Ver.ne: 2.0 REVISIONI. Vers. Motivo Data Redatto da Approvato da 2.0 Revisione processo 23/03/2018 Francesca Ciaffoni Lucilla Ronconi.

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1 Progetto: Gestione del servizio completo del Sistema Informativo dell Azienda Ospedaliera Sant Andrea Emesso da: Ciaffoni Francesca Rivisto da: Lucilla Ronconi Protocollo: Documento: SAND-AF-cif-SOWEB-Gestione liste operatoriev2.0 Ver.ne: 2.0 Distribuito a: Direzione Sanitaria Data: 23 Marzo 2018 Oggetto: Informatizzazione processo programmazione sale operatorie, pianificazione e validazione liste operatorie tramite SOWEB REVISIONI Vers. Motivo Data Redatto da Approvato da 2.0 Revisione processo 23/03/2018 Francesca Ciaffoni Lucilla Ronconi 1 di 16

2 INDICE DEI CONTENUTI 1 FINALITÀ E STRUTTURA DEL DOCUMENTO DESCRIZIONE PROCESSO Attori Macro Processi PROGRAMMAZIONE DISPONIBILITÀ SALE SOWEB: Pianificazione settimanale di sala Stampa programmazione Sedute operatorie INSERIMENTO PROPOSTA INTERVENTO Richiesta intervento GESTIONE LISTA OPERATORIA Creazione lista operatoria Validazione lista operatoria Stampa lista operatoria di 16

3 1 FINALITÀ E STRUTTURA DEL DOCUMENTO L applicativo Sale Operatorie Web (SOWEB in seguito), permette la gestione informatizzata dei processi di sale operatorie, cosi distinti: 1. Programmazione disponibilità sale; 2. Pianificazione liste operatorie; 3. Validazione liste operatorie; 4. Valutazione anestesiologica preoperatoria; 5. Gestione verbale intraoperatorio (Chirurgico, Anestesiologico e Infermieristico). 6. Reportistica e statistiche. La finalità del presente documento è quella di descrivere i primi tre processi di gestione delle sale operatorie. Il quarto processo sarà oggetto di un successivo step di informatizzazione. Il quinto e il sesto modulo sono già attivi e in utilizzo da parte degli utenti (chirurghi, anestesisti e infermieri). 2 DESCRIZIONE PROCESSO In questo paragrafo viene descritto il processo e gli attori coinvolti. 2.1 Attori Gli attori coinvolti nel processo sono: RUO - Medico Chirurgo Responsabile Unità Operativa o suo delegato; RA - Medico Anestesista Responsabile del Blocco Operatorio o suo delegato; DS - Direzione sanitaria. 2.2 Macro Processi Il processo di gestione di una lista operatoria può essere suddiviso nei seguenti macro-processi: DS Programmazione disponibilità sale RUO Inserimento proposta intervento RUO Gestione e validazione lista operatoria RA Validazione lista operatoria 3 di 16

4 3 PROGRAMMAZIONE DISPONIBILITÀ SALE Periodicamente la DS rilascia la programmazione delle sale operatorie nella quale si assegna la disponibilità ai vari reparti chirurgici. I reparti chirurgici programmeranno quindi le sedute operatorie sulla base di tale calendario. 3.1 SOWEB: Pianificazione settimanale di sala Alla programmazione delle sale si accede tramite il pulsante Agende sotto la sezione Sale Operatorie. Dopo aver scelto la sala ed il periodo che si vuole pianificare viene visualizzata la maschera in Figura 1 dalla quale sarà possibile indicare per giorno della settimana e turno il reparto chirurgico e l arco temporale assegnato (Figura 2). Figura 1 Pianificazione settimana 4 di 16

5 Figura 2 Pianificazione assegnazione reparti È possibile replicare la pianificazione settimanale per un insieme di settimane onde raggiungere facilmente la pianificazione mensile, tramite l opzione di pianificazione plurisettimanale. Una sintesi delle pianificazioni già inserite è mostrata ricercando la singola programmazione di sala. Verrà visualizzato il dettaglio giornaliero cosi come mostrato in Figura 3. Figura 3 Dettaglio agenda per sala Se nei filtri di ricerca non si imposta la sala operatoria allora verrà visualizzato per settimana l occupazione della sala in base ai colori illustrati nella legenda (Figura 4) 5 di 16

6 Figura 4 - Dettaglio agende per settimana 3.2 Stampa programmazione Sedute operatorie Per tutti gli attori coinvolti nella gestione dei blocchi operatori è disponibile la stampa settimanale della programmazione. Tale stampa, per essere eseguita, richiede di scegliere nel calendario il giorno corrispondente al lunedì della settimana operatoria che si desidera stampare. Di seguito vengono illustrate le schermate nelle quali eseguire la stampa per i diversi ruoli. MEDICO CHIRURGO, nella sezione Gestione Reparto COORDINATORE BLOCCO OPERATORIO, nella sezione Gestione Reparto MEDICO ANESTESISTA, nella sezione Gestione Reparto 6 di 16

7 Di seguito un esempio di stampa: 4 INSERIMENTO PROPOSTA INTERVENTO Il RUO a fronte di un paziente ricoverato o in lista di attesa decide di programmare un intervento. Il RUO sulla base delle disponibilità di sala pianifica l intervento chirurgico per il paziente. 4.1 Richiesta intervento L inserimento di una nuova proposta ha come primo passo la scelta del paziente che può avvenire attingendo da: Le prenotazioni in lista di attesa (ambulatoriali o da preospedalizzazione); I ricoveri aperti (nel caso di pazienti che necessitano di un intervento in urgenza) 7 di 16

