Connettore Metodo Evolus / Arxivar

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1 SISTEMA S.R.L. Blocco 4B Galleria B n Funo Centergross (BO) Tel Fax Rev. A 02 ottobre 2012 Connettore Metodo Evolus / Arxivar

2 Sommario Ciclo attivo... 3 Archiviazione automatica dei documenti... 3 Ciclo passivo... 3 Archiviazione con attesa di barcode... 3 Generazione delle etichette barcode... 3 Visualizzazione dei documenti archiviati... 6 Configurazione del connettore... 9 Tabella delle Configurazioni Generali... 9 Tabella Tipi Fonti Tabella Modalità Tabella Contatori Tabella Contatori Prima Nota Tabella Contatori Documenti Tabella Contatori Teste Ord. Prod. (Commesse) Tabella Contatori Righe Ord. Prod Tabella Mappatura Campi Aggiuntivi Pagina 2 di 16

3 I documenti archiviati in Arxivar, possono essere collegati al gestionale Metodo Evolus a partire da registrazioni di prima nota contabile, da inserimento di documenti oppure da inserimento di commesse e ordini di produzione. In tutti i casi è possibile gestire sia il ciclo attivo sia il ciclo passivo. Per la realizzazione del connettore è stato utilizzato l SDK WCF. In questo modo il connettore è già pienamente compatibile con le versioni future di Arxivar. Ciclo attivo Archiviazione automatica dei documenti Quando si esegue un ciclo attivo dei documenti ed è attiva la funzionalità di archiviazione automatica, il connettore si occupa, al salvataggio di un documento da Metodo Evolus, di archiviare tale documento in Arxivar (ad esempio in PDF). Sarà sufficiente parametrizzare opportunamente le relative tabelle di configurazione. Per tale archiviazione automatica, tutto quello che viene fatto dal connettore è totalmente trasparente all utente che sta utilizzando il gestionale. Questo è stato fatto appositamente per non distrarre l utente dal proprio lavoro abituale. E possibile anche eseguire dei cicli attivi con attesa di barcode. E il caso di documenti che attendono una firma e vengono successivamente scansionati oppure il caso di ordini di produzione che vengono prima archiviati puliti e successivamente archiviati con annotazioni segnate nella stampa. Ciclo passivo Archiviazione con attesa di barcode Nella registrazione di una prima nota contabile o nella creazione di un documento passivo, il connettore lega la registrazione o il documento ad un barcode. Viene quindi fatta in Arxivar una archiviazione con attesa di barcode. Sarà poi il servizio barcode di Arxivar che si occuperà di riconciliare i barcode in attesa con i documenti che saranno successivamente scansionati. Generazione delle etichette barcode Il connettore prevede due modalità di generazione per le etichette barcode: la generazione automatica oppure la generazione anticipata. Pagina 3 di 16

4 Quando è impostata la modalità di generazione automatica delle etichette barcode, al salvataggio di una registrazione contabile o al salvataggio di un documento (nel caso di ciclo passivo), il gestionale si occupa automaticamente di lanciare la stampa dell etichetta sulla stampante etichette definita nelle tabelle di configurazione. In Figura 1 è possibile vedere un esempio di etichetta generata automaticamente al salvataggio di una registrazione di prima nota contabile. Figura 1 - Esempio di etichetta barcode. Quando invece è impostata la modalità di generazione anticipata delle etichette barcode, si dovrà, in una fase precedente al salvataggio di registrazioni o di documenti, utilizzare la funzionalità di Generazione Barcode. La schermata di tale funzionalità è molto semplice come si può vedere in Figura 2. Figura 2 Schermata per la generazione delle etichette barcode. Una volta generate le etichette necessarie, si procede come sempre alle registrazioni di prima nota contabile oppure all inserimento di documenti. Pagina 4 di 16

5 In entrambi i casi, al salvataggio, comparirà una finestra in attesa del barcode prestampato che si vuole utilizzare. Figura 3 - Inserimento del barcode prestampato. E possibile imputare a mano il barcode oppure è possibile utilizzare strumenti come il lettore di barcode. Pagina 5 di 16

