Sistema Catena di Custodia PEFC e gestione dei processi primari. Caso di Studio Q093

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1 Sistema Catena di Custodia PEFC e gestione dei processi primari Caso di Studio Q093 Rev. 1 Luglio 2013

2 Le esigenze di Legno Servizi Disporre di una soluzione informatica semplice, completa e sicura in grado di: 1. Aiutare gli utenti nella implementazione e controllo del Sistema di Gestione per la Catena di Custodia anche ai fini della certificazione PEFC - ITA Gestire tutti i Mandati e le commesse pianificando e tenendo sotto controllo tutte le attività

3 Sommario Presentazione 1. Gestione degli impegni e Relazioni 2. Sistema Catena di Custodia a) Gestione delle Trattative Mandati b) Gestione delle Commesse c) Gestione Anagrafiche e certificati PEFC 3. Filtri, Consultazioni e Cruscotti 4. Benefici per il Cliente

4 1. Gestione degli IMPEGNI delle RELAZIONI Interne, con Clienti e Fornitori (Calendar, Comunicazioni, Promemoria, Office Addin e QMobile)

5 Comunicazione e condivisione Qualibus si avvale di funzionalità che permettono di migliorare la comprensione dei processi ed offrire alla Direzione la possibilità di prendere decisioni sulla base di dati certi. In particolare è possibile: 1. Visualizzare e gestire gli impegni derivanti dai processi aziendali in cui sono coinvolti gli utenti 2. Comunicare fra gli utenti in modo semplice 3. Condividere documenti, dati e informazioni anche all esterno della rete aziendale 4. Trasmettere e ricevere automaticamente le informazioni anche in modo personalizzato Nota: per maggiori info vedere il caso di studio Q100

6 2a. Sistema Catena di Custodia - Gestione Mandati

7 Premessa Il Mandato: può contenere Riferimenti (ad esempio il Cliente e/o il Fornitore), Dati Personalizzati, Disposizioni, Promemoria, Documenti inviati e ricevuti (suddivisi per gruppo) è un evento Qualibus, avviato da un modello preconfigurato in funzione delle esigenze (è possibile, ad esempio, rendere obbligatoria l immissione di uno specifico dato personalizzato) Nota: per la configurazione visualizzare l help o le linee guida relative

8 Gestione dei Mandati Il Responsabile: Viene comunque informato del nuovo Evento grazie ad un messaggio automatico Segue nel tempo il processo relativo mantenendo traccia nelle disposizioni o nei promemoria Ogni utente coinvolto: attua quanto specificato dalle disposizioni (la prima generata automaticamente dal modello) e relative check-list raccoglie e registra i dati necessari emette i documenti previsti mantenendoli nella sezione Comunicazioni chiude con esito adeguato ciascuna disposizione

9 Ruoli Per ogni classe di evento (in questo caso per i Mandati) si può stabilire, ad esempio, chi può: Avviare l evento Visualizzare (tutti gli eventi di quella classe) Modificare le informazioni contenute negli eventi aperti (lasciando una traccia della loro variazione) Ricevere un Messaggio automatico all avvio di ciascun evento di quella classe

10 Workflow Grazie al modulo workflow la Gestione della Trattativa Mandato risulta semplice e controllata poiché: 1. consente di gestire processi complessi secondo quanto stabilito nel diagramma di flusso. 2. le Disposizioni vengono avviate una alla volta riducendo le informazioni e gli impegni sul calendar. 3. la prima disposizione si crea all avvio dell'evento, le successive vengono generate a seguito della chiusura della disposizione precedente, in funzione dell esito selezionati per la stessa e dei tempi di ritardo programmati.

11 Workflow Esempio diagramma di flusso per la gestione della Trattativa

12 Avvio dei MANDATI A seguito di una specifica richiesta l utente con ruolo adeguato avvia una nuova Trattativa Mandato : Scegliendo Ambito e Tipologia Descrivendo il tipo di Mandato e l identificazione del lotto boschivo richiesto Collegando i Riferimenti necessari: Fornitore e Personale (chi ha il compito di curare la trattativa che di norma è lo stesso responsabile dell evento)

13 Per permettere a tutti una gestione corretta e semplice delle Trattative, nella Tab DEFINIZIONE, è sempre presente una Istruzione con gli Step da seguire.

