AREA DEL PRERICOVERO UFFICIO PROGRAMMAZIONE CHIRURGICA PREOSPEDALIZZAZIONE: REGOLAMENTO ORGANIZZATIVO IP.DS.23

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1 Pag. 1/14 AUTORIZZAZIONI REV. DATA REDATTO VERIFICATO APPROVATO 1 25/3/11 U.O. Direzione Sanitaria Ospedaliera Responsabile Sistema Qualità Direttore di Presidio Ospedaliero

2 Pag. 2/14 INDICE 1. PREMESSA 3 2. SCOPO 3 3. DEFINIZIONI 3 4. APPLICABILITA 4 5. MODALITA DI ACCESSO 4 6. MODALITA OPERATIVE L Ufficio di Programmazione Chirurgica (UPC) Sospensione Rinvio Conclusione DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA : Inserimento in lista di attesa e percorso 7 7. RESPONSABILITA 8 8. DOCUMENTI RICHIAMATI O COLLEGATI 8 9. ALLEGATI Allegato n.1 Proposta di intervento chirurgico Allegato n.2 Attestazione di avvenuta inscrizione in lista di attesa Allegato n.3 Richiesta esecuzione di intervento chirurgico in regime libero professionale intramoenia Allegato n.4 Informazioni Utente Allegato n.5 Descrizione delle voci del registro informatico Allegato n.6 Regolamento per i cittadini stranieri che accedono all UPC 14

3 Pag. 3/14 1. PREMESSA L Area del prericovero è costituita dall Ufficio Programmazione Chirurgica e dalla preospedalizzazione. Dall anno 2003 è stata avviata la graduale centralizzazione delle liste d attesa per gli interventi chirurgici presso un'unica sede collocata presso l ospedale del Ceppo: Centro Prenotazione Interventi Chirurgici, rinominato Ufficio Programmazione Chirurgica (UPC). L UPC svolge due funzioni: la gestione delle liste di attesa per intervento chirurgico di elezione e la programmazione delle note operatorie. L Area del prericovero afferisce all U.O. Direzione Sanitaria Ospedaliera, dalla quale è diretta per gli aspetti organizzativi e gestionali. È dotata di Infermiere coordinatore, il quale coordina il personale sanitario ed amministrativo assegnato, nell ambito dell A.F. Chirurgica. La programmazione delle attività di preospedalizzazione avviene di concerto con il direttore della U.O. Anestesia e rianimazione. Con la deliberazione di Giunta Regionale n 638/2009, la Regione Toscana ha previsto l istituzione di una lista di attesa unica per gli interventi chirurgici eseguiti in regime istituzionale ed in regime libero professionale intramoenia. 2. SCOPO Unificare il percorso dell utente per l inserimento in lista di attesa per intervento chirurgico di elezione, eseguito sia in regime istituzionale, sia in regime libero-professionale intramoenia; Garantire la trasparenza e la correttezza della messa in lista; Rispettare l ordine cronologico della lista, declinato per grado di priorità clinica; Facilitare l accesso e l accoglienza dell utente che si rivolge all ospedale per sottoporsi ad un intervento chirurgico; Assicurare la trasparenza del percorso complessivo relativo alla gestione delle liste di attesa. 3. DEFINIZIONI Messa in lista: registrazione su supporto cartaceo e informatico dell utente che necessita di intervento chirurgico di elezione. Pulitura della lista: chiamare periodicamente gli utenti in lista e togliere tutti coloro che per vari motivi non possono effettuare l intervento. Errata registrazione: errore di trascrizione su registro cartaceo e informatico effettuata dall operatore, per vari motivi (nome trascritto sbagliato, registro sbagliato ecc.)

