Servizio e-business Saipem Acquisto a catalogo elettronico - Omaggistica. Manuale Supervisore Omaggistica

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1 Servizio e-business Saipem Acquisto a catalogo elettronico - Omaggistica Manuale Supervisore Omaggistica

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Acquisto a catalogo elettronico - Omaggistica in qualità di Supervisore. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2

3 Sommario Sommario... 3 Flusso Omaggistica... 4 Gestione Messaggi e Richieste di approvazione... 8 Personalizzazione profilo... 8 Monitoraggio processo. 18 Informazioni utili Copyright e trademark

4 Flusso Omaggistica Richiedente Cliente AM e-business Approvatori Supervisore A B Sistema e- Business Fornitore Richiesta Credenziali Invio Credenziali via mail Portale NO 1 Creazione SB mail NO 2 Approvazione mail SI 3 Approvazione SB? 1 step 2 step mail 4 Approvazione SB? 3 step 5 Invio mail Ricezione ODA Evasione ODA NO Inserimento PEM 10 9 Approvazione? SI 10 Registrazione EM 4 4

5 Flusso di processo: Descrizione attività ID Attività A B Descrizione Attività Richiesta Abilitazione Rilascio Credenziali Caratteristiche Il richiedente accede al portale e-business e il form elettronico di richiesta abilitazione inserendo i propri dati anagrafici (nome, cognome, matricola, , nome del responsabile, società). I dati inseriti saranno sottoposti a verifica automatica (on-line) con le anagrafiche definite in active directory Saipem. Alla sottomissione della richiesta di abilitazione, viene automaticamente inoltrata una al servizio di supporto Saipem Profile, con in copia conoscenza il responsabile del richiedente indicato nel form. Sulla base delle informazioni inviate tramite form, il servizio di supporto effetua l abilitazione e ne invia notifica via al richiedente ed in copia al suo responsabile. Soluzione Applicativa Portale E-Business Un volta in possesso delle credenziali di accesso, il richiedente si collega al portale e- Business Saipem e procede alla creazione della richiesta (Shopping Basket), selezionando gli item desiderati dal catalogo elettronico. Contestualmente il richiedente sceglie, da apposito menù a tendina, i nominativi dell approvatore a cui sarà sottoposta la richiesta: 1 Inserimento Richiesta Da Catalogo - 1 step: il sistema proporrà il nominativo del responsabile del cdc/wbs specificati sulla richiesta - 2 step: Se il richiedente non appartiene alla segreteria dell AD o di un 1 riporto AD, il menù a tendina proporrà la lista dei nominativi dei 1 riporti AD, e il richiedente sceglierà il nominativo corrispondente al 1 riporto responsabile per l unità del richiedente stesso Se il richiedente appartiene alla segreteria dell AD o di un 1 riporto AD, allora l unico approvatore selezionabile sarà l AD stesso (o persona da esso delegata) Alla conferma della richiesta, il sistema notifica al primo approvatore (responsabile cdc/wbs) la presenza di una attività di approvazione a sistema 5

6 Flusso di processo: Descrizione attività ID Attività Descrizione Attività Caratteristiche Soluzione Applicativa 2 Approvazione responsabile cdc/wbs Il responsabile di cdc/commessa scelto dal richiedente si collega ad e-business Saipem ed accede alla propria Inbox dove sono raccolte tutte le richieste di approvazione. Il responsabile analizza ogni singola richiesta, procedendo all approvazione o al rifiuto della stessa. In caso di rifiuto, la richiesta torna in carico al richiedente (previa notifica automatica via mail) che potrà effettuarne la modifica o la cancellazione. In caso di approvazione, il sistema notifica all approvatore successivo (specificato dal richiedente al momento della creazione) la presenza di una attività di approvazione a sistema 3 Approvazione 1 riporto AD o AD Il 1 riporto AD (o l AD stesso) si collega ad e-business Saipem ed accede alla propria Inbox dove sono raccolte tutte le richieste di approvazione. L approvatore analizza ogni singola richiesta, procedendo all approvazione o al rifiuto della stessa. In caso di rifiuto, la richiesta torna in carico al richiedente (previa notifica automatica via mail) che potrà effettuarne la modifica o la cancellazione. In caso di approvazione, il sistema notifica al supervisore omaggistica la presenza di una attività di approvazione a sistema 4 Approvazione Supervisore Omaggistica Il Supervisore Omaggistica si collega ad e-business Saipem ed accede alla propria Inbox dove sono raccolte tutte le richieste di approvazione. Il supervisore analizza ogni singola richiesta, procedendo all approvazione o al rifiuto della stessa. In caso di rifiuto, la richiesta torna in carico al richiedente (previa notifica automatica via mail) che potrà effettuarne la modifica o la cancellazione. 5 Invio ODA A conclusione dell iter approvativo, il sistema automaticamente invia una mail al supervisore omaggistica e al fornitore, contenente un PDF riepilogativo della richiesta stessa 6 Ricezione ODA Il fornitore riceve l ordine in formato PDF tramite mail 6