8 Nel caso in cui sia necessario selezionare il paziente tra i ricoveri aperti, a seguito della scelta del reparto di ricovero, verranno elencati i nominativi dei pazienti attualmente degenti con l informazione del nosologico (Figura 5). Figura 5 Elenco pazienti ricoverati per reparto Si seleziona il paziente cliccando sul nominativo, successivamente si passerà per una maschera di riepilogo dati anagrafici/ricovero dalla quale sarà possibile iniziare l inserimento di una nuova proposta operatoria (Figura 6) cliccando sul pulsante Nuovo. Nella maschera vengono anche presentati dati informativi su proposte di intervento correlate al ricovero selezionato. Ciò è utile sia per conoscere eventuali ulteriori esigenze, sia per evitare di duplicare una proposta di intervento. Figura 6 - Riepilogo dati ricovero Selezionando il pulsante nuovo vengono proposti i campi da compilare. 8 di 16

9 La prima sezione da compilare permette di indicare la pianificazione, tramite la quale assegnare l occupazione della sala. Pulsante Pianificazione in Figura 7 Figura 7 Nuova proposta atto operatorio La pianificazione parte con la ricerca delle disponibilità per il reparto chirurgico e il periodo indicato (Figura 8). Visualizzate le disponibilità si sceglie l orario di inizio occupazione sala con un click nello slot di inizio. Figura 8- Scelta orario inizio occupazione sala 9 di 16

10 Scelto l orario di inizio intervento l applicazione mostra la pagina successiva dando la possibilità di inserire la durata dell intervento. Figura 9 Durata intervento Alternativamente, scelto l orario di inizio l applicazione aggiorna la pagina visualizzando le disponibilità per impostare l orario di fine occupazione sala (Figura 10). Figura 10 Scelta orario fine occupazione sala al conferma verranno occupati gli slot necessari allo svolgimento dell intervento. 10 di 16

11 A termine della pianificazione si ritorna sulla pagina (Figura 11) nella quale inserire le informazioni di dettaglio della proposta, fra le quali ritroviamo i seguenti campi OBBLIGATORI: Chirurgo primo operatore; Diagnosi; Intervento, nel campo note inserire LATO DELL INTERVENTO e TIPO ANESTESIA. Note (nelle quali inserire Attrezzature richieste e Richiesta disponibilità Sangue ). In un prossimo aggiornamento dell applicativo SOWEB verranno resi disponibili nella Sezione di proposta operatoria i campi (obbligatori): Lato dell intervento (Destro, Sinistro, Non laterale, Altro); Tipo anestesia (Generale, Periferica, Locale, Combinata) Richiesta disponibilità sangue/emocomponenti (Autotrasfusione, Emotrasfusione, Plasma, Piastrine, Recupero Intraoperatorio). A seguito di tale aggiornamento le informazioni Lato Intervento e Richiesta disponibilità sangue/emocomponenti non dovranno essere più inseriti nelle note. Figura 11 Dettaglio proposta operatoria 11 di 16

12 5 GESTIONE LISTA OPERATORIA La lista operatoria viene stilata dal RUO per giorno, sala, reparto chirurgico di competenza. Dall elenco delle proposte operatorie per il giorno indicato o precedenti vengono selezionati quelli da inserire in lista. 5.1 Creazione lista operatoria Il RUO può accedere a questa sezione per compilare la lista operatoria di sua competenza. A seguito della scelta del reparto chirurgico, della sala, del giorno e del turno si procede alla visualizzazione/creazione della lista (Figura 12). Figura 12 Ricerca lista operatoria Cliccando sul pulsante Pianifica Lista Operatoria si accede alla pagina che contiene l elenco delle proposte pianificate per il giorno (o giorni precedenti), la sala e il reparto chirurgico scelti. 12 di 16

13 Sarà possibile compilare la lista operatoria scegliendo fra questo elenco di proposte (Figura 13). Figura 13 Visualizzazione proposte Una volta scelte le proposte da inserire in lista operatoria sarà possibile modificare l ordine di chiamata utilizzando le apposite freccette (Figura 14). Figura 14 Creazione lista operatoria La lista operatoria per essere resa definitiva deve essere validata dal Responsabile della UO e dal Medico Anestesista Responsabile del Blocco Operatorio. 5.2 Validazione lista operatoria Una volta creata la lista operatoria si attiva un primo passo di validazione, come illustrato in Figura di 16

14 Figura 15 - Validazione primo passo Successivamente scatta un secondo passo di validazione da parte del medico anestesiste responsabile del blocco. (Figura 16) Figura 16 - Validazione secondo passo Se entrambi i passi di validazione vengono attivati, la stampa definitiva della lista operatoria potrà avvenire; in caso contrario potrà essere stampata una versione provvisoria. 14 di 16

15 Nel momento in cui una qualsiasi modifica verrà apportata alla lista operatoria si dovrà ripetere il ciclo di validazione fino ad ottenere una nuova versione della lista. 5.3 Stampa lista operatoria Di seguito un esempio di stampa della lista operatoria. 15 di 16

16 Figura 17 Stampa pdf Questa è l ultima pagina del documento 16 di 16