La gestione del Sistema con Qualibus nella RSA. CASO DI STUDIO Q098 Rev. 5 Luglio 2016

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1 La gestione del Sistema con Qualibus nella RSA CASO DI STUDIO Q098 Rev. 5 Luglio 2016

2 Attività svolta e sistema di gestione Assistenza agli anziani (ospiti autosufficienti e non autosufficienti, soggiorni a tempo limitato ed indeterminato, riabilitazione e nucleo per la cura del malato di Alzheimer) La Residenza Santa Margherita opera con un sistema di gestione integrato per la Qualità, l Ambiente, la Sicurezza e l Etica certificato ISO 9001 ed OHSAS Nota: la Direzione e tutto il personale (Impiegati, Addetti ai servizi, Assistenti ed Infermieri) accede sistematicamente a Qualibus

3 Sommario Gestione Documenti Comunicazioni Manutenzioni Gestione Risorse Umane Valutazione rischi ed altri aspetti di sicurezza Altri Processi gestiti con Qualibus Statistiche e cruscotti Benefici percepiti dalla Direzione e dagli utenti Dichiarazione della Direzione

4 Gestione Documenti

5 Importazione e gestione documenti in Qualibus Inizialmente è stata effettuata un importazione rapida in Qualibus di tutti i documenti dell Organizzazione precedentemente gestiti con Windows, mantenendo la struttura delle cartelle, codici, descrizioni e n di revisione Attualmente tutti i documenti sono gestiti con Qualibus (nuovi file, revisioni, verifiche, approvazioni, distribuzioni) senza l uso di carta

6 Struttura Cartelle e Definizione Ruoli

7 In Qualibus è aggiornata ed archiviata tutta la documentazione di origine esterna: decreti, leggi e regolamenti; norme del Sistema di Gestione; autorizzazioni, C.P.I., dichiarazioni di conformità, ecc.; certificati rilasciati da fornitori esterni (es. certificati di analisi, campionamenti); documenti dei fornitori (es. schede di sicurezza, dichiarazione di conformità delle macchine, libretto uso e manutenzione) Documenti di origine esterna

8 Comunicazioni

9 La gestione delle comunicazioni Grazie ai Messaggi, Discussioni e Anagrafiche Qualibus (Clienti, Fornitori e Privati) l organizzazione gestisce efficacemente tutte le comunicazioni con il personale, volontari, gli ospiti ed i loro famigliari Vengono utilizzati modelli standard di documenti che richiamano automaticamente i campi anagrafici necessari Tutte le comunicazioni sono archiviate nella rispettiva Anagrafica e la loro consultazione risulta immediata

10 Comunicazioni interne

11 Comunicazioni con ospiti e fornitori Utilizzando modelli di documenti che automaticamente richiamano i campi anagrafici necessari

12 Manutenzioni

13 Anagrafica Infrastrutture Struttura ad albero delle Infrastrutture suddivise in più categorie: Generali (caldaia, condizionatori, ecc.) Camere Cucina Lavanderia ecc. Per ogni categoria è individuato un Responsabile

14 Programma delle Manutenzioni Per ogni bene è definito il programma delle manutenzioni e dei controlli periodici

15 La gestione delle Manutenzioni Qualibus ricorda sul Calendar a ciascuno gli impegni relativi ai beni a lui affidati nelle date stabilite

16 La gestione delle Manutenzioni Qualibus ricorda sul Calendar a ciascuno gli impegni relativi ai beni a lui affidati nelle date stabilite

17 La gestione delle Manutenzioni Ogni responsabile: effettua periodicamente la stampa degli interventi in scadenza che consegna ai vari esecutori quando sia necessario un supporto cartaceo registra sistematicamente in Qualibus tutti gli interventi straordinari collegandoli al bene e registrando i relativi costi

18 Stampa Programma Manutenzioni Stampa degli interventi con indicazione: Responsabile, Descrizione intervento e Scadenza

19 Registrazione delle Manutenzioni Il responsabile, una volta attuato l intervento, effettua la chiusura in Qualibus che programma automaticamente la scadenza successiva in base alla frequenza impostata. Le registrazioni degli interventi effettuati sono visibili nella sezione Interventi / Lista

20 Gestione Risorse Umane

21 Gestione Risorse Umane È attuata, in particolare, con i seguenti moduli e processi: Anagrafica Personale Anagrafica Funzioni Organigrammi Eventi (processi): Addestramenti Premio di risultato Infortuni, Incidenti senza infortunio e Near Miss Suggerimenti del personale Nota: per approfondimenti anche su altre classi di evento si faccia riferimento alla Linea Guida Qualibus Gestione del Personale ed a casi di studio specifici.