7 Flusso di processo: Descrizione attività ID Attività Descrizione Attività Caratteristiche Soluzione Applicativa 7 Evasione ordine Il fornitore compi le operazioni necessario all invio del materiale ordinato 8 Inserimento PEM Il fornitore si collega al sistema e-procurement per l inserimento della proposta entrata merce Fuori Sistema 9 Approvazione PEM 10 Regsitrazione PEM Il Richiedente si collega ad e-business Saipem ed accede alla propria Inbox dove sono raccolte tutte le richieste di approvazione. Il richiedente analizza ogni singola PEM, procedendo all approvazione o al rifiuto della stessa. In caso di rifiuto, la PEM torna in carico al fornitore (previa notifica automatica via mail) che potrà effettuarne la modifica o la cancellazione. A valle della approvazione, la PEM viene registrata a sistema e l ordine d acquisto risulta confermato 7

8 GESTIONE MESSAGGI E RICHIESTE DI APPROVAZIONE 8

9 Gestione Richieste Approvazione Shopping Cart Per visualizzare ed elaborare le richieste di approvazione Shopping cart: Selezionare dal menu la voce Riepilogo del lavoro Ricercare i documenti inserendo i criteri di ricerca ed in particolare lo stato: Vis. (Nuovi, Completati, Inoltrati) Cliccare Rilevare Selezionare la riga del documento di interesse: Approvare o Rifutare senza entrare nei dettagli Selezionare l oggetto da prendere in carico cliccando sul link nella colonna Oggetto o Dettagli per visualizzare del carrello Inviare nuovamente: consente di spostare il task ad una data futura e ripresentarlo come da eseguire in tale data 9

10 Gestione Richieste Approvazione Shopping Cart (1/3) L approvatore una volta entrato nel Carrello da approvare ha la possibilità di: Visualizzare tutti gli agenti che hanno elaborato il documento per approvazioni: Visualizzare/Elaborare agenti Visualizzare i dati specifici del processo Omaggistica (1 riporto AD che approva la richiesta, Data di erogazione) Scaricare in formato PDF la versione stampabile dell approvazione carrello: Anteprima di stampa Entrare nei Dettagli di posizione e visualizzare tutte le informazioni posizionali inserite dal richiedente: a tal fine selezionare la posizione e cliccare sul tasto Dettagli 10

11 Gestione Richieste Approvazione Shopping Cart (2/3) Una volta visualizzate le informazione del carrello, l approvatore seleziona, attraverso i radio button Approvare / Rifiutare, le posizioni da approvare o rifiutare Eventuali note verso il richiedente o verso gli approvatori successivi possono essere inseriti nel box Note di approvazione Per confermare le proprie scelte e proseguire il flusso approvativo, l approvatore seleziona il tasto Inviare Per salvare le modifiche e mandare avanti la richiesta in un secondo momento, cliccare sul tasto Salvare Per annullare l operazione, cliccare sul tasto Chiudere 11

12 Gestione Richieste Approvazione Shopping Cart (3/3) All invio del carrello possono verificarsi le seguenti casistiche: a) Se tutte le posizioni del carrello sono state marcate come approvate, il flusso approvativo prosegue verso lo step successivo b) Se almeno una delle posizioni del carrello è stata marcata come rifiutata, tutto il carrello torna in carico al richiedente il quale può: Accettare le modifiche: in questo caso le posizioni rifiutate vengono cancellate e il flusso approvativo prosegue verso lo step successivo Modificare il carrello: il richiedente modifica il carrello, variando quantità o aggiungendo/cancellando posizioni; alla conferma del carrello, il flusso approvativo riparte dal primo step previsto 12

13 PERSONALIZZAZIONE PROFILO 13

14 Personalizzazione 1/4 Cliccando dal menu la voce: Peronalizzazione Parametrizzazione utente è possibile modificare alcuni dati personali relativi al Richiedente cliccando sul tasto Elaborare 14

