Servizi di e-business Eni

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1 Servizi di e-business Eni Rappresentante Legale Centrale d Acquisto G&P Versione 08/2016

2 Gentile Utente, questo manuale illustra il flusso della Centrale d Acquisto G&P in qualità di rappresentante legale. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2

3 Sommario Modificare i parametri utente 4 Creare lo shopping basket 7 Trasferire i materiali nello shopping basket 12 Visualizzare il dettaglio posizioni dello shopping basket 14 Salvare od ordinare lo shopping basket 19 Modificare / Visualizzare lo shopping basket 20 Leggere i contratti e accettarne le condizioni contrattuali 23 Estrarre i report 26 Uscire dal servizio 31 Informazioni utili 32 Copyright e trademark 33 3

4 Modificare i parametri utente L utente ha la possibilità di modificare alcuni parametri della propria utenza (indirizzo , numero di telefono, ). Procedere nel seguente modo: Selezionare dal menù utente la voce Modifica dati personali Selezionare una delle due cartelle (Dati obbligatori o Dati indirizzo) per la modifica dei dati. 4

5 Modificare i parametri utente La prima cartella Dati obbligatori consente di verificare la correttezza di Nome, Cognome ed indirizzo . Si noti che questi tre campi sono obbligatori! Premere per confermare le modifiche effettuate. Premere per ritornare ai dati iniziali. 5

6 Modificare parametri utente La seconda cartella Dati indirizzo consente di modificare alcuni parametri dell utenza quali edificio piano e stanza. Premere per confermare le modifiche effettuate. Premere per ritornare ai dati iniziali. 6

7 Creare lo shopping basket Per procedere alla creazione di una richiesta di materiale, il responsabile legale accede all e-procurement tramite browser e clicca dal menù utente su Shopping Basket > Creare. 7

8 Creare lo shopping basket 1 Lo Shopping Basket è composto aree: da 4 macro 2 1. Parametrizzazione per posizioni 2. Aggiungere posizioni 3. Posizioni in carrello acquisti Dati supplementari 8

9 Creazione shopping basket - Parametrizzazione per posizioni Prima di selezionare i prodotti da catalogo elettronico, è necessario verificare l indirizzo di consegna e il tipo di contabilizzazione associati di default all utente. Cliccando sulla voce Vis. dettagli che compare a fianco della voce Indirizzo consegna: l utente ha la possibilità di inserire un indirizzo di consegna diverso da quello assegnato di default. ATTENZIONE: Soltanto modificando a priori i dettagli, i dati verranno poi riportati automaticamente su tutte le posizioni del carrello. 9

10 Creazione shopping basket - Parametrizzazione per posizione Cliccando su Vis. Dettagli si apre una nuova maschera in cui è possibile modificare l indirizzo di consegna. Compilare tutti i dettagli in modo da facilitare la consegna della merce. È possibile procedere in due modi: modificandolo manualmente voce per voce, selezionandolo da una lista di indirizzi preimpostata cliccando sull icona a lato. 10

11 Creazione shopping basket Aggiungere posizioni da catalogo Per inserire articoli nello shopping basket è necessario accedere presenti cliccando sul nome identificativo dello stesso. ad uno dei cataloghi Si possono inserire nello stesso shopping basket articoli presenti su cataloghi diversi. Dopo aver cliccato sul link, si aprirà perciò il catalogo elettronico corrispondente. 11

12 Trasferire i materiali nello shopping basket Selezionare dal catalogo gli articoli desiderati e procedere al trasferimento della selezione cliccando sul pulsante Chiudere ordine d acquisto. N.B. Per le altre funzionalità del catalogo si rimanda al manuale SAP MDM catalog presente sul portale. 12

13 Trasferire i materiali nello shopping basket Gli item sono stati aggiunti allo shopping basket. È possibile vedere il nome dello shopping basket, l elenco delle posizioni presenti nello stesso e la valorizzazione totale. Per ciascun articolo trasferito all interno del carrello il sistema esegue dei controlli: 1. verifica l accettazione delle condizioni contrattuali. Qualora qualche condizione non risulti soddisfatta viene mostrato il seguente messaggio d errore: 13