4 4. APPLICABILITA Pag. 4/14 La presente procedura viene applicata ogni volta che si ha una richiesta di intervento chirurgico di elezione, sia in regime ordinario che in regime di day surgery. 5. MODALITA DI ACCESSO Per accedere a questo servizio l utente deve essere in possesso di proposta d intervento chirurgico, rilasciata dallo specialista dipendente o convenzionato AUSL3, previo accordo con il direttore della U.O. di riferimento. La proposta di intervento (allegato 1) è rilasciata ad utenti provenienti dal reparto, dall ambulatorio divisionale o dagli ambulatori libero-professionali, sia intramoenia, sia extramoenia, porta indicazione di tutti i campi previsti e deve essere consegnata all'ufficio programmazione chirurgica dall utente oppure dal medico chirurgo. Si dà facoltà all utenza di utilizzare il telefono per l inserimento in lista di attesa. In questo caso la data di inserimento in lista sarà quella della telefonata: l inserimento sarà considerato provvisorio e quindi decadrà se entro 15 giorni l utente non provveda a far pervenire il modulo di proposta di intervento. Se ciò non avviene e l utente conferma la volontà di inserimento, gli operatori provvederanno a effettuare nuovo inserimento in data contestuale alla presentazione del modulo. 6. MODALITA OPERATIVE 6.1. L Ufficio di Programmazione Chirurgica (UPC) ha il compito di: inserire la proposta di intervento nel registro unico di prenotazione; calcolare i tempi di attesa chirurgici a cadenza mensile, fornendo il tempo massimo di attesa per specialità chirurgica, per classe di priorità e per tipologia di intervento; rilasciare al paziente che si presenta al servizio l attestazione di avvenuta inscrizione in lista (status iscrizione e codice identificativo pratica) allegato 2; fissare la data per l effettuazione degli accertamenti di preospedalizzazione chirurgica; mantenere i collegamenti tra l utente, l ambulatorio di preospedalizzazione e l ambulatorio dell accoglienza chirurgica; fornire con cadenza trimestrale al Gruppo operativo percorso chirurgico dati relativi alla numerosità degli utenti in lista per specialità chirurgica, per classe di priorità e per tipologia di intervento e dei corrispondenti tempi massimi di attesa, in maniera tale che il Gruppo sia in condizione di programmare le attività operatorie con la massima efficacia;

5 Pag. 5/14 programmare le note operatorie di tutte le specialità chirurgiche del P.O. di Pistoia utilizzando i criteri di seguito elencati in ordine di priorità: o ordine cronologico di inserimento in lista di attesa per tipologia di intervento; o classe di priorità definita nell Accordo Stato Regioni dell 11 luglio 2002, determinando quote percentuali di assegnazione dei posti disponibili in nota agli interventi delle quattro classi, in maniera tale da garantire il rispetto dei limiti definiti per le classi A e B ed il tendenziale rispetto dei limiti definiti per le altre classi; CLASSE DI PRIORITA PER IL RICOVERO CLASSE A CLASSE B CLASSE C CLASSE D INDICAZIONI Ricovero entro 30 giorni per i casi clinici che potenzialmente possono aggravarsi rapidamente al punto da diventare emergenti, o comunque da recare grave pregiudizio alla prognosi Ricovero entro 60 giorni per i casi clinici che presentano intenso dolore, o gravi disfunzioni, o grave disabilità ma che non manifestano la tendenza ad aggravarsi rapidamente al punto di diventare emergenti né possono per l attesa ricevere grave pregiudizio alla prognosi Ricovero entro 180 giorni per i casi clinici che presentano minimo dolore, disfunzione o disabilità, e non manifestano tendenza ad aggravarsi né possono per l attesa ricevere grave pregiudizio alla prognosi Ricovero senza attesa massima definita per i casi clinici che non causano alcun dolore, disfunzione o disabilità. Questi casi devono comunque essere effettuati almeno entro 12 mesi. o rispetto della programmazione delle sedute in Blocco Operatorio, in ordine alla necessità di utilizzare i posti letto nei setting di degenza di Week Surgery e di Day Surgery, in maniera tale da garantire l utilizzo ottimale della risorsa posto letto. In particolare, la correlazione tra le sedute operatorie, la tipologia di interventi per singola specialità e i setting di degenza dedicati è articolata sulla base della programmazione approvata dal Gruppo operativo percorso chirurgico; o stima dei tempi di preparazione, anestesiologico e chirurgico occorrenti, in base alle caratteristiche del singolo intervento e del primo operatore chirurgo; o stima delle necessità di attrezzature specifiche, di personale dedicato (ad esempio, tecnico di radiologia) e di posto letto in UTI;

