 RACCOMANDAZIONI EMERSE DAI VERBALI DI RIESAME DELL ANNO 2012 Nel Riesame dell anno 2012 erano emersi le seguenti aree di miglioramento: Incrementare la formazione per il personale soprattutto con l inserimento della formazione obbligatoria o necessaria con l attribuzione di particolari funzioni Proseguire con il monitoraggio degli eventi e degli acquisti per garantire una corretta gestione OBIETTIVI GENERALI DELL ORGANIZZAZIONE PER L ANNO 2013 E volontà della Direzione Generale: Mantenere un sistema di gestione della qualità in conformità alle norme UNI EN ISO 9001:2008 la cui gestione è affidata al Responsabile Qualità. Coinvolgere tutto il personale nella cultura della qualità, attraverso corsi di formazione per l aggiornamento del personale, anche all interno dell organizzazione, con l ausilio del RAQ. Curare rapporti di massima intesa con i destinatari dei servizi erogati, al fine di valutare ed interpretare correttamente le esigenze attraverso un costante monitoraggio della soddisfazione degli utenti. Garantire che tutte le attività vengano condotte nel rispetto, continuato nel tempo, dei vincoli di legge cogenti, nonché di tutti i documenti/ regolamenti di origine interna che riguardano gli aspetti produttivi, della salute dei dipendenti/collaboratori e dell ambiente di lavoro. Sono stati individuati i seguenti obiettivi di miglioramento: Garantire l efficace/efficiente gestione del Sistema Qualità implementazione del Sistema Qualità in conformità alla norma UNI EN ISO 9001; Garantire un adeguato livello formativo del Personale nell esercizio delle proprie funzioni: programmare i corsi di formazione per accrescere le competenze; Individuare eventuali Gap tra la Qualità Prestata e la Qualità Percepita/Attesa, al fine di rilevare opportunità di miglioramento e assicurare un efficace gestione dei reclami degli Utenti; sensibilizzare tutte le funzioni a registrare i reclami degli utenti e a segnalare le NC. Rev. 01 Pagina 3 di 12

5 Effettuare le attività di monitoraggio e misurazione dei processi attraverso l analisi generale delle procedure e degli indicatori al fine di garantire un efficace gestione delle attività afferenti agli Uffici/Segreterie e della gestione del carico di lavoro; Monitoraggio costante in merito alla comunicazione da parte degli uffici/segreterie circa l esito delle attività attribuite in sede di consiglio/comitato esecutivo Gestione delle procedure per la riorganizzazione del magazzino/deposito adibito ad archivio Implementazione delle funzionalità dell area del sito internet dedicata alla FPC. Rev. 01 Pagina 4 di 12

6 MODALITÀ OPERATIVE E RESPONSABILITÀ DI ATTUAZIONE Garantire l efficace/efficiente gestione del Sistema Qualità implementazione del i Sistema Qualità in conformità alla norma UNI EN ISO 9001; Funzioni Responsabili: RAQ - Tutte le Funzioni Modalità Operative: La Direzione del CNDCEC, a seguito del processo di unificazione dei due Enti, ha deciso di riprendere il percorso di certificazione in conformità alla norma UNI EN ISO 9001 e implementare un modello organizzativo, volto a realizzare mandato istituzionale dell Ente in armonia con i requisiti di uno Standard riconosciuto a livello internazionale. L obiettivo raggiunto nel mese di novembre 2012, deve quindi essere mantenuto per il Ogni Funzione ha la responsabilità di implementare e applicare il Sistema di Gestione per la Qualità e di svolgere le proprie mansioni in ottemperanza ai requisiti per la Qualità prescritti dai Processi Operativi/Gestionali implementati. A tale scopo saranno effettuate dal Responsabile Assicurazione Qualità, con la consulenza della Dott.ssa Grazia D Ottavi, le verifiche ispettive interne puntualizzate nel piano 2013, finalizzate a verificare la corretta applicazione e l efficace funzionamento del sistema. Indicatori/Obiettivo Atteso: Al fine di monitorare l efficiente ed efficace gestione delle attività sopradescritte la Direzione ha individuato i seguenti indicatori di processo e il relativo standard di qualità atteso. Indicatore: Obiettivo Atteso: Indice di Valutazione VII Indice Valutazione V.I.I 75% (relativamente ad ogni processo) Numero totale di NC rilevate in VII < 15 Numero Azioni Correttive/Preventive intraprese > 5 Modalità e criteri di verifica: Data per la Verifica del raggiungimento degli obiettivi: Entro novembre 2013 Modalità di Verifica: Verifica ispettiva esterna Rev. 01 Pagina 5 di 12

