PROCEDURA AREA PATRIMONIO NETTO 2.3 CONTRIBUTI IN CONTO ESERCIZIO INDISTINTI, VINCOLATI O FINALIZZATI, DESTINATI A INVESTIMENTO

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1 POCEDUA AEA PATIMONIO NETTO 2.3 CONTIBUTI IN CONTO ESECIZIO INDISTINTI, VINCOLATI O FINALIZZATI, DESTINATI A INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. IFEIMENTI 4. TEMINI E DEFINIZIONI 5. ESPONSABILITÀ 6. FASI 6.1 Acquisizione preliminare dell autorizzazione regionale all impiego di contributi in c/esercizio per il finanziamento di investimenti 6.2 Autorizzazione aziendale all impiego di contributi in c/esercizio per il finanziamento di investimenti 6.3 Utilizzo dei contributi per l effettuazione degli investimenti finanziati 6.4 endicontazione al soggetto finanziatore (se prevista) 6.5 Incasso dei contributi 6.6 Sterilizzazione degli ammortamenti 6.7 Controlli contabili periodici 6.8 Conservazione della documentazione 7 TABELLA MATICIALE 8 DIAGAMMA DI FLUSSO 9 ALLEGATI ev. Data Descrizione delle modifiche Firma di Emissione Firma di Verifica Firma di Approvazione Prima emissione UO EF UO AGL AQ Direttore Amministrativo Elaborata da: Direttore UO Economico Finanziaria Direttore UO AGL P AM ev. 00 Pag. 1 di 18

2 1.SCOPO La presente procedura descrive le funzioni, i compiti e le responsabilità delle figure coinvolte nella gestione contabile-amministrativa dei contributi in conto esercizio destinati al finanziamento di investimenti. Nella logica del D.lgs. 118/2011, tutti gli investimenti privi di fonti di finanziamento dedicate si intendono finanziati con contributi in conto esercizio. È inoltre opportuno ricordare che i contributi in conto esercizio destinati al finanziamento degli investimenti devono essere stornati in modo indiretto dal conto economico (attraverso la voce CE A.2) al patrimonio netto. La procedura assicura la corretta registrazione delle operazioni relative alla fattispecie, monitorare la destinazione dei contributi in conto esercizio agli investimenti, assicurare la corretta correlazione del cespite alla fonte di finanziamento utilizzata per la sua acquisizione, e verificare la successiva sterilizzazione. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica ai contributi in conto esercizio indistinti, vincolati o finalizzati, destinati a investimento. Per contributi in conto esercizio destinanti ad investimenti s intendono tutte quelle risorse erogate da un Ente terzo pubblico o privato (Ente egionale, Ente Statale, persone fisiche o giuridiche private, etc.) o ricavate dalla attività di gestione ordinaria dalla ASST, che, in luogo del finanziamento o la copertura delle spese di gestione ordinaria (spese correnti), vengono destinate all acquisizione, costruzione e/o manutenzione straordinaria di cespiti. Tali finanziamenti sono iscritti in bilancio nella specifica voce del Patrimonio Netto A.II.5) Finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio. Tali contributi vengono rilevati a Conto Economico nella relativa voce di icavo ma a fine esercizio è necessario provvede a rettificare il contributo in conto esercizio presente a conto economico con contropartita la voce A.1a) ettifica contributi c/esercizio per destinazione ad investimenti e a costituire la voce di PN Finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio. 3. IFEIMENTI Codice Civile: art OIC (Principi contabili emanati dall Organismo Italiano di Contabilità) n. 28, relativo al Patrimonio Netto e n. 29 Cambiamenti di principi contabili, cambiamenti di stime contabili, correzione di errori, atti intervenuti dopo la chiusura dell esercizio ; Decreto Legislativo n. 118 del 23 giugno 2011 Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili a norma degli articoli 1 e 2 della Legge 5/5/2009 n. 42; Casistica applicativa ministeriale per le Aziende - Documento 1 "La sterilizzazione degli ammortamenti aggiornato 2013 (bozza presentata in sede di Conferenza Stato-egioni); Casistica applicativa ministeriale per le Aziende - Documento 2 Le immobilizzazioni materiali (bozza presentata in Conferenza Stato-egioni); Casistica applicativa ministeriale per le Aziende - Documento 3 Il patrimonio netto (bozza presentata in Conferenza Stato-egioni); Decreto Ministro della Salute del 17 settembre 2012 recante Disposizioni in materia di certificabilità dei bilanci degli enti del Servizio Sanitario Nazionale ; Decreto Ministro della Salute del 1 marzo 2013 recante Definizione dei Percorsi Attuativi della Certificabilità ; D.M. 15/06/2012: "Nuovi modelli di rilevazione economica «Conto economico» (CE) e «Stato patrimoniale» (SP) delle aziende del Servizio sanitario nazionale"; D.M. 20/03/2013: "Modifica degli schemi dello Stato patrimoniale, del Conto economico e della Nota integrativa delle Aziende del Servizio Sanitario nazionale"; P AM ev. 00 Pag. 2 di 18