6 Pag. 6/14 o a richiesta del direttore di U.O., tendenziale attribuzione degli utenti in sedute operatorie che assicurino la presenza dell operatore medico che ha proposto l intervento. Questa facoltà è applicata in subordine al rispetto dei criteri sopra definiti Sospensione Questo caso si verifica quando l assistito è impossibilitato ad effettuare la preospedalizzazione o l intervento. La sospensione deve essere motivata da valutazioni cliniche (quali ad esempio una malattia intercorrente o completamenti diagnostici complessi richiesti dopo la pre-ospedalizzazione) e deve essere annotata da parte dell UPC. La sospensione del percorso esita necessariamente in una rivalutazione della proposta che potrà confermare o variare le informazioni precedentemente indicate Rinvio L assistito non è disponibile ad intraprendere una delle fasi previste dal percorso (ad es. preospedalizzazione o intervento) per motivi personali e comunque diversi da quelli che implicano una sospensione. In questo caso l utente comunica la durata del periodo al termine del quale desidera essere nuovamente contattato. Vengono rilevate la data in cui si verifica il rinvio e la durata del rinvio. La durata del rinvio viene sottratta dal calcolo del tempo di attesa Conclusione L assistito esce dal percorso chirurgico; la motivazione dell interruzione deve essere annotata tra quelle proposte, quali ad esempio: Rivalutazione negativa da parte dell equipe medica; Numero massimo di rinvii (due) per volontà del paziente; Irreperibilità, definita come 3 chiamate consecutive senza risposta nell arco di 30 giorni; Non idoneità come esito esami effettuati in preospedalizzazione; Già operato d urgenza; Già operato altrove; Decesso intervenuto; Modifica della disciplina specialistica per cui si rende necessario l intervento, che implica la chiusura del percorso intrapreso e l attivazione di un nuovo percorso chirurgico.

7 Pag. 7/ DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA : Inserimento in lista di attesa e percorso L utente si reca all ambulatorio dello specialista chirurgo; lo specialista prescrive se necessario l intervento chirurgico, compilando il modulo proposta di intervento ; l utente si mette in lista d attesa per intervento chirurgico o telefonicamente o recandosi personalmente all UPC, secondo quanto descritto nelle modalità di accesso. Nel caso di intervento di cataratta, quando l utente si presenta all UPC, per l inserimento in lista, gli viene consegnato un questionario, che deve riportare compilato il giorno in cui effettua la preospedalizzazione; quando è il turno del paziente in lista, questi viene chiamato telefonicamente dall operatore dell UPC, che gli prospetta la data di preospedalizzazione, per l effettuazione degli esami propedeutici all intervento; nel caso di utente in lista per intervento in regime di libera professione intramoenia, su richiesta del professionista e previa valutazione del rispetto dei criteri definiti nella DGR n 638/2009, la Direzione Sanitaria può autorizzare l esecuzione dell intervento in deroga al criterio di scorrimento cronologico della lista di attesa. In questo caso, una volta ricevuta l autorizzazione della Direzione Sanitaria, l UPC procede alla preospedalizzazione dell utente. nel caso in cui l utente convocato rinunci per motivi propri alla prima chiamata, verrà chiamato successivamente. Sono ammesse due rinunce: R. temporanea (RT) e R. definitiva (R). Dopo la seconda chiamata l utente sceglie una delle tre possibilità: o Si presenta per effettuare l intervento o Si ripone in lista di attesa con quella data di ingresso o Si cancella. Nel caso in cui accetti, il paziente si reca nei locali della preospedalizzazione nella data concordata con gli operatori dell UPC per effettuare gli esami di preospedalizzazione, la visita anestesiologica e l accertamento generale del soggetto ospedalizzato (ASGO) con informazione/educazione degli utenti all intervento. La cartella di preospedalizzazione completa di tutti gli esami viene riportata all UPC, funzione di programmazione delle note operatorie. Il paziente viene chiamato da chi effettua la programmazione della nota operatoria comunicandogli la data dell intervento, del ricovero ed il setting. Nel caso in cui l utente convocato per l intervento rinunci all effettuazione dello stesso per motivi propri, l operatore segnala sulla cartella di preospedalizzazione la rinuncia all intervento e invia la cartella di preospedalizzazione, completa di tutti gli esami effettuati all UPC, che provvede a segnalare sul registro cartaceo e su quello informatico la rinuncia definitiva all intervento. (pulitura della lista).

