Analisi organizzativa

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1 Dott.ssa Cristina Nicolai Responsabile Organizzativa Screening Analisi organizzativa Revisione 05/04/2011 Revisione gennaio 2015 Massa Carrara, 9/07/2009

2 Protocollo organizzativo Mammografia Screening IL termine screening viene utilizzato per indicare un protocollo di indagini diagnostiche a basso rischio e bassi costi socio economici e psicologici, utilizzate per identificare in fase precoce una malattia in una popolazione standard(popolazione obiettivo) e asintomatica. Obiettivo dello screening Lo screening si propone di ridurre la mortalità per causa specifica nella popolazione che si sottopone regolarmente a controlli per la diagnosi precoce di neoplasie o lesioni precancerose. Il programma di screening è un intervento sanitario di prevenzione secondaria il cui obiettivo è, attraverso la diagnosi di una fase precoce della malattia, intervenire tempestivamente per facilitare la guarigione e ridurre la mortalità per causa-specifica: garantendo a tutta la popolazione in fascia di età considerata a rischio l offerta attiva dei test di screening e degli eventuali approfondimenti necessari; individuando lesioni precancerose ed eseguendo l idoneo trattamento al fine di ridurre il numero di neoplasie infiltranti; individuando neoplasie a uno stadio sempre più precoce per garantire la tempestività del trattamento e la migliore qualità di vita. La prevenzione attiva rappresenta un insieme articolato di interventi, offerti attivamente alla popolazione generale o a gruppi a rischio per malattie di rilevanza sociale, che vedono un coinvolgimento integrato dei vari soggetti del Servizio sanitario nazionale impegnati nelle attività di prevenzione primaria e secondaria. Il ruolo attivo, anziché passivo, ha il vantaggio di sollecitare i soggetti interessati così da evitare che essi trascurino, per disattenzione o disaffezione le azioni necessarie ad ottimizzare gli interventi di diagnosi e cura. Popolazione bersaglio La popolazione bersaglio dello screening per il cancro della mammella è costituito dall insieme delle donne che sono residenti nei Comuni afferenti alla ASL n.1 di Massa Carrara in età compresa tra 50 e 69 anni compiuti ( Linee guida Nazionali, Linee guida di prevenzione oncologica Percorsi diagnostici terapeutici Regione Toscana,agosto 2010 aggiornate Agosto 2014) Le donne da 50 a 69 anni vengono convocate ad eseguire il test di screening se il referto ha risultato negativo a cadenza biennale.

3 Gli utenti domiciliati in uno dei Comuni appartenenti al territorio ma non residenti non fanno parte del programma di screening aziendale pertanto non riceveranno la lettera di convocazione ma, qualora si presentassero a chiedere la prestazione c/o la ns. Azienda, riceveranno la prestazione gratuitamente dalle nostre strutture se ne hanno diritto (legge finanziaria 388/2001 Art.85 commi 4 e 5 ) Il Data base della popolazione eleggibile risulta da un incrocio delle anagrafi di WINSAP ( software dedicato al programma di screening aziendale ) dall anagrafe assistiti aziendale e dall anagrafe comunale. L anagrafe degli utenti eleggibili viene aggiornata periodicamente. CRITERI DI ESCLUSIONE CRITERI DI ESCLUSIONE DEFINITIVA DAL PROGRAMMA Sono escluse dal programma di screening le donne che rientrano in uno dei punti sotto indicati: 1. trasferita in altra provincia 2. storia personale positiva per cancro della mammella Per motivi medico-legali, le esclusioni definitive saranno limitate solo ai casi validamente documentati. Pertanto le fonti ammesse per la definizione della popolazione non eleggibile sono: a) i Comuni attraverso le liste anagrafiche ed i loro aggiornamenti; c) le schede di dimissione ospedaliera (cancro della mammella); d) le donne stesse per comunicazione diretta della loro condizione di non eleggibilità (vedi punto precedente). Le donne alle quali verrà fatta diagnosi di tumore al seno nell ambito dello screening usciranno dal programma ed inserite nel programma di follow-up clinico. Il sistema informativo del programma consente la registrazione dei loro dati di esito utili per il calcolo di alcuni indicatori di risultato del programma ( report GISMA annuale) CRITERI DI ESCLUSIONE TEMPORANEA DAL PROGRAMMA Possono essere escluse temporaneamente, ovvero solo per il passaggio di screening in corso, le donne che, direttamente o attraverso il proprio MMG al momento della definizione della lista delle donne eleggibili, comunichino al Centro Screening di essere in una delle seguenti condizioni: - temporaneamente assente (residente altrove per un periodo prolungato); - non disponibile temporaneamente a collaborare (particolari condizioni personali o familiari); - mammografia recente eseguita spontaneamente o in altra sede. - Nel caso in cui la donna abbia eseguito una mammografia nell anno in corso o nell anno precedente, il test radiologico di screening non sarà eseguito e sarà comunicato alla donna che verrà invitata al successivo passaggio di screening. Il Centro ospedaliero richiederà sempre alla donna di produrre le mammografie precedenti eseguite al di fuori del programma di screening o di presentarsi, qualora aderisca al programma,con il referto del precedente esame. Le donne temporaneamente escluse saranno comunque inserite nel successivo passaggio di screening.