6 Visualizzazione dei documenti archiviati Figura 4 - Bottoni per l'apertura dei documenti archiviati. Pagina 6 di 16

7 Il connettore prevede dei bottoni per l apertura del fascicolo e la ristampa dell etichetta barcode. In Figura 4 si possono vedere ad esempio la finestra di Prima Nota Contabile, la finestra di Modifica Documenti e la finestra di Modifica Ordini di Produzione. Cliccando il bottone Ristampa Etichetta, visibile solo nel caso di ciclo passivo, è possibile ristampare l etichetta barcode per la scansione del documento. Cliccando il bottone Apri Fascicolo comparirà la schermata visibile in Figura 5. Figura 5 - Schermata Fascicolo e aggiunta di allegati. Nella schermata Fascicolo, si possono aggiungere o rimuovere degli allegati al documento o alla registrazione di Metodo Evolus. Quando si clicca su Salva, gli allegati aggiunti saranno inseriti nello stesso fascicolo del documento/registrazione padre ed inoltre sarà creata una relazione con quest ultimo. In Figura 6 è possibile vedere il risultato del salvataggio degli allegati: la griglia permette di visualizzare tutte le informazioni relative ad un documento archiviato (ad esempio Mittente, Destinatario, Data del file, ). Infine, il bottone Apri permette di visualizzare sia il file archiviato in Arxivar sia i relativi allegati. Pagina 7 di 16

8 Figura 6 Schermata Fascicolo con allegati salvati. Un altro punto per visualizzare i documenti archiviati, è l aggiunta di azioni contestuali nelle Visioni di Metodo Evolus. Ad esempio nella Visione Situazione Ordini, cliccando una riga di ordine di produzione, è possibile vedere sia la commessa archiviata sia l odine di produzione archiviato. In entrambi i casi si aprirà la schermata Fascicolo vista in precedenza. Figura 7 - Azioni contestuali per la visualizzazione dei documenti archiviati. Pagina 8 di 16

9 Configurazione del connettore Tutti gli aspetti di configurazione del connettore sono accessibili direttamente dal gestionale tramite tabelle di configurazione. Tabella delle Configurazioni Generali Figura 8 - Tabella delle configurazioni generali. La tabella delle configurazioni generali permette di inserire: - ArxAppName: nome descrittivo del servizio di archiviazione. - ArxUrlPush: url di push per la connessione ad Arxivar. - ArxUsername: username per la connessione ad Arxivar. - ArxPassword: password per la connessione ad Arxivar. - ClasseDocAllegati: classe documentale da utilizzare per l archiviazione di allegati. - CodiceDittaRubrica: rappresenta il codice che identifica la ditta corrente nella Rubrica di Arxivar. - GeneraPDF: nel ciclo attivo permette di specificare se il PDF sarà generato da Metodo Evolus oppure se la generazione viene demandata al servizio di archiviazione. - NumeroDocMaggioreDi: permette di stabilire da quale progressivo di documento iniziare l archiviazione documentale. - PercorsoReportGenerico: percorso del file di stampa per la generazione anticipata delle etichette barcode. Pagina 9 di 16

10 - StampanteReportGenerico: nome della stampante da utilizzare per la generazione anticipata delle etichette barcode. Se tale campo viene lasciato vuoto, sarà utilizzata la stampante predefinita di sistema. - UsaBisComeRevisione: permette di archiviare i documenti con bis come se fossero delle revisioni dei documenti senza bis o con bis precedente. Tabella Tipi Fonti Figura 9 - Tabella Tipi Fonti. La tabella identifica la fonte della documentazione da archiviare. Possono essere definite varie fonti identificate da un codice numerico univoco. Tabella Modalità Figura 10 - Tabella Modalità. La tabella identifica la modalità di creazione del barcode per un profilo documentale. La modalità Collega Barcode Prestampato permette di definire per Pagina 10 di 16

