Esperienza D uso di Qualiware Azienda ALIT TECHNOLOGIES SRL

Transcript

1 Esperienza D uso di Qualiware Azienda ALIT TECHNOLOGIES SRL 1_Presentazione dell azienda ALIT technologies è un azienda giovane nata nel 2005 inizialmente come rivendita di prodotti chimici per il trattamento dei metalli e successivamente come produttrice di prodotti ed impianti per la sverniciatura dei metalli. L azienda è nata dall intraprendenza del titolare che, partito da solo, ha poi iniziato ad inserire diverse figure in azienda e a dotarsi di un semplice software gestionale. Nel 2016 l azienda ha deciso di cambiare passo spostandosi di capannone e sostituendo il gestionale con un ERP ed inserendo il documentale Qualiware. Da quel momento è iniziato un nuovo modo di gestione dei documenti e di ottimizzazione delle procedure e di efficienza aziendale. Di seguito vi elenchiamo alcuni sviluppi che sono stati gestiti internamente dal nostro responsabile IT Matteo Pozza. 2_Le principali innovazioni introdotte da Qualiware in azienda L introduzione del sistema Qualiware presso la nostra azienda ha permesso la digitalizzazione e l archiviazione di una svariata tipologia di documenti, permettendo di sopperire a difficoltà importanti legate alla precedente gestione classica a cartelle. Di seguito elenchiamo i vantaggi che Qualiware ha introdotto in azienda: 1-archiviazione, ricerca, condivisione e gestione delle revisioni dei file semplificata. 2-gestione semplificata dei permessi ai singoli file e cartelle con possibilità di inibire gli accessi o distribuire i documenti a singoli utenti o enti. 3- possibilità di accesso ai documenti da qualunque parte del mondo, con qualunque dispositivo in maniera semplice e veloce. 4- Possibilità di scaricare le nuove release di Qualiware e varie categorie documentali già pronte direttamente dal forum messo a disposizione dalla software-house. L ampia possibilità di personalizzazione offerta da Qualiware ci ha dato completa libertà nello sviluppo di funzioni attraverso nuove categorie documentali, interfacce (Form Designer) e statistiche (Query Designer). L adozione di linguaggio standard come SQL per la gestione della base dati, unita ad una nomenclatura chiara ed esplicativa delle tabelle e dei campi fondamentali ci ha permesso di estrapolare ed elaborare dati in maniera pressoché autonoma, creando report in Excel, PDF e rendendoli facilmente accessibili ai vari dipendenti attraverso pulsanti facilmente personalizzabili. Infine, è stata particolarmente apprezzata la possibilità, offerta da Qualiware, di attivare in maniera rapida un portale clienti/fornitori in cui mettere a disposizione la documentazione distribuita al singolo cliente/fornitore.

2 Proponiamo di seguito una panoramica sulle categorie documentali/funzioni implementate con Qualiware. ESEMPIO 1: Sviluppo del BUDGET Commerciale. Una delle categorie documentali sviluppata in Qualiware è la categoria BUDGET cliente. Tramite una interfaccia semplice e intuitiva gli agenti hanno la possibilità di inserire le proprie previsioni di vendita per l anno successivo per i principali clienti a loro assegnati accedendo in automatico e in tempo reale alle statistiche di vendita presenti nel sistema ERP. I dati inseriti e confermati dagli agenti sono poi, nel corso dell anno, confrontati con le vendite effettive attraverso query e report senza alcuna necessità di rielaborare manualmente i dati di vendita.

3 ESEMPIO 2: Calcolatore consumi impianto La categoria documentale Calcolatore consumi impianto permette agli agenti, in base ai dati forniti in loco dai potenziali clienti, di stimare la quantità di prodotto chimico necessario. A colpo d occhio è possibile valutare il prodotto più adeguato per il cliente e i volumi di vendita. Una volta salvati i dati, essi rimangono disponibili anche per chi fisicamente in azienda si occupa della spedizione del prodotto al cliente. Il passaggio di informazioni è così più rapido e meno soggetto a passaggi/errori. La categoria documentale è stata sviluppata per essere utilizzata sia su smartphone che su WEB in modo da essere compatibile con qualsiasi dispositivo (Windows, Android, IOS) Lo sviluppo di questo calcolatore ha permesso di sostituire il precedente sistema di calcolo basato su file Excel.

