Garantire la salute del Sistema nelle Aziende Sanitarie e Socio-sanitarie

Transcript

1 Garantire la salute del Sistema nelle Aziende Sanitarie e Socio-sanitarie Q240 Settembre 2017

2 Sommario Premessa Contesto, Leadership e Pianificazione Supporto (Risorse, Comunicazioni e Documenti) Attività Operative Valutazione delle prestazioni e Miglioramento Consultazioni, Cruscotti e Stampe Benefici percepiti dalla Direzione e dagli utenti Casi di Studio

3 Premessa Le ultime revisioni delle norme (ad esempio ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2017) semplificano e promuovono l integrazione dei diversi sistemi di gestione grazie a: L'High Level Structure (10 paragrafi - requisiti dal 4 al 10) - vedi Struttura QMS ISO 9001:2015 slide successiva Maggiore applicabilità ai servizi Minore prescrittività

4 QMS Structure (ISO 9001:2015)

5 Contesto, Leadership e Pianificazione

6 Contesto La Direzione è supportata efficacemente nella: Comprensione dell organizzazione e del suo contesto Identificazione dei fattori esterni ed interni importanti per il proprio sistema Comprensione delle esigenze e aspettative delle parti interessate Valutazione di Opportunità e Minacce al fine di determinare la rilevanza del rischio Avvio di apposite azioni di miglioramento o scelta di mantenere le misure in atto Definizione, attuazione, mantenimento e miglioramento del sistema di gestione e relativi processi

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9 Azioni di Miglioramento Le Azioni avviate, semplicemente cliccando sul +, rimangono collegate all evento Analisi del Contesto per controllare il loro stato (avviate, in attuazione e/o chiuse)

10 Output Analisi del Contesto con i link alle azioni di miglioramento

11 Leadership La Direzione dispone di strumenti adeguati per: Definire responsabilità e autorità di ogni funzione Garantire la disponibilità di Risorse Stabilire e comunicare la Politica aziendale, le responsabilità e le autorità Migliorare la connessione fra tutti gli utenti e fornitori, costantemente informati anche con messaggi automatici su documenti, dati e processi Aumentare la sicurezza delle informazioni definendo privilegi e ruoli di accesso a documenti e processi Ridurre i costi di gestione

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13 Pianificazione La Direzione dispone inoltre di strumenti per: Definire Obiettivi, Indicatori e Traguardi, pianificare le azioni per raggiunge i risultati stabiliti e verificare il livello ottenuto Raggiungere e mantenere agevolmente la certificazione del sistema e l accreditamento Controllare il rischio clinico Identificare i Pericoli e valutare i Rischi della Sicurezza Ridurre il rischio di sanzioni amministrative e penali Configurare i processi secondo necessità anche con il potente motore di workflow per automatizzare le scelte e velocizzare i processi decisionali

14 01/01/ /12/ /01/ /12/ /01/ /12/ /01/ /12/ /01/ /12/ /01/ /12/ /01/ /12/ /01/ /12/ /01/ /12/ Andamento Traguardi Obiettivo - 1) Aumentare la soddisfazione dei clienti Indicatore N Reclami Clienti gfedcb gfedcb Atteso Raggiunto Obiettivi, Indicatori e Traguardi

15 Risorse, Comunicazione e Informazioni Documentate

16 Risorse Umane Favorire il coinvolgimento delle Risorse Umane grazie alla efficace gestione dei processi relativi quali: Inserimento ed aggiornamento sistematico dei dati anagrafici, carriera e funzioni ricoperte Formazione, Informazione e Addestramento Controllo del GAP formativo e crediti ECM Sorveglianza sanitaria (Esami, Accertamenti, Visite mediche, giudizio di idoneità alla mansione) Controllo di Infortuni, Incidenti e Comportamenti pericolosi Inserimento lavorativo e cambio mansione

