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1 MANUALE OPERATIVO UTENTE SGPWEB Redatto da: Franzolini Stefania Verificato da: Guarnera Emilio Approvato da: Autorizzato da: Data di validità: 01/11/2013 N.ro versione: 1.0 N.ro pagine: 24 Distribuzione: Nome file: SGPWEB_Manuale_Utente.doc 1

2 INDICE 1. INTRODUZIONE ACCESSO ALL APPLICATIVO FUNZIONALITA DI PRENOTAZIONE Prenota unità pubbliche Lista appuntamenti: Lista e revoca degli appuntamenti prenotati FUNZIONALITA DI REGISTRAZIONE FUNZIONALITA PIANO DI LAVORO FUNZIONALITA DI CASSA Imposta sede di cassa Incasso in differita: Richieste Incasso in differita: Documenti Saldi di cassa Movimenti di cassa GESTIONE LOGIN...21 ALLEGATO 1: Procedura di rimborso

3 1. INTRODUZIONE Questo documento descrive l utilizzo dell applicativo SGPWEB finalizzato alla gestione di prenotazioni, piani di lavoro e cassa da parte di liberi professionisti. 2. ACCESSO ALL APPLICATIVO Si accede all applicativo tramite una maschera di Login, per identificarsi è necessario inserire, negli appositi campi, il proprio nome utente e il codice segreto, dopodiché si dovrà selezionare il pulsante Conferma, come da figura A seguito dell autenticazione dell utente, viene visualizzato il Menu con la lista delle funzionalità cui l operatore è abilitato. 3

4 Con il pulsante Logout (posto in alto a destra rispetto alla finestra) l utente può uscire dall applicativo. Per ragioni di sicurezza dopo un certo tempo di inattività (nessun comando eseguito per oltre 60 minuti) la sessione operativa scade; sarà, quindi, necessario autenticarsi nuovamente. Da ogni maschera sarà possibile cliccare sul pulsante Logout per terminare l applicazione, oppure cliccare sul pulsante Menu per tornare direttamente alla maschera di menu iniziale. 3. FUNZIONALITA DI PRENOTAZIONE 3.1. Prenota unità pubbliche La prenotazione su Unità Pubbliche permette di gestire le prenotazioni su Unità dedicate al singolo medico specialista, visibili solo agli operatori abilitati. La prima operazione da compiere per effettuare la prenotazione è l identificazione del paziente. 4

5 L identificazione del paziente è possibile tramite ricerca per parole chiave, siano essi dati anagrafici (cognome o nome o data di nascita) siano essi identificativi di documenti (tessera sanitaria o codice fiscale o STP => Straniero Temporaneamente Presente). Nel primo caso (ricerca per dati anagrafici), spuntando l opzione Norm è possibile eseguire una Ricerca Normalizzata, ossia una ricerca più estesa dove vengono ignorate le doppie ed i caratteri speciali, quali apostrofi o spazi. Una volta compilati i campi chiave necessari alla ricerca, selezionare il pulsante Cerca : il sistema restituisce la lista di pazienti corrispondente ai requisiti indicati. Il pulsante Indietro, collocato in basso a sinistra, permette di tornare alla schermata precedente. Il pulsante Nuovo consente l inserimento di un paziente non presente nell elenco. Si ricorda che durante l inserimento di un nuovo paziente è necessario inserire i campi nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza e numero di telefono. Il pulsante Ultimo Paziente consente di recuperare i dati dell ultimo paziente trattato durante la sessione in corso; tale pulsante sarà pertanto abilitato solo se precedentemente sia stato ricercato un paziente. Il pulsante Pulisci, oltre a ripulire tutti i campi di ricerca dai parametri precedentemente impostati, elimina i risultati ottenuti con la ricerca stessa permettendo, quindi, di impostarne una nuova. Per procedere con la funzionalità di prenotazione è necessario selezionare la freccia (posta a destra della tabella) corrispondente al nominativo del paziente di interesse, ottenendo così la maschera contenente un riepilogo dei dati del paziente stesso. 5