14 Nei RIFERIMENTI potrete inserire il Fornitore con cui si sta gestendo il processo e collegare ogni altro Personale coinvolto, Evento Collegato, Cliente, ecc.

15 Dati Personalizzati Immette tutti i dati personalizzati relativi alla trattativa, quali ad esempio: nome e codice del lotto boschivo: massa netta; prezzo di macchiatici; importo dell offerta; presenza contributo; ecc.

16 I DATI PERSONALIZZATI sono del tutto Configurabili nell apposita sezione e consentono di gestire al meglio e con molteplici dettagli il processo della Trattativa.

17 Disposizioni Per ogni disposizioni è possibile: 1. Rispondere ad una serie di domande specificate sulla check list predefinita 2. Definire le disposizioni successive (con data, orario ed esecutore) in funzione dell esito della disposizione precedente 3. Visualizzare e modificare una serie di dati personalizzati

18 Disposizioni del Mandato 1. Preparazione della proposta Predispone la proposta (nuovo da modello all interno della sezione Documenti/Comunicazioni ) utilizzando l Offerta Tipo relativa. 2. Approvazione della proposta La Direzione approva la proposta, apponendo la firma in calce; la scansione della proposta approvata può essere mantenuta nell evento Trattative Mandato 3. Stesura del contratto Predispone il contratto in caso di accettazione dell offerta

19 Disposizioni del Mandato 4. Approvazione del contratto La Direzione approva il contratto, apponendo la firma in calce; la scansione del contratto approvato può essere mantenuto nell evento Trattative Mandato 5. Archiviazione documenti Archivia qualsiasi documento relativo all evento nella sezione Documenti, quali ad es.: - proposta di affidamento gestione lotto boschivo; - contratto del mandato alla gestione; - delibera di accettazione.

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21 Tramite la Tab WORKFLOW saprete sempre a che punto del processo aziendale siete arrivati

22 Chiusura della Trattativa La trattativa viene chiusa, con il relativo esito, a seguito di: verifica della chiusura effettiva di tutte le disposizioni; inserimento dei dati personalizzati obbligatori. Avvio Progetto A seguito della chiusura positiva della trattativa viene avviato il progetto nel modulo omonimo di Qualibus, come definito nella procedura P 06 01, collegando la TM allo stesso progetto. Registrazione Ordine su Gestionale Viene immessa l anagrafica cliente/fornitore e la relativa commessa sul gestionale Zucchetti.

23 2b. Sistema Catena di Custodia - Gestione Commesse

24 Gestione delle commesse/mandati COMMESSE TIPO Sono commesse standard predisposte in Qualibus dalle quali partire facendo semplicemente una copia ed introducendo o modificando tutti i dati necessari nelle varie sezioni. Sono definite di default e nel maggior dettaglio possibile tutte le seguenti sezioni: definizione requisiti interfacce fasi

25 Gestione delle commesse/mandati COMMESSE ACQUISITE Le commesse acquisite a seguito dell ordine sono gestite in Qualibus, duplicando la commessa TIPO corrispondente, già definita nel dettaglio, presentando per le varie sezioni descrizioni, fasi e parametri di default. La nuova commessa, quindi, presenta già una struttura stabilita come punto di partenza che può essere comunque modificata in base alle esigenze.

26 Struttura delle commesse

27 Gestione delle commesse/mandati CREAZIONE DI UNA NUOVA COMMESSA A seguito della creazione di una nuova commessa viene riportato nella sezione Definizione : il tipo di commessa (codice e descrizione); la data di inizio della commessa; il responsabile di commessa (se diverso da quello assegnato di default); collega nella sezione Cliente il proprietario boschivo; collega la directory dei documenti precedentemente predisposta; definizioni e note eventuali.

