La gestione del Sistema Integrato con Qualibus Qualità ISO 9001:2015 Ambiente ISO 14001:2015 Sicurezza ISO 45001:2018
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- Lorenza Marconi
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1 La gestione del Sistema Integrato con Qualibus Qualità ISO 9001:2015 Ambiente ISO 14001:2015 Sicurezza ISO 45001:2018 Q186 Novembre 2018
2 Sommario Premessa Contesto, Leadership e Pianificazione Supporto (Risorse, Comunicazioni e Documenti) Attività Operative (Processi primari) Valutazione delle prestazioni Miglioramento Gestione impegni Consultazioni, Cruscotti e Stampe Benefici percepiti dalla Direzione e dagli utenti
3 Premessa Le ultime revisioni delle norme (ad esempio ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018) semplificano e promuovono l integrazione dei diversi sistemi di gestione grazie a: L'High Level Structure (10 paragrafi - requisiti dal 4 al 10) - vedi Struttura QMS ISO 9001:2015 slide successiva Maggiore applicabilità ai servizi Minore prescrittività Uso del modello Plan-Do-Check-Act
4 QMS Structure (ISO 9001:2015)
5 Contesto, Leadership e Pianificazione
6 Dal menu è possibile accedere a tutte le anagrafiche ed ai processi relativi
7 Contesto La Direzione è supportata efficacemente per: Comprendere l organizzazione ed il suo contesto Identificare i fattori esterni ed interni importanti per il proprio sistema e comprendere le esigenze e aspettative delle parti interessate Valutare Opportunità e Minacce Determinare la rilevanza residua del rischio (al netto delle misure in atto) Avviare di conseguenza apposite azioni di miglioramento o mantenere le misure in atto Definire, attuare, mantenere e migliorare il sistema di gestione e relativi processi
8 Per ogni fattore sono individuati i punti di forza/opportunità e di debolezza/minacce stabilendo di conseguenza la rilevanza residua al netto delle misure in atto con eventuale avvio di azioni
9 Le Azioni avviate, semplicemente cliccando sull icona +, rimangono collegate all evento Analisi del Contesto permettendo anche il controllo del loro stato (avviate, in attuazione e/o chiuse)
10 Output Analisi del Contesto con i link alle azioni di miglioramento
11 Leadership La Direzione dispone di strumenti adeguati per: Definire responsabilità e autorità di ogni funzione Garantire la disponibilità di Risorse Stabilire e comunicare la Politica aziendale, le responsabilità e le autorità Migliorare la connessione fra tutti gli utenti e fornitori, costantemente informati anche con messaggi automatici su documenti, dati e processi Aumentare la sicurezza delle informazioni definendo privilegi e ruoli di accesso a documenti e processi Ridurre i costi di gestione
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13 Pianificazione La Direzione dispone di strumenti per: Definire Obiettivi, Indicatori e Traguardi Pianificare le azioni per raggiunge i risultati stabiliti e verificare il livello ottenuto Raggiungere e mantenere agevolmente la certificazione del sistema Identificare i Pericoli e valutare i Rischi della Sicurezza Identificare gli aspetti Ambientali e valutarne gli Impatti Ridurre il rischio di sanzioni amministrative e penali Configurare i processi a costo zero ad es. inserendo istruzioni, collegando documenti, automatizzando le scelte e velocizzando le decisioni grazie al workflow
14 Key Performance Indicator e Traguardi (attesi e raggiunti)
15 Risorse, Comunicazione e Informazioni documentate
16 Risorse Umane Favorire il coinvolgimento delle Risorse Umane grazie alla efficace gestione dei processi relativi quali: Inserimento ed aggiornamento sistematico dei dati anagrafici, carriera e funzioni ricoperte Formazione, Informazione e Addestramento Controllo del GAP e dei Crediti Formativi Sorveglianza sanitaria (Esami, Accertamenti, Visite mediche e giudizio di idoneità alla mansione) Controllo di Infortuni, Incidenti e Comportamenti pericolosi Inserimento lavorativo e cambio mansione
17 Risorse Umane Obiettivi personali Valutazioni del Personale Premio di risultato Consegna DPI Segnalazioni e proposte del Personale Monitoraggio del clima aziendale Selezione e ricerca del personale, richieste di impiego, richieste ferie
18 Anagrafica Personale
19 Anagrafica Personale con tutti i collegamenti ai processi relativi
20 Esempio Evento formativo
21 Esempio cruscotto GAP Formativo «da colmare»
22 Risorse Infrastrutturali e Apparecchiature di Monitoraggio e misurazione Garantire il miglioramento dell ambiente di lavoro con: la programmazione e gestione degli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria il controllo delle apparecchiature di monitoraggio e di misurazione la verifica delle attrezzature, identificate da tag associati ai dispositivi da controllare grazie a TAG Application registrando in automatico le attività svolte la gestione di articoli, DPI ed ogni altra anagrafica
23 Anagrafica Infrastruttura con programma e registro interventi
24 Anagrafica DPI
25 Comunicazione I messaggi possono essere trasmessi anche automaticamente (grazie a Mail Sender) ad esempio per informare gli interessati: della distribuzione dei documenti dell'avvio di un nuovo evento di una scadenza/impegno (anche in anticipo di uno o più giorni) di un ritardo nell attuazione di una disposizione È possibile gestire discussioni e sondaggi collegati a specifici eventi e/o anagrafiche
26 Lista messaggi ricevuti e discussioni aperte
