Manuale Utente NEOTS STAM

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1 Manuale Utente NEOTS (Neonatal Transfer Service) STAM (Servizio di Trasporto Assistito Materno)

2 Sommario Accedere al sistema... 3 PROCESSO S.T.A.M: operatore appartenente ad una struttura SPOKE... 5 Generazione di una nuova richiesta di trasferimento:... 5 Salvataggio e stampa della richiesta... 7 Visualizzazione delle richieste inviate e del loro stato di completamento... 8 Processo di Back Transport Consultazione protocolli clinici PROCESSO S.T.A.M: operatore appartenente ad una struttura HUB Visualizzazione e gestione delle richieste ricevute Generazione di una nuova richiesta di trasferimento: Salvataggio e stampa della richiesta Visualizzazione delle richieste inviate e del loro stato di completamento Consultazione protocolli clinici

3 Accedere al sistema Per accedere al sistema NEOTS bisogna collegarsi al link tramite una postazione informatica collegata ad internet (Fig.1). Figura 1 Per accedere all area di login si seleziona il link ACCEDI al SISTEMA: Neonatal Transfer Service(NeoTS) ; si inseriscono le proprie login e password e si preme il tasto login (Fig.2). Figura 2 3

4 L operatore accede così alla Homepage del sistema, da cui effettuare tutte le operazioni previste. La Homepage varia in relazione alla struttura di appartenenza dell Operatore: SPOKE oppure HUB. 4

5 PROCESSO S.T.A.M: operatore appartenente ad una struttura SPOKE Una volta effettuata la login l operatore appartenente alla struttura SPOKE accede alla Homepage in cui sono presenti dei tasti, ai quali corrispondono determinate funzioni (Fig.3). Figura 3 S.T.A.M. verso HUB: racchiude le funzioni che la struttura SPOKE può svolgere nei confronti di una struttura HUB Genera nuova richiesta : la struttura SPOKE crea una nuova richiesta di trasferimento; Visualizza e completa richieste inviate : la struttura SPOKE visualizza ed eventualmente completa la richiesta effettuata dalla struttura di appartenenza. BACK TRANSPORT: racchiude le informazioni relative ai casi di Back Transport dalla struttura HUB verso la struttura SPOKE Visualizza e completa casi ricevuti : la struttura SPOKE visualizza ed eventualmente completa la richiesta di trasferimento per le quali è stato attivato il Back Transport; PROTOCOLLI CLINICI: racchiude le informazioni relative ai protocolli clinici. Consulta : l operatore può consultare i protocolli clinici. Generazione di una nuova richiesta di trasferimento: S.T.A.M. verso HUB: Genera nuova richiesta Premuto il tasto Genera nuova richiesta, l operatore SPOKE procede alla compilazione dei campi presenti nelle sezioni A,B,C,D,E,F (Fig.4). La sezione A contiene dei campi che è obbligatorio compilare per poter attivare la richiesta di trasferimento. Le altre sezioni non contengono campi obbligatori. 5

6 I campi obbligatori della sezione A sono i seguenti: Medico referente : è il medico di riferimento della struttura SPOKE a cui l operatore appartiene. Categoria trasferimento : è un campo composto da un menù a tendina in cui sono elencate le possibili patologie generali per cui viene generata la richiesta di trasferimento. Cognome e Nome del paziente : dati anagrafici della gravida. Diagnosi : è un campo di testo in cui si descrive la diagnosi per la quale si richiede il trasferimento: rispetto al campo Categoria trasferimento si possono inserire maggiori informazioni e dettagli sulle condizioni della paziente. Figura 4 Di seguito l elenco delle altre sezioni: A: Apertura scheda/ B: Esito destinazione/ C: Dati allegati/ D: Terapia effettuata c/o H. Inviante/ E: Variabili cliniche di partenza/ F: Trasporto. È possibile selezionare la sezione da compilare cliccando sul nome della sezione. L operatore quindi procede a completare le sezioni B, C, D, E, F: quando ritiene di aver esaurito le informazioni da inserire a sistema per una determinata sezione, deve dichiarare la sua completezza flaggando il campo Completo (Fig. 5) posizionato sotto la lettera della sezione. Una sezione si considera completa quando sono state inserite tutte le informazioni note dall operatore al momento della compilazione; 6

