MEMORIA N. 23 APPROVATA DALLA GIUNTA CAPITOLINA NELLA SEDUTA DEL 10 MAGGIO 2017

Transcript

1 Protocollo RC n.14423/17 MEMORIA N. 23 APPROVATA DALLA GIUNTA CAPITOLINA NELLA SEDUTA DEL 10 MAGGIO 2017 OGGETTO: Indirizzi per l attivazione di interventi urgenti in materia di gestione tecnicoamministrativa e contabile del patrimonio immobiliare di Roma Capitale. 1

2 Oggetto: indirizzi per l attivazione di interventi urgenti in materia di gestione tecnico- amministrativa e contabile del patrimonio immobiliare di Roma Capitale. Premesso che 1. il Dipartimento Patrimonio Sviluppo e Valorizzazione (d ora in poi Dipartimento) svolge, attualmente, il proprio ruolo istituzionale usufruendo del supporto di Risorse per Roma S.p.A., società strumentale a socio unico Roma Capitale, e dell RTI Prelios Integra s.p.a. con Gestione Integrata s.r.l., aggiudicatario del servizio di gestione amministrativo contabile del patrimonio di Roma Capitale (contratto rep del 21 ottobre 2015, con durata biennale); 2. il Commissario Straordinario con i poteri della Giunta Capitolina, con deliberazione n. 104, resa esecutiva il 27 giugno 2016, ha approvato lo schema di contratto di servizio tra Roma Capitale e Risorse per Roma s.p.a. concernente l affidamento, per il periodo 1 aprile dicembre 2016, dei servizi tecnico amministrativi di supporto alla gestione del patrimonio immobiliare di Roma Capitale, riguardanti i seguenti ambiti di intervento: a. supporto tecnico, b. supporto amministrativo, c. supporto alle dismissioni, d. supporto all URP e servizi al cittadino; 3. la Giunta Capitolina, con deliberazione n. 16 del 16 febbraio 2017 ha approvato lo schema di contratto di servizio tra Roma Capitale e Risorse per Roma s.p.a. concernente l affidamento alla società dei medesimi servizi di supporto tecnico amministrativo, di cui al punto precedente, per il periodo dal 1 gennaio 2017 al 28 febbraio 2017; 4. la Giunta Capitolina, con deliberazione n. 45 del 24 marzo 2017 ha approvato lo schema di contratto di servizio tra Roma Capitale e Risorse per Roma s.p.a. concernente l affidamento alla società dei medesimi servizi di supporto tecnico amministrativo, di cui al punto precedente, per il periodo dal 1 marzo 2017 al 30 aprile 2017; 5. il succitato contratto stipulato il 21 ottobre 2015 con il RTI, Prelios Integra s.p.a. (cpg) è articolato nei vari segmenti di servizi/attività, di seguito individuati: a. servizio di censimento dell'utenza: identificazione ed aggiornamento, b. servizio di gestione amministrativa dell'utenza del patrimonio capitolino, c. servizio di gestione contabile del patrimonio indisponibile in concessione; 6. sulla base sia delle risultanze di attività di verifica interna promosse in seno all Amministrazione, sia dai rilievi mossi da organi istituzionali esterni, nel corso degli ultimi anni sono emerse a più riprese, rilevanti criticità nella gestione del patrimonio immobiliare di Roma Capitale; 2