3 D.G.. n. X/7009 del 31 luglio 2017 Approvazione del Percorso attuativo della Certificabilità dei Bilanci degli Enti del SS di cui alla L n. 23/2015, della GSA e del consolidato regionale ai sensi del DM 1/3/2013 Legge egionale n. 23 del 11 agosto 2015 Legge egionale di evoluzione del sistema socio sanitario Indicazioni operative per l attuazione degli investimenti come da Decreto della Direzione Generale Welfare n del 23/12/2016 di egione Lombardia Linee Guida egionali Area H) Patrimonio Netto inviate dalla Direzione Centrale Programmazione Finanza e Controllo di Gestione isorse Economico Finanziarie trasmesse con nota prot. n. A del DEFINIZIONI ED ABBEVIAZIONI UO.EF. UO.A.S UO.UT UO AGL SIC UO.CD SIA UO.SS UO.GC DAPS DTP Unità Operativa Economico Finanziario Unità Operativa Acquisti e Servizi Unità Operativa Ufficio Tecnico Unità Operativa Affari Generali e Legali Servizio Ingegneria Clinica Unità Operativa Controllo Direzionale Servizio Informativo Aziendale Unità Operativa Servizi di Supporto Unità Operativa Gestione Cronicità Direzione assistenziale professioni sanitarie Dipartimento Tecnico Patrimoniale Per le definizioni di: - Ammortamento - Sterilizzazione - Fonte di finanziamento - Libro Cespiti Si rimanda a quanto specificato nel D. Lgs. 118/10, nella Casistica Applicativa ministeriale e negli OIC. 5.ESPONSABILITA FASI E SOTTOFASI ESPONSABILE TEMPISTICHE 1 Eventuale richiesta di contributi al soggetto finanziatore Elaborazione di proposte tecniche Predisposizione richiesta 2. Autorizzazione aziendale all impiego di contributi in c/esercizio per il finanziamento di investimenti a) Contributi in conto esercizio per investimenti assegnati da egione Decreto recepimento del contributo UO AGL Creazione codice Fonte di Finanziamento egistrazioni contabili SIC per attrezzature sanitarie SIA per hardware e software UT per immobili e fabbricati Direzione Strategica UO EF UO EF Entro 30 gg dal ricevimento Entro 30 giorni b) Contributi in conto esercizio per investimenti assegnati da privati ichiesta utilizzo esponsabili UU.OO /Servizi P AM ev. 00 Pag. 3 di 18

4 iscontro esistenza fondi Autorizzazione utilizzo /eparti UO EF Direzione Strategica Entro 5 giorni Entro 3 giorni 3. Utilizzo del contributo per l effettuazione degli investimenti Procedure di acquisto: parte amministrativa Procedure di acquisto: parte tecnica Iscrizione in contabilità del cespite Collaudo Ammortamento/ sterilizzazione UO Acquisti e servizi SIC / SIA / UT UO EF SIC / SIA / UT UO EF Ufficio inventario 4. endicontazione al soggetto finanziatore (se previsto) accolta documentazione tecnica SIC / SIA / UT Predisposizione richiesta di erogazione Segreteria UO UT contributo Quadratura contabile UO EF 5. Incasso dei contributi UO EF Entro 15 giorni dalla creazione del provvisorio 6.Sterilizzazione degli ammortamenti UO EF Ufficio inventario Annuale o periodica per stesura bilancio/ CET 7.Controlli contabili periodici UO EF Annuale per chiusura bilancio n.a 8.Conservazione della documentazione UO EF UO AGL 6 FASI 6.1 Acquisizione preliminare dell autorizzazione regionale all impiego di contributi in c/esercizio per il finanziamento di investimenti Modalità di richiesta di contributi a egione La preliminare autorizzazione all impiego di contributi in conto esercizio per il finanziamento di investimenti viene richiesta solo per l utilizzo di contributi e altri ricavi riferibili a finanziamenti da egione Lombardia, rilasciata previa verifica del contesto, della fattibilità e della sostenibilità economicofinanziaria dell intervento. Non viene richiesta a egione la preliminare autorizzazione per l utilizzo di contributi erogati da persone fisiche e giuridiche private indicati nella voce di Conto Economico A.1.C. Contribuiti c/esercizio da enti privati, o da altri Enti Pubblici non riferibili a egione. Sulla base di quanto definito nel Piano Investimenti approvato, se la Direzione Strategica ritiene di avere necessità di acquisizioni di beni di investimento non coperte da finanziamenti in conto capitale, predispone specifica richiesta di autorizzazione all impiego di contributi in conto esercizio per il finanziamento di quanto necessario mediante nota specificatamente motivata. La Direzione Strategica, pertanto, incarica le UO tecniche (UO Ufficio Tecnico, Ingegneria Clinica, SIA) di provvedere a redigere dei progetti di investimento, ovvero a stilarne cronoprogramma e computo metrico (ovvero stimare le necessità in relazione a lavori, attrezzature sanitarie, attrezzature tecniche, hardware e software necessari al progetto) ed alla stesura di una relazione finale tecnica e di valutazione economica e finanziaria dell investimento. P AM ev. 00 Pag. 4 di 18

5 La relazione finale delle UO tecniche viene infine inviata alla Direzione Strategica affinchè possa utilizzarla presso l Ente Erogatore per illustrare il progetto e richiedere i contributi in conto esercizio necessari alla sua realizzazione. Il progetto/piano di investimento o di forniture preliminare viene inviato al Servizio regionale competente per finanziare l acquisto, la costruzione, la riattivazione, l ampliamento e la manutenzione incrementativa delle immobilizzazioni interessate esponsabilità per l acquisizione dell autorizzazione all impiego di contributi da parte di egione La responsabilità generale del procedimento è in capo alla Direzione Strategica. La responsabilità operativa è in capo alle singole UO Tecniche coinvolte nel progetto e citate al punto precedente (UO Ufficio Tecnico, Ingegneria Clinica, SIA) Tempistiche per l acquisizione dell autorizzazione all impiego di contributi da parte di egione Le tempistiche per l acquisizione dell autorizzazione all impiego di contributi da parte di egione sono dettate, in massima parte, dalla tipologia e complessità del progetto. La Direzione Strategica detta alle UO tecniche le tempistiche di produzione della relazione tecnico e valutativa, che tuttavia non possono essere inferiori a 30 giorni lavorativi, salvo particolari urgenze. 6.2 Autorizzazione aziendale all impiego di contributi in c/esercizio per il finanziamento di investimenti Di seguito vengono redatte le modalità, le responsabilità e le tempistiche necessarie per formalizzare l autorizzazione aziendale all impiego di contributi in conto esercizio per il finanziamento di investimenti. La procedura di autorizzazione all impiego deve essere specificata con riferimento alle diverse tipologie di contribuiti in conto esercizio per il finanziamento di investimenti: a) Contributi in conto esercizio per il finanziamento di investimenti assegnati da egione b) Contributi in conto esercizio per il finanziamento di investimenti assegnati da persone fisiche o giuridiche private o altri enti pubblici Contributi in conto esercizio per il finanziamento di investimenti assegnati da egione Modalità L ammissione al finanziamento regionale viene notificata alla Direzione Aziendale attraverso l invio di una copia della DG o Decreto di ammissione al finanziamento dell intervento programmato predisposta dal Dirigente regionale competente. Successivamente, ad avvenuta iscrizione delle risorse sul pertinente capitolo di bilancio, il servizio regionale competente predispone la determinazione di concessione e di impegno dell intera quota di finanziamento. L Ufficio Protocollo aziendale acquisisce e trasmette copia delle notifiche di ammissione a finanziamento alla Direzione Strategica, al Servizio interessato e all UO Economico Finanziario. Le determinazioni regionali, conservate agli atti del protocollo aziendale, permettono l identificazione, per ciascun contributo assegnato, del soggetto erogatore, degli estremi del provvedimento formale di concessione del contributo, dell oggetto del contributo, dell ammontare del contributo, degli eventuali vincoli all impiego del contributo stesso. Le modalità di identificazione degli elementi qualificativi e quantitativi del contributo in conto esercizio per il finanziamento di investimenti sono strettamente correlate al contenuto dell atto amministrativo di assegnazione (Delibera di Giunta, Atto ministeriale, Atto comunitario, ecc.). Estremi del provvedimento di recepimento Il documento amministrativo correlato alla rilevazione contabile dei finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio è il Decreto aziendale di recepimento del contributo. Tale decreto deve essere accompagnato dalle eventuali tabelle di dettaglio. esponsabilità P AM ev. 00 Pag. 5 di 18

