Guida Operativa Analitica alla costruzione del Tabellone aziendale

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1 Guida Operativa Analitica alla costruzione del Tabellone aziendale A.S.L. Pavia - Marzo 2004

2 Si segnala che sul sito sotto indicato sono disponibili sia i testi di riferimento sia eventuali tools (tabelline, database, guide operative, ) utili alla costruzione della Banca Dati Assistiti. sezione PROFESSIONISTI alla voce Governo della Domanda A.S.L. Pavia - dr. Carlo Cerra, dr. Stefano Lottaroli Per ogni segnalazione e/o chiarimento contattare: stefano_lottaroli@asl.pavia.it

3 Il punto di partenza L elenco dei database L elenco sottostante rappresenta la dotazione minima di database necessari per poter sviluppare la BDA secondo le specifiche regionali. Tutti i flussi elencati sono a disposizione di ogni ASL presso l articolazione competente e sono generalmente di emanazione regionale. L elenco rappresenta le specifiche minime, per cui ogni ASL è libera di arricchire la BDA di altre informazioni (colonne) secondo le proprie esigenze operative. Elenco CD Anagrafica assistiti e medici di Dicembre 2002 e Giugno 2003; CD Esenzioni Dicembre 2002; CD SDO 2002, consumo completo di dati intraregione (provenienza regionale); CD prestazioni 28SAN (AMB1 e AMB2) consumo dell anno 2002 (provenienza regionale); 12 CD mensili regionali delle prestazioni di farmaceutica convenzionata 2002; File degli Extraregione 2002 (CD provenienza regionale); File F (provenienza regionale) 2002; File Terme (provenienza regionale) 2002; 46SAN Prestazioni di psichiatria, completo di valorizzazione economica (provenienza regionale) 2002; tabella delle DDD, in cui ad ogni farmaco è associato il numero di giorni di terapia in base alla DDD specifica ed alla composizione della confezione (tale tabella è scaricabile dal sito ASL Pavia Governo della Domanda ; una tabella con i codici ISTAT dei comuni di pertinenza ASL e relativa appartenenza ai distretti.

4 La struttura della B.D.A. La B.D.A. è concepita come una tabella formata da più colonne. Il punto di partenza di tutto il lavoro è l anagrafica a cui con successivi passaggi vengono aggiunte delle nuove colonne contenenti informazioni di tipo economico e di tipo epidemiologico ottenute elaborando tutti gli altri database forniti nell elenco precedente. È perciò opportuno partire dall elaborazione dell anagrafe degli assistiti, suddividendola nei due macro insiemi individuati per un ottica di budget di distretto: l insieme A, tutti gli assistiti forniti di un set minimo di informazioni anagrafiche ed in carico ad un medico di medicina generale o pediatra di libera scelta in attività al momento dell elaborazione; l insieme K, contenente tutti gli assistiti per i quali mancano informazioni anagrafiche decisive per un recupero completo degli eventi socio-sanitari (es. codice fiscale). Le immagini sottostanti mostrano in forma schematica la struttura della BDA: la prima ne espone la forma complessiva, mentre la seconda riporta solo la parte epidemiologica, ovvero la parte in cui sono contenute le informazioni di patologia. Adottando una struttura di tale impostazione è possibile non perdere informazioni sui soggetti affetti da più patologie contemporaneamente. Cod_sanitario Cod_fiscale altri dati anagrafici Dati Economici Dati Epidemiologici Assistito 1 Assistito 2 Assistito 3 Assistito n Cod_Assistito Categoria Prevalente Deceduto Trapiantato Dializzato HIV Neoplastico Diabetico. Cardiopatico Assistito Deceduto Deceduto Diabetico. Assistito Trapiantato Trapiantato Neoplastico Assistito HIV HIV. Assistito Cardiovasculopatia Cardiopatico Assistito Neoplasia Neoplastico Cardiopatico Assistito HIV HIV Assistito Neoplasia Neoplastico Diabetico. Cardiopatico Assistito Dializzati Dializzato Neoplastico Assistito Diabetico Diabetico Cardiopatico Assistito n.

