Soprintendenza archivistica per la Lombardia. Giornata di formazione per i dipendenti delle PP.AA. Archivio di Stato di Milano, 9 luglio 2012

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1 Soprintendenza archivistica per la Lombardia Giornata di formazione per i dipendenti delle PP.AA Archivio di Stato di Milano, 9 luglio 2012

2 Lo scarto Francesca Mambrini

3 COSA NON E LO SCARTO Lo scarto NON è un operazione d emergenza. Deve essere pianificato

4 COS E LO SCARTO? Lo scarto è l operazione attraverso cui si destina parte della documentazione d archivio all eliminazione. 4

5 Valutazione della documentazione: Ciò che si conserva Ciò che si elimina Duplice aspetto dello scarto Conservativo Distruttivo 5

6 Articolo 68 del DPR 445/2000 (Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa) Disposizioni per la conservazione degli archivi: Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni. 6

7 Quando si effettua lo scarto? Lo scarto è il risultato di interventi di grado diverso, e con un differente livello di regolamentazione (M. Guercio, La selezione dei documenti archivistici nel recente dibattito internazionale..., in "Archivi per la storia", 11 [1998], p. 49) 7

8 1) archivio corrente = Sfoltimento di carteggio transitorio e strumentale e documenti interlocutori che hanno esaurito del tutto loro funzione - costituzione di sottofascicoli per documenti scartabili in futuro - responsabile del procedimento - durante e a conclusione della pratica - carte non archivistiche inutili modelli in bianco, stampati e fotocopie non connessi a procedimenti 2) archivio di deposito: è qui che si concentra l attività di scarto: documenti che hanno esaurito funzione amministrativa 3) archivio storico: lo scarto NON DEVE realizzarsi in questa fase. 8

9 Il massimario di selezione - è integrato con il sistema di classificazione - non è norma assoluta, ma griglia per definire contenuto di proposte di scarto - è riferito ad un solo ente o a tipologie di enti - necessita di aggiornamento (riscontro su prassi di classificazione) concordato tra Ente e Ministero

10 Massimario per gli archivi comunali Piano di conservazione a cura del Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell'archivio dei Comuni, dicembre 2005

11 Lo scarto dei documenti riprodotti su supporto informatico La copia digitale di un documento può sostituire il documento cartaceo per quanto riguarda gli obblighi di conservazione?

12 Codice dell Amministrazione Digitale (D.Lgs n. 82/2005), art. 23 ter, ( Documenti amministrativi informatici ): le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico [ ] hanno il medesimo valore giuridico [ ] degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato [ ] mediante l'utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71; in tale caso l'obbligo di conservazione dell'originale del documento è soddisfatto con la conservazione della copia su supporto informatico.

13 E all art. 43 i documenti degli archivi [ ] di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell art. 71

14 Circolare 11 febbraio 2004, n. 8 (emanata da DGA) in attesa dell individuazione di regole e metodologie standard per la conservazione permanente di documenti elettronici [ ] le Soprintendenze non autorizzeranno la distruzione degli originali cartacei dei documenti destinati alla conservazione permanente, anche quando siano stati riprodotti con le modalità stabilite dalla stessa delibera.

15 Circolare 11 febbraio 2004, n. 8 tuttora in vigore NON è possibile scartare documenti analogici destinati alla conservazione permanente, conservati in forma sostitutiva. Tali documenti possono essere dematerializzati a fini gestionali ma non conservativi o probatori. (Gianni Penzo Doria e Simonetta Zingarelli, Dal cartaceo al digitale: l eliminazione legale nel CAD, scaricabile da

16 SANZIONI Codice penale, art. 490: Chiunque in tutto o in parte distrugge, sopprime o occulta un atto pubblico o una scrittura privata veri soggiace rispettivamente alle pene stabilite negli articoli 476, 477, 482 e 485, secondo le distinzioni in esso contenute [reclusione] CBBCC, art È punito con l'arresto da sei mesi ad un anno e con l'ammenda da euro 775 a euro ,50: a) chiunque senza autorizzazione demolisce, rimuove, modifica, restaura ovvero esegue opere di qualunque genere sui beni culturali indicati nell'articolo 10.