3 7. tali criticità hanno assunto una natura sistemica tale da pregiudicare il corretto andamento generale dell azione amministrativa svolta dal Dipartimento con ripercussioni negative sia sulla correttezza formale e sostanziale delle procedure e delle istruttorie sia sulle entrate patrimoniali di Roma Capitale; 8. le cause di tali criticità sono da ricondursi prevalentemente a: a. carenza di programmazione dei passaggi di consegne alla cessazione dei negozi giuridici instaurati con gli operatori economici affidatari dei servizi; b. carenza della ricostruzione dell archivio cartaceo consegnato al Dipartimento dal precedente affidatario della gestione del patrimonio capitolino e conseguente mancanza della digitalizzazione delle informazioni in esso contenute, tale da non consentire la conoscenza e la disponibilità dei dati storici delle varie posizioni amministrativo contabili dei beni all interno del nuovo sistema informativo REF2ATER; c. carenza di dotazione da parte del Dipartimento, di strumenti e procedure di controllo sulla modalità di erogazione dei servizi da parte degli operatori economici che si sono succeduti negli anni nel supporto alla gestione del patrimonio; d. carenza di ricostruzione delle partite contabili inerenti le alienazioni degli immobili, in particolare di edilizia residenziale pubblica, a causa della mancata rendicontazione puntuale degli incassi dei ratei; e. carenza di un costante monitoraggio degli incassi e di una razionalizzazione delle modalità di pagamento; f. carenza di una struttura adeguata a svolgere in modo efficace ed efficiente le funzioni di front-office con l utenza nonché, i compiti propri dell U.R.P. g. inadeguatezza dell organizzazione del Dipartimento, sia in termini di modello, spesso non funzionale ad una corretta esecuzione dei processi, sia di competenze interne che si sono andate progressivamente depauperando portando a mettere in discussione l identità funzionale stessa del Dipartimento; 9. tali carenze e inadeguatezze hanno comportato nel tempo: a. un grave e progressivo degrado delle informazioni gestite sotto il profilo della loro qualità intrinseca, della completezza e del livello di aggiornamento, siano esse inserite in archivi informatici che cartacei; b. conseguenti significative difficoltà di esecuzione dei processi sia interni sia oggetto di esternalizzazione; c. difficoltà nell assunzione di atti d indirizzo propedeutici ad orientare l attività di gestione; 3

4 considerato che d. gravi lacune nel presidio di alcune aree critiche quali, a titolo puramente esemplificativo: i. quantificazione e adeguamento dei canoni, ii. recupero della morosità, iii. attuazione delle politiche di dismissione, iv. assenza fino al 2014 di un sistema di gestione del patrimonio di proprietà di Roma Capitale. Successivamente l Amministrazione si è dotata del sistema REF2ATER che inizialmente è stato popolato con i dati forniti dal precedente gestore con le criticità di cui al punto successivo; v. fornitura dei dati gestionali informatizzati del patrimonio da parte del precedente gestore al termine del rapporto contrattuale solo in formato alfanumerico e conseguente assenza della documentazione in formato digitale. Tale assenza non consente la consultazione e la gestione in remoto dei fascicoli delle utenze del patrimonio capitolino; 1. il Consiglio comunale, con atto n. 185 del 1 agosto 2005, verificata l ammissibilità della costituzione di una società per azioni interamente posseduta dal Comune di Roma cui affidare la gestione dei servizi inerenti le attività di liquidazione, accertamento e riscossione dei tributi, di altre entrate ed attività connesse, complementari, accessorie ed ausiliarie, ha deliberato la costituzione di Roma Entrate S.p.A., oggi Æqua Roma S.p.A., interamente partecipata dal Comune di Roma e sottoposta alle medesime forme di controllo già previste per le altre società del gruppo; 2. tale deliberazione rispondeva alla necessità per l Amministrazione comunale di elaborare una nuova strategia in materia di entrate, finalizzata al perseguimento degli obiettivi programmatici, della maggiore articolazione dell intervento di contrasto all evasione, dell integrazione dei sistemi di controllo e dei servizi di informazione e di orientamento disponibili verso il pubblico, dello sviluppo di sinergie tra processi aziendali e funzioni amministrative proprie delle diverse strutture comunali; 3. l oggetto sociale di Æqua Roma prevede, tra le altre, nell interesse e/o in favore di Roma Capitale, l esercizio delle attività di gestione dei servizi inerenti le attività di liquidazione, accertamento e riscossione dei tributi e di altre entrate e delle attività connesse, complementari, accessorie ed ausiliarie indirizzate al supporto delle attività di gestione tributaria, extra-tributaria e patrimoniale di Roma Capitale; 4. Æqua Roma può altresì espletare ogni adempimento amministrativo di carattere accessorio ovvero complementare alle attività di accertamento, riscossione e liquidazione di entrate tributarie ed extra-tributarie, di cui al precedente punto, ancorché non direttamente gestite; 4