4 ESCLUSIONE PER RIFIUTO Il rifiuto della donna ad aderire al programma di screening costituisce un ulteriore criterio di esclusione. Conseguentemente, ed a fini medico-legali, tali donne saranno definitivamente escluse, qualora presentino documentazione scritta e firmata. Sarà tuttavia fatto presente alla donna che, qualora modificasse nel tempo le proprie convinzioni o atteggiamento nei confronti dello screening, potrà chiedere di esservi reinserita. In mancanza di una richiesta scritta di esclusione dal programma le donne non collaboranti saranno convocate ad ogni passaggio di screening successivo. Di seguito l analisi dettagliata delle attività di processo Convocazione Gestione e inviti Gestione sec.livello al Risposte cittadino Chiusura passaggio screening

5 Procedura gestione screening mammografico Processo Procedura Convocazione L utente viene convocato con lettera dal Centro screening in cui sono riportate : o Sede o Data o Orario di effettuazione della mammografia o Numero telefonico cui le donne potranno rivolgersi per ulteriori chiarimenti o per comunicare il loro impedimento ad effettuare l esame secondo le modalità ed i tempi indicati nella lettera-invito. Il personale del Centro screening sulla base della popolazione bersaglio e delle disponibilità del servizio radiografico procede a : o Acquisire il calendario delle disponibilità dalla sede ospedaliera in termini di giorni settimanali dedicati al programma, orari di attività giornaliera, numero di esami che si effettuano per ogni sessione. Il calendario puo essere comunque modificato in caso di periodi festivi prolungati, riduzione dell attività per ferie,impedimenti tecnici delle attrezzature radiografiche o a seguito di esigenze comunemente riscontrate e concordate ( In tal caso il Centro Radiologico mammografico deve dare un ampio e congruo preavviso scritto alla Segreteria di Screening per consentire una programmazione adeguata degli appuntamenti.) o Gestire l agenda degli appuntamenti. o Selezionare la popolazione bersaglio su win sap o la popolazione bersaglio viene inserita su Winsap attraverso l'integrazione con l'anagrafe assistiti aziendale ( tessera A o D o S) o Stampare le lettere di convocazione o Inviare le lettere di convocazione. Di regola l appuntamento per l esecuzione della mammografia sarà fissato ad una distanza di tempo non inferiore a giorni dalla spedizione della lettera di invito, in modo tale da consentire alla donna di programmare per tempo le proprie attività e di assumere le dovute informazioni sul programma, oltre che per consentire al Centro Screening di modificare l appuntamento, quando richiesto,riducendo al minimo gli inconvenienti che ne possono derivare o Le utenti che hanno un richiamo a 6-8 mesi dalla precedente mammografia di screening ricevono l'invito con raccomandata con ricevuta di ritorno in accordo con il Responsabile clinico.

