DIGITALIZZAZIONE DELIBERE DI GIUNTA COMUNALE

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1 DIGITALIZZAZIONE DELIBERE DI GIUNTA COMUNALE La procedura, analogamente a quanto previsto per le determinazioni dirigenziali firmate digitalmente, rimane invariata per tutto quanto concerne la redazione e numerazione della proposta di deliberazione o di parere/informazione: SOTTOSCRIZIONE DA PARTE DEL DIRIGENTE DELLA PROPOSTA DI DELIBERAZIONE Dopo aver inserito sul proprio PC il dispositivo di firma digitale: Menù a tendina <firma digitale> cliccare su <firma proposta> - 1 -

2 Digitare il PIN della propria firma digitale - 2 -

3 N.B. Una volta firmata digitalmente la proposta questa non potrà più essere modificata e compare l icona della chiave in basso a sinistra - 3 -

4 CREAZIONE DEI PARERI DI REGOLARITÀ - clicco sulla linguetta <pareri> nella maschera iniziale - mouse destro <nuovo> inserisco il parere di regolarità tecnica e nella finestra di fianco (in bianco) il cognome del mio dirigente tutto maiuscolo (o solo le prime lettere del cognome) seguito dal % e dò l invio si aprirà un elenco anagrafico e vado a cliccare sul nome che mi interessa. - salvo - mi posiziono con la freccia del mouse sul parere - Clicco il tasto Destro e scelgo nel menù a tendina che si apre <GENERAZIONE TESTO PARERE> Si compila il documento di word così generato - 4 -

5 SEGUE SOTTOSCRIZIONE DIGITALE DEL PARERE DI REGOLARITÀ TECNICA Menù a tendina <firma digitale> si clicca su <firma parere> Digitare il PIN della propria firma digitale - 5 -

6 Comparirà così accanto al parere di regolarità l icona della chiave - 6 -

7 - ALLEGATI ALLA PROPOSTA DI DELIBERAZIONE Eventuali allegati devono essere sottoscritti digitalmente dal dirigente competente tramite la funzione <firma allegato> - 7 -

8 Una volta completata la sottoscrizione digitale della proposta di deliberazione in ogni sua parte il servizio proponente passerà la proposta: - Al servizio Affari Istituzionali (qualora la deliberazione non prevede né impegno di spesa né diminuzione di entrate) - Al servizio ragioneria e bilancio qualora la deliberazione comporti impegno di spesa o diminuzione di entrata N.B.: La procedura di sottoscrizione digitale del parere di regolarità contabile è analoga a quella sopra descritta per la sottoscrizione del parere di regolarità tecnica

9 SEGUE: PARERI ED INFORMAZIONI DI GIUNTA COMUNALE Anche i pareri e le informazioni di Giunta Comunale devono essere sottoscritti digitalmente mediante la procedura sopra descritta, firmando digitalmente sia la richiesta di parere che gli eventuali allegati inseriti nella proposta infomatica ADEMPIMENTI DELLA SEGRETERIA GENERALE Una volte ricevute le varie proposte dai servizi la Segreteria Generale procederà con le modalità analoghe alle vigenti alla creazione dell ordine del giorno della seduta, ed alla verbalizzazione delle conseguenti decisioni dell organo collegiale Dal programma delibere/determine, mediante la funzione visualizzazione delibere/determine, gli utenti possono visionare la deliberazione cliccando su icona documento e l icona della chiave informa che il verbale di deliberazione è stato sottoscritto digitalmente - 9 -

10 In analogia a quanto visto per le determinazioni dirigenziali Tramite la funzione <verifica firma delibera> è possibile verificare le sottoscrizione da parte del segretario verbalizzante e del Presidente di Seduta (Sindaco) Tramite la funzione <estrai delibera firmata> è possibile salvare su qualsiasi periferica di archiviazione il file della delibera sottoscritta digitalmente (formato:.doc.p7m):

11 Da notare che nella maschera di verifica compaiono due firmatari (il segretario verbalizzante e il Sindaco)

12 I servizi proponenti noteranno una modifica della struttura finale dell atto deliberativo nel particolare: IMPORTANTE: l attuale retro della deliberazione viene diviso in vari certificati visionabili e scaricabili dalla linguetta Visti Tali certificazioni, fino ad adesso scritte in calce sulla stessa pagina, consistono in: 1. certificato comunicazione capigruppo (adempimento ex art 125 TUEL) sottoscritto digitalmente dall Addetto del Servizio Affari Istituzionali 2. certificato esecutività (adempimento ex art 134 co 3 TUEL) sottoscritto digitalmente, dopo 11 giorni di pubblicazione all albo pretorio on line, dal Segretario Generale 3. Certificato di Pubblicazione delibere sottoscritto digitalmente dall Addetto alla Pubblicazione all Albo pretorio conclusi i 15 giorni di pubblicazione previsti dalla Legge (art 124 TUEL)

13 Come detto ognuno di questi certificati può essere verificato in merito alla sottoscrizione con la funzione <verifica firma visto> NOTA BENE: ognuno di questi certificati concorre, insieme all atto deliberativo ed ad eventuali allegati facenti parte integranti e sostanziali dell atto stesso a costituire l atto amministrativo completo, per cui qualsiasi estrazione di copia conforme o invio telematico dell atto medesimo deve comprendere i suddetti certificati

14 PROCEDURA PER ESTRARRE LA DELIBERAZIONE FIRMATA DIGITALMENTE Da menù a tendina delibere/determine selezione la funzione archivia delibere/determine su file system

15 Selezionare mediante la maschera di ricerca la delibera/determina che si desidera estrarre tramite le molteplici modalità di ricerca (per numero, per data di adozione, quelle pubblicate, ecc..) Una volta individuata la delibera che si desidera estrarre cliccare con il tasto destro del mouse e selezionare archivia da menù a tendina

16 Cliccando sulla icona di ricerca individuare il percorso su cui salvare tutti i files relativi alla delibera/determina in questione e poi cliccare su ok

17 Il Programma creerà così una nuova cartella in cui saranno salvati tutti i documenti digitali associati a quella deliberazione (delibera, allegati, visti di pubblicazione ed esecutività, pareri di regolarità tecnica, proposta di deliberazione) N.B. il software salva i file con un nome di codice ma possono essere tutti rinominati dall utente IMPORTANTE : I pareri di regolarità tecnica e contabile non saranno più allegati alla deliberazione quali parte integrante e sostanziale dell atto amministrativo ma depositati agli atti dell istruttoria