7 Se in futuro l operatore volesse modificare le informazioni inserite o aggiungerne delle altre, deve togliere il flag corrispondente al campo Completo prima di editare i campi da modificare/integrare. Figura 5 Salvataggio e stampa della richiesta Per salvare la richiesta è necessario premere l icona del salvataggio presente in alto a destra nell intestazione della scheda (Fig. 6) Figura 6 Per stampare la scheda è necessario cliccare il pulsante Stampa scheda S.T.A.M. (Fig. 7) presente nell intestazione della scheda. Il sistema chiederà prima di salvare la scheda e poi procederà alla stampa della stessa; Figura 7 Il sistema genera un pdf (Fig. 8) della scheda di trasporto con una intestazione contenente un codice a barre identificativo della scheda e riportante tutti i dati anagrafici della paziente: nelle pagine successive sono riportate le diverse sezioni della scheda contenenti le informazioni inserite dall operatore. L operatore consegna la scheda stampata all equipe di trasporto del paziente. 7

8 Figura 8 Il codice a barre può essere utilizzato dall operatore per visualizzare in maniera rapida e veloce la scheda di trasporto. Per poter fare questo egli deve dotarsi di un lettore di codici a barre. Visualizzazione delle richieste inviate e del loro stato di completamento Selezionando il pulsante Visualizza e completa richieste inviate nella Homepage la struttura SPOKE accede all elenco di tutte le richieste effettuate dalla struttura di appartenenza (Fig. 9). La vista di controllo delle richieste effettuate permette di: Visualizzare le richieste di trasferimento gestite dalla struttura ospedaliera; Verificare lo stato e la completezza delle richieste di trasferimento. Per agevolare la visualizzazione e ricerca delle richieste è possibile utilizzare i filtri di ricerca presenti nel sistema: Mostra tutto : visualizza tutte le richieste della struttura ospedaliera; 8

9 Incompleti : visualizza tutte le richieste per le quali non è stata confermata la completezza in tutte le sue sezioni; Back Transport : visualizza le richieste per le quali è stato attivato il Back Transport; Periodo : visualizza le richieste effettuate in un determinato periodo temporale; Codice : inserendo il codice di una specifica richiesta o parte del codice il sistema visualizza o la richiesta inserita o le richieste che contengono parte del codice inserito; Nome/Cognome : inserendo il nome o il cognome o parte di esso il sistema visualizza tutte le relative richieste. Se si dispone della scheda stampata è possibile richiamarla in modo rapido e veloce utilizzando un dispositivo di lettura del codice a barre. Il codice letto viene automaticamente inserito nel campo Codice nella barra di ricerca. Cliccando il tasto invio o cliccando cerca, verrà visualizzato il record corrispondente alla scheda cercata. Figura 9 All interno della sezione Visualizza e completa richieste inviate è possibile visualizzare lo stato di completamento delle singole sezioni di ogni richiesta di trasferimento. Sotto la voce Completezza (Fig. 10) il sistema mostra le lettere (A,B,C,D,E,F;G,H) riferite alle sezioni della scheda di trasporto: se la lettera è nera la sezione è stata completata (è stato contrassegnato il campo Completo ); se la lettera è rossa la sezione non è stata completata. Queste lettere inoltre sono contrassegnate da uno sfondo che è rosa se la sezione da completare è competenza dello SPOKE, giallo se la sezione da completare è competenza dell HUB, verde nel caso in cui la sezione da completare è compilabile sia dall HUB che dallo SPOKE, secondo questo criterio: 9

10 - nel caso di trasporto su gomma l'equipe che effettua il trasporto è dello SPOKE, la sezione quindi è di competenza dello SPOKE - nel caso di trasporto in elicottero la sezione è di competenza dell equipe HUB - Figura 10 Processo di Back Transport Cliccando il tasto Visualizza e completa casi ricevuti (Fig. 11) nella sezione Back Transport della Homepage il sistema mostra l elenco delle richieste effettuate per le quali l HUB di riferimento ha attivato il Back Transport e quindi per le quali la chiusura del caso clinico (sezione H) è di competenza dello SPOKE. La logica con cui sono strutturati i dati e le funzionalità presenti in questa sezione sono le medesime della sezione Visualizza e completa richieste inviate. Per visualizzare e completare un caso ricevuto è necessario selezionare dall elenco il caso cliccandovi sopra con il mouse. La compilazione della sezione H da parte dello SPOKE, pur non essendo obbligatoria, consente al referente medico di chiudere il caso clinico fornendo i dati relativi al parto, segnalando eventuali complicazioni post-partum e i dati del neonato. 10

11 Figura 11 Manuale Utente NEOTS - STAM Consultazione protocolli clinici Cliccando il tasto Consulta nella sezione Protocolli Clinici della Homepage (Fig. 12) è possibile consultare ed eventualmente stampare i protocolli clinici divisi per sezioni (Fig. 13) Figura 12 Figura 13 11