7 Garantire un adeguato livello formativo del Personale secondo le proprie funzioni: programmare i corsi di formazione per accrescere le competenze; Funzione Responsabile: Direzione Generale Ufficio risorse umane RAQ Modalità Operative: Il 2012 è stato un anno abbastanza povero di formazione per una serie di motivazioni. E ancora prevedibile una modifica parziale nella riorganizzazione degli uffici e delle attività del CNDCEC e, conseguentemente, dell organigramma e di alcuni mansionari. La Direzione provvederà nel corso dell anno inoltre a rendere disponibili le competenze necessarie per un funzionamento efficace ed efficiente del CNDCEC. Il piano di formazione annuale vede per il 2013 un numero di ore di formazione su: Corsi di aggiornamento in materia di sicurezza nei luoghi di lavoro: Lavoratori ai sensi dell art. 37 comma 11 Dlgs 81/08 Corsi di aggiornamento per gli addetti al primo soccorso Corsi di aggiornamento per gli addetti antincendio Corso per Responsabile dei Lavoratori in materia di Sicurezza Indicatori/Obiettivo Atteso: Al fine di monitorare l efficiente ed efficace gestione delle attività sopradescritte la Direzione ha individuato i seguenti indicatori di processo e il relativo standard di qualità atteso. Indicatore: Obiettivo Atteso: N di Non Conformità legate a carenze di risorse < 5 N di Non Conformità causate da carenze di competenza e/o comunicazione Rispetto del Piano di Formazione (GG di Formazione Preventivate/GG erogate) % Modalità e criteri di verifica: Data per la Verifica del Raggiungimento degli obiettivi: Entro 31/12/2013 Modalità di Verifica: in fase di Riesame del piano di miglioramento del Sistema di Gestione per la Qualità Rev. 01 Pagina 6 di 12

8 Individuare eventuali Gap tra la Qualità Prestata e la Qualità Percepita/Attesa, al fine di rilevare opportunità di miglioramento e assicurare un efficace gestione dei reclami degli Utenti; sensibilizzare tutte le funzioni a registrare i reclami degli utenti che dovessero pervenire; Funzione Responsabile: Direzione Generale - Responsabile Qualità - tutte le funzioni Modalità Operative: La Direzione intende migliorare con continuità la qualità dei propri servizi al fine di rispondere con efficacia alle esigenze dei propri Utenti. A tale scopo la Direzione si impegna mediante la gestione per la qualità a promuovere la consapevolezza dei requisiti del Cliente nell ambito di tutta l organizzazione. Per l anno in corso non si prevede la somministrazione di un nuovo questionario anche in considerazione del cambio di vertice della dirigenza e della contingenza del momento politico della categoria chiamata a nuove elezioni del consiglio nazionale nel corso del Il RAQ, con il supporto delle funzioni interessate è chiamato a gestire eventuali reclami al fine di valutare/risolvere scostamenti tra la qualità prestata e la qualità attesa/percepita. Inoltre il Raq provvederà a sensibilizzare tutte le funzioni a registrare i reclami degli utenti che dovessero pervenire e a registrare tutte le N.C. del sistema. Indicatori/Obiettivo Atteso: Al fine di monitorare l efficiente ed efficace gestione delle attività sopradescritte la Direzione ha individuato i seguenti indicatori di processo e il relativo standard di qualità atteso. Indicatore: Obiettivo Atteso: Numero di reclami da Clienti Anno N.< 5 N QSC inviati/n QSC riconsegnati > 50 % N delle NC e dei reclami > 15 Modalità e criteri di verifica Data per la Verifica del Raggiungimento degli obiettivi: Entro 31/12/2013 Modalità di Verifica: in fase di Riesame del piano di miglioramento del Sistema di Gestione per la Qualità Rev. 01 Pagina 7 di 12