17 Risorse Umane Obiettivi Personali Valutazioni del Personale Premio di risultato Consegna DPI Segnalazioni e proposte del Personale Monitoraggio del clima aziendale Selezione e ricerca del personale, richieste di impiego, richieste ferie

18 Anagrafica Personale

19 Anagrafica Personale con tutti i collegamenti ai processi relativi

20 Esempio Evento Formativo

21 Esempio cruscotto GAP Formativo

22 Risorse Infrastrutturali e Apparecchiature di Monitoraggio e misurazione Garantire il miglioramento dell ambiente di lavoro con: la programmazione e gestione degli interventi di manutenzione ordinaria il controllo delle apparecchiature di monitoraggio e di misurazione la gestione degli interventi straordinari la verifica delle attrezzature, identificate da tag associati ai dispositivi da controllare grazie a TAG Application registrando in automatico le attività svolte

23 Anagrafica Infrastruttura con programma e registro interventi

24 Workflow evento di manutenzione straordinaria

25 Comunicazione I messaggi possono essere trasmessi anche automaticamente (grazie a Mail Sender) ad esempio per informare gli interessati: della distribuzione dei documenti dell'avvio di un nuovo evento di una scadenza/impegno (anche in anticipo di uno o più giorni) di un ritardo nell attuazione di una disposizione È possibile gestire discussioni e sondaggi collegati a specifici eventi e/o anagrafiche

26 Lista messaggi ricevuti ed inviati

27 Informazioni Documentate Ogni documento è sotto controllo grazie alla possibilità di: Stabilire ruoli di accesso ad ogni cartella (lettura, inserimento nuovi documenti, revisione, modifica, verifica, approvazione, distribuzione, ecc.) Gestire documenti interni e di origine esterna Ridurre il consumo di carta ed il tempo per la gestione Importare, esportare e sincronizzare documenti con cartelle esterne Tracciare automaticamente le distribuzioni e gli accessi ai documenti Archiviare le comunicazioni inviate e ricevute

28 Documenti interni e di origine esterna

29 Attività Operative

30 Attività operative Garantire servizi di alta qualità migliorando: la pianificazione e conduzione dei processi primari la progettazione e lo sviluppo di sistemi e servizi il controllo in accettazione e sul servizio la gestione del Rischio Clinico, Incident Reporting, Cadute dei Pazienti, ecc. l accesso a dati sui servizi erogati tramite cruscotti e consultazioni le relazioni tra tutte le interfacce coinvolte l identificazione degli impegni derivanti dai processi in cui l utente è coinvolto

31 Esempio Gestione Appalti e DUVRI

32 Esempio Gestione Risultati Critici Comunicati

33 Esempio di Progettazione e Sviluppo Sistema di gestione

34 Incident Reporting Istruzione disponibile all avvio di ogni evento

35 Segue esempio Incident Reporting Dati Segnalazione

36 Segue esempio IR Analisi Dati da parte del segnalazione

37 Segue esempio IR WorkFlow e stato evento (disposizione)

38 Segue esempio IR Caratterizzazione finale

39 Ogni impegno è visibile su Calendar

40 anche di più utenti, con viste diverse

41 QMobile Su smartphone e tablet con QMobile

42 Valutazione delle prestazioni e miglioramento

43 Valutazione delle prestazioni e miglioramento L intera Organizzazione è sotto controllo potendo gestire ogni scadenza ed i processi relativi a: Audit (interni, a fornitori, da Clienti e di parte terza per Accreditamento e Certificazione) Riesami di Direzione Riunione periodica della sicurezza Segnalazioni e Reclami da ogni parte interessata Non Conformità in tutti gli ambiti (Qualità, Ambiente, Safety, Security, Etica, ecc.) Valutazione soddisfazione dei Pazienti Valutazione accettabilità dei Fornitori

44 Valutazione delle prestazioni e miglioramento Il monitoraggio sistematico dei processi grazie a Consultazioni e Cruscotti permette di: fare analisi e prendere decisioni tempestive in base alle evidenze riscontrate Ridurre lo Stress ed i costi dovuti a inefficienze, errori, Non Conformità e incidenti avviare, anche automaticamente, le azioni di miglioramento necessarie (Correttive o Preventive)