11 un profilo documentale un barcode già generato in precedenza. La modalità Genera Barcode permette di generare automaticamente un barcode per il profilo documentale. Tabella Contatori Figura 11 - Tabella Contatori. La tabella permette di definire dei contatori per i barcode da generare sia in modalità automatica sia in modalità anticipata. Si definiscono un codice univoco, una descrizione, il tipo di fonte, un prefisso per il barcode, il valore corrente del contatore (generalmente a zero per un nuovo contatore) e la lunghezza in caratteri del barcode da generare. Tabella Contatori Prima Nota Figura 12 - Tabella Contatori Prima Nota. Pagina 11 di 16

12 La tabella permette di definire le caratteristiche per l archiviazione documentale da Prima Nota Contabile: - Codice: codice univoco. - Cod. Contatore: codice del contatore da utilizzare. Il campo Descr. Contatore sarà compilato automaticamente in base alla scelta del codice. - Causale Cont.: codice della causale contabile di Prima Nota. Il campo Descr. Causale sarà compilato automaticamente in base alla scelta del codice. - Cod. Modalità: codice della modalità di creazione del barcode. Il campo Descr. Modalità sarà compilato automaticamente in base alla scelta del codice. - Obbligatorio: identifica se il barcode è obbligatorio o meno per la prosecuzione dell archiviazione. - Classe Docum.: identifica la classe documentale Arxivar. In base alla scelta di tale classe sarà creato il profilo documentale per l archiviazione. - Tipo Ciclo: identifica se il ciclo documentale è un ciclo attivo oppure un ciclo passivo. - Percorso File: nel ciclo attivo, identifica il percorso dove sarà creato il file PDF del documento da archiviare. Se non è definito nessun percorso sarà utilizzata la cartella temporanea dell utente di sistema. - Cancella: indentifica se cancellare o meno il file PDF del documento dopo l archiviazione. - Percorso Report: nel ciclo passivo, identifica il percorso del file di stampa dell etichetta barcode; nel ciclo attivo, identifica il percorso del file di stampa del documento il quale verrà poi esportato in PDF. - Stampante Report: nome della stampante da utilizzare per i due casi visti al punto precedente. Se tale campo viene lasciato vuoto, sarà utilizzata la stampante predefinita di sistema. Pagina 12 di 16

13 Tabella Contatori Documenti Figura 13 - Tabella Contatori Documenti. La tabella permette di definire le caratteristiche per l archiviazione documentale da Inserimento/Modifica Documenti: - Codice: codice univoco. - Cod. Contatore: codice del contatore da utilizzare. Il campo Descr. Contatore sarà compilato automaticamente in base alla scelta del codice. - Tipo Doc.: parametro del documento Metodo Evolus. - Cod. Modalità: codice della modalità di creazione del barcode. Il campo Descr. Modalità sarà compilato automaticamente in base alla scelta del codice. - Obbligatorio: identifica se il barcode è obbligatorio o meno per la prosecuzione dell archiviazione. - Classe Docum.: identifica la classe documentale Arxivar. In base alla scelta di tale classe sarà creato il profilo documentale per l archiviazione. - Tipo Ciclo: identifica se il ciclo documentale è un ciclo attivo oppure un ciclo passivo. - Percorso File: nel ciclo attivo, identifica il percorso dove sarà creato il file PDF del documento da archiviare. Se non è definito nessun percorso sarà utilizzata la cartella temporanea dell utente di sistema. - Cancella: indentifica se cancellare o meno il file PDF del documento dopo l archiviazione. - Percorso Report: nel ciclo passivo, identifica il percorso del file di stampa dell etichetta barcode; nel ciclo attivo, identifica il percorso del file di stampa del documento il quale verrà poi esportato in PDF. - Stampante Report: nome della stampante da utilizzare per i due casi visti al punto precedente. Se tale campo viene lasciato vuoto, sarà utilizzata la stampante predefinita di sistema. Pagina 13 di 16