6 Il pulsante Modifica permette di modificare i dati del paziente; il pulsante Conferma permette di proseguire con la fase di prenotazione; il pulsante Indietro permette di tornare alla maschera precedente. Dopo aver cliccato sul pulsante Conferma la maschera che si presenta è sotto riportata. Con riferimento all immagine sopra riportata: La voce Tipo (di impegnativa) e Tipo pagamento sono impostate di default su LP Ambulatoriale. Il tipo di erogazione va generalmente lasciato su Normale. La sezione relativa alle esenzioni è disabilitata dal momento che le prestazioni erogate in regime di libera professione sono a totale carico del cittadino. E possibile selezionare la prestazione che si vuole prenotare tramite una ricerca per codice mnemonico, descrizione, codice ministeriale, codice alternativo, branca e profilo. 6

7 La ricerca della prestazione è stata impostata di default su Descrizione. Basterà quindi o cliccare su Cerca oppure inserire la descrizione (o parte di essa) per ottenere come risultato l elenco di tutte le prestazioni che contengono le parole inserite come filtro. Il risultato della ricerca viene mostrato nel menu a tendina posto sotto la voce Risultati trovati. Il pulsante Annulla consente di interrompere la richiesta in corso. Il pulsante Nuova permette di effettuare nuove richieste, oltre quella in corso, in modo tale che in un unica sessione di lavoro sia possibile effettuare più prenotazioni inerenti differenti prestazioni anche su branche diverse. Il pulsante Lista offre l elenco delle impegnative in corso per il paziente selezionato. Nella sezione relativa alla lista: utilizzare la X rossa per eliminare l impegnativa, la freccia per modificarla. Il pulsante Nuova Ricerca consente di effettuare una nuova richiesta per un nuovo paziente; il pulsante Avanti permette di proseguire con la fase di prenotazione, previa corretta compilazione dei dati precedenti. Il pulsante Avanti, infine, apre il pannello della Lista di disponibilità. La maschera che si presenta all utente è sotto riportata. Nella schermata della Lista di disponibilità viene restituita la prima disponibilità utile presente in agenda del medico di interesse. 7

8 Selezionando i vari simboli presenti accanto all elenco degli appuntamenti disponibili è possibile intervenire sull orario e sul giorno dell appuntamento oppure liberare l appuntamento stesso, rendendolo disponibile per altre richieste di prenotazione. Il simbolo fornisce i dettagli dell appuntamento, mentre quello inerente le scelte alternative rimanda ad una lista dove è possibile vedere tutte gli eventuali appuntamenti alternativi disponibili. Il pulsante Legenda visualizza una breve spiegazione dei simboli presenti nella maschera. Il pulsante Annulla permette di annullare la richiesta; il pulsante Indietro permette di tornare alla Lista impegnative, mentre con pulsante Prenota viene effettuata la prenotazione. Portata a termine la prenotazione viene generato in automatico il codice richiesta. Nella sezione Lista appuntamenti prenotati vengono elencati gli appuntamenti prenotati. Il pulsante Nuova consente di effettuare una nuova prenotazione. Il pulsante Stampa permette di stampare il promemoria da consegnare al paziente contenente il dettaglio degli appuntamenti confermati. Il pulsante Incasso consente di proseguire con la procedura di Incasso della richiesta in corso. Il pulsante Modifica Rich. consente di modificare alcuni dettagli della richiesta: è possibile cambiare l intestatario della richiesta, i dati relativi al tipo di pagamento e il ruolo del prescrittore Lista appuntamenti: Lista e revoca degli appuntamenti prenotati Gli appuntamenti prenotati possono essere ricercati: tramite codice contatto (es: ); tramite codice richiesta (es: ); indicando l arco di tempo relativo ai Contatti paziente o Ente inviante e ricercando il aziende di interesse. Nel caso in cui vengano restituiti più appuntamenti nell arco di tempo impostato è necessario selezionare la freccia corrispondente alla prenotazione che si vuole gestire. 8

