Servizi e-business Gestione elettronica Bandi UE Manuale Referente Bando

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1 Servizi e-business Gestione elettronica Bandi UE Manuale Referente Bando snam.it

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Gestione elettronica Bandi UE in qualità di Referente. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2

3 Sommario Descrizione Scenario Creazione Bando Gestione Documentazione Bando Struttura c-folder per Gestione Bandi UE Autoregistrazione candidati Presentazione candidtatura Valutazione candidature e richieste aggiornamenti Chiusura del processo di gestione elettronica dei Bandi Uscita dal servizio Informazioni Utili Pag 4 Pag 5 Pag 7 Pag 12 Pag 13 Pag 16 Pag 17 Pag 18 Pag 19 Pag 20 3

4 Descrizione scenario Le società del Gruppo Snam pubblicano i Bandi UE nelle gazzette ufficiali (GUE, GURI), sui principali quotidiani d Italia (almeno2) e nella sezione e-business del Portale Snam. La gestione dei Bandi avviene in forma cartacea con invio di busta/buste da parte dei candidati verso il referente societario. Documentazione cartacea che dovrà essere verificata, eventualmente integrata, e poi condivisa tra i vari membri della commissione, spesso dislocati sul territorio nazionale. Il Servizio e-business del Gruppo Snam offre la possibilità di gestire in elettronico tutta la documentazione inerente il Bando. Gestione in elettronico - pubblicazione, ricezione, condivisione dei documenti che ha l obiettivo di rendere più snello il processo, facilitando lo scambio documentale tra candidati e membri della commissione. 4

5 Creazione Bando Selezionare Elaborare Bandi UE e Creare per iniziare la gestione di un nuovo Bando. Verrà assegnato un numero univoco di Bando. Il referente inserisce il Termine Bandi UE ed eventualmente i membri della Commissione. 5

6 Creazione Bando Per associare i membri di Commissione: selezionare la cartella Partner per ciascuna figura selezionare il nominativo mediante il pulsante di ricerca cliccare sul pulsante per la notifica 6

7 Gestione documentazione Bando Il referente crea l area Collaborativa dove inserire il documento di Bando. 7

8 Gestione documentazione Bando Bando UE <n > Area Pubblica (visibile a tutti i Candidati) 1. Documenti Bando (doc pubblicata su Portale) Scrittura Referente in fase di creazione bando 2. Chiarimenti pubblici (doc integrativa, chiarimenti) Scrittura Referente dopo pubblicazione fino a scadenza Bando 7. Documenti Commissione (non visibile ai Candidati) Lettura/Scrittura per tutti i membri 8

9 Gestione documentazione Bando Selezionare Creare per caricare un file da Locale. Mediante il pulsante Browse è possibile eseguire la selezione del file e quindi Salvare l operazione effettuata. 9

10 Gestione documentazione Bando Dopo aver inserito tutti i dati necessari è possibile Pubblicare il Bando. Il sistema visualizza un messaggio di conferma dell avvenuta pubblicazione del bando. 10

11 Gestione documentazione Bando Bando UE <n > Area Privata (visibile a ciascun Candidato) 3. Documenti Candidato Scrittura Candidato per candidatura finale (visibile al Referente e Commissione dopo scadenza Bando) 4. Richieste Chiarimenti Scrittura Candidato per richieste di info 5. Chiarimenti Scrittura Referente 6. Aggiornamenti (visibile solo ai Candidati selezionati) Scrittura Candidato 11

12 Struttura c-folder per gestione Bandi UE Tabella autorizzazione accessi per Cartella/Fase/Utente Tale tabella permette di definire con una visione globale i permessi di accesso alle cartelle nelle varie fasi per le figure professionali coinvolte: Fase 1: Creazione Bando (stato non pubblicato) Fase 2: Periodo di Bando Pubblico (senza lista Candidati) Fase 3: Richiesta Aggiornamenti (con lista Candidati invitati) Fase 4: Termine Bando (Cartelle in sola lettura) 12

13 Autoregistrazione candidati Società interessate a candidarsi per un Bando potranno inserire la propria documentazione soltanto previa Registrazione sul Portale Snam, nella sezione e-business. La registrazione dovrà avvenire una sola volta per ricevere le credenziali di accesso al Servizio. In sede di accesso alla autoregistrazione è richiesta l accettazione del regolamento on-line. Un set di controlli aiuterà il Candidato durante la registrazione. Al termine dell Autoregistrazione il Candidato riceverà la mail con i dati di accesso 13

14 Autoregistrazione candidati Controllo dati societari in sede di autoregistrazione: Partita Iva esistente, Ragione Sociale diversa: Errore bloccante Ragione Sociale esistente, Partita Iva diversa: Warning Continuare per registrare la nuova Società Annullare per modificare la Ragione Sociale Controllo dati Contact Person in sede di autoregistrazione (Ragione Sociale e Partita Iva già esistenti): UserID, Nome e/o Cognome, Indirizzo esistenti: Errore bloccante Nota: E possibile modificare i dati già associati alla Ragione Sociale (inidizzo, tel., CAP) solo contattando il Customer Service Desk. 14

15 Presentazione candidatura Il Candidato in possesso di utenza di accesso visualizza la lista dei Bandi disponibili e seleziona il Bando di proprio interesse. In Dati di Base visualizza il termine di scadenza del Bando. Nella sezione pubblica dell area collaborativa può visualizzare il documento di Bando Nella propria sezione privata dell area collaborativa sottoporrà eventuali chiarimenti Area collaborativa: Sezione Privata del candidato 15

16 Presentazione candidatura Il Referente societario del bando potrà visualizzare le sezioni private dell area collaborativa di ciascun candidato che abbia sottoposto una richiesta di chiarimento. Non avrà accesso ai documenti di candidatura finale (cartella 3 Documenti candidato) fino a scandenza Bando 16

17 Valutazione candidature e richieste aggiornamenti La Commissione può accedere al Bando in visualizzazione e scambiarsi le informazioni con il referente del Bando tramite la cartella 7 Documenti Commissione Al fine di chiedere Aggiornamenti ai candidati selezionati è necessaria la ripubblicazione del Bando, previa associazione degli stessi al Bando (scheda Offerente/Offerte). Per la richiesta di aggiornamenti dovrà essere I candidati avranno a disposizione la cartella 6 Aggiornamenti per inserire i nuovi documenti richiesti. Tale cartella sarà visibile solo a termine scaduto. utilizzata la cartella 5 Chiarimenti 17

18 Chiusura del processo di gestione elettronica dei Bandi Quando la fase di Aggiornamento termina, al fine di congelare la relativa documentazione, è necessario chiudere l area collaborativa inserendo la Scadenza all. tecnico (il cui inserimento non richiede la ripubblicazione del Bando). Da questo momento le figure coinvolte avranno diritti di sola Lettura. 18

19 Uscita dal Servizio Per uscire dal Servizio è necessario: Premere il pulsante Logoff Non premere il pulsante!! 19

20 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business Snam Rete Gas, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati nella sezione Accesso ai sistemi -> e-business del Portale Fornitori ( 20