6 Gli uffici coinvolti nel processo sono: -Ufficio Protocollo: è responsabile per la ricezione dell atto di assegnazione del contributo e del suo smistamento agli uffici competenti tra i quali vi sono la Direzione Strategica, l Ufficio Tecnico, l UO Acquisti e servizi, il SIC, il SIA, l UO Economico Finanziario, l UO AGL. -UO AGL: è responsabile della redazione degli atti di recepimento delle assegnazioni ricevute dall Ente erogatore; -UO Economico Finanziario: è responsabile dell inquadramento contabile del contributo assegnato, dell attribuzione della Fonte di Finanziamento e della sua contabilizzazione nel sistema amministrativo contabile Oracle. Al momento dell assegnazione, il contributo viene rilevato in una voce di icavo di Conto Economico (Contributi da egione c/esercizio) e si procede contestualmente alla rettifica mediante iscrizione dello stesso alla voce di Conto Economico ettifica contributi c/esercizio per destinazione ad investimenti contributi da egione, oltre che alla contestuale iscrizione nello Stato Patrimoniale alla voce di Patrimonio Netto Finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio. Tempistiche Alla ricezione dell atto di assegnazione del contributo da parte dell Ufficio Protocollo, si attivano le seguenti tempistiche: Ufficio Protocollo: entro 2 giorni lavorativi deve provvedere alla protocollazione ed allo smistamento dell atto ricevuto agli uffici competenti; UO AGL: entro 30 giorni di calendario deve provvedere alla redazione del decreto di recepimento dell atto di assegnazione, che viene inviato in copia all UO Economico Finanziario; UO Economico Finanziario: entro 30 giorni lavorativi dalla ricezione dell atto di recepimento deve provvedere alla contabilizzazione del contributo ricevuto Contributi in conto esercizio per il finanziamento di investimenti assegnati da persone fisiche o giuridiche private per sperimentazioni o per progetti o attività o ricerca specifiche di Unità Operative erogati da soggetti pubblici o privati Modalità I contributi in conto esercizio destinati al finanziamento di investimenti possono derivare: a) Dalla quota pari al 20% dei proventi inerenti l esecuzione delle attività di sperimentazione approvate dal Comitato Etico. Infatti secondo la egolamentazione aziendale inerente gli aspetti economici dell attività di sperimentazione svolta presso l Azienda approvata con Delibera del Direttore Generale n. 1 del (aggiornata con Decreto n. 464 del ) il 20% dei proventi è destinato ad incremento di un fondo per risorse destinate agli investimenti; b) Dalle quote destinate ad investimento di contributi per progetti o attività specifiche o per ricerca delle diverse Unità Operative erogati da soggetti pubblici o privati per i quali il proponente ha definito oltre alla copertura di costi di esercizio quali ad esempio costi per personale o attività formativa anche l acquisizione di cespiti (esempio piccole attrezzature, hardware, software, ecc.) necessarie alla realizzazione del progetto o dell attività della Unità Operativa. Tali contributi costituiscono proventi dell esercizio in cui si perfeziona l obbligazione giuridica oppure in cui avviene la riscossione e sono rinviabili agli esercizi successivi mediante la rilevazione dell accantonamento per quote non utilizzate. Nel momento in cui vengono utilizzati per finanziare investimenti occorrerà stornare l importo di tali contributi dal Fondo quote inutilizzate e trasferirli a PN nella voce Finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio. A decorrere dall esercizio in cui è pronta per l uso, l immobilizzazione sarà progressivamente ammortizzata (con conseguente sterilizzazione) nel rispetto del principio di competenza economica e secondo le aliquote di ammortamento previste dall allegato 3 del D. Lgs. 118/2011. In particolare: 1) Se l acquisto del cespite avviene nel corso dell esercizio in cui il contributo è stato imputato per competenza nella relativa voce di icavo, al momento dell adozione dell atto di aggiudicazione di P AM ev. 00 Pag. 6 di 18