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29 Dati Personalizzati Vengono immessi tutti i dati personalizzati relativi alla commessa, quali ad esempio: dati della Trattativa mandati: rif. all evento TM (Trattativa Mandati); dati del lotto boschivo: nome del lotto/località; codice lotto; numero della particella; ecc..

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31 Interfacce Vengono definite le interfacce organizzative e tecniche ed i relativi ruoli: Interfacce Interne (in particolare il responsabile di commessa e le altre risorse umane coinvolte) Fornitori, che vengono coinvolti nelle attività (quali ad esempio progettista, direttore lavori, azienda di utilizzazione forestale) Clienti che acquistano il legname (indicando nella descrizione gli assortimenti).

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33 Programmazione Viene definito il piano di commessa nella sezione Fasi, modificando e/o completando le fasi della commessa TIPO dalla quale è stato copiato il piano, sulla base della documentazione riguardante il mandato, indicando per ogni fase e per quanto necessario: sequenza; il responsabile e le interfacce coinvolte nelle singole fasi; le date di inizio e fine previste per ogni fase.

34 Avanzamento della commessa ed aggiornamento del piano Attua quanto specificato nelle fasi di commessa, garantisce il coordinamento con le funzioni coinvolte e mantiene aggiornato lo stato di avanzamento (ad esempio indicando le date di avvio e conclusione delle fasi) man mano che le attività vengono eseguite, riportando: la % dello stato di avanzamento della singola fase di commessa; le date di inizio e fine effettiva di ciascuna fase. Le attività/fasi di commessa sono visibili all esecutore direttamente nel «Calendar»

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36 Attività di monitoraggio Viene verificata sistematicamente la corretta attuazione delle singole fasi del progetto, registrando data e nominativo nella sezione Fasi di Qualibus. Vengono effettuati i controlli per le singole fasi sulla base delle apposite check - list allegate, in particolare: verifica dei requisiti PEFC (presenza del certificato PEFC del proprietario); verifica della redazione del PRFA (progetto di riqualificazione forestale ambientale) a cura di un tecnico abilitato; verifica dell ultimazione dei lavori di utilizzazione e controllo di garanzia della separazione fisica dei materiali certificati da eventuali materiali non certificati; verifica della disponibilità dei dati completi delle misurazioni.

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38 Archiviazione documenti Viene archiviato qualsiasi documento relativo alla commessa nella sezione Documenti, quali ad es.: contratti di affidamento lavori di utilizzazione del lotto boschivo; disciplinare di incarico per la direzione lavori degli interventi di utilizzazione forestale; contratti con progettisti esterni per emissione del PRFA. Nota: il certificato PEFC dei fornitori sono di norma archiviati nell Anagrafica fornitori di Qualibus.

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40 Registrazioni delle attività Vengono registrate le attività effettuate dal personale in Qualibus, indicando: esecutore data tipo di attività le ore dedicate (e relativi costi) descrizione

41 Registrazioni dei costi e ricavi Vengono registrati i costi e ricavi nelle omonime sezioni, indicando ad esempio: i costi del personale interno (oltre quelli relativi alle attività che vengono registrate nella sezione Attività con il loro costo orario); i costi dei fornitori: costi di utilizzazione; costi del progettista; i ricavi a seguito delle vendite.

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43 Analisi finale di commessa Viene eseguita un analisi finale della commessa, valutando: la necessità di aggiornare la commessa Tipo, relativamente a: fasi check - list dati personalizzati l andamento costi/ricavi, utilizzando il comando Statistiche

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45 2c. Sistema Catena di Custodia - Gestione Anagrafiche e certificati PEFC

46 Gestione Anagrafiche e certificati PEFC Vengono inserite nell anagrafica di Qualibus tutti i clienti e fornitori, specificando: Dati anagrafici (ragione sociale, indirizzo, telef., mail, ecc.) Dati personalizzati, quali: Data inserimento anagrafica Certificazione PEFC (SI/NO) Numero del Certificato PEFC Scadenza del Certificato PEFC Nota: i dati personalizzati possono essere resi obbligatori