27 Informazioni documentate Ogni documento è sotto controllo grazie alla possibilità di: Stabilire ruoli ad ogni cartella (lettura, inserimento nuovi documenti, revisione, modifica, verifica, approvazione, distribuzione, Admin) Gestire documenti interni e di origine esterna Ridurre il consumo di carta ed il tempo per la gestione Importare, esportare e sincronizzare documenti con cartelle esterne Distribuire anche automaticamente ogni documento Tracciare automaticamente le distribuzioni e gli accessi ai documenti Archiviare le comunicazioni inviate e ricevute
28 Documenti interni e di origine esterna
29 Attività Operative
30 Attività operative Garantire servizi di alta qualità migliorando: la pianificazione e conduzione dei processi primari la progettazione e lo sviluppo di prodotti e servizi il controllo in accettazione e sul servizio l accesso a dati su prodotti e servizi erogati tramite cruscotti e consultazioni le relazioni tra tutte le interfacce coinvolte la gestione di Non Conformità e Reclami l identificazione degli impegni derivanti dai processi in cui l utente è coinvolto
31 Esempio Workflow Trattativa Commerciale
32 Esempio piano di Progettazione e Sviluppo Sistema di gestione
33 Esempio NC Qualità Fornitore
34 Esempio NC Fornitore
35 Valutazione delle prestazioni
36 Valutazione delle prestazioni L intera Organizzazione è sotto controllo grazie al monitoraggio sistematico dei processi quali: Audit (interni, a fornitori, da Clienti e di Certificazione) Riesame di Direzione Riunione periodica della sicurezza Valutazione soddisfazione dei Clienti Valutazione accettabilità dei Fornitori Analisi andamenti per prendere decisioni tempestive in base alle evidenze riscontrate (costi dovuti a inefficienze, errori, Non Conformità, incidenti, ecc.)
37 Pianificazione Audit Interno ISO 9001:2015
38 Registrazione evidenze Audit sulla check list con avvio automatico delle Azioni di Miglioramento
39 Miglioramento
40 Miglioramento Il monitoraggio sistematico dei processi permette di: Raccogliere Segnalazioni e Reclami da ogni parte interessata Identificare e gestire le Non Conformità in ogni ambità (Qualità, Ambiente, Safety, Security, Energia, ecc.) fare analisi e prendere decisioni tempestive in base alle evidenze riscontrate Gestire in modo semplice le azioni di miglioramento necessarie (8D Report, Correttive e Preventive) avviate anche in modo automatico
41 Esempio di Azione di Miglioramento
42 Esempio 8D Report
43 Gestione impegni
44 Ogni impegno generato dai processi è visibile su Calendar
45 anche di più utenti, con viste diverse, compreso gli impegni scaduti
46 QMobile Qmobile permette di visualizzare e gestire impegni ed eventi su smartphone e tablet
47 QMobile Inviare e ricevere Messaggi, accedere a Rubrica e Documenti
48 Consultazioni, Cruscotti e Stampe
49 Consultazioni Nella sezione Consultazioni degli Eventi, Progetti ed ogni anagrafica, è possibile: ricercare, selezionare, stratificare, calcolare ed analizzare tutte le informazioni registrate (compresi i riferimenti immessi e i dati personalizzati) salvare specifici Filtri Aziendali (disponibili quindi a tutti gli utenti Qualibus) o Filtri Personali le griglie ottenute tramite filtri o semplicemente con la ricerca possono essere stampati o esportati in vari formati (txt, Excel, HTML, XML)
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51 Cruscotti I Cruscotti permettono di: Ottenere tutte le informazioni e i dati registrati nel sistema Analizzare gli andamenti Copiare ed esportare grafici e griglie di dati in vari formati
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53 Cruscotto Tabella di Sintesi / livello di rischio
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56 Esempio esportazione dati in Excel
57 Stampe Le stampe personalizzate ad hoc permettono di ottenere report molto articolati per mostrare: le informazioni e i dati registrati gli andamenti nel tempo le valutazioni e le conclusioni
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59 Benefici
60 Benefici per la Direzione guidare l azienda in modo integrato, efficiente e sostenibile disporre di opportunità di miglioramento consistenti e pieno supporto nella gestione dei sistemi Qualità, Ambiente, Sicurezza sul lavoro, Etica, Energia, Sicurezza dei dati, Modello Organizzativo 231 ed ogni loro integrazione
61 Benefici per la Direzione utilizzare un solo strumento per tutto il personale contenere i costi e assicurare la massima cura nelle attività richieste da ogni tipo di mansione pianificare e monitorare i processi in modo semplice analizzare i dati in tempo reale gestire e coordinare gli impegni di tutti migliorare la condivisione di dati, la comunicazione interna e le relazioni con tutti i portatori di interesse aumentare la sicurezza e risparmiare risorse ridurre gli errori e la carta in circolazione
62 Benefici per l utente Tenere sempre sotto controllo impegni e scadenze Migliorare le relazioni con i colleghi e ridurre lo stress Accedere alla documentazione di pertinenza nell ultima revisione applicabile Gestire semplicemente ogni processo Controllare sistematicamente lo stato di avanzamento di ogni progetto Disporre in tempo reale di dati e statistiche Lavorare senza produrre carta
63 Grazie per l attenzione! Nord Est Systems è pronta a offrirvi la soluzione che cercate! Trasmettete le vostre esigenze a: soluzioni@nordestsystems.com
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