7 acquisto del bene o comunque a fine esercizio è necessario provvedere a rettificare il contributo in conto esercizio presente a conto economico con contropartita la voce A.1a) ettifica contributi c/esercizio per destinazione ad investimenti e a costituire la voce di PN Finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio ; 2) Se l acquisto del cespite avviene in esercizi successivi in cui il contributo è stato imputato per competenza nella relativa voce di icavo, a fine esercizio è necessario provvede alla rilevazione dell accantonamento per quote non utilizzate. Nel momento in cui vengono utilizzati per finanziare investimenti occorrerà stornare l importo di tali contributi dal Fondo e trasferirli a PN nella voce Finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio. Al momento dell acquisto del cespite viene indicata la Fonte di Finanziamento in fase di creazione dell impegno e dell ordine e pertanto la UO Economico Finanziaria è in grado di verificare sulla scheda contabile della Fonte di Finanziamento (FXXX o EXXX) i cespiti acquistati con tale contributo in conto esercizio e di procedere allo storno del Fondo. esponsabilità I responsabili delle diverse UU.OO/ Servizi/ eparti cui è destinato il contributo in conto esercizio richiedono alla Direzione Strategica autorizzazione formale all utilizzo del contributo stesso per l acquisizione di cespiti. La Direzione Strategica, previa verifica dell esistenza dei fondi con l UO Economico Finanziario, concede o nega l autorizzazione all utilizzo dei contributi erogati da persone fisiche e/o giuridiche private o di contributi per progetti o attività specifiche di Unità Operative, finalizzati all acquisto di investimenti, anche sulla base di quanto previsto dal piano investimenti. Tempistiche Si evidenziano le seguenti tempistiche: -esponsabili UU.OO / eparti / Servizi inviano richiesta di utilizzo dei contributi in conto esercizi a seguito di eventuali esigenze rilevate all interno delle UU.OO. stesse o a seguito dell inizio dei tempi di realizzazione dei progetti o delle attività specifiche per le quali il contributo è stato assegnato; - UO Economico Finanziaria entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta da parte delle UU.OO. /eparti/ Servizi invia alla Direzione strategica il riscontro sull esistenza o meno dei fondi individuati per l acquisizione del cespite; - la Direzione Strategica, ricevuto il referto dall UO Economico Finanziaria, entro 3 giorni concede o nega l autorizzazione all utilizzo dei contributi erogati da persone fisiche e/o giuridiche private o di contributi per progetti o attività specifiche di Unità Operative, finalizzati all acquisto di investimenti, anche sulla base di quanto previsto dal piano investimenti. 6.3 Utilizzo dei contributi per l effettuazione degli investimenti finanziati Modalità di identificazione puntuale, per ciascun contributo, del relativo utilizzo Successivamente alla redazione del Decreto di autorizzazione o dell autorizzazione inviata dalla Direzione Strategica a seguito di richiesta dei esponsabili delle diverse UU.OO. relativa all utilizzo del contributo, l UO Acquisti e servizi, per quanto di competenza e tenuto conto dei cronoprogrammi correlati al piano investimenti aziendale (annuale e triennale), provvede successivamente ad attivare le procedure amministrative previste per l acquisizione dei cespiti finanziati. Pertanto, si fa rinvio a quanto già descritto nelle procedure relative all area D) IMMOBILIZZAZIONI ed alle procedure relative all area I) DEBITI E COSTI. Nelle procedure relative all area delle immobilizzazioni vengono normate le procedure relative ai documenti di acquisto (DDT), inventariazione, categoria del cespite corrispondente e valore di iscrizione nel sottosistema cespiti e contabilità generale. Sono anche espressamente previste le procedure inerenti l identificazione delle caratteristiche fisico-tecniche, l iter per il collaudo e l identificazione del momento in cui il cespite è pronto all uso e pertanto ammortizzabile. Sempre nell area delle immobilizzazioni sono identificate le istruzioni operative correlate alla gestione della sterilizzazione degli ammortamenti. Le indicazioni sopra riportate, come dettagliatamente descritto nelle procedure dell area D) Immobilizzazioni, sono tutte tracciate con l informazione della fonte di finanziamento correlata, gestita sia contabilmente nel sistema Oracle, che extra-contabilmente. P AM ev. 00 Pag. 7 di 18

8 Nelle procedure relative all area I) Debiti e costi, cui si rinvia, è disciplinata, sempre per fonte di finanziamento, l identificazione di: - Fornitore e correlato debito; - Estremi del contratto con il fornitore; - Ordine e fattura di acquisto. Nelle procedure relative all area G) Disponibilità liquide, cui si rinvia, è disciplinata, sempre per fonte di finanziamento, l identificazione di: - Chiusura partita di debito fornitore; - Uscite di banca via mandato diretto dell Azienda esponsabilità di identificazione puntuale, per ciascun contributo, del relativo utilizzo Le responsabilità correlate all utilizzo del contributo in c/esercizio sono così distinte: UO Ufficio Tecnico, Ingegneria Clinica, SIA, anche sulla base di quanto previsto dal piano investimenti provvedono ad identificare gli investimenti da acquistare ed il correlato contributo corrispondente che ne finanzia l acquisto; tale informazione viene inserita nei capitolati tecnici di gara e, ove previsto, nei verbali di collaudo di rispettiva competenza. UO Acquisti e Servizi, anche sulla base di quanto previsto dal piano investimenti, provvede ad identificare il contributo da utilizzare in fase di emissione gara, ordine e liquidazione fattura. UO Economico Finanziario, traccia l utilizzo del contributo sul sistema Oracle (sottosistema cespiti) ed in particolare sulla scheda conto della Fonte di Finanziamento che supporta il monitoraggio dell utilizzo del contributo, il residuo ancora da utilizzare, gli incassi del contributo, i crediti ancora sussistenti e i pagamenti effettuati per l acquisto dei cespiti Tempistiche di identificazione puntuale, per ciascun contributo, del relativo utilizzo Le tempistiche di identificazione per l utilizzo del contributo sono strettamente correlate alle tempistiche aziendali inerenti la preparazione dei documenti di gara (capitolati tecnici), l indizione e aggiudicazione della gara, l emissione ordine e documento di ricezione, caricamento a sottosistema cespiti, contabilizzazione, liquidazione, pagamento ai fornitori, incasso dei contributi. Le sopra identificate fasi sono specificamente trattate, anche per quanto attiene le tempistiche, nelle procedure relative all area D) Immobilizzazioni, area I) Debiti e costi, area G) Disponibilità liquide cui si rinvia Contabilità correlata all utilizzo del contributo in conto esercizio per l effettuazione di investimenti Per quanto riguarda la contabilizzazione di tutti gli eventi contabili inerenti l utilizzo dei contributi in conto esercizio destinati a investimento, sia dal punto di vista patrimoniale, che dal punto di vista finanziario, si fa rinvio a: - D. Lgs. 118/2011 e Casistica applicativa, documenti n. 1, 2 e 3; - Principi contabili nazionali come previsti dall OIC 19 (debiti), OIC 16 e 24 (immobilizzazioni), OIC 28 (patrimonio netto) e OIC 14 (disponibilità liquide), per quanto applicabili. Tutti i movimenti contabili sopra richiamati sono riferiti e tracciati tramite l indicazione della fonte di finanziamento specifica; come già ricordato, la tracciatura è effettuata nel sistema contabile Oracle. In ogni caso, sulla base della tracciatura sopra richiamata, è possibile ricavare, per ogni fonte di finanziamento (XXX, FXXX o EXXX): - Ammontare del contributo autorizzato, suo utilizzo ed ammontare residuo; - Ammontare del credito residuo da incassare; - Ammontare del contributo incassato; - Ammontare dei debiti per acquisto dei cespiti ancora da pagare; - Ammontare degli acquisti di cespiti già pagati. In particolare: P AM ev. 00 Pag. 8 di 18