8 Pag. 8/14 Le cartelle dei pazienti che per motivi propri rinunciano all intervento vengono inviate all Area a pagamento per l espletamento del pagamento del ticket, se non è presente l esenzione. Il Blocco operatorio invia settimanalmente all UPC, le note operatorie degli interventi effettuati in modo tale che gli operatori identificano i pazienti che hanno effettuato l intervento chirurgico e lo scrivono sulla lista cartacea e informatica. 7. RESPONSABILITA Direttore di Unità Operativa È responsabile dell individuazione di un sistema di criteri, esplicito e documentato, per l assegnazione delle priorità ai pazienti in lista di attesa. Ogni operatore dell UPC, funzione di gestione delle liste, ha una password personale di accesso al registro informatico (allegato 3) ed è responsabile delle seguenti attività: 1. corretta registrazione, 2. rispetto dell ordine cronologico 3. pulitura della lista 4. nel caso di forzatura della lista per sopravvenuta priorità clinica, devono essere indicate sul registro cartaceo la data e le firme del medico che propone la forzatura e del Direttore della U.O.. L operatore è tenuto a controllare il rispetto di quanto soprascritto. 8. DOCUMENTI RICHIAMATI O COLLEGATI DPCM Conferenza Stato Regioni 11 luglio 2002 liste di attesa: fissati i tempi massimi e le modalità di accesso alle prestazioni diagnostiche e terapeutiche. PNGLA DGRT 81/2007 Delibera G.R.T. 638 del 20/07/2009: Direttiva per la gestione unica delle liste di attesa degli interventi chirurgici e dei tempi massimi di attesa, in regime istituzionale sia ordinario che libero-professionale. Tutela del diritto di accesso dell assistito. 9. ALLEGATI

9 9.1. Allegato N 1 Pag. 9/14 PROPOSTA DI INTERVENTO CHIRURGICO Dati anagrafici del paziente Nome e Cognome: Luogo e data di nascita: Indirizzo: Via/P.zza N. Città Recapito telefonico: Diagnosi Diagnosi Codifica ICD9CM Intervento Chirurgico Intervento chirurgico proposto Codifica ICD9CM Regime: Istituzionale Libera professione intra-moenia Codice di priorità: A B C D Setting assistenziale: Ordinario Week Surgery Day Surgery Ambulatoriale Stabilimento Pistoia Stabilimento San Marcello Pistoia, il / / Il Medico Chirurgo Timbro e firma Azienda USL 3 Pistoia Via Sandro Pertini, PISTOIA Tel

10 Pag. 10/ Allegato N 2 ATTESTAZIONE DI AVVENUTA INSCRIZIONE IN LISTA DI ATTESA Dati anagrafici del paziente Nome e Cognome: Luogo e data di nascita: Indirizzo: Via/P.zza N. Città Recapito telefonico: Diagnosi Diagnosi Intervento Chirurgico Intervento chirurgico proposto Inserito in lista di attesa alla posizione n Regime: Istituzionale Libera professione intra-moenia Codice di priorità: A B C D Setting assistenziale: Ordinario Week Surgery Day Surgery Ambulatoriale Pistoia, il / /

11 Pag. 11/ Allegato N 3 RICHIESTA ESECUZIONE DI INTERVENTO CHIRURGICO IN REGIME LIBERO PROFESSIONALE INTRAMOENIA Il sottoscritto dottor, dirigente medico dell U.O. del P.O. di Pistoia, chiede di eseguire intervento chirurgico in regime libero professionale intramoenia in deroga al criterio di scorrimento cronologico della lista di attesa per l utente: Nome e Cognome: Luogo e data di nascita: Intervento chirurgico proposto Codifica ICD9CM Numero di inserimento in lista di attesa Codice di priorità: A B C D Pistoia, il / / Il Medico Chirurgo Timbro e firma PARERE DEL DIRETTORE DI P.O. SI AUTORIZZA NON SI AUTORIZZA Pistoia, il / / Il Direttore di P.O. Timbro e firma Azienda USL 3 Pistoia Via Sandro Pertini, PISTOIA Tel