15 Personalizzazione 2/4 È possibile modificare dalla testata i dati Generali del richiedente: Nome e Cognome e Intestazione Dal tab Conto utente è possibile modificare: , fuso orario, lingua, Formato data e notazione decimale 15

16 Personalizzazione 3/4 Dal tab Il mio indirizzo è possibile: Selezionare uno degli indirizzi presenti da associare al carrello che si sta per creare e visualizzarne i dettagli cliccando il tasto Dettagli Identificare un indirizzo di Default inserendo il bullet Indirizzo di consegna Standard: tale indirizzo verra associato a tutti i carrelli creati in automatico (rimarrà modificabile all interno del carrello in fase di creazione) Creare un nuovo indirizzo, cliccando sul tasto Creare e compilando i dati richiesti Cancellare o copiare Indirizzi precedentemente inseriti: selezionare la riga di interesse e cliccare Cancellare o Copiare 16

17 Personalizzazione 4/4 Dopo aver completato le impostazioni dei parametri personali è possibile Controllare e Salvare i dati inseriti, cliccando gli omonimi tasti 17

18 MONITORAGGIO PROCESSO 18

19 Maschera di Monitoraggio Per accedere alla transazione di monitoraggio, cliccare dapprima sulla sezione Monitor Ordinato e successivamente sul link Monitor Ordinato che compare sul menù a sinistra 19

20 Maschera di Monitoraggio La transazione è suddivisa in tre parti: 1. Ricerca: in questa sezione sono disponibili i filtri di ricerca; per avviare una ricerca valorizzare uno o più campi di ricerca e cliccare su Ricerca 2. Risultati: in questa sezione vengono mostrati i risultati della ricerca condotta 3. Aggrega: in questa sezione è possibile, una volta visualizzati i risultati, selezionare dei driver di aggregazione degli stessi; a tal fine, è sufficiente selezionare i driver di interesse e cliccare su Aggrega

21 Maschera di Monitoraggio Lista Risultati La lista dei risultati mostra tutti i risultati coerenti con i criteri di ricerca impostati. Per alcuni campi è attiva la navigazione verso il dettaglio del documento, accessibile cliccando sul numero del documento stesso (il numero è visualizzato con la seguente formattazione ); in particolare, è attiva la navigazione verso i seguenti documenti: - Shopping Basket (campo Numero Shc) - Ordine d acquisto (campo Ordine ) - Proposta Entrata Merce (campo Numero PEM) 21

22 Maschera di Monitoraggio Lista Risultati La lista risultati offre inoltre le seguenti funzionalità: - Ordinamento dei risultati: cliccando sull etichetta di colonna, i risultati vengono ordinati con logica decrescente sulla base dei valori presenti nella colonna selezionata; cliccando nuovamente sulla colonna viene effettuato un ordinamento in ordine crescente - Ulteriore filtro: cliccando sull icona (1) viene visualizzata una riga al di sopra dei risultati nella quale è possibile effettuare ulteriori filtri; in particolare, in corrispondenza di ciascuna colonna, è possibile applicare un filtro alle voci presenti nella colonna stessa; a tal fine (2) inserire la chiave di ricerca (utilizzare il carattere * per effettuare ricerche con chiave parziale) e premere il tasto Invio della tastiera del PC - (es. colonna Descrizione Prodotto: inserendo la striga *penne* tra asterischi, vengono visualizzati tutti i risultati che nella descrizione contengono la parola penne); per rilasciare i filtri, cancellare la chiave di ricerca e premere nuovamente Invio - Esportazione risultati in formato excel - tasto Esportazione (3)

23 Maschera di Monitoraggio Aggregazione Risultati La funzionalità di aggregazione consente all utente di aggregare i risultati visualizzati nella Lista Risultati sulla base dei criteri disponibili. A tal fine: Selezionare i criteri secondo i quali effettuare l aggregazione (si possono selezionare anche più criteri) Premere il tasto Aggrega: nella lista dei risultati verrà mostrato il risultato dell aggregazione Per annullare l aggregazione e tornare alla lista risultati iniziale, premere prima il tasto Reset e successivamente il tasto Aggrega Risultato dell aggregazione 23

24 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business eni, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati sul Portale del Servizio. Service operation support

25 Copyright e trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. E vietata la riproduzione per finalità commerciali. Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio. 25