22 Anagrafica Personale Nelle varie sezioni sono archiviate e rintracciabili tutte le informazioni e i documenti del personale (dipendenti, collaboratori, ecc.), in particolare è possibile: inserire i dati anagrafici principali visualizzare le funzioni aziendali ricoperte registrare i dati personalizzati es. monte ore mensile, idoneità tecnica antincendio e sanitaria, n. badge, visita medica, destinazione TFR inserire e catalogare documenti correlati al dipendente come Curriculum Vitae, contratti, report, dichiarazioni visualizzare tutti i processi in cui è stato od è coinvolto il personale

23 I campi dei Dati Personalizzati sono configurati in base alle esigenze della Residenza

24 Anagrafica Funzioni Sono definite tutte le funzioni specificando: Responsabilità ed Autorità oltre ai requisiti minimi (scolarità, addestramento, esperienze e competenze). A ciascuna funzione sono collegate le persone che vi appartengono

25 Organigrammi Gli organigrammi (ad esempio Generale o della Sicurezza) sono generati sulla base delle Funzioni configurate A fronte del personale associato a tali funzioni è possibile visualizzare gli organigrammi nominativi (vedi esempio qui di seguito)

26 Esempio Organigramma Sicurezza

27 Eventi Classe Addestramenti Qualibus permette una semplice programmazione della formazione (gli impegni relativi alle lezioni sono notificati agli utenti sul Calendar) registrazione delle attività formative (comprese simulazioni di emergenza, prove di evacuazione) e aggiornamento cruscotto Gap Formativo Imputazione dei costi relativi (costi del corso, ore personale, trasferte, ecc.)

28 I responsabili di area riportano per ogni operatore: 1. le segnalazioni effettuate in ambito: Ambiente Attività Sicurezza 2. le registrazioni ai fini del Premio di Risultato: Giorni di assenza Cambio turno Mancate timbrature Eventi Classe Premio di risultato

29 Classe evento Infortuni Si effettua la registrazione di infortuni, riportando in particolare: Descrizione dell accaduto Dati per statistica (prognosi, date inizio e fine, durata infortuni) Analisi delle cause ed avvio di eventuali Azioni Correttive

30 Classe evento Suggerimenti del personale Le Disposizioni dell evento consento di tener sotto controllo tramite la check-list tutti le attività di valutazione e definire le disposizioni conseguenti Nella sezione Collegamenti dell anagrafica del personale è possibile visualizzare tutti i suggerimenti proposti dal personale

31 Valutazione Rischi

32 Valutazione dei Rischi La gestione della valutazione dei rischi con Qualibus consente di ottenere un DVR: dinamico e sempre aggiornato allineato e implementato all interno di un sistema agganciandosi ai vari applicativi (anagrafica articoli, DPI e sostanze, infrastrutture, funzioni) collegato alla documentazione di riferimento (istruzioni, valutazioni rischi specifici, ecc.) collegato a tutti gli eventi di riferimento, quali ad es.: Formazione, Azioni di miglioramento, Infortuni, Mancati incidenti

33 Scheda di valutazione dei rischi per la Mansione Operatore Socio Sanitario La gestione della Valutazione dei Rischi

34 Altri aspetti relativi a Sicurezza ed Etica

35 Sorveglianza e misurazione Gestione dello Scadenziario per la tenuta sotto controllo di: Analisi e campionamenti (rumore, vibrazioni, emissioni in atmosfera, movimentazione manuale dei carichi, atmosfere esplosive, agenti chimici, ecc.) Riunione periodica ai sensi dell art. 35 del D.Lgs. 81/2008 Ecc.

36 Sorveglianza e misurazione Gestione del Registro antincendio per la tenuta sotto controllo delle attività di: Controllo estintori, idranti, porte tagliafuoco, illuminazione emergenza Verifica composizione squadra di emergenza Rinnovo CPI Ecc.

