Word. Unità didattica 1 - Concetti generali

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1 Word Unità didattica 1 - Concetti generali Prerequisiti: nessuno in particolare Obiettivi: aprire, chiudere Word salvare un documento utilizzare la guida in linea modificare impostazioni di base Avviare Word Il programma Word non fa parte del sistema operativo. Il sistema operativo ha alcuni programmi per scrivere che sono definiti editor di testi, che non permettono grandi possibilità di formattazione 1. Per esempio è possibile utilizzare il Blocco note oppure WordPad, che sono accessori del sistema operativo. (Li trovi cliccando su Start - Programmi- Accessori) [filmato: uso blocco note] Word fa parte di un insieme di programmi che viene definito pacchetto. In particolare il pacchetto di cui fa parte Word è Office ( prodotto da una ditta di software che si chiama Microsoft. All'interno del pacchetto Office standard troviamo anche Excel e Powerpoint. Se abbiamo la versione di Office Professional sarà a nostra disposizione anche Access. 2 Se abbiamo installato Office sul computer, possiamo avviare Word con questo procedimento clic sul pulsante start, che si trova sulla barra delle applicazioni clic su Programmi clic su Microsoft Word [filmato: apertura] Se sul desktop (o scrivania) cioè sulla schermata iniziale che abbiamo davanti dopo aver accesso il computer è presente l'icona di word, posso avviare Word anche così: doppio clic sull'icona di Word oppure clic sull'icona di Word e poi premo il tasto Invio 3 1 Il termine formattazione non va confuso con la formattazione di un disco (operazione che consente di predisporre il disco per la registrazione di dati al suo interno. Se un disco non è formattato è impossibile salvare file al suo interno). Qui si intende con formattazione l'insieme di operazioni che consentono di applicare caratteristiche tipografiche al testo (dimensione del carattere, colore, grassetto, corsivo, sottilineato, allinemaneto del testo ecc.) 2 Office è un pacchetto a pagamento, tuttavia esistono esistono altri pacchetti gratuiti come OpenOffice ( che include un programma per scrivere, un foglio elettronico, un programma per creare presentazioni e un programma per archiviare dati. 3 Quando un'icona è selezionata, la pressione del tasto INVIO sulla tastiera equivale a fare doppio clic sull'icona.

2 Barra dei menu Word è stato aperto all'interno di una finestra. La finestra ha una barra dei menu e diverse barre degli strumenti. Per utilizzare i comandi presenti nella barra dei menu posso utilizzare il mouse, oppure la tastiera. Infatti se osservi attentamente, i nomi dei menu hanno tutti una lettera sottolineata: File, Modifica, Visualizza, Inserisci ecc. Ciò significa che posso attivare un menu con una combinazione di tasti 4. Per esempio se premo ALT+F attivo il menu File (osserva che la parola File, che corrisponde al primo menu della barra risulta in rilievo: significa che è attivo): ora, se premo sulla tastiera la freccia che punta in basso, si apre il menu File e visualizzo tutti i comandi in esso contenuti. Sei osservi bene, ogni comando ha una lettera sottolineata. Per esempio il comando Chiudi... ha la lettera h sottolineata. Ciò significa che se premo la lettera H chiudo il documento (come se avessi fatto clic su File e poi clic su Chiudi). Barre degli strumenti In Word abbiamo due barre che useremo molto frequentemente: la barra degli strumenti Standard e la barra degli strumenti Formattazione. All'avvio del programma, le due barre degli strumenti sono sulla stessa riga: ciò comporta che non sia possibile visualizzare tutti i pulsanti delle due barre: saranno visibili solo i pulsanti utilizzati più frequentemente. Tuttavia è possibile modificare tale impostazione utilizzando un comandi di menu: Visualizza - Barre degli strumenti - Personalizza clicca su Opzioni per attivarla, fai clic nella casella che dice: "Mostra barre degli strumenti standard e formattazione su due righe" clic sul pulsante Chiudi Le barre degli strumenti hanno diversi pulsanti (sui quali è sufficiente cliccare una volta sola per attivarli) che corrispondono sempre a una voce di un menu. Si tratta di scorciatoie: certamente se devo impostare il corsivo farò più rapidamente cliccando sul pulsante con la lettera I che trovo sulla barra degli strumenti, piuttosto che scegliere dalla barra dei menu il menu Formato e poi Carattere e poi impostare lo Stile corsivo. Tuttavia in certi casi i pulsanti delle barre degli strumenti non ci consentono di stabilire tutto quello che vogliamo: per esempio, se clicco sul pulsante con il simbolo della stampante mando immediatamente in stampa il mio documento, senza poter specificare quali pagine stampare, quante copie voglio ecc. In tal caso perciò forse è meglio cliccare sul menu File e poi scegliere Stampa... Se non vedo le barre degli strumenti, è necessario renderle visibili: Visualizza - Barre degli Strumenti poi clic sulla barra che voglio visualizzare (se la barra è già visibile compare un segno di spunta di fianco al nome della barra) 4 Attento: quando si parla di combinazione di tasti il segno "+" non va premuto. Perciò la combinazione ALT+M si ottiene premendo sulla tastiera il tasto ALT che si trova dalla parte sinistra, di fianco alla barra dello spazio, e tenendolo premuto si preme una volta il tasto della lettera M.

