ACCESSO AL HR PORTAL DIPENDENTE

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Mauro Bernardi
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1 Manuale Piano ferie

ACCESSO AL HR PORTAL DIPENDENTE Accedere ad internet tramite uno dei più comuni browser: Internet explorer Mozzilla Firefox Google Chrome Digitare

2 ACCESSO AL HR PORTAL DIPENDENTE Accedere ad internet tramite uno dei più comuni browser: Internet explorer Mozzilla Firefox Google Chrome Digitare l indirizzo del sito internet di P&S: e si visualizzerà la pagina sotto: Cliccare sulla voce AREA UTENTE e si aprirà la pagina sotto:

3 A seconda del servizio erogato selezionare il proprio portale di riferimento scegliendo tra Paghe-WEB o Project

4 Accesso dell Utente All interno dell applicativo sono gestite due tipologie di utenze: Approvatore Collaboratore. Ogni dipendente dell azienda, sia che si tratti di un approvatore, sia che si tratti di un collaboratore, viene identificato della procedura attraverso un nome utente ed una password di accesso. cliccare su Accedi (o premere il tasto invio) Si aprirà la pagina per l inserimento delle credenziali, le quali inizialmente saranno fornite da P&S. Una volta inserite, l utente deve selezionare e successivamente modificarla:

5 La password dovrà essere modificata al primo accesso dell utente. Se l utente non accede per 30 giorni consecutivi il sistema lo disabilita automaticamente.

6 Guida operativa per il collaboratore MY WORKSPCAE PIANO FERIE Guida operativa per l approvatore APPROVATORE

7 Accesso MY WORKSPACE Una volta effettuato l'accesso, attraverso il link rapido il collaboratore ha a disposizione il proprio Workspace, che contiene le Lista attività, il calendario ed i link rapidi alle funzionalità principali del modulo HR-WorkFlow presenze. 7

8 Daily planner Mostra il calendario del mese in elaborazione. Di default viene mostrato il dettaglio della giornata in cui si effettua il collegamento. Link rapidi HR-Workflow Infine sono disponibili i link rapidi alle seguenti funzionalità: 8

9 PIANO FERIE Accedendo al menù WorkFlow l utente collaboratore visualizza le seguenti funzionalità relative al Piano ferie: Inserimento pianificazione Inserimento pianificazione effettua il collegamento alla maschera che permette l inserimento del piano ferie Il piano ferie proposto quando l utente accede è quello che comprende il mese di sistema 9

Per inserire una nuova richiesta è necessario posizionarsi sulla casella relativa al giorno, utilizzare il tasto destro del mouse e scegliere la tipologia di ferie all interno della tendina che viene

10 Per inserire una nuova richiesta è necessario posizionarsi sulla casella relativa al giorno, utilizzare il tasto destro del mouse e scegliere la tipologia di ferie all interno della tendina che viene presentata L inserimento si conclude cliccando su Conferma sulla sinistra per salvare l inserimento. Per annullare una richiesta appena inserita, posizionarsi sulla casella relativa al giorno e cliccando con il tasto destro del mouse selezionare #Annullare richiesta Per inserire su più giorni consecutivi la stessa tipologia di ferie cliccare sul primo giorno coinvolto, successivamente tenere premuto il tasto ctrl e cliccare sulle giornate di tutto il periodo; sull ultimo giorno, con il tasto destro del mouse è necessario scegliere la tipologia di ferie e successivamente l opzione Conferma per salvare l inserimento. 10

11 L inserimento delle mezze giornate prevede le stesse operazioni; l unico accorgimento in più riguarda la scelta iniziale dell opzione mattina oppure pomeriggio al posto di intera (che viene presentato per default) all interno dell apposito campo: Pianificazione di gruppo All interno della scheda Pianificazione Gruppo, che in base all impostazione del sistema può essere mostrato oppure no, è possibile visualizzare, mese per mese, le richieste dei colleghi che fanno parte dello stesso gruppo. 11

12 Stato pianificazione Accedendo il dipendente/collaboratore potrà esclusivamente visualizzare lo stato delle pianificazioni del gruppo a cui appartiene Viene mostrata una riga per ogni dipendente, e sulle giornate vengono segnalate eventuali pianificazioni. Posizionandosi con il mouse sulla casella viene mostrata la descrizione della pianificazione (esempio: Ferie giornata intera). 12

13 Stampa pianificazione Attraverso questa funzionalità è possibile ottenere la stampa del piano ferie in formato Pdf. E innanzitutto necessario selezionare il codice del piano ferie di riferimento. Così facendo il programma compila in automatico gli estremi per periodo di piano ferie (che possono essere modificati, al fine di filtrare il contenuto del report): Successivamente possono essere eventualmente impostati dei filtri per la generazione della stampa che riguardano l azienda, il dipendente, i dati organico ed i dati strutturali/contrattuali). 13

14 Approvatore MY DASHBOARD La Dashboard WorkFlow è la pagina principale che può essere visualizzata all accesso di WorkFlow. In alternativa è raggiungibile selezionando l applicativo HR-WorkFlow dal menù Aree Applicative posizionato in alto a sinistra. Action list WF Presenze In questa sezione vengono mostrate tutte le informazioni utili per la corretta chiusura del mese Cliccando sulla notifica si aprirà una finestra dove l approvatore potrà rettificare o approvare i piani ferie 14

15 Cliccando sulla finesta del mese si aprirà un ulteriore finestra dove compariranno i tasti per l approvazione o il respingimento del piano ferie Stato pianificazione Attraverso questa funzione l utente approvatore ha la possibilità di visualizzare lo stato del proprio piano ferie e di approvare o respingere i piani ferie dei gruppi di cui è verificatore. Dopo aver indicato il codice del piano ferie e del gruppo di riferimento viene mostrato lo stato richieste come segue: Per ogni livello previsto nel sistema viene sottolineata la casella di giallo per lo stato d attesa e verde per l approvazione, con i conseguenti esiti. L opzione Approva consente di approvare il piano ferie; il programma controlla se tutti i dipendenti del gruppo hanno inseritoil piano ferie e se tutti i piani ferie sono stati vistati al primo livello, emettendo in caso contrario una segnalazione non bloccante. L opzione Respingi nel caso in cui sia stata data l approvazione di livello successivo al primo, conduce nuovamente il piano ferie allo stato di attesa. Nel caso in cui il piano ferie sia respinto al primo livello, esso rimane visualizzato 15

come in attesa. In caso di prima respinta da parte dell approvatore verranno cancellate tutte le pianificazioni del mese e lo stato del mese sarà riportato in attesa di approvazione del primo livello.

16 come in attesa. In caso di prima respinta da parte dell approvatore verranno cancellate tutte le pianificazioni del mese e lo stato del mese sarà riportato in attesa di approvazione del primo livello. In caso di rettifica (modifica del collaboratore su Piano Ferie già approvato) l'eventuale respinta dell'approvatore riporterà all'ultimo piano ferie approvato. Cliccando sull opzione Calcolo Copertura disponibile in alto a destra viene generato un cruscotto indicativo della copertura secondo i criteri stabiliti che, in base alle impostazioni effettuate, possono considerare anche l elaborazione del Monitor assenze e la Gestione eventi dell approvatore. Il programma ricava dunque tre criteri di copertura (minima, media e massima) ai quali attribuisce rispettivamente i colori rossogiallo e verde. 16

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