9 Effettuare le attività di monitoraggio e misurazione dei processi attraverso l analisi generale delle procedure e degli indicatori al fine di garantire un efficace gestione di tutte le attività degli Uffici/Segreterie e del carico di lavoro; Funzione Responsabile: RAQ tutte le funzioni Modalità Operative: Al fine di valutare il carico di lavoro presso gli Uffici/Segreterie la Direzione Generale ha provveduto per ogni processo ad individuare appositi indicatori volti a misurare: il carico di lavoro svolto non conformità rilevate nel corso delle attività non conformità a fornitori non conformità dovute a carenza di risorse Tale monitoraggio risulta essere di fondamentale importanza al fine di individuare eventuali criticità e ottimizzare la pianificazione, l esecuzione e il controllo delle attività afferenti agli Uffici/Segreterie. Per quanto riguarda le forniture, il Consiglio Nazionale ha intenzione di dotarsi di fornitori sempre più qualificati e, a tale scopo, il responsabile dei Servizi generali, anche su indicazione delle altre funzioni, provvederà a documentare le non conformità riscontrate sulle forniture (ritardi di consegne, corrispondenza ddt ordine, corrispondenza ordine e fattura relativa etc.) e ad effettuare entro la fine dell anno, con il supporto del RAQ, la valutazione per l aggiornamento dell elenco fornitori. La Direzione ha provveduto a definire per ogni Ufficio/Segreteria gli indicatori e il relativo obiettivo atteso (vedi allegato). Modalità e criteri di verifica: Data per la verifica del raggiungimento degli obiettivi: Entro 31/12/2013 Modalità di Verifica: in fase di Riesame del piano di miglioramento del Sistema di Gestione per la Qualità Rev. 01 Pagina 8 di 12

10 Monitoraggio costante in merito alla comunicazione da parte degli uffici/segreterie circa l esito delle attività attribuite con il memorandum attraverso le sedute di consiglio e di comitato esecutivo Funzione Responsabile: RAQ tutte le funzioni Modalità Operative: In considerazione del fatto che la Direzione pone particolare attenzione ad avere un ritorno circa l esito delle attività assegnate dal Consiglio Nazionale o dal Comitato Esecutivo ai singoli uffici/segreterie, ha attribuito al Raq l incarico specifico di monitorare tali esiti mediante il DR 02 della PO 01 memorandum. Modalità e criteri di verifica Data per la verifica del raggiungimento degli obiettivi: Entro 31/12/2013 Modalità di Verifica: in fase di Riesame del piano di miglioramento del Sistema di Gestione per la Qualità. Rev. 01 Pagina 9 di 12

11 Gestione delle procedure per la riorganizzazione del magazzino/deposito adibito ad archivio Funzione Responsabile: Economato Ufficio protocollo - tutte le funzioni Modalità Operative: In considerazione del fatto che il magazzino adibito alla conservazione dei documenti del consiglio nazionale non risulta idoneo a tale scopo, la Direzione ritiene di dover provvedere ad una nuova localizzazione e quindi ad una totale riorganizzazione anche ai fini di uno scarto documentale. Si dà incarico quindi all ufficio protocollo che con il supporto di tutti gli uffici provvederà alla ricognizione e a tale riorganizzazione. Modalità e criteri di verifica: Data per la verifica del raggiungimento degli obiettivi: Entro 31/12/2013 Modalità di Verifica: in fase di Riesame del piano di miglioramento del Sistema di Gestione per la Qualità. Rev. 01 Pagina 10 di 12

12 Implementazione delle funzionalità dell area del sito internet dedicata alla FPC. Funzione Responsabile: ufficio pronto Ordini - Modalità Operative: Di concerto con la Direzione Centrale della Finanza Locale - Dipartimento per gli affari interni e territoriali - del Ministero dell Interno, verrà messo a punto un programma informatico che, a decorrere dal 25 luglio 2013, consentirà agli Ordini territoriali di presentare le richieste di accreditamento degli eventi di FPC rivolte al Consiglio Nazionale contestualmente alle istanze di condivisione al Ministero dell Interno dei programmi degli eventi in materia di contabilità pubblica e gestione economico finanziaria. Il programma verrà quindi implementato tramite il programma già in nostra dotazione e dedicato alla Formazione ed inserito nell area del sito internet del consiglio nazionale. Modalità e criteri di verifica Data per la verifica del raggiungimento degli obiettivi: Entro 31/12/2013 Modalità di Verifica: in fase di Riesame del piano di miglioramento del Sistema di Gestione per la Qualità. Rev. 01 Pagina 11 di 12