14 Visualizzare il dettaglio posizioni dello Shopping Basket 2. verifica la definizione del codice bacino per cui si sta acquistando l articolo. Nel caso non sia valorizzato il dato il sistema visualizza il seguente messaggio: Accedendo al dettaglio di ciascuna posizione con l icona lente è possibile: - definire il bacino per conto del quale si sta acquistando l articolo, - accettare condizioni contrattuali, - specificare l indirizzo di consegna, - specificare eventuali note per il fornitore. 14

15 Visualizzare il dettaglio posizioni dello Shopping Basket Per ogni posizione esistono diverse cartelle di dettaglio; basterà cliccare sul tasto per aprirle e visualizzarne il contenuto. Premere invece il tasto per chiudere l area relativa alla posizione e ritornare ai dati generali del carrello. X 15

16 Visualizzare il dettaglio posizioni - Dati di base Nei Dati di base è possibile: specificare il codice del bacino acquirente nel campo Codice Age/Ese, cliccando sull icona X e selezionando il codice di interesse, accettare le condizioni contrattuali apponendo il flag Conferma Lettura Contratto. 16

17 Visualizzare il dettaglio posizioni - Documenti e allegati La terza cartella Documenti e allegati contiene un campo di testo in cui è possibile specificare eventuali note per il fornitore. Il Testo fornitori riporta la descrizione estesa del prodotto corrispondente. È possibile inserire nella sezione Allegati dei documenti utilizzando il pulsante Sfoglia ed inserire una Descrizione nell apposito campo; cliccare accodare per completare l operazione. 17

18 Visualizzare il dettaglio posizioni Indirizzo di consegna e fonti La cartella Indirizzo di consegna /luogo prestazione contiene i dati relativi all indirizzo di spedizione. L indirizzo viene automaticamente inizializzato all indirizzo di default associato al bacino specificato nei dati di base. Tale indirizzo può essere tuttavia modificato manualmente imputando i nuovi dati all interno delle caselle di testo disponibili. La cartella Fonti d acquisto / fornitori di servizio visualizza il nome del fornitore relativo all articolo selezionato. 18

19 Salvare od ordinare lo shopping basket Una volta completato lo Shopping Basket l utente può controllare, ordinare o parcheggiare lo shopping basket. Cliccando sul pulsante il sistema salverà il carrello e sarà possibile modificarlo o completare successivamente. Utilizzare il pulsante al fine di verificare la correttezza delle informazioni inserite. Cliccare su al fine di gestire l ordine d acquisto che verrà inoltrato mezzo mail al fornitore. 19

20 Modificare / Visualizzare lo shopping basket N.B. Un volta ordinato lo shopping basket questo NON può essere modificato dal responsabile legale; verificare bene di aver valorizzato tutto correttamente. Egli può solamente controllare lo stato delle singole posizioni presenti nel carrello della spesa accedendo alle sezione Modificare / Visualizzare Shopping Basket. Gli stati significativi che una posizione di shopping basket può assumere sono: Ord. d acq. Creato/i: la posizione ha generato il relativo ordine d acquisto, Confermato Parzialmente: il fornitore ha effettuato una consegna parziale di quanto richiesto, Confermato Completamente: il fornitore ha consegnato tutti gli articoli della richiesta secondo quanto richiesto. 20

21 Modificare / Visualizzare lo shopping basket Per visualizzare o modificare lo shopping basket creato impostare i diversi filtri di ricerca nella sezione Cercare carrello acq. e cliccare sul pulsante.. Cliccare su al fine di visionare le posizioni in esso contenute. Nella colonna Descrizione è indicato il numero dell ordine d acquisto generato. Per visualizzare i dettagli dello shopping basket cliccare sull icona lente a lato. 21