4 ESEMPIO 3: Controllo Orario Accesso Dipendenti Grazie a Qualiware è stato possibile creare una semplice interfaccia per la registrazione degli orari di entrata/uscita dei dipendenti. La categoria documentale è sempre aperta in un tablet e presenta una interfaccia come quella mostrata nella foto qui sopra. Il dipendente effettua la timbratura semplicemente premendo sul proprio nome e, successivamente, sui pulsanti ENTRATA/USCITA. Tutte le informazioni vengono registrate da Qualiware e sono accessibili in tempo reale in qualsiasi momento dall ufficio gestione personale.

5 ESEMPIO 4: Registrazione bollettini di controllo Qualità Grazie a Qualiware abbiamo creato dei modelli predefiniti per il controllo qualità di ogni nostro prodotto, specificando il tipo di controllo e l eventuale range di valori accettato. Non abbiamo utilizzato il modulo standard, già disponibile in Qualiware, ma, grazie alla flessibilità del Form Designer, abbiamo realizzato un interfaccia pienamente rispondente alle nostre esigenze. Una volta completata la registrazione con l inserimento dei valori riscontrati durante l analisi, viene generato un report in PDF, pronto per essere spedito al Cliente. Uno dei vantaggi offerti dall utilizzo di questo sistema, è quello di prevedere la spedizione automatica dei bollettini di analisi (ai referenti designati), in concomitanza con l emissione del DDT di consegna della merce.

6 ESEMPIO 5: Stampa di un listino prezzi automatico per tutti i nostri prodotti presenti a gestionale Utilizzando il software di reportistica integrato in Qualiware è stato possibile automatizzare la generazione e la stampa di un listino di vendita per i prodotti presenti nel gestionale. L algoritmo di calcolo del prezzo è complesso e prevede svariati parametri modificabili dall area commerciale che prevedono costi di trasporto, percentuali, scontistiche, incrementi applicabili al singolo articolo, alla tipologia di prodotto, alla sua classificazione, ecc. Con questo report è stato risolto un problema rilevante per l azienda, ovvero la creazione periodica di listini aggiornati ed affidabili nei numeri per migliaia di articoli. Tale operazione in precedenza richiedeva un impegno considerevole in termini di tempo con evidente rischio di errore.

7 ESEMPIO 6: Categoria documentale per la creazione e distribuzione automatica di Offerte (a partire da quella di default offerta da Qualiware) Il servizio offerto da Qualiware di poter scaricare form già pre-costruiti dall apposito forum, senza alcun costo aggiuntivo rispetto al canone annuale di manutenzione (canone che da diritto, inoltre, al download di tutti gli aggiornamenti del programma e all assistenza tecnica) ci ha offerto una base di partenza per costruire quanto descritto di seguito. Nelle immagini sopra si può vedere come, avendo applicato una serie di personalizzazioni per adattare la schermata al nostro uso, abbiamo ottenuto il collegamento diretto con la base dati del sistema ERP e del CRM, ottenendo la traduzione automatica delle descrizioni in lingua e i prezzi di vendita a partire dalla query descritta in precedenza. (nelle foto sopra: a sinistra il form scaricato dal forum di Qualiware, a destra le modifiche da noi apportate). Inoltre, è stata creata una interfaccia per l invio automatico della mail al momento della pubblicazione con un testo predefinito in italiano/inglese a seconda della nazionalità del cliente (vedi immagine sotto).

8 Qui sotto viene riportato uno screenshot della mail spedita automaticamente da Qualiware. Qui sotto è visibile l offerta generata automaticamente in pdf.