6 Gestione dei Cittadini non rispondenti Gestione degli inviti inesitati Gestione dei secondi inviti Esclusione dopo invito Nel caso in cui la donna non si presenti all appuntamento (prefissato o modificato), viene registrata la mancata effettuazione del test nell apposito spazio del sistema informativo. Le attività operative Il personale del Centro Screening procede a : o Rilevare la mancata effettuazione del test nell apposito spazio del programma informatico. La segreteria del Centro screening rileva la mancata presenza nell apposita sezione del programma informatico per consentire l avvio delle procedure di sollecito e di richiamo. o Le utenti che hanno avuto un invito a 6-8 mesi con AR e non si presentano al primo invito rientrano nelle non rispondenti e riceveranno un sollecito per posta normale. o Inviare a tutte le donne classificate come non rispondenti al primo invito una lettera di sollecito.il sollecito verrà inviato di norma entro i tre-sei mesi successivi a quello del primo appuntamento, per non perdere l effetto di rinforzo del messaggio. E noto che l invio di lettere di sollecito aumenta l adesione complessiva al programma di una quota stimabile tra il 10-15%, mentre l adesione tra le donne sollecitate è dell ordine del 20-30%.Tali stime dovranno essere tenute in considerazione all atto della programmazione degli appuntamenti. Gestione degli inviti che non sono stati recapitati Il personale del Centro Screening: o riceve gli inesitati o ricerca l indirizzo corretto presso le anagrafi comunali e controllo lo stato della tessera in anagrafe assisititi chiude, in caso di esito negativo, le posizioni relative inserendole nella categoria inviti inesitati Gestione dell assenza della donna al secondo invito Il personale del Centro Screening: o registra la mancata effettuazione del test all appuntamento di sollecito o inserisce la donna nella successiva campagna screening ( distanza di due anni) o predispone la possibilità di effettuare la mammografia qualora la donna si presenti spontaneamente anche se non rispondente al secondo sollecito. 1. Gestione del follow- up 2. Esclusione dopo invito per mammografia recente

7 Gestione del follow-up Il personale del Centro Screening qualora rilevi l informazione su un precedente intervento per tumore al seno solo al momento in cui la donna si presenta per la prima volta per eseguire la mammografia di screening, dovrà non eseguire il test ed accertarsi che la donna sia già inserita in un programma di follow-up mammografico Queste donne sono comunque escluse dal programma di screening. Esclusioni dopo invito per mammografia recente La segreteria del centro screening rileva l informazione: - o direttamente dall utente che ha ricevuto l invito ad eseguire la mammografia e comunica telefonicamente di aver già provveduto all esame - - o dagli elenchi forniti dal Servizio di Radiologia degli utenti che hanno eseguito l esame da CUP che viene inviato mensilmente per al Responsabile organizzativo dello screening Nel caso in cui la donna abbia eseguito una mammografia nell anno in corso o nell anno precedente, il test radiologico di screening non sarà eseguito e la donna verrà invitata al successivo passaggio di screening. Passaggi di screening della donna. Comunicazione di esito del test. Si definisce passaggio di screening l applicazione di tutte le procedure previste dal programma (inviti, test mammografici, richiami per approfondimenti) per realizzare un ciclo di controlli a favore dell intera popolazione bersaglio. Il numero di passaggi di screening eseguiti da una donna corrisponde al numero di inviti a cui ha effettivamente aderito. La ripetizione ravvicinata di due mammografie o il richiamo anticipato rispetto alla periodicità propria del programma sono da considerare accertamenti all interno dello stesso passaggio di screening. Test di I livello: mammografia La mammografia dovrà essere eseguita in doppia proiezione (obliqua e assiale), secondo le procedure indicate dalle Linee Guida Europee, da Tecnici Sanitari di Radiologia Medica (TSRM) e viene eseguita presso i Centri Radiologi Mammografici preposti sul territorio aziendale Gestione della comunicazione degli esiti dei test Il Centro Screening procede a: o Stampare i referti delle sole mammografie negative che sono automaticamente inserite nell'applicativo di screening per allineamento del programma con quello utilizzato in Radiologia o inviare a tutte le donne risultate negative, l esito dell esame mammografico di screening per posta; o qualora siano eseguiti esami di approfondimento Il Radiologo consegna direttamente all' utente i referti ;se la consegna non