9 1. Se l acquisto del cespite avviene nel corso dell esercizio in cui il contributo è stato imputato per competenza nella relativa voce di icavo, al momento dell adozione dell atto di aggiudicazione di acquisto del bene o comunque a fine esercizio, è necessario provvedere a rettificare il contributo in conto esercizio presente a conto economico con contropartita la voce A.1a) ettifica contributi c/esercizio per destinazione ad investimenti e a costituire la voce di PN Finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio ; 2. Se l acquisto del cespite avviene in esercizi successivi in cui il contributo è stato imputato per competenza nella relativa voce di icavo, a fine esercizio è necessario provvede alla rilevazione dell accantonamento per quote non utilizzate. Nel momento in cui vengono utilizzati per finanziare investimenti ed in particolare al momento dell adozione dell atto di aggiudicazione di acquisto del bene, occorrerà stornare l importo di tali contributi dal Fondo e trasferirli a PN nella voce Finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio. Al momento dell acquisto del cespite viene indicata la Fonte di Finanziamento in fase di creazione dell impegno e dell ordine e pertanto la UO Economico Finanziaria è in grado di verificare sulla scheda contabile della Fonte di Finanziamento (FXXX o EXXX) i cespiti acquistati con tale contributo in conto esercizio e di procedere allo storno del Fondo Identificazione puntuale del momento in cui può iniziare l ammortamento e la relativa sterilizzazione Coerentemente con i disposti del D. Lgs. 118/2011 e dei principi contabili nazionali, l ammortamento viene fatto decorrere dalla data di collaudo (ove prevista) o dalla data del passaggio di proprietà del bene ove non sia previsto il collaudo. Le relative sterilizzazioni partono anch esse dall inizio del periodo di ammortamento e sono calcolate automaticamente dal sistema amministrativo contabile Oracle. Sia l ammortamento, sia la relativa sterilizzazione, possono essere riferiti allo specifico contributo in conto esercizio, mediante scheda contabile tenuta dall UO Economico Finanziario Controllo periodico delle registrazioni contabili L UO Economico Finanziario provvede annualmente ad effettuare i seguenti controlli: a) verifica della rilevazione contabile di tutti contributi in conto esercizio destinati ad investimenti ricevuti con controllo incrociato tra gli atti di assegnazione o autorizzazione comunicati dall Ufficio Protocollo, gli atti di recepimento comunicati dalla UO Affari Generali e Legali o dalle autorizzazioni firmate dalla Direzione Strategica; b) verifica della correttezza dei conti utilizzati nelle rilevazioni contabili rispetto a quanto indicato nell atto di recepimento o dell autorizzazione della Direzione Strategica, tenuto conto del soggetto erogatore e dell oggetto del contributo. La verifica dei conti utilizzati viene effettuata tenendo conto delle disposizioni di legge e delle linee guida regionali. 6.4 endicontazione al soggetto finanziatore (se prevista) Modalità operative di eventuali rendicontazioni per ottenere l erogazione monetaria del contributo, o a saldo del contributo stesso Ove i finanziamenti in conto esercizio destinati a investimento (da enti pubblici o privati) per investimenti siano collegati ad attività di rendicontazione delle somme spese (previste dal decreto di autorizzazione o dall autorizzazione firmata dalla Direzione Strategica), la rendicontazione verrà effettuata: a) su base documentale, tenendo conto delle richieste di dettaglio formulate nell atto di assegnazione delle risorse, con fornitura di tutte le pezze giustificative richieste (amministrative, tecniche, legali, certificati collaudo, ecc.); i documenti, ove non strettamente contabili, debbono essere forniti dalle UO coinvolte nel progetto di investimento alla Segreteria Amministrativa dell UO Ufficio Tecnico. b) su base amministrativa, mediante apposite estrazioni contabili e/o extracontabili in ogni caso gestite dalla UO Economico Finanziario, mediante interrogazione del segmento della fonte di finanziamento e correlati utilizzi Tempistiche operative di eventuali rendicontazioni per ottenere l erogazione monetaria del contributo, o a saldo del contributo stesso P AM ev. 00 Pag. 9 di 18