5 L anagrafe assistiti (dicembre 2002) L anagrafe assistiti di partenza è di Dicembre Questa rappresenta il punto di partenza dell elaborazione: di questa vengono considerati solo alcuni campi a cui si aggiungono altre colonne contenenti i dati provenienti dall elaborazione di tutti gli altri database. Una prima operazione consiste nel confrontare i deceduti dell anagrafe dicembre 2002 con quella del giugno 2003 al fine di recuperare eventuali decessi non registrati a dicembre. L informazione sulla condizione di deceduto di ogni assistito si trova nel campo TIPO eliminazione (n. 7) in contemporanea con la data del 2002 nel campo n. 8. La tabella sottostante mostra i campi originali dell anagrafica, così come da tracciato di Lombardia Informatica, con evidenziati in BLU i campi di interesse per il tabellone. L anagrafica deve poi essere suddivisa in due insiemi, A e K, così come indicato nella figura sottostante. Prima di suddividere l anagrafica, si consiglia di provare a recuperare qualche codice fiscale mancante tramite l incrocio con altri dataset (come indicato nel diagramma), quale la 28SAN (il più ricco), ed altri a seconda della consistenza (es. File F, Terme ). Dalla data di nascita si può ottenere l età dell assistito come semplice differenza tra anni. Una volta ottenuta l età è agevole aggiungere il peso secondo i criteri di pesatura regionali. Metodo di Pesatura Regionale Fascia età Peso 0 2, , , M 0, F 0, , ,2 oltre 74 3,2 Tracciato Record Anagrafe Assistiti n. Descrizione del contenuto Posizione Lunghezza Form. Schema Recupero Codici Fiscali Mancanti Assistibile Sistema Informativo con Codice Regionale Assistito senza Codice Fiscale Prestazioni Ambulatoriali ASL di assistenza 1 2 alfanum. EX-USSL di assistenza 3 3 alfanum. 1 Medico: codice regionale 6 5 alfanum. Assistito: 2 Codice regionale 11 8 alfanum. Cognome alfanum. Nome alfanum. 3 Data di nascita (aaaammgg) 71 8 alfanum. Indirizzo del domicilio alfanum. Numero civico domicilio alfanum. C.A.P. del domicilio alfanum. Comune di domicilio alfanum. 4 Sesso (M/F) alfanum. Data di decorrenza dell'assistenza (aaaammgg) alfanum. Data ultima operazione (aaaammgg) alfanum. Ultima variazione (secondo la codifica utilizzata per le funzioni on line di scelta / revoca e riportate nel relativo manuale utente) alfanum. Contatto Incrocio diretto con le tabelle con l'assistibile NO Il Codice Fiscale recuperato è UNIVOCO SI Assistibile completo di Codice Fiscale Dai database aziendali si ottengono tabelle con entrambi i codici File F Mobilità Passiva Altri Data Base 5 Codice comune di residenza (codifica Istat) alfanum. 6 Codice fiscale alfanum. Comune di nascita alfanum. Flag esenzione ticket per reddito (1=esente) alfanum. Flag esenzione ticket per patologia (1=esente) alfanum. Flag esenzione ticket per status (1=esente) alfanum. Flag per ASL di assistenza/appartenenza (1=diverse) alfanum. Codice stato estero alfanum. Codice categoria di appartenenza (Vedi manuale utente) alfanum. 7 Tipo eliminazione: (space attivo, C=cessato, D=deceduto, E=emigrato, P=parcheggiato; T=trasferito, A=annullato) alfanum. 8 Data decorrenza alfanum. LUNGHEZZA TOTALE del RECORD 226 I record sono in ordine di: codice ASL, codice medico e cognome nome assistito