22 Modificare / Visualizzare lo shopping basket Per gli shopping basket già ordinati, nel dettaglio di posizione compare, oltre alle cartelle analizzate nelle precedenti slides, una nuova cartella denominata Documenti successivi che mostra il flusso di documenti generati a partire dallo Shopping Basket. Il fornitore visualizzato l ordine provvede ad evaderlo spedendo la merce richiesta al destinatario; inserisce a sistema anche la relativa proposta entrata merci. Il punto vendita verifica la congruenza tra merce ricevuta, la bolla cartacea e la PEM a sistema ed autorizza o meno l entrata merci. Emersa la difformità della merce, il punto vendita può respingere la PEM; contestualmente il fornitore riceve via mail notifica del rifiuto. L approvazione della PEM chiude il processo di acquisto e genera l invio di una mail di notifica dell avvenuta approvazione al fornitore. 22

23 Leggere i contratti e accettarne le condizioni contrattuali Il responsabile legale può visionare le condizioni contrattuali ed accettarle in via definitiva al fine di evitare la riconferma ad ogni inserimento di una nuova richiesta. L accettazione avviene per singolo contratto ed è da intendersi definitiva sino ad eventuale aggiornamento delle condizioni contrattuali. In presenza di un nuovo aggiornamento il responsabile legale dovrà procedere all accettazione dello stesso. Per consultare le condizioni contrattuali è necessario accedere al menù Contratti > Conferma Lettura Contratti. utente 23

24 Leggere i contratti e accettarne le condizioni contrattuali Per visualizzare le condizioni contrattuali è sufficiente cliccare sul nome del documento; in automatico verrà visualizzato il corrispondente contratto in formato PDF. Per accettare le condizioni contrattuali è necessario apporre il flag Confermato in corrispondenza del contratto visualizzato e cliccare sul pulsante Conferma di Lettura per salvare le modifiche. 24

25 Impostare il bacino di default Il responsabile legale può impostare, dalla stessa sezione, un codice bacino acquirente di default selezionandolo dal menù a tendina e cliccando su Salva impostazione. In presenza di un codice bacino di default, al momento della creazione dello Shopping Basket, tutti gli articoli inseriti verranno automaticamente attributi al bacino di default. È comunque possibile modificare manualmente l attribuzione al bacino. 25

26 Estrarre i report Il responsabile legale può estrarre i dati relativi alle richieste inserite ed esportarli in formato excel sul proprio pc. Per accedere alla reportistica è necessario accedere nel menù utente Reportistica > Estrazione. Impostare i parametri di filtro tra i campi disponibili nella sezione Criteri di Selezione e premere sul pulsante Cerca. 26

27 Estrarre la reportistica I risultati di ricerca vengono mostrati nell area Risultati. Il numero totale di pagine di risultati viene mostrato in coda alla lista, sulla sinistra. Per passare alla pagina successiva premere X; per passare all ultima pagina premere. Per effettuare un ordinamento crescente o decrescente in base al contenuto di un particolare campo (es. Codice Bacino), cliccare sulle frecce che compaiono a fianco dell etichetta associata al campo. Ordinamento crescente Ordinamento decrescente 27

28 Estrarre la reportistica Per filtrare i risultati in base al contenuto di uno o più campi (es. Documento) indicare il valore da filtrare (o solo una parte del valore preceduta e seguita dal simbolo *) nella riga di filtro presente sotto le etichette di colonna e premere. Esempio 1: ricerca di tutti i numeri documento che contengono 82 Esempio 2: ricerca del numero documento Per rilasciare i filtri premere cancellare il valore di filtro presente nella riga al di sotto delle etichette di colonna e premere nuovamente. 28

29 Estrarre la reportistica Per aggregare i risultati di ricerca a parità di particolari caratteristiche, selezionare uno o più parametri di aggregazione disponibili in Aggregazione per; i risultati verranno automaticamente aggregati in base ai parametri indicati: Esempio: aggregazione risultati per Categoria Materiale e Fornitore Per aggiungere o eliminare un criterio di aggregazione selezionare o deselezionare il corrispondente parametro nella sezione Aggregazione per. 29

30 Estrarre la reportistica Per salvare in locale i risultati di ricerca mostrati nell area risultati premere il tasto Scarica Excel. 30

31 Uscire dal servizio Per uscire dal Servizio e-procurement è necessario: Premere il pulsante Non premere invece il pulsante 31

32 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business Eni, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati sul portale del Servizio. 32

33 Copyright e trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. È vietata la riproduzione per finalità commerciali. Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio. 33