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48 Gestione Anagrafiche e certificati PEFC Dalle consultazioni anagrafiche è possibile avere l elenco completo dei clienti / fornitori e relativi dati personalizzati, in modo da tenere sotto controllo anche le scadenze dei certificati PEFC

49 Gestione Anagrafiche e certificati PEFC All interno dell anagrafica sono agganciate tutte le Trattative Mandati e commesse

50 3. Filtri, Consultazioni e Cruscotti

51 Filtri in Consultazioni Nella sezione Consultazioni è possibile: Ricercare, selezionare, filtrare ed analizzare tutti i Dati precedentemente imputati. Salvare specifici Filtri Aziendali (disponibili quindi a tutti gli utenti Qualibus) o Filtri Personali. I filtri in consultazioni rappresentano una delle caratteristiche Comuni a tutti i moduli Qualibus. Le griglie ottenute tramite filtri o semplicemente con la ricerca possono essere esportati in vari formati (text, Excel, HTML, XML)

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54 Cruscotti Grazie a questo modulo è possibile lanciare delle query e visualizzarle in una griglia, utilizzare griglie e grafici pivot, realizzare report con Report Builder I Cruscotti (standard o avanzati) possono utilizzare come fonte il database Qualibus ma anche base dati esterne

55 Esempio Cruscotto

56 Esempio Cruscotto - Trattativa Mandato

57 Esempio Cruscotto - Trattativa Mandato

58 Esempio Cruscotto - Trattativa Mandato

59 Esempio Cruscotto - Trattativa Mandato

60 Esempio Cruscotto - Commesse

61 Esempio Cruscotto - Commesse

62 4. Benefici per LEGNO SERVIZI

63 Benefici Mantenimento della certificazione dando risposta in modo sistematico ai requisiti CoC della norma PEFC - ITA 1002 Controllo semplice e sistematico di tutte le Trattative Mandati Gestione delle commesse/progetti e del loro stato di avanzamento Gestione delle anagrafiche fornitori e clienti con relative certificazioni PEFC (numero certificato e scadenza)

64 Benefici Ogni documento e dato importante è in Qualibus anche grazie a Office Addin che permette una registrazione semplice ed immediata delle informazioni inviate e ricevute Miglioramento delle comunicazioni interne e delle relazioni con Clienti e Fornitori Drastica riduzione dell uso di carta Collegamento delle Trattative e Commesse con Fornitori e Clienti, commesse ed ogni altro Personale coinvolto Disponibilità in tempo reale di dati e statistiche, in particolare per i mandati e le commesse

65 Benefici Gestione informatizzata di ogni processo aziendale di supporto: Documentazione Manutenzione Infrastrutture Gestione di tutte le scadenze / impegni Non Conformità, Infortuni e Reclami Azioni Correttive e Preventive Gestione del Personale, Formazione e Addestramenti Relazioni con Clienti e Fornitori Audit (interni, a fornitori e di Certificazione) Valutazione Fornitori e Clienti Riesami di Direzione

66 Svantaggi in caso di non utilizzo di Qualibus Gestione cartacea del Sistema Revisione di tutta la documentazione di Sistema (Manuale, Procedure, ecc.) Assenza di linee guida per la gestione dei mandati e commesse (percorso guida alla gestione tramite check-list, dati personalizzati obbligatori, disposizioni) Assenza di una archiviazione completa della documentazione legata ai mandati e commesse

67 Svantaggi in caso di non utilizzo di Qualibus Assenza di uno scadenziario per la gestione degli impegni Assenza di una registrazione informatica e pilotata di: Non Conformità, Infortuni, Reclami, AC/AP, Formazione e Addestramenti, Audit (interni, a fornitori e di Certificazione) Assenza di dati automatici per l effettuazione dei Riesami di Direzione

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