12 PROCESSO S.T.A.M: operatore appartenente ad una struttura HUB Una volta effettuata la login l operatore appartenente alla struttura HUB accede alla Homepage in cui sono presenti dei tasti, ai quali corrispondono determinate funzioni. (Fig.14). Figura 14 S.T.A.M. da SPOKE: racchiude le funzioni che la struttura HUB può svolgere nei confronti delle richieste ricevute dalle strutture SPOKE Visualizza e gestisci richieste ricevute : la struttura HUB può visualizzare e gestire le richieste di trasferimento ricevute. STAM ad altro HUB: racchiude le funzioni che la struttura HUB può svolgere nei confronti di un altra struttura HUB. Genera nuova richiesta : la struttura HUB crea una nuova richiesta di trasferimento verso un altra struttura HUB. Visualizza e completa richieste inviate : la struttura HUB visualizza ed eventualmente completa la richiesta effettuata verso un altra struttura HUB. PROTOCOLLI CLINICI: racchiude le informazioni relative ai protocolli clinici. Consulta : l operatore può consultare i protocolli clinici. Visualizzazione e gestione delle richieste ricevute Selezionando l icona Visualizza e gestisci richieste ricevute nella sezione STAM da SPOKE della Homepage (Fig. 15) la struttura HUB accede all elenco di tutte le richieste effettuate dalle strutture SPOKE o da altre strutture HUB (Fig. 16). 12

13 Figura 15 La vista di controllo delle richieste ricevute permette di: Visualizzare le richieste di trasferimento pervenute alla struttura ospedaliera; Verificare lo stato e la completezza delle richieste di trasferimento pervenute. Per agevolare la visualizzazione e ricerca delle richieste è possibile utilizzare i filtri di ricerca presenti nel sistema: Mostra tutto : visualizza tutte le richieste pervenute alla struttura ospedaliera; Incompleti : visualizza tutte le richieste per le quali non è stata confermata la completezza in tutte le sue sezioni; Back transport : visualizza le richieste per le quali è stato attivato il Back Transport; Periodo : visualizza le richieste effettuate in un determinato periodo temporale; Codice : inserendo il Codice di una specifica richiesta o parte del codice il sistema visualizza o la richiesta inserita o le richieste che contengono parte del codice inserito; Nome/Cognome : inserendo il Nome o il Cognome o parte di esso il sistema visualizza tutte le relative richieste. Se si dispone della scheda stampata è possibile richiamarla in modo rapido e veloce utilizzando un dispositivo di lettura del codice a barre. Il codice letto viene automaticamente inserito nel campo Codice nella barra di ricerca. Cliccando il tasto Invio o cliccando Cerca, verrà visualizzato il record corrispondente alla scheda cercata. 13

14 Figura 16 All interno della sezione Visualizza e gestisci richieste ricevute è possibile visualizzare lo stato di completamento delle singole sezioni di ogni richiesta di trasferimento ricevuta. Sotto la voce Completezza (Fig. 17) il sistema mostra le lettere (A,B,C,D,E,F;G,H) riferite alle sezioni della scheda di trasporto: se la lettera è nera la sezione è stata completata (è stato contrassegnato il campo Completo ); se la lettera è rossa la sezione non è stata completata. Queste lettere inoltre sono contrassegnate da uno sfondo che è rosa se la sezione da completare è competenza della struttura inviante (SPOKE o HUB), giallo se la sezione da completare è competenza dell HUB, verde nel caso in cui la sezione da completare è compilabile sia dall HUB che dallo SPOKE, secondo questo criterio: - nel caso di trasporto su gomma l'equipe che effettua il trasporto appartiene alla struttura inviante (HUB o SPOKE), la sezione quindi è di competenza della struttura inviante - nel caso di trasporto in elicottero la sezione è di competenza dell equipe ricevente HUB Figura 17 14

15 Generazione di una nuova richiesta di trasferimento: S.T.A.M. ad altro HUB: Genera nuova richiesta Premuto il tasto Genera nuova richiesta nella sezione S.T.A.M. ad altro HUB della Homepage (Fig. 18), l operatore HUB procede alla compilazione dei campi presenti nelle sezioni A,B,C,D,E,F (Fig. 19). Figura 18 L operatore HUB procede come se appartenesse ad una struttura SPOKE. La sezione A contiene dei campi che è obbligatorio compilare per poter attivare la richiesta di trasferimento. Le altre sezioni non contengono campi obbligatori. I campi obbligatori della sezione A sono i seguenti: Medico referente : è il medico di riferimento della struttura SPOKE a cui l operatore appartiene. Categoria trasferimento : è un campo composto da un menù a tendina in cui sono elencate le possibili patologie generali per cui viene generata la richiesta di trasferimento. Cognome e Nome del paziente : dati anagrafici della gravida. Diagnosi : è un campo di testo in cui si descrive la diagnosi per la quale si richiede il trasferimento: rispetto al campo Categoria trasferimento si possono inserire maggiori informazioni e dettagli sulle condizioni della paziente. Figura 19 15