8 o è possibile perchè in attesa di ulteriori esami di approfondimento diagnostici i Radiologi possono consegnare al Centro screening i Referti che verranno inviati per posta. nel caso in cui sia necessario ripetere l esame (proiezione mammografica aggiuntiva per motivi tecnici) o integrarlo con ecografia / ulteriori approfondimenti diagnostici, la segreteria del Servizio Radiologico provvede alla chiamata dell'utente. Referti Gestione della comunicazione degli esiti dei referti Il Centro Screening procede a: o inviare a tutte le donne risultate negative, l esito dell esame mammografico di screening per posta, referti mammografici negativi (che non hanno avuto esami di approfondimento) o La comunicazione degli esiti negativi dopo accertamenti diagnostici o di positività è di gestione del Clinico Radiologo che ha effettuato gli esami di approfondimento o Qualora la donna rifiuti l'approfondimento il clinico inserirà il rifiuto nel referto della mammografia di screening. Assenza all appuntamento 2 livello Gestione dell assenza all appuntamento per il 2 livello In caso di assenza all appuntamento per eseguire gli esami di 2 livello il Centro Screening Procede ad: o Estrapolare periodicamente le donne ferme in stato di approfondimento o Inviare l'elenco al clinico Radiologo che provvederà a controllare la storia clinica e sistemare il caso Comunicazione di esito dell esame di 2 livello Gestione della comunicazione degli esiti dei test di 2 livello La raccomandazione finale diversa dal reinvio al normale protocollo di screening deve venire espressa di persona alla donna, sempre da personale qualificato ed avendo cura degli aspetti psicologici. La gestione dell utente che necessita di ulteriori approfondimenti dopo ecografia mammaria viene gestita dal Centro di Radiologia Senologica. Se il Radiologo esegue gli esami necessari per il completamento diagnostico procede in questo modo: Consegna diretta al paziente del referto mammografico dopo esami di approfondimento da parte del Clinico Se gli esami risultano non negativi il Radiologo consegnerà all utente la documentazione necessaria per proseguire l iter

9 diagnostico terapeutico. Al termine dell iter la paziente si farà carico di consegnare la documentazione al Medico Radiologo che ne aggiornerà la posizione nei confronti del programma di screening Quando gli approfondimenti diagnostici vengono eseguiti da un Centro diverso dalla Radiologia Senologica la paziente viene invitata dal Radiologo che ha eseguito la mammografia a portargli la documentazione alla fine dell iter diagnostico-terapeutico Chiusura del passaggio di Screening Per ciascuna donna inclusa nella popolazione bersaglio del programma un passaggio di screening verrà chiuso con una delle seguente modalità a seconda delle circostanze: o Esito negativo al primo o al secondo livello; o Richiamo biennale per donne in screening in fascia di età anni Tutte le donne escluse dal programma di screening, perché avviate al trattamento, saranno incluse in specifici programmi di follow-up oncologico. Il secondo Livello delle screening mammografico viene gestito dal responsabile Clinico,radiologo. Centro Radiologico di Screening mammografico Ospedale Civico di Carrara Ospedale di Pontremoli Ospedale di Fivizzano Personale di riferimento : Segreteria Centro Screening Mammografico Ospedale civico di Carrara N verde Tel 0585/ / tutti i giorni dal lunedì al sabato ore 8-13 Numero verde dal lunedì al sabato dalle ore Responsabile organizzativo Screening Dr.ssa Cristina Nicolai Responsabile Clinico Screening Dr. Giorgio Lambruschi Responsabile valutativo Screening Dr.ssa Paola Vivani

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