10 In relazione alle tempistiche di rendicontazione dettate dall atto ufficiale di erogazione del finanziamento regionale, ministeriale, comunitario o di altra entità pubblica o privata, sono previste le seguenti tempistiche: Unità operative coinvolte nel progetto di investimento Le unità operative tecniche coinvolte nel progetto (quali ad esempio Ufficio Tecnico, SIC, SIA) dovranno fornire alla Segreteria Amministrativa dell UO Ufficio Tecnico, responsabile ultimo dell invio del rapporto di rendicontazione, tutte le informazioni tecniche, amministrative e documentali richieste dall Ente erogatore. Tutta la documentazione dovrà pervenire alla Segreteria Amministrativa dell UO Ufficio Tecnico entro i 30 giorni di calendario precedenti alla data di scadenza dell invio all Ente erogatore del rapporto di rendicontazione. Segreteria Amministrativa dell UO Ufficio Tecnico La Segreteria Amministrativa dell UO Ufficio Tecnico, ricevuti i documenti tecnici ed amministrativi correlati alla rendicontazione da parte delle UO interessate al progetto di investimento, dovrà elaborare e terminare la rendicontazione richiesta entro 15 giorni dalla data di scadenza dell invio all Ente erogatore del rapporto di rendicontazione. La bozza di rendicontazione, ove necessario, verrà inviata alla Direzione Strategica, ove necessario, per presa visione o ufficializzazione della rendicontazione. Le tempistiche sono invariate sia che si tratti di rendicontazione di stato avanzamento che di saldo esponsabilità operative di eventuali rendicontazioni per ottenere l erogazione monetaria del contributo, o a saldo del contributo stesso Le responsabilità operative delle eventuali rendicontazioni debbono essere individuate nell atto interno di recepimento del contributo in conto esercizio destinato ad investimento. In linea generale, salvo diversa disposizione dell atto, le responsabilità sono così ripartite: SIC: è responsabile per i rapporti tecnici e documentazione amministrativa correlata ad investimenti in attrezzature e impianti sanitari; UO Ufficio Tecnico: è responsabile per i rapporti tecnici e documentazione amministrativa correlata ad investimenti in impianti fissi e immobili; la Segreteria Amministrativa dell Ufficio Tecnico è responsabile della predisposizione della richiesta di erogazione del contributo. SIA: è responsabile per i rapporti tecnici e documentazione amministrativa correlata ad investimenti in hardware e software; UO Economico Finanziario: è responsabile della parte amministrativo-contabile e della quadratura contabile di cui al punto successivo Quadratura contabile tra i dati oggetto di ogni rendicontazione e i dati contabili L attività di quadratura contabile tra i dati di rendicontazione ed i dati disponibili in contabilità è demandata all UO Economico Finanziario la quale è responsabile della contabilizzazione di tutte le movimentazioni di utilizzo del contributo ricevuto, specificamente contabilizzato per fonte di finanziamento (sia per la contabilizzazione dell assegnazione, dell utilizzo, del pagamento dei fornitori e dell incasso del contributo). L UO Economico Finanziario deve effettuare il controllo di quadratura entro 15 giorni dall invio della rendicontazione all Ente finanziatore, come indicato al punto Inoltre, l UO Economico Finanziario deve effettuare una quadratura contabile di tutti i contributi in conto esercizio destinati ad investimento in essere ed ancora da utilizzare alla fine dell esercizio in sede di redazione del bilancio consuntivo del periodo. 6.5 Incasso dei contributi Di seguito vengono illustrate le modalità, responsabilità, tempistiche, documentazione e quadratura relativa agli incassi dei contributi in conto esercizio destinati ad investimento da soggetti pubblici e/o privati Modalità di incasso dei contributi P AM ev. 00 Pag. 10 di 18

11 Gli incassi dei contributi in conto esercizio destinati ad investimento provenienti da Enti pubblici o da privati vengono incassati mediante reversale, con correlato suo abbinamento alla fonte di finanziamento, a seguito di emissione del provvisorio di entrata da parte del Tesoriere. L UO Economico Finanziario deve indicare, nella rilevazione contabile correlata all incasso, gli estremi dell atto interno di recepimento del contributo in conto esercizio destinati ad investimento, oltre alla fonte di finanziamento. Tali informazioni vengono gestite dall UO Economico Finanziario nel sistema Oracle (contabilizzazione reversale di incasso con richiamo dell atto di autorizzazione all impiego) e nella reportistica legata alla fonte di finanziamento assegnata contabilmente. Dalle elaborazioni della fonte di finanziamento è possibile ricavare l ammontare del contributo in conto esercizio destinati ad investimento incassato ed ancora da incassare, per ogni specifica fonte di finanziamento esponsabilità di incasso dei contributi Le responsabilità relative all incasso dei contributi sono in capo all UO Economico Finanziario, che deve registrare la reversale di incasso, individuare il contributo in conto esercizio destinati ad investimento incassato, rilevarne la ricezione con riporto della fonte di finanziamento cui si riferisce Tempistiche di incasso dei contributi Le reversali di incasso vanno rilevate in contabilità dall UO Economico Finanziario entro 15 giorni lavorativi rispetto alla comunicazione della banca tesoriere Acquisizione e conservazione delle eventuali comunicazioni ufficiali di erogazione del contributo L UO Economico Finanziario è incaricata di aprire ed aggiornare uno specifico fascicolo per ogni contributo in conto esercizio destinato ad investimento erogato da Enti Pubblici all azienda. Nel fascicolo deve inserire: Delibera dell Ente Pubblico di assegnazione del contributo in conto esercizio destinato ad investimento; Decreto interno di accettazione del contributo in conto esercizio destinato ad investimento; Copia delle reversali di incasso del contributo in conto esercizio destinato ad investimento; Copia delle fatture di acquisto correlate agli investimenti finanziati col contributo in conto esercizio destinato ad investimento; Copia di ogni altra ulteriore documentazione correlata al contributo in conto esercizio destinato ad investimento. Il suddetto fascicolo può essere costituito da documenti digitalizzati, che verranno conservati secondo le modalità descritte nel punto 8 della presente procedura Quadratura almeno annuale tra: assegnazioni ricevute, relativi incassi e dati contabili a sistema In sede di redazione del bilancio di esercizio consuntivo, l UO Economico Finanziario provvede ad effettuare una quadratura puntuale di tutti i contributi in conto esercizio destinati ad investimento ricevuti dall azienda (sia nell anno, sia nei 3 anni precedenti) estraendo dal sistema contabile Oracle i dati per la compilazione della tabella di bilancio relativa al Patrimonio Netto. I dati ed i report estratti fanno parte della documentazione a supporto della compilazione della tabella e sono archiviati dall UO Economico Finanziario nelle carte di lavoro per la predisposizione del bilancio consuntivo. Sterilizzazione degli ammortamenti Modalità operative di individuazione annuale, per ogni cespite, della fonte di finanziamento e assoggettamento parziale o totale alla sterilizzazione In sede di determinazione dell ammortamento e delle relative sterilizzazioni dei cespiti acquisiti con contributi in conto esercizio destinati ad investimento (CET e Bilancio Consuntivo annuale), l UO Economico Finanziario provvede ad estrarre dal sottosistema FA di Oracle una stampa di tutti gli ammortamenti e correlate sterilizzazioni. L individuazione di tali beni è effettuata sulla base della originaria assegnazione a tali beni della fonte di finanziamento relativa; l assegnazione della fonte di finanziamento è effettuata all atto dell iscrizione del bene nel sottosistema cespiti aziendale (si rinvia alle procedure relative alla inventariazione dei cespiti Area D - Immobilizzazioni). P AM ev. 00 Pag. 11 di 18