9 Al termine della ricerca compare il pannello Dettagli contenete le sezioni codice contatto e lista appuntamenti. Nel pannello di cui sopra: Il pulsante Stampa visualizza il report di stampa con il dettaglio degli appuntamenti confermati. Il pulsante Revoca Rich. permette la revoca tutti gli appuntamenti contenenti nella richiesta. Il pulsante Modifica Rich. consente di modificare alcuni dettagli della richiesta (come già anticipato precedentemente è possibile modificare l intestatario della richiesta, il tipo pagamento e il ruolo prescrittore). Le icone poste sulla destra della maschera permettono di revocare, spostare o vedere i dettagli del singolo appuntamento. Entriamo nel dettaglio dell operazione di spostamento. Dopo aver cliccato sul pulsante la maschera che si presenta è la seguente: 9

10 Cliccare sul pulsante Sposta su pubbl. il sistema proporrà il primo posto disponibile, con la possibilità di modificarlo se necessario. Cliccando sul pulsante Prenota si concluderà l operazione di spostamento. 10

11 4. FUNZIONALITA DI REGISTRAZIONE La registrazione diretta permette di registrare le prestazioni che il professionista eroga direttamente ai pazienti, senza che sia stato precedentemente fissato un appuntamento. La procedura è analoga a quella vista per la Prenotazione, l unica differenza si ha per la parte relativa alla Lista di disponibilità, infatti, questa parte viene sostituita da una sezione dove è possibile indicare l orario ed il giorno in cui la prestazione è stata erogata. Tramite il pulsante Imposta orario vengono modificati i campi Giorno e Ora relativi agli appuntamenti disponibili selezionati con il segno di spunta, posti nella sezione verde. 11

12 Cliccare sul pulsante Registra per terminare la registrazione dell appuntamento. Cliccando sul pulsante Incasso sarà possibile effettuare l incasso della registrazione appena inserita. La maschera sopra riportata riporta l elenco delle richieste che si stanno incassando, per portare a termine l operazione di incasso sarà necessario spuntare la richiesta e cliccare sul pulsante Incasso ottenendo la maschera sotto riportata: 12

13 In questa maschera è possibile impostare la modalità di pagamento, dopodiché selezionare il pulsante Conferma per attivare la procedura di generazione fattura. 5. FUNZIONALITA PIANO DI LAVORO I piani di lavoro costituiscono di fatto un agenda attraverso la quale è possibile gestire gli appuntamenti/registrazioni effettuate in un dato periodo di tempo. Indicare, dalla maschera Modalità Piani di Lavoro, l intervallo temporale e l unità di interesse. Nel caso in cui l operatore abbia associata solo un unità è possibile lasciare la dicitura Tutte le unità senza selezionare nulla dal menu a tendina. 13

14 Proseguendo con il pulsante Ricerca viene restituito l elenco di tutti gli appuntamenti/registrazioni comprese nell intervallo di tempo selezionato. Il pannello permette di revocare (tramite l icona ) o spostare (tramite l icona ) i singoli appuntamenti/registrazioni (così come visto in precedenza), di modificarne lo stato visualizzarne i dettagli, di modificare la richiesta e di stampare l elenco degli appuntamenti selezionando il pulsante Stampa. Gli stati che si possono attribuire ad un appuntamento si possono trovare anche cliccando sul pulsante Cambia Stato, di 14

15 6. FUNZIONALITA DI CASSA 6.1. Imposta sede di cassa La voce di menu Imposta sede di cassa permette di definire la sede di cassa sulla quale si vuole operare. Naturalmente, le operazioni di cassa relative ad una Sede possono essere effettuate solo dagli operatori ad essa associati. L impostazione della Sede di Cassa è un operazione necessaria per poter accedere alle successive funzionalità di cassa, sono però stati impostati dei default sulla sede di cassa quindi questa operazione non sarà necessaria. 15

16 6.2. Incasso in differita: Richieste La voce di menu Incasso di Differita: richieste permette di ricercare le richieste già inserite e accedere alla procedura di incasso. Dalla voce di menù Incasso in Differita: Richieste, in base ai filtri di ricerca inseriti, viene visualizzato l elenco delle richieste di prestazioni effettuate, selezionabili ai fini del pagamento. Spuntando le diverse opzioni appartenenti alla sezione Tipologie di richieste, è possibile visualizzare Tutte le richieste, oppure solo quelle Da pagare o quelle Pagate. Selezionando almeno una richiesta è possibile configurare il tipo di documento mediante il pulsante Configura Doc oppure procedere all incasso mediante il pulsante Incasso. Selezionando la freccia posta a destra della maschera si visualizza una sezione dedicata ai dettagli della richiesta, ove è possibile impostare un eventuale acconto nonché modificare la richiesta attivando l apposito pulsante: 16

