Automatizzare e gestire i processi. Oltre la gestione documentale

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1 Automatizzare e gestire i processi Oltre la gestione documentale

2 Ardis.. oltre il semplice gestore documentale Molti software documentali sono ormai disponibili sul mercato, anche molto sofisticati, progettati per gestire i documenti sia amministrativi che tecnici. Ardis vuole differenziarsi puntando molto sulla gestione dei processi di Workflow e sulla sicurezza, ma soprattutto automatizzando, i modelli del cliente e tutte le operazioni ripetitive che sono causa di perdite di tempo e possibilità di errori. (- TEMPO) + ( - ERRORI ) = - COSTI PER L AZIENDA

3 Gestione documentale I software di gestione documentale archiviano ormai qualsiasi tipo di file Qualsiasi tipo di documento Rendendo possibili le normali operazioni richieste da questi software Utilizzano Metadati Qualsiasi tipo di file nel gestore documentale con indicizzazione dei documenti Database Aziendale

4 Ad di là della semplice archiviazione, Ardis si propone come soluzione per automatizzare la modulistica, i processi ed i Workflow dell azienda rendendo intelligente e rispettando la modulistica in uso esempio: Gestione non conformità Riepiloghi automatici, immediati e personalizzabili

5 Gestione Welding book In Ardis sono state precedentemente archiviate le PQR (Procedure Qualification Record) le WPS (Welding Procedure Specification) e le relative WPQ (Welding Procedure qualification) con le varie associazioni tra i files. Si indicano nel master le WPS e le PQR relative Attivando la macro associata legge le caselle relative alla Welding list, procede al recupero dei vari files generando un unico PDF con tutti i documenti ordinati in sequenza secondo le esigenze del cliente. Chiaramente è possibile gestire le date di scadenza con avviso n giorni prima, associarli a commesse, verificarne l invio,.

6 Certificati materiale Modulo automatizzato in Excel: legge la cartella con i files scansionati, compilati i dati richiesti e il certificato viene archiviato direttamente in Ardis. E possibile attivare la gestione full text del PDF. Sono quindi poi ricercabili per tutti i dati inseriti ed utilizzabili da altre applicazioni per generare documenti verso il cliente od interni (certificati da rilasciare).

7 Caricamento commesse Per automatizzare il caricamento delle commesse proponiamo due soluzioni Un programma che legge una lista di documenti impostabile dal cliente Un modulo in Excel personalizzabile che chiede i vari dati necessari e crea commessa e documenti

8 Codifica documenti Completamente configurabile Multi codifica Associazione utente/codifica Registrazione passaggi esportabile Riga di comando per attivazione Contatori automatici Archivio storico

9 Applicazioni anche complesse Crea il modello richiesto con le varie righe Legge i dati da un file esportato dal gestionale Seleziona il certificato da creare Crea i pdf nella cartella di commessa divisi per serial e li firma

10 Altri esempi Azioni correttive Taratura Strumenti Modulo comunicazioni interne in Word Questi sono solo alcuni esempi di come possiamo automatizzare, archiviare e distribuire tutti i vostri documenti e processi anche decisamente complessi.

11 Cerchiamo e selezioniamo applicazioni per aiutarvi a Creazione di PDF in modalità batch Fusione di files di un unico PDF in modalità batch Lista di distribuzione agli utenti automatica e verificabile Tracciamento di tutte le operazioni effettuate in Ardis e possibilità di ottenere report di qualsiasi tipo Ascoltiamo le tue esigenze, valutiamo come e cosa fare e proponiamo soluzioni a costi contenuti e rapido ritorno dell investimento

12 Ardis - caratteristiche Supporto dei più comuni database Personalizzabile da menu Interfaccia semplice ed intuitiva Licenze concorrenti (ad accessi contemporanei / licenze floating) Riga di comando per altre applicazioni Collegamento parametrico con i gestionali del cliente Storico operazioni effettuate dagli utenti

13 Ardis - caratteristiche Gestione avvisi via mail delle operazioni importanti Gestione documenti di commessa Trasmissione documenti esternamente o alle officine con stato rientro Pianificazione documenti e tracciamento Generazione document list Vari formati

14 Ardis sicurezza archivio Login utenti anche con Active directory e SSO e gestione permessi Gestione profili per disattivare pulsanti maschere File archiviati con attributo sola lettura Crittografia a richiesta Pseudonimizzazione files archiviati (nome visualizzato Axxxxxxx) Modulo TFS che non condivide in rete le cartelle server

15 Ardis pensato da noi implementato seguendo le esigenze dei clienti