12 La reportistica è basata su un codice "XXX" oppure EXXX oppure FXXX (che identifica la fonte di finanziamento e la sua tipologia), abbinato ad ogni singolo cespite; tale codice guida la sterilizzazione e la abbina al corrispondente conto dei Finanziamenti per Investimenti da rettifica contributi in conto esercizio del Patrimonio Netto da addebitare, i fondi ammortamento interessati ed i conti reddituali relativi all ammortamento ed alla sterilizzazione. All atto della elaborazione degli ammortamenti, il sistema contabile Oracle provvede ad individuare gli ammortamenti da sterilizzare in base all attributo di sterilizzazione assegnato al bene nel sottosistema cespiti. Ove il bene sia stato finanziato solo in parte da contributi in conto esercizio destinati ad investimento e, pertanto, sia soggetto a sterilizzazione parziale, nel sottosistema cespiti, il cespite viene caricato con distinte righe di dettaglio relative all ammontare finanziato e all ammontare non finanziato (e pertanto da non sterilizzare). 6.2 Tempistiche operative di individuazione annuale, per ogni cespite, della fonte di finanziamento e assoggettamento parziale o totale alla sterilizzazione L individuazione della fonte di finanziamento viene effettuata all atto della rilevazione del bene nel sottosistema cespiti FA di Oracle. L elaborazione degli ammortamenti e relative sterilizzazioni viene effettuata entro il mese di febbraio dell anno successivo rispetto a quello in chiusura. 6.3 esponsabilità operative di individuazione annuale, per ogni cespite, della fonte di finanziamento e assoggettamento parziale o totale alla sterilizzazione La responsabilità operativa di individuazione della fonte di finanziamento è in capo all UO Economico Finanziario, in coordinamento con le UO coinvolte nell acquisto del bene (UT, SIC, SIA). La responsabilità operativa di effettuare il calcolo e la sterilizzazione degli ammortamenti ricade sull UO Economico Finanziario in collaborazione con l Ufficio Inventario. 6.4 Eventuali minusvalenze e insussistenze da sterilizzare La individuazione di eventuali minusvalenze o insussistenze passive da sterilizzare, correlate alla dismissione o vendita di cespiti non completamente ammortizzati è in capo all UO Economico Finanziario. Vengono rilevate come onere straordinario nel Conto Economico e poi sterilizzate tramite la registrazione di un provento straordinario a seguito dello storno del contributo in conto esercizio residuo. La rilevazione contabile della sterilizzazione di tali minusvalenze / insussistenze passive viene effettuata dall UO Economico Finanziario applicando le regole disciplinate dal D. Lgs. 118/2011 e le indicazioni regionali specifiche inviate in sede di chiusura dei bilanci di esercizio, cui si rinvia per le istruzioni operative ed avviene mediante la rilevazione manuale di una scrittura in GL di Oracle. Controlli contabili periodici Di seguito vengono illustrati i controlli contabili periodici a carico dell UO Economico Finanziario Confrontare il valore dei finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio iscritti nel Patrimonio Netto con quello esposto nel bilancio dell esercizio precedente Modalità Dal sistema Oracle vengono estratti i conti riferiti ai Finanziamenti per Investimenti da rettifica contributi in conto esercizio con saldo di apertura dei conti diverso da zero; tali importi vengono confrontati con quanto iscritto nel bilancio consuntivo dell esercizio precedente al fine di garantire la continuità contabile tra esercizi esponsabilità esponsabile del controllo è l UO Economico Finanziario. Periodicità P AM ev. 00 Pag. 12 di 18

13 Il controllo viene effettuato in sede di predisposizione del bilancio consuntivo d esercizio, fatte salve le richieste estemporanee espresse dal Collegio Sindacale o richieste da altro organo di controllo o da egione Lombardia Motivare e documentare la variazione in termini di contributi in conto esercizio stornati a Patrimonio Netto nel corso dell esercizio, sterilizzazioni d esercizio, alienazioni di cespiti avvenute nell esercizio e altre eventuali cause Modalità Al fine di recuperare le informazioni necessarie alla compilazione dei dati richiesti per la compilazione delle tabelle di nota integrativa del bilancio consuntivo (riportata di seguito), dal sistema contabile Oracle (scheda fonte di finanziamento), coadiuvato dalle rilevazioni extracontabili su foglio elettronico, vengono estratte le informazioni contabili relative alle movimentazioni in aumento ed in diminuzione dei conti correlati ai finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio (Stato, egione, Enti Pubblici, Unione Europea, privati). Le movimentazioni in incremento sono verificate mediante riscontro documentale (atto di autorizzazione all utilizzo del contributo o comunicazione autorizzatoria della Direzione Generale). Le movimentazioni in diminuzione, correlate alle sterilizzazioni, sono controllate rispetto a quanto ricavato dalla reportistica del sottosistema cespiti. Le movimentazioni collegate a cessioni di beni finanziati da Enti pubblici, con evidenza di eventuali plusvalenze e minusvalenze, sono controllate nella congruità delle rilevazioni contabili a base del bilancio consuntivo con la documentazione correlata alla dismissione / cessione. esponsabilità esponsabile del controllo è l UO Economico Finanziario Periodicità Il controllo viene effettuato in sede di predisposizione del bilancio consuntivo d esercizio, fatte salve le richieste estemporanee espresse dal Collegio Sindacale o richieste da altro organo di controllo o da egione Lombardia Con riferimento ai contributi stornati a Patrimonio Netto nell esercizio, verificare la corrispondenza dei relativi provvedimenti di autorizzazione regionale e aziendale e le somme iscritte in bilancio Modalità Il controllo è effettuato mediante la stampa dettagliata dal sistema contabile Oracle delle movimentazioni dei conti contabili relativi ai Finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio. Successivamente vengono ripresi i documenti a supporto delle iscrizioni (atti di assegnazione dell Ente Pubblico e/o atto di autorizzazione interno aziendale) per verificarne la correttezza nel conto e nell importo. Da ultimo viene verificata la corrispondenza tra quanto iscritto nella contabilità e risultante dalle schede contabili con quanto viene riportato nel bilancio consuntivo aziendale e nella reportistica legata alle fonti di finanziamento (provenienze). esponsabilità esponsabile del controllo è l UO Economico Finanziario Periodicità P AM ev. 00 Pag. 13 di 18