17 Cliccando sul pulsante Incasso sarà possibile effettuare le stesse operazione mostrate nel capitolo 4 di questo manuale Incasso in differita: Documenti Tramite la voce di menu Incasso in differita: documenti è possibile ricercare le richieste per le quali è già stato emesso un documento. Questa operazione può essere utilizzata in caso di ristampa della ricevuta fiscale oppure in caso di rimborso. Le richieste di prestazioni possono essere cercate: tramite codice del documento, nell ipotesi in cui si conosca il codice del documento precedentemente emesso; indicando l arco di tempo relativo ai Contatti Paziente; in tal caso verranno visualizzati tutti gli appuntamenti prenotati in un dato intervallo temporale, previa identificazione del paziente. 17

18 Ricercato il paziente bisognerà cliccare sul pulsante Ricerca per ottenere l elenco dei documenti trovati. Cliccando sul pulsante sarà possibile ristampare il documento di incasso (cliccando sul pulsante Ristampa Incasso ) oppure iniziare l operazione di rimborso (Allegato 1). 18

19 6.4. Saldi di cassa La funzionalità Saldi di Cassa permette di far visualizzare i riepiloghi dei saldi di cassa compiuti da un operatore in una determinata sede di cassa. L utente ha la possibilità di modificare il periodo in cui effettuare la ricerca, di default i campi Dal e Al contengono la data del giorno di lavoro. Dopo aver impostato il periodo di interesse basterà cliccare sul pulsante Ricerca ottenendo la maschera riportata nella figura sottostante. Nel riepilogo dei saldi di cassa vengono messi in evidenza gli importi giornalieri presenti nella cassa, i tipi di pagamento e l operatore che ha effettuato l incasso. 19

20 6.5. Movimenti di cassa La funzione Movimenti di cassa permette la ricerca e la visualizzazione dei movimenti di cassa. La maschera di ricerca è analoga a quella descritta in precedenza per la visualizzazione dei saldi di cassa, come si può notare dall immagine riporta qui sotto. Cliccando sul pulsante Ricerca si ottiene la maschera sotto riportata contenente l elenco dei movimenti effettuati in un determinato periodo. Il risultato di ricerca mette in evidenza la data in cui è stato effettuato il movimento, il tipo di documento emesso con il relativo numero progressivo, la modalità di incasso, le entrate e le uscite, la sede di cassa e il nominativo dell operatore che ha effettuato l operazione. 20

21 7. GESTIONE LOGIN La funzionalità di Gestione login consente di modificare la password (o codice segreto) necessaria per l autenticazione. La nuova password deve essere di 8 caratteri e può essere alfanumerica. 21

22 ALLEGATO 1: Procedura di rimborso La procedura di rimborso prevede due operazioni fondamentali: prima la modifica dello stato dell appuntamento in Sospeso e infine l operazione di rimborso. Per modificare lo stato dell appuntamento sarà necessario accedere al piano di lavoro e ricercare la richiesta da rimborsare. Dopo aver impostato la data sarà sufficiente cliccare sul pulsante Ricerca per ottenere la maschera sotto riportata: Per cambiare lo stato basterà cliccare sul pulsante relativo all appuntamento da modificare: Scegliere lo stato Sospeso e cliccare sul pulsante Modifica Appunt.. 22

23 Una volta modificato lo stato dell appuntamento sarà possibile, tornando alla pagina di menu, scegliere la voce Incasso in differita: Documenti : Dopo aver cercato il documento da rimborsare si accederà alla maschera sotto riportata: Per selezionare la richiesta da incassare bisognerà cliccare sul pulsante dettaglio della richiesta. entrando, così, nel Cliccare a questo punto sul pulsante Rimborso ottenendo così una maschera di riepilogo: 23

24 Per concludere l operazione di rimborso basterà cliccare sul pulsante Conferma ottenendo, così, il documento di rimborso. 24