6 Esenzioni SDO Il database delle esenzioni ed il tracciato record delle SDO non necessitano di pre elaborazioni, possono cioè essere caricati ed utilizzati così come arrivano dalla Regione Lombardia. L unico intervento riguarda forse le SDO per le quali la colonna dell importo deve essere trasformata da campo in formato testo in un campo a formato numerico. Il file denominato Criteri di inclusione scaricabile dal sito internet dell ASL di Pavia, area Governo della Domanda, contiene i codici tramite cui individuare le singole categorie patologiche. N.B.: è possibile che le codifiche riportate nei criteri di inclusione siano elencate con i puntini di separazione mentre i database delle esenzioni e delle SDO potrebbero essere codificati senza i puntini di separazione. Occorre verificare i singoli database prima di procedere all estrazione. Prestazioni di Farmaceutica (ricette) Questo database è il più importante ed anche il più complesso da elaborare. Il più importante in quanto è quello dal quale proviene il consumo di farmaci perché il consumo di una determinata categoria di farmaci oltre una soglia predefinita comporta l inclusione di un assistito in una categoria patologica. Il più complesso perché spesso contiene milioni di record e perché i 12 file mensili delle singole ricette non hanno tutte le informazioni necessarie all elaborazione: occorre perciò completare il file originale con altri dati contenuti nel file DDD 2002 (scaricabile dal sito ASL Pavia). Le principali elaborazioni di questo file possono essere sintetizzate come segue: Completare ogni singolo codice farmaceutico con la rispettiva codifica ATC, tagliata ai 3, 4, 5 caratteri da sinistra a seconda della categoria patologica (cfr. il documento Criteri di inclusione ) e con il numero di giornate di terapia associate alla singola specialità. Calcolare l importo della singola ricetta, perché il valore esposto è il prezzo della singola confezione; occorre perciò moltiplicare il prezzo per la quantità riportata in ricetta se si tratta di farmaci, ovvero se il codice inizia con 0 (zero). Se il codice del farmaco non inizia con zero allora il prezzo è pari all importo. I prezzi sono in centesimi di euro, è perciò opportuno dividere per 100.

7 File F Questo database fornisce informazioni sia di tipo economico (l importo di farmaci secondo File F consumato da ciascun assistito) sia di tipo epidemiologico, infatti contiene l indicazione dei farmaci forniti agli assistiti. Anche in questo caso, come per il database delle ricette, occorre integrare i singoli codici farmaceutici con le informazioni contenute nella tabella DDD (in particolare è importante assegnare il codice ATC ad ogni prestazione). 28 SAN Questo database fornisce informazioni sia di tipo economico (l importo di tutte le prestazioni di specialistica ambulatoriale consumate da ciascun assistito) sia di tipo epidemiologico anche se per la sola categoria degli insufficienti renali. Per completare l estrazione delle dialisi è necessario verificare se le codifiche riportano o meno il puntino di separazione tra un codice e l altro; la presenza dei codici deve essere ricercata in tutte le 8 colonne delle prestazioni. La 28SAN è un database complesso, perché è diviso in due pezzi (AMB1 e AMB2) che devono essere uniti prima di poter procedere, e perché normalmente contiene milioni di record. Inoltre, per calcolare l importo complessivo delle prestazioni, occorre sommare i valori di ciascuna delle 8 colonne in cui sono suddivise le singole prestazioni. A differenza delle prestazioni di farmaceutica, in questo caso non è necessario moltiplicare il singolo importo per le quantità. Il valore indicato è infatti già il totale. È importante però dividere tutti gli importi per 100 perché sono riportati in centesimi di euro. N.B.: poiché questo database contiene sia codice fiscale che codice assistito, è la fonte migliore per tentare il recupero di eventuali codici fiscali mancanti nell anagrafe assistiti. I codici così individuati potrebbero servire a colmare le lacune dell anagrafe.

