Gestione degli audit (ed Azioni di Miglioramento conseguenti alle NC ed Osservazioni rilevate) Caso di Studio Q106

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1 Gestione degli audit (ed Azioni di Miglioramento conseguenti alle NC ed Osservazioni rilevate) Caso di Studio Q106 Rev. 1 Agosto 2017

2 Sommario Programmazione dell audit visualizzazione impegni su calendar attuazione e registrazione dell audit avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate emissione e distribuzione del rapporto di audit consultazioni e cruscotti benefici percepiti

3 Premessa Con Qualibus vengono gestiti tutti i tipi di audit: Audit di 1^ parte (interni) Audit di 2^ parte a fornitori Audit di 2^ parte da parte dei clienti Audit di 3^ parte (certificazione) Partendo da modelli preconfigurati (separati oppure integrati) secondo le norme: ISO 9001 ISO OHSAS ecc.

4 Programmazione dell audit

5 Programmazione dell audit 1. In Calendar, posizionandosi sulla data programmata, da menu interattivo avviare Nuovo Evento

6 Programmazione dell audit interno 2. Selezionare il modello di evento e cliccare su Ok

7 Programmazione dell audit di certificazione 2. Selezionare il modello di evento e cliccare su Ok

8 Programmazione dell audit 3. Inserire i dati personalizzati richiesti (oltre a quelli definiti di default nel modello): date, luogo, auditors

9 Programmazione dell audit 4. Il modello prevede una disposizione per ogni macro-processo, e come "Esecutore" il process owner (funzione aziendale)

10 Programmazione dell audit 5. È disponibile una stampa personalizzata del programma di audit il cui pdf può essere distribuito dal modulo Documenti

11 Programmazione dell audit Nota: per le piccole organizzazioni si può utilizzare il modello di audit (semplificato) con un unica disposizione (con la spunta su "Notifica a rif. Personale") collegando nei "Riferimenti" i dipendenti coinvolti nell attività di audit

12 Programmazione dell audit di certificazione Nota: per l'audit di certificazione è sufficiente un unica disposizione (con la spunta su "Notifica a rif. Personale") collegando nei "Riferimenti" i dipendenti coinvolti nell attività di audit. Il programma di audit fornito dall'ente può essere inserito nei Documenti di Qualibus, distribuito agli utenti e collegato all'audit

13 Visualizzazione impegni sul Calendar

14 Visualizzazione impegni Il personale coinvolto visualizza l impegno sul proprio Calendar

15 Attuazione e registrazione dell audit

16 Attuazione e registrazione dell audit La registrazione delle evidenze oggettive dell Audit può avvenire in 2 modi: 1. direttamente in Qualibus (registrazione informatica), compilando Esito e Note/Osservazioni per ogni domanda della check-list

17 Attuazione e registrazione dell audit 2. sulla stampa di default (registrazione cartacea), per poi riportare nelle check-list delle disposizioni solo le Note/Osservazioni per i rilievi evidenziati (NC ed Osservazioni)

18 Avvio e controllo delle azioni di miglioramento (collegate)

19 Avvio e controllo delle azioni di miglioramento Ad Audit concluso, si completa l evento come segue: 1. Compilare i dati personalizzati relativi alle conclusioni dell audit

20 Avvio e controllo delle azioni di miglioramento 2. Chiudere le disposizione Nota: al momento della chiusura della disposizione o con il comando "Applica" vengono generati in automatico gli eventi (Azioni di Miglioramento Correttive o Preventive) secondo quanto indicato nella check-list che restano quindi legati all audit stesso e visibili nella sezione "Collegamenti"

21 Avvio e controllo delle azioni di miglioramento Per l'audit di certificazione: inserire nella check-list della disposizione una riga per ogni rilievo evidenziato in sede di audit e: indicare i riferimenti e descrizione scegliere l esito opportuno (Avvia AC per le NC e Avvia AP per le Osservazioni) riportare il rilievo nel campo Note / osservazioni