14 Il controllo viene effettuato in sede di predisposizione del bilancio consuntivo d esercizio, fatte salve le richieste estemporanee espresse dal Collegio Sindacale o richieste da altro organo di controllo o da egione Lombardia iconciliare il valore dei finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio iscritti nel Patrimonio Netto, con il valore netto dei cespiti così finanziati iscritti nell attivo patrimoniale dello Stato Patrimoniale Modalità Per ogni finanziamento ricevuto, il sistema extracontabile su foglio elettronico che traccia l apertura e le movimentazioni del finanziamento per singola fonte di finanziamento fornisce i dettagli dei crediti ancora in essere (e, pertanto, degli incassi avvenuti) e dei cespiti acquisiti con tali fonti. Questi dati vengono confrontati con quanto contabilizzato in Oracle (contabilità e sottosistema cespiti). esponsabilità esponsabile del controllo è l UO Economico Finanziario Periodicità Il controllo viene effettuato in sede di predisposizione del bilancio consuntivo d esercizio, fatte salve le richieste estemporanee espresse dal Collegio Sindacale o richieste da altro organo di controllo o da egione Lombardia. 6.8 Conservazione della documentazione 6.8.a Tipologia di documentazione e tempistica di conservazione La tipologia di documento da conservare e il termine di conservazione sono specificati dal Massimario regionale, cui si rinvia. Le carte di lavoro sono conservate agli atti dei servizi interessati riportati in procedura. 6.8.b esponsabilità e modalità di conservazione della documentazione 6.8.b.1 esponsabilità di conservazione della documentazione esponsabilità dei esponsabili di servizio è stabilire la tipologia dei documenti utilizzati e la loro gestione. E cura del esponsabile dell AGL coordinare la raccolta, archiviazione e smaltimento della documentazione aziendale. 6.8.b.2 Modalità di conservazione della documentazione La documentazione deve essere conservata e smaltita secondo le modalità previste dal vigente Titolario di classificazione e massimario di scarto della documentazione del sistema sanitario e sociosanitario regionale lombardo 7. TABELLA MATICIALE Funzione Attività Direzione strategica UU.OO/ eparti UO AGL UO UT SIA SIC Acquisti e servizi UO EF 1.ichiesta Contributo - Predisposizione progetti tecnici: a) Per immobili b) Per attrezzature c) Per software/hardware - ichieste utilizzo contributi per progetti, ricerca, attività - Invio richiesta 2.Autorizzazione aziendale I C P AM ev. 00 Pag. 14 di 18

15 all impiego dei contributi in c/esercizio a) Contributi da egione - Predisposizione decreto recepimento del contributo - Adozione decreto - Creazione codice Fonte di Finanziamento - egistrazione contabile ) b) Contributi da privati ) verifica fondi ) autorizzazione utilizzo registrazione contabile 3.Utilizzo - Procedure acquisto: parte tecnica Procedure acquisto: parte amministrativa - iscrizione in contabilità del cespite - collaudo - inventariazione - ammortamento/ sterilizzazione C I I I I I I C C C C 4.endicontazione C C C C 5.Incasso C 6.Sterilizzazione C 7.Controlli contabili periodici C 8.Conservazione documentazione C =esponsabile C=coinvolto I=informato A=autorizza 8. DIAGAMMA DI FLUSSO P AM ev. 00 Pag. 15 di 18

16 POCEDUA AEA PATIMONIO NETTO 2.3 CONTIBUTI IN CONTO ESECIZIO INDISTINTI, VINCOLATI O FINALIZZATI, DESTINATI A FASI FASI PE NATUA Ente erogatore Direzione Strategica Ufficio Protocollo UO AGL UO.UT SIA SIC UO.EF UO.AS / UO SS F1 Acquisizione preliminare dell'autorizzazione Valutazione necessità regionale all'impiego di investimenti non contributi in c/esercizio coperti da edazione progetti di investimento per il finanziamento di finanziamenti investimenti elazione finale tecnica e di valutazione economica Finanziamento progetto ichiesta finanziamento F2 Autorizzazione aziendale all'impiego di contributi in c/esercizio per il finanziamento di investimenti DG di assegnazione finanziamento edazione atti di recepimento entro 15gg Protocollazione e trasmissione notifiche di ammissione entro 2gg Inquadramento contabile e attribuzione Fonte di finanziamento Contributi da privati icezione da UUOO destinatarie richiesta utilizzo contributo Verifica esistenza fondi entro 5gg Accettazione richiesta entro 3gg Atto di autorizzazione utilizzo contributo F3 Utilizzo dei contributi per l'effettuazione degli investimenti finanziati Identificazione investimenti da acquisire Acquisizione cespiti Contabilizzazione/ tracciatura contabile utilizzo contributo Controllo contabile atti assegnazione contributi e utilizzo POCEDUE IMMOBILIZZAZIONI / DEBITI E COSTI / DISPONIBILITA' FISICHE P AM ev. 00 Pag. 16 di 18

17 F4 endicontazione al soggetto finanziatore (se prevista) Predisposizione informazioni tecniche/ amministrative / documentali di rendicontazione entro 30gg scadenza Estrazioni contabili / extracontabili entro 30gg scadenza apporto di rendicontazion e Approvazione rendicontazione finale La Segreteria Amministrativa elabora rendicontazione entro 15gg scadenza Quadrature contabili in sede di rendicontazione e di Bilancio consuntivo F5 Incasso dei contributi Erogazione denaro per investimenti egistrazione reversale di incasso entro 5gg da comunicazione tesoriere Assegnazione tipologia di finanziamento Fascicolo per ogni contributo Quadratura in sede di Bilancio consuntivo eport allegati documenti Bilancio F6 Sterilizzazione degli ammortamenti Collaborazione per registrazione contabile cespiti Estrazione ammortamenti e sterilizzazioni Gestione elaborazione cespiti / individuazione minusvalenze e plusvalenze P AM ev. 00 Pag. 17 di 18