14 - Inserimento Con Barcode: specifica se il profilo di archiviazione che andrà archiviato deve essere inserito con attesa barcode. Tabella Contatori Teste Ord. Prod. (Commesse) Figura 14 - Tabella Contatori Teste Ordini Produzione. La tabella permette di definire le caratteristiche per l archiviazione documentale di una Testa Ordine Produzione, denominata anche Commessa di Produzione: - Codice: codice univoco. - Cod. Contatore: codice del contatore da utilizzare. Il campo Descr. Contatore sarà compilato automaticamente in base alla scelta del codice. - Tipo Comm.: tipo della commessa di produzione di Metodo Evolus. - Cod. Modalità: codice della modalità di creazione del barcode. Il campo Descr. Modalità sarà compilato automaticamente in base alla scelta del codice. - Obbligatorio: identifica se il barcode è obbligatorio o meno per la prosecuzione dell archiviazione. - Classe Docum.: identifica la classe documentale Arxivar. In base alla scelta di tale classe sarà creato il profilo documentale per l archiviazione. - Tipo Ciclo: identifica se il ciclo documentale è un ciclo attivo oppure un ciclo passivo. - Percorso File: nel ciclo attivo, identifica il percorso dove sarà creato il file PDF del documento da archiviare. Se non è definito nessun percorso sarà utilizzata la cartella temporanea dell utente di sistema. - Cancella: indentifica se cancellare o meno il file PDF del documento dopo l archiviazione. - Percorso Report: nel ciclo passivo, identifica il percorso del file di stampa dell etichetta barcode; nel ciclo attivo, identifica il percorso del file di stampa del documento il quale verrà poi esportato in PDF. Pagina 14 di 16

15 - Stampante Report: nome della stampante da utilizzare per i due casi visti al punto precedente. Se tale campo viene lasciato vuoto, sarà utilizzata la stampante predefinita di sistema. - Inserimento Con Barcode: specifica se il profilo di archiviazione che andrà archiviato deve essere inserito con attesa barcode. Tabella Contatori Righe Ord. Prod. Figura 15 - Tabella Contatori Righe Ordini Produzione. La tabella permette di definire le caratteristiche per l archiviazione documentale di una Riga Ordine Produzione: - Codice: codice univoco. - Cod. Contatore: codice del contatore da utilizzare. Il campo Descr. Contatore sarà compilato automaticamente in base alla scelta del codice. - Tipo Doc.: parametro del documento Metodo Evolus. - Cod. Modalità: codice della modalità di creazione del barcode. Il campo Descr. Modalità sarà compilato automaticamente in base alla scelta del codice. - Obbligatorio: identifica se il barcode è obbligatorio o meno per la prosecuzione dell archiviazione. - Classe Docum.: identifica la classe documentale Arxivar. In base alla scelta di tale classe sarà creato il profilo documentale per l archiviazione. - Tipo Ciclo: identifica se il ciclo documentale è un ciclo attivo oppure un ciclo passivo. - Percorso File: nel ciclo attivo, identifica il percorso dove sarà creato il file PDF del documento da archiviare. Se non è definito nessun percorso sarà utilizzata la cartella temporanea dell utente di sistema. - Cancella: indentifica se cancellare o meno il file PDF del documento dopo l archiviazione. Pagina 15 di 16

16 - Percorso Report: nel ciclo passivo, identifica il percorso del file di stampa dell etichetta barcode; nel ciclo attivo, identifica il percorso del file di stampa del documento il quale verrà poi esportato in PDF. - Stampante Report: nome della stampante da utilizzare per i due casi visti al punto precedente. Se tale campo viene lasciato vuoto, sarà utilizzata la stampante predefinita di sistema. - Inserimento Con Barcode: specifica se il profilo di archiviazione che andrà archiviato deve essere inserito con attesa barcode. Tabella Mappatura Campi Aggiuntivi Figura 16 - Tabella per la mappatura dei campi aggiuntivi delle classi documentali. Aspetto molto importante è la presenza di una tabella di configurazione per la mappatura dei campi aggiuntivi: per ogni classe documentale possono essere definiti uno o più campi aggiuntivi. Per questo, mediante la tabella di configurazione visibile in Figura 16, possiamo quindi mappare i campi aggiuntivi della classe documentale con i campi del database del gestionale rendendo il connettore flessibile e in grado di soddisfare qualsiasi esigenza dell utente. Pagina 16 di 16