45 Esempio di Azione di Miglioramento

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47 Consultazioni, Cruscotti e Stampe

48 Consultazioni Nella sezione Consultazioni degli Eventi, Progetti ed ogni anagrafica, è possibile: ricercare, selezionare, stratificare, calcolare ed analizzare tutte le informazioni registrate (compresi i riferimenti immessi e i dati personalizzati) salvare specifici Filtri Aziendali (disponibili quindi a tutti gli utenti Qualibus) o Filtri Personali le griglie ottenute tramite filtri o semplicemente con la ricerca possono essere stampati o esportati in vari formati (txt, Excel, HTML, XML)

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50 Cruscotti I Cruscotti permettono di: Ottenere tutte le informazioni e i dati registrati nel sistema Analizzare gli andamenti Copiare ed esportare grafici e griglie di dati in vari formati

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52 Cruscotto Tabella di Sintesi / livello di rischio

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54 Stampe Le stampe personalizzate ad hoc permettono di ottenere report molto articolati per mostrare: le informazioni e i dati registrati gli andamenti nel tempo le valutazioni e le conclusioni

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56 BENEFICI

57 Benefici per la Direzione guidare l azienda in modo integrato, efficiente e sostenibile disporre di opportunità di miglioramento consistenti e pieno supporto nella gestione dei sistemi Qualità, Ambiente, Sicurezza sul lavoro, Etica, Energia, Sicurezza dei dati, Modello Organizzativo 231 ed ogni loro integrazione

58 Benefici per la Direzione utilizzare un solo strumento per tutto il personale contenere i costi e assicurare la massima cura nelle attività richieste da ogni tipo di mansione pianificare e monitorare i processi in modo semplice analizzare i dati in tempo reale gestire e coordinare gli impegni di tutti migliorare la condivisione di dati, la comunicazione interna e le relazioni con tutti i portatori di interesse aumentare la sicurezza e risparmiare risorse ridurre gli errori e la carta in circolazione

59 Benefici per l utente Tenere sempre sotto controllo impegni e scadenze Migliorare le relazioni con i colleghi e ridurre lo stress Accedere alla documentazione di pertinenza nell ultima revisione applicabile Gestire semplicemente ogni processo Controllare sistematicamente lo stato di avanzamento di ogni progetto Disporre in tempo reale di dati e statistiche Lavorare senza produrre carta

60 Casi di Studio

61 Soluzioni alle esigenze dell Organizzazione e strumenti efficaci anche per la formazione del personale: Q100 Utilizzo di base del software Qualibus Q170 Gestione di formazione, informazione e addestramento Q082 La Gestione del GAP Formativo Q180 Taratura degli strumenti di misurazione e controllo Q078 Gestione interventi di manutenzione straordinaria Istituti Clinici Sant Ambrogio - Milano Q107 Gestione documentale con Qualibus Q048 Gestione verifiche multiple - Policlinico Triestino SpA Q144 Gestione appalti e DUVRI

62 Q106 Gestione degli Audit Q068 Gestione dell Incident Reporting per la Prevenzione del Rischio Clinico nell Ospedale San Raffaele di Milano Q098 Gestione del Sistema con Qualibus presso la Residenza per Anziani Santa Margherita di Fossalta di Portogruaro (VE) Q105 Gestione paperless del monitoraggio soddisfazione utenti al C.R.O. di Aviano (PN) Q117 Gestione dei Risultati Critici Comunicati - Azienda Ospedaliera n 5 Friuli Occidentale Q154 Registrazione attività terapeutica giornaliera C.R.O. Centro di Riferimento Oncologico di Aviano (PN) Q182 Segnalazione Cadute Pazienti - Azienda Ospedaliera n 5 Friuli Occidentale

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