22 Avvio e controllo delle azioni di miglioramento 3. Inserire i costi dell audit: costo fisso + costo ente di certificazione + costo personale auditato)

23 Avvio e controllo delle azioni di miglioramento 4. Definire le disposizioni risolutive delle azioni di miglioramento collegate Nota: si può accedere alle AC/AP avviate anche direttamente dalla sezione "Collegamenti" dell evento Audit tramite il menù interattivo

24 Avvio e controllo delle azioni di miglioramento 5. Monitorare lo stato di avanzamento e chiusura delle Azioni di miglioramento collegate direttamente dalla sezione "Collegamenti" dell evento Audit

25 Emissione e distribuzione del rapporto di audit

26 Emissione e distribuzione del rapporto Ad Audit concluso è possibile salvare il file in.pdf del rapporto (stampa predefinita) in documenti / comunicazioni dell audit. Di conseguenza è possibile inviare agli utenti il documento tramite messaggio o Nota: può essere inoltre archiviata anche la scansione della check-list compilata

27 Emissione e distribuzione del rapporto (metodo alternativo) In alternativa è possibile Inserire il file del rapporto e della scansione della check list compilate in apposita directory nel modulo "Documenti" di Qualibus. Da fare per l'audit di certificazione (file fornito dall'ente)

28 Emissione e distribuzione del rapporto (metodo alternativo) Effettuare di conseguenza la distribuzione a tutto il personale interessato, compresa eventuale copia cartacea in bacheca

29 Emissione e distribuzione del rapporto (metodo alternativo) Linkare i file del Rapporto di Audit (ed eventuale scansione della check-list compilata) nei Documenti / Collegati

30 Chiusura dell audit Chiudere l evento con l esito opportuno

31 Consultazioni e Cruscotti

32 Consultazioni e Cruscotti Nella sezione Consultazioni è possibile: Ricercare, selezionare, filtrare ed analizzare tutti i Dati precedentemente imputati. Salvare specifici Filtri Aziendali (disponibili quindi a tutti gli utenti Qualibus) o Filtri Personali. Le griglie ottenute tramite filtri o semplicemente con la ricerca possono essere esportati in vari formati (text, Excel, HTML, XML)

33 Consultazioni e Cruscotti Consultazioni con visualizzazione dei filtri precedentemente salvati

34 Consultazioni e Cruscotti Nei Cruscotti di Qualibus sono disponibili dati e grafici in tempo reale Grazie ai Cruscotti è possibile lanciare specifiche query e visualizzare i risultati in una griglia o su grafici pivot, realizzare "stampe avanzate" con Report Builder I Cruscotti (standard o avanzati) possono utilizzare come fonte il database Qualibus ma anche base dati esterne

35 Consultazioni e Cruscotti Cruscotto: num. di audit all anno suddivisi per ambito e tipologia

36 Consultazioni e Cruscotti Cruscotto: num. di Azioni Correttive e Preventive all anno avviate da audit

37 Consultazioni e Cruscotti Cruscotto: Costo degli audit all anno suddivisi per ambito e tipologia

38 BENEFICI PERCEPITI

39 Benefici per l organizzazione Pianificazione degli audit con definizione degli impegni da parte del personale coinvolto Comunicazione semplice ed efficace con il personale interno Collegamento tra l audit e le conseguenti azioni di miglioramento (AC/AP) Imputazione dei costi degli audit Controllo semplice ed immediato dello stato di avanzamento delle conseguenti azioni di miglioramento Drastica riduzione dell uso di carta

40 Benefici per l utente Tenuta sotto controllo degli impegni e scadenze tramite il calendar Accesso alla Documentazione di pertinenza (piani e rapporti di audit) Gestione guidata degli audit e relativo controllo semplice e sistematico Disponibilità in tempo reale di dati e statistiche

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