8 Anagrafe Medici (dicembre 2002) Descrizione del contenuto Posizione Lunghezza Formato Azienda ASL 1 2 alfanum. SAUB 3 3 alfanum. Medico: Codice regionale 6 5 alfanum. Cognome alfanum. Nome alfanum. Data di nascita (gg.mm.aaaa.) 51 8 alfanum. Descrizione comune di nascita alfanum. Sigla provincia di nascita 84 2 alfanum. Codice fiscale alfanum. Codice ENPAM alfanum. Tipo assistenza (1=generico,2=pediatra) alfanum. Indirizzo di residenza alfanum. Numero civico di residenza alfanum. C.A.P. di residenza alfanum. Descrizione comune di residenza alfanum. Sigla provincia di residenza alfanum. Indirizzo ambulatorio alfanum. Numero civico ambulatorio alfanum. Prefisso telefonico ambulatorio alfanum. Numero telefono ambulatorio alfanum. Frazione ambulatorio alfanum. C.A.P. ambulatorio alfanum. Descrizione comune ambulatorio alfanum. Data di laurea (ggmmaaaa) alfanum. Comune di laurea alfanum. Data di abilitazione (ggmmaaaa) alfanum. Partita IVA alfanum. Data di specializzazione (ggmmaaaa) alfanum. Massimale teorico Numer. Carico assistiti effettivo Numer. Numero assistiti classe Numer. Numero assistiti classe Numer. Numero assistiti classe Numer. Campo non utilizzato Numer. Codice Banca alfanum. Codice Agenzia alfanum. Numero conto corrente alfanum. Primo codice sindacale alfanum. Secondo codice sindacale alfanum. Terzo codice sindacale alfanum. Data di iscrizione alla conv. (ggmmaaaa) alfanum. Data di cessazione (ggmmaaaa) alfanum. Questa tabella, normalmente contenuta nel CD delle anagrafi assistiti, contiene tutti i dati principali di ogni medico sia esso medico di base o pediatra di libera scelta. Esiste una tabella per ogni singola ASL. Le informazioni principali che si possono estrarre da questo file sono: il codice del medico; il tipo di assistenza che fornisce (codificata nel campo assistenza come 1=MMG o 2= PLS); se il medico è attivo o cessato; lo si deduce dall ultimo campo, [data cessazione], se è costituito da una serie di 0 (zeri) allora il medico è attivo. N.B.: se si conteggiano i codici medico dell anagrafe assistiti, questi risulteranno in numero maggiore a quelli che sono attivi alla medesima data, perché sono presenti anche codici medico che fanno riferimento alle case di riposo (CDR) oppure a strutture di tipo residenziale a cui l assistito è in carico. Tali codici medico sono assolutamente simili agli altri, ma poiché non fanno riferimento ad una persona fisica non sono contenuti nella anagrafe medici. LUNGHEZZA TOTALE del RECORD 418 I records sono in ordine: codice Asl, ex-ussl e codice medico

9 B.D.A.: Struttura di base del Tabellone n. Nome Campo Tipo Note Sezione Anagrafica Assistiti (da anagrafica regionale al 31/12/2002) Sezione Consumi Sanitari Assistiti (da database vari) 1 Distretto T 2 Cod_medico T 3 Tipo_medico T 4 Cod_assistito T 5 Cod_fiscale T 6 Cat_prevalente T è la patologia prioritaria secondo i criteri di inclusione 7 Età N Campo calcolato. Formula:" Anno_Nascita" 8 Peso N è assegnato secondo le indicazioni regionali 9 Sesso T 10 Comune T 11 Anno_nascita T 12 Classe età 5 T classi quinquennali di età 13 Classe età Regione T classi di età secondo la pesatura regionale 14 Tipo_Budget T contenuto: A o K 15 Cod_residenza T se mancante, è integrato tramite la trascrizione del codice ISTAT del domicilio 16 Tipo T 17 AA_dec T 18 DRG_importo N Validato Regionale DRG_Extra_importo N Validato Regionale AMB_netto_importo N Validato Regionale 2002 (28SAN) 21 AMB_TOT_importo N Validato Regionale 2002 (28SAN) 22 FARM_importo N CD Santer / SAS Praescripta Evolution 23 FARM_0*_importo N CD Santer / SAS Praescripta Evolution 24 FARM_ticket_importo N CD Santer / SAS Praescripta Evolution 25 TERME_TOT_importo N Validato Regionale TERME_ticket_importo N Validato Regionale PSICHE_importo N Validato Regionale 2002 (46SAN) 28 FILE_F_importo N Validato Regionale TOTALE_importo N Somma dei precedenti campi Sezione Epidemiologica Trapianto T Ins_renale T HIV T Neoplasia T Diabete T Cardiopatia T Cardio_S T Broncopatia T Gastropatia T Gastro_S T Neuropatia T Neuro_S T Autoimmune T Autoimm_S T Endocrinopatia T Endo_S T Parto T Questi campi indicano l'appartenenza di un assistito ad una determinata categoria patologica. Una struttura di questo tipo permette di tenere traccia della presenza di più patologie. I campi contraddistinti da "_S" rappresentano le sottocategorie di ciascuna patologia, anch'esse gerarchizzate. Il campo Cat_prevalente, al punto 6 della sezione Anagrafica, sintetizza tutte le informazioni di questi campi in un'unica definizione: contiene, infatti, la descrizione della patologia che risulta prioritaria nella gerarchia stabilita nei criteri di esenzione. Legenda : N: Formato numerico precisione doppia; T: testo