12 9.4. Allegato N 4 Pag. 12/14 INFORMAZIONI UTENTE Gentile Signore/a dopo aver effettuato la visita, con in possesso la proposta d intervento chirurgico, rilasciata dallo specialista per mettersi in lista può: andare direttamente all Ufficio di Programmazione Chirurgica, Ospedale di Pistoia, ingresso da viale Matteotti Padiglione Nuove Degenze Piano terra - Ambulatorio 1 oppure telefonare al n dal lunedì al sabato dalle ore 8,30 alle 12,30 e dalle alle martedì e giovedì. In questo caso la data di inserimento in lista sarà quella della telefonata: l inserimento sarà considerato provvisorio e quindi decadrà se entro 15 giorni non provvederà a far pervenire il modulo di proposta di intervento all Ufficio di Programmazione Chirurgica o personalmente o inviando un fax al n Se ciò non avviene e lei, successivamente ai 15 giorni, conferma la volontà di inserimento in lista di attesa, gli operatori provvederanno a effettuare nuovo inserimento in data contestuale alla presentazione del modulo. Se lei si presenterà direttamente al servizio o farà pervenire un numero di fax, le verrà rilasciato un modulo attestante l avvenuta inscrizione in lista. Per avere informazioni sui tempi di attesa per eseguire la preospedalizzazione necessaria all effettuazione dell intervento chirurgico telefonare al n dal lunedì al sabato dalle ore 8,30 alle 12,30 e dalle alle martedì e giovedì. Per informazioni sui tempi di attesa per eseguire l intervento chirurgico dopo aver effettuato la preospedalizzazione telefonare ai seguenti numeri: per interventi di ortopedia, urologia, oculistica, chirurgia vascolare per interventi da eseguire in day surgery, per interventi di chirurgia generale per interventi di otorino *NB Nel caso in cui Lei non acceda al ricovero, sia per motivi personali che per motivi addotti dallo stesso specialista, dopo aver avviato il percorso della preospedalizzazione con esecuzione degli esami, è tenuto a pagare la quota di partecipazione alla spesa sanitaria degli stessi esami effettuati, come da normativa vigente (Delibera Regione Toscana 493 del 24/05/2004)

13 Pag. 13/ Allegato N 5 : Descrizione delle voci del registro informatico Ciascuna lista di prenotazione è presente sia su registro cartaceo che su registro informatizzato. Sul registro informatizzato troviamo le seguenti informazioni: dati anagrafici:nome e cognome indirizzo ecc. data impegnativa: momento della visita ambulatoriale data inserimento in lista: scatta in automatico nel momento in cui viene inserita la data da parte dell operatore del Centro data di preospedalizzazione data che si propone al paziente gestione telefonica si attua al momento della Preospedalizzazione nel caso di Rinuncia Temporanea si scrive la data alla voce Data telefonata e non deve essere più cambiata preospedalizzazione avvenuta SI se il paziente accetta; giorni stimati di attesa vengono inseriti dall operatore in base ai tempi di attesa del mese precedente data presunta di intervento scatta in automatico in base ai giorni di attesa ( giorni stimati ) data di esecuzione viene inserita quando nella nota operatoria c è la conferma dell intervento; data non esecuzione è la data in cui il paziente eventualmente ha rinunciato non eseguito per rinuncia definitiva (altre voci) medico richiedente il nome dello specialista chirurgo carattere prestazione programmato, o Urgente in caso di forzatura patologia ICD IX CM patologie aggregate: viene compilato come previsto in elenco patologie concomitanti non viene compilato intervento non viene compilato tipologia: Ordinario, ambulatoriale, one day Surgery, Day Surgery per medico accettante solitamente coincide con il medico richiedente annotazioni viene utilizzato per comunicazioni particolari

14 Pag. 14/ Allegato N 6: REGOLAMENTO PER I CITTADINI STRANIERI CHE ACCEDONO ALL UPC Nella lista di attesa per intervento chirurgico possono essere inseriti solo i cittadini stranieri che sono iscritti al S.S.N. Documenti richiesti: libretto Sanitario o tessera Sanitaria fare copia del documento e mettere insieme alla richiesta d intervento nel caso in cui il libretto sanitario abbia una scadenza si deve ricordare all utente di farci avere copia del libretto rinnovato I cittadini della UE sono coperti solo per ricoveri urgenti o trattamenti essenziali, pertanto non possono essere inseriti in lista di attesa