5 5. ai fini del conseguimento degli scopi sociali e nell'ambito delle suddette attività, la Società, in particolare, può: a. gestire, mantenere e sviluppare il software applicativo a supporto delle funzioni svolte dagli uffici responsabili delle entrate di Roma Capitale, in coerenza con l'evolversi delle tecnologie dell'informatica e della comunicazione (ICT) e secondo strategie delineate nell'ambito dei programmi annuali e pluriennali dell'amministrazione di Roma Capitale; gestire e sviluppare l'infrastruttura di rete necessaria al funzionamento del Sistema Informativo; sviluppare ed utilizzare i sistemi informatici fondati sull'accesso ai dati catastali ovvero su altre informazioni georeferenziate; b. acquisire basi dati e di informazioni strutturate, ai fini della gestione delle entrate, da sistemi esterni, nell'ambito dei rapporti istituzionali di Roma Capitale con amministrazioni pubbliche ed aziende erogatrici di servizi e nel quadro delle leggi vigenti in materia di circolazione delle informazioni e di riservatezza dei dati personali; c. assistere i cittadini nell'assolvimento degli adempimenti connessi al calcolo delle somme dovute, in via ordinaria o a seguito di ravvedimento o sollecitazione al pagamento, e all'individuazione dell'esistenza dei requisiti di agevolazione o esenzione, ricevendo il pubblico presso sportelli fisici o fornendo servizi di assistenza informativa e di disbrigo di pratiche a distanza attraverso canali telematici; 6. Æqua Roma, ai fini del conseguimento del proprio scopo sociale, si è dotata nel tempo di competenze professionali di particolare pregio sia sotto il profilo prettamente amministrativo sia per quanto riguarda l analisi ed il trattamento dei dati quale strumento di contrasto all evasione dei tributi locali; 7. la Società ha sviluppato un sistema informatico integrato di gestione delle informazioni siano esse proprie delle funzioni svolte da Roma Capitale siano esse provenienti da altri enti quali l Agenzia delle entrate il quale, sebbene progettato ai fini del contrasto all evasione dei tributi locali, costituisce uno strumento utile alla facilitazione dei processi in ambiti più estesi dell Amministrazione; 8. la Società inoltre si è dotata da alcuni anni di una organizzazione e di strumenti di gestione dei rapporti con il pubblico la cui efficienza trova costante e pieno riscontro nelle risultanze dei questionari di Customer Satisfaction compilati in via telematica dai cittadini; 9. l affidamento di servizi da parte di Roma Capitale ad Æqua Roma S.p.A. non rientra nell'ambito di applicazione del Decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50 in quanto la società è dotata dei requisiti di esclusione previsti al comma 1, art 5 del medesimo Decreto e segnatamente: a. Roma Capitale esercita nei confronti di Æqua Roma S.p.A. un controllo analogo a quello esercitato sui propri servizi che si traduce pertanto in 5