37 Sorveglianza e misurazione Gestione dello Scadenziario del Sistema Etico per la verifica di tutti gli indicatori di performance secondo SA8000:2014

38 Incidenti e Near Miss Registrazione in Qualibus di incidenti e near miss: Descrizione dell accaduto, ambito (dove) e tipologia Analisi delle cause ed avvio di eventuali azioni correttive Ecc.

39 Altri Processi gestiti con Qualibus

40 Altri processi gestiti tramite eventi Qualibus Audit di 1^, 2^ e 3^ parte Analisi del contesto Incident Reporting, Root Cause Analisys, Safety Walk Round Azioni di miglioramento (Correttive e Preventive) Non Conformità Reclami da Cliente Riesami di Direzione, Riunioni

41 Cruscotti e Stampe Avanzate

42 Cruscotti e Stampe Avanzate Grazie alla registrazione degli interventi di manutenzione (programmati e straordinari) e degli Eventi (Azioni di miglioramento, Reclami dei Clienti, Non Conformità, Addestramenti, Audit, Riesami, ecc.) Qualibus mette a disposizione una serie innumerevole di dati e statistiche quali: grafici degli andamenti numerici e dei costi cruscotti aziendali Qui di seguito si riportano alcuni esempi.

43 Andamento numerico di alcune classi di Eventi

44 Andamento costi di alcune classi di Eventi

45 Andamento infortuni

46 Gap Formativo

47 Quadro di sintesi dei rischi per mansione

48 I BENEFICI PERCEPITI (dalla Direzione e dagli Utenti)

49 BENEFICI Migliore comunicazione interna e relazioni con Clienti e Fornitori Riduzione della carta in circolazione e gestione efficace di tutta la documentazione interna e di origine esterna

50 BENEFICI Tenuta sotto controllo di tutti i processi Gestione efficace di infrastrutture e strumenti Controllo di Obiettivi Indicatori e Traguardi

51 BENEFICI Ogni altro processo è sotto controllo: Valutazione dei rischi Inserimento lavorativo e cambio mansione Addestramenti Consegna DPI Segnalazioni del personale Audit interni e di certificazione Valutazione accettabilità dei Fornitori Valutazione soddisfazione dei Clienti Riesami di Direzione

52 Dichiarazione delle Direzione

53 Dichiarazione della Direzione Qualibus: lo strumento che ci ha permesso di crescere in modo esponenziale! Siamo felici di poter dichiarare apertamente la nostra soddisfazione rispetto all utilizzo di questo software che ha concesso di trasferire il Sistema di Gestione per la Qualità consolidato in forma cartacea sul gestionale ma non solo, è stata ottimizzata la gestione dei processi con la valorizzazione delle risorse umane.

54 Dichiarazione della Direzione Grazie all implementazione delle anagrafiche sono velocemente accessibili i dati riferiti al personale, ospiti, fornitori e apparecchiature. Gli indicatori sono monitorati sistematicamente e gli obiettivi sono chiari a tutti. Non sfugge il passato che diventa, invece, ottima base sulla quale fondare le decisioni del presente per un miglior futuro.

55 Dichiarazione della Direzione Sono conservate le revisioni dei documenti dando la possibilità di accedere ai soli documenti attivi. Impossibile la confusione! Il nostro DVR è vivo, grazie ai collegamenti tra le varie maschere si implementa in modo automatico e non può che essere aggiornato di giorno in giorno senza far altro.

56 Dichiarazione della Direzione E difficile quantificare il valore aggiunto ottenuto dall utilizzo di Qualibus e senza il quale non potremmo più lavorare. Sicuramente il Responsabile del Sistema ha ottenuto un risparmio di tempo nella gestione degli impegni dell ordine del 50%; un analogo risparmio è stato ottenuto nella gestione dei documenti (ore del personale, carta, stampanti e toner) rispettando l ambiente! Grazie Qualibus, grazie allo staff Nord Est Systems che, a nostro fianco, coglie ogni giorno le nuove opportunità di sviluppo puntando all Eccellenza! Bertrand Barut (Direttore) Silvia Battiston (Resp. Sistemi di Gestione)

57 Grazie per l attenzione! Nord Est Systems è pronta a offrirvi la soluzione che cercate! Trasmettete le vostre esigenze a: soluzioni@nordestsystems.com

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