16 Di seguito l elenco delle altre sezioni: A: Apertura scheda/ B: Esito destinazione (questo campo conferma il trasferimento indicando il presidio HUB di destinazione oppure conferma il mancato trasferimento con la relativa motivazione)/ C: Dati allegati/ D: Terapia effettuata c/o H. Inviante/ E: Variabili cliniche di partenza/ F: Trasporto. È possibile selezionare la sezione da compilare cliccando sul nome della sezione. L operatore quindi procede a completare le sezioni B, C, D, E, F: quando ritiene di aver esaurito le informazioni da inserire a sistema per una determinata sezione, deve dichiarare la sua completezza flaggando il campo Completo (Fig. 20) posizionato sotto la lettera della sezione. Una sezione si considera completa quando sono state inserite tutte le informazioni note dall operatore al momento della compilazione; Se in futuro l operatore volesse modificare le informazioni inserite o aggiungerne delle altre, deve togliere il flag corrispondente al campo Completo prima di editare i campi da modificare/integrare. Figura 20 Salvataggio e stampa della richiesta Per salvare la richiesta è necessario premere l icona del salvataggio presente in alto a destra nell intestazione della scheda (Fig. 21) Figura 21 Per stampare la scheda è necessario cliccare l icona Stampa scheda S.T.A.M. presente nell intestazione della scheda (Fig. 22). Il sistema chiederà prima di salvare la scheda e poi procederà alla stampa della stessa; 16

17 Figura 22 Il sistema genera un pdf (Fig. 23) della scheda di trasporto con una intestazione contenente un codice a barre identificativo della scheda e riportante tutti i dati anagrafici della paziente: nelle pagine successive sono riportate le diverse sezioni della scheda contenenti le informazioni inserite dall operatore. L operatore consegna la scheda stampata all equipe di trasporto del paziente. Figura 23 Il codice a barre può essere utilizzato dall operatore per visualizzare in maniera rapida e veloce la scheda di trasporto. Per poter fare questo egli deve dotarsi di un lettore di codici a barre. 17

18 Visualizzazione delle richieste inviate e del loro stato di completamento Selezionando l icona Visualizza e completa richieste inviate nella sezione S.T.A.M. ad altro HUB della Homepage (Fig. 24), la struttura HUB accede all elenco di tutte le richieste effettuate dalla struttura di appartenenza (Fig. 25). Figura 24 La vista di controllo delle richieste effettuate permette di: Visualizzare le richieste di trasferimento gestite dalla struttura ospedaliera; Verificare lo stato e la completezza delle richieste di trasferimento. Per agevolare la visualizzazione e ricerca delle richieste è possibile utilizzare i filtri di ricerca presenti nel sistema: Mostra tutto : visualizza tutte le richieste della struttura ospedaliera; Incompleti : visualizza tutte le richieste per le quali non è stata confermata la completezza in tutte le sue sezioni; Back Transport : visualizza le richieste per le quali è stato attivato il Back Transport; Periodo : visualizza le richieste effettuate in un determinato periodo temporale; Codice : inserendo il Codice di una specifica richiesta o parte del codice il sistema visualizza o la richiesta inserita o le richieste che contengono parte del codice inserito; Nome/Cognome: inserendo il Nome o il Cognome o parte di esso il sistema visualizza tutte le relative richieste. Se si dispone della scheda stampata è possibile richiamarla in modo rapido e veloce utilizzando un dispositivo di lettura del codice a barre. Il codice letto viene automaticamente inserito nel campo Codice nella barra di ricerca. Cliccando il tasto Invio o cliccando Cerca, verrà visualizzato il record corrispondente alla scheda cercata. 18

19 Figura 25 All interno della sezione Visualizza e completa richieste inviate è possibile visualizzare lo stato di completamento delle singole sezioni di ogni richiesta di trasferimento. Sotto la voce Completezza (Fig. 26) il sistema mostra le lettere (A,B,C,D,E,F;G,H) riferite alle sezioni della scheda di trasporto: se la lettera è nera la sezione è stata completata (è stato contrassegnato il campo Completo ); se la lettera è rossa la sezione non è stata completata. Queste lettere inoltre sono contrassegnate da uno sfondo che è rosa se la sezione da completare è competenza della struttura inviante, giallo se la sezione da completare è competenza dell HUB ricevente, verde nel caso in cui la sezione da completare è compilabile sia dalla struttura inviante che da quella ricevente. - Figura 26 Consultazione protocolli clinici Cliccando il tasto Consulta nella sezione Protocolli Clinici della Homepage (Fig. 27) è possibile consultare ed eventualmente stampare i protocolli clinici divisi per sezioni (Fig. 28) 19

20 Figura 27 Figura 28 20