6 un'influenza determinante sia sugli obiettivi strategici che sulle decisioni significative della società; b. la totalità delle attività svolte da Æqua Roma S.p.A. è effettuata nello svolgimento dei compiti ad essa affidati da Roma Capitale o da AMA S.p.A. società quest ultima controllata anch essa dall Ente; c. in Æqua Roma S.p.A. non vi è alcuna partecipazione diretta di capitali privati; 10. Æqua Roma per la sua attività e per le sue capacità operative può offrire al Dipartimento la possibilità di una gestione integrata del patrimonio immobiliare, in particolare nell ambito della gestione delle entrate derivanti dall utilizzo di terzi, del patrimonio immobiliare di Roma Capitale, che genera sinergie significative per l Amministrazione, che si concretizzano con l atteso incremento del contrasto dell evasione dei tributi locali e delle entrate; 11. la Giunta capitolina, con provvedimento n. 2 del 11 gennaio 2017, ha approvato lo schema di contratto di servizio tra Roma Capitale e la società Æqua Roma S.p.A. concernente l affidamento delle attività di supporto alla gestione delle entrate e al settore affissioni e pubblicità, per il periodo 1 gennaio marzo 2017; considerato inoltre che 1. con deliberazione n. 9 del 3 agosto 2016, l Assemblea capitolina ha approvato le linee programmatiche della Sindaca Virginia Raggi per il mandato amministrativo ; 2. le predette linee programmatiche per il governo di Roma Capitale hanno posto, tra gli altri, quali elementi fondativi dell azione dell Amministrazione capitolina la piena e completa utilizzazione del vasto patrimonio immobiliare di Roma Capitale e la definizione di un piano di gestione con il fine di rispondere alle reali esigenze della cittadinanza in materia di emergenza abitativa. 3. nelle more della definizione di un più ampio programma a medio termine avente l obiettivo di ripristinare la piena funzionalità gestionale e operativa delle attività svolte dal Dipartimento e dalle società attualmente affidatarie dei servizi, assume carattere di massima urgenza porre in essere tutte le azioni di breve periodo con l obiettivo di mitigare i rischi di natura legale, amministrativa ed economica derivanti dalla perdurare nel tempo delle criticità rilevate. 4. che tali azioni dovranno essere prioritariamente attivate in coerenza con le seguenti linee di indirizzo: a. recupero della conoscenza e riqualificazione delle informazioni gestite da parte delle strutture capitoline in modo che siano disponibili in formato aperto; b. riorganizzazione dei processi operativi e di controllo ad oggi gestiti dal Dipartimento e dagli operatori economici all attualità affidatari dei servizi; 6

7 c. attivazione strutturata di processi operativi ad oggi gestiti in via estemporanea o parziale; d. riqualificazione delle competenze del personale in forza al Dipartimento; e. impulso al recupero della morosità 5. che per mandato statutario, competenze, struttura organizzativa, infrastrutture tecnologiche e logistiche, Æqua Roma S.p.A. è dotata dei requisiti per poter supportare il Dipartimento nell attuazione delle linee di indirizzo di cui al punto precedente; 6. che il coinvolgimento di Æqua Roma S.p.A. consentirà altresì di innescare significative sinergie sia sotto il profilo del beneficio che la collaborazione con il Dipartimento porterebbe alle azioni di contrasto all evasione dei tributi locali, sia in termini di risparmio economico complessivo per l Amministrazione Capitolina. per tutto quanto espresso nelle premesse e nelle considerazioni LA GIUNTA CAPITOLINA formula apposito indirizzo affinché il Dipartimento Patrimonio Sviluppo e Valorizzazione, in coordinamento con il Dipartimento Risorse Economiche, ponga in essere, secondo la vigente legislazione, tutti gli atti necessari, per l affidamento ad Æqua Roma delle seguenti attività: - analisi e reingegnerizzazione dei processi operativi e di controllo afferenti la gestione tecnico amministrativa e contabile dell utenza del patrimonio immobiliare di Roma Capitale; - analisi e riqualificazione delle informazioni relative alla gestione tecnico amministrativa e contabile dell utenza del patrimonio immobiliare di Roma Capitale, ad oggi accolte all interno del sistema informatico REF2ATER, in modo che siano disponibili in formato aperto; - erogazione, a partire dal mese di settembre 2017, dei servizi di gestione tecnico amministrativa e contabile dell utenza del patrimonio immobiliare di Roma Capitale comprese le alienazioni e relativa rendicontazione di tutte le entrate ricostruendo le partite contabili. Monitoraggio degli incassi, rendicontazione e razionalizzazione dei metodi di pagamento; - digitalizzazione ed implementazione dell archivio cartaceo storico all interno del sistema informativo REF2ATER; 7

8 - interventi per l espletamento e l incardinamento all interno della struttura del Dipartimento delle varie attività di competenza dipartimentale connaturate alla gestione tecnico amministrativa e contabile del patrimonio capitolino - erogazione del servizio di supporto alla gestione della riscossione coattiva delle entrate capitoline afferenti i rapporti con l utenza del patrimonio immobiliare di Roma Capitale, a mezzo dello strumento dell ingiunzione di pagamento. L Assessore al Bilancio e Patrimonio Andrea Mazzillo 8