3 Apertura di documenti E possibile aprire un documento esistente usando la barra dei menu (File - Apri...), oppure usando il pulsante della barra degli strumenti Standard (il secondo da sinistra, con il simbolo di una cartella aperta). Esiste anche una scorciatoia di tastiera che si ottiene con una combinazione di tasti: CTRL+F12. A questo punto si pare una finestra che mi consente di selezionare il documento da aprire. Nella finestra Apri la prima cosa da fare è selezionare la cartella che contiene il mio documento da aprire. Supponendo di dover aprire il file "relazione" che si trova nella cartella "condominio" che si trova all'interno della cartella "documenti", faccio clic sulla cartella condominio e poi premo il pulsante Apri: sarà così visibile il contenuto della cartella e posso vederne il contenuto. Seleziono il file "relazione" con un clic e poi clicco sul pulsante Apri. [filmato: apertura file] Tieni presente che Word propone il formato "Documento di Word" nell'elenco Tipo file. ciò significa che se devo aprire un documento salvato in un altro formato, devo prima selezionare nell'elenco Tipo file il formato voluto. Per esempio se voglio aprire un file in formato "Solo testo" 5, con nome "note sulla conferenza" che si trova in "Documenti", devo selezionare tale formato dall'elenco Tipo file: solo allora potrò vedere il mio file. Chiusura documenti Per chiudere un documento devo selezionare File - Chiudi, oppure con una combinazione di tasti CTRL+F4. Se ho apportato modifiche al documento, che non ho ancora salvato, Word mi chiederà se voglio salvare le modifiche (pulsante Sì), oppure se voglio annullare l'operazione di chiusura (pulsante Annulla) e tornare al documento oppure se voglio realmente chiudere senza salvare (pulsante No). Creazione di un documento Per creare un nuovo documento vuoto, posso cliccare sul primo pulsante della barra degli strumenti Standard, oppure con la combinazione di tasti CTRL+N. Se invece uso il menu File - Nuovo, compare sulla destra il Riquadro attività all'interno del quale ci sono una serie di voci sulle quali posso cliccare: la prima (documento vuoto) mi consente di creare un documento vuoto. La voce "Da documento esistente" mi consente di creare un nuovo documento che utilizza come base il documento che selezioniamo: può servire per lavorare su una copia di un documento esistente, che sarà poi salvato con un nuovo nome. È possibile anche creare un documento basato su un certo modello. Se scegliamo "In questo computer" si apre una finestra nella quale possiamo scegliare il modello che vogliamo usare per la creazione del nuovo documento: per sempio se voglio scrivere un fax, potrei usare un modello di fax che trovo all'interno della finestra sotto la voce "Lettere e fax". [filmato: nuovo da modello] 5 Il formato solo testo non ha nessuna formattazione: non ha corsivo, grassetto, margini e molte altre caratteristiche tipiche di un testo formattato.

4 Salvataggio di un documento La prima volta che salvo un documento mi sarà chiesto il nome e la cartella in cui voglio salvare. Perciò la prima volta è indifferente scegliere File- Salva oppure File - Salva con nome: in entrambi casi sarò portato alla finestra Salva con nome, all'interno della quale posso scegliere la cartella in cui salvare il documento e digitare in basso il nome del documento. Posso anche salvare un documento cliccando sul pulsante della barra degli strumenti standard con il disegno di un dischetto. Oppure posso usare una combinazione di tasti: MAIU+F12. Se ho già salvato il documento almeno una volta, usando il comando File-Salva non mi sarà più chiesto né il nome né la cartella in cui salvarlo eil documento sarà automaticamente salvato. L'unica cosa che posso vedere è in basso a destra dove compare il disegno del dischetto, sulla barra di stato 6, a segnalarmi il salvataggio in corso. (tieni conto che se il documento è molto piccolo di dimensione, può darsi che non ci sia il tempo di accorgersi che il dischetto lampeggia: ormai è stato salvato!). Osserva che Word propone come nome del documento le parole che sono nella prima riga. Se la prima riga fosse vuota, Word propone come nome del documento "doc1". Puoi cancellare ciò che ti propone cliccando all'interno della casella nome file e premendo il tasto BACKSPACE per cancellare e inserire il nome desiderato. Se so che il mio documento sarà usato da utenti che non dispongono di Word potrei salvarlo in un formato leggibile anche con altri programmi. Aprendo l'elenco dei tipi di file compare per esempio il formato RTF (Rich Text Format): è un formato leggibile con molti altri programmi, anche più vecchi del nostro. Infatti se uso Word2003, quando salvo, il documento avrà il formato usato da Word2003. Supponiamo che questo file venga salvato su dischetto e consegnato a qualcuno che ha un computer con Word97: non potrà leggerlo, perché Word97 non sa leggere il formato dei documenti creati con Word2003. Soluzione? Sul mio computer con Word2003 salvo il documento nel formato RTF: a questo punto anche il mio amico con Word97 potrà aprire e leggere il file. Salvare un documento come modello Word mette a disposizione dei modelli predefiniti per creare determinati documenti. Allora posso anch'io creare un modello, in base alle mie esigenze, da poter riutilizzare in seguito? Sì. Per esempio, se nel mio ufficio si compila un modulo particolare per l'invio dei fax, potrei creare un documento in cui inserisco le informazioni che mi interessano (DA... A... Oggetto... ecc.) formattando il testo secondo le mie esigenze e poi salvare il documento (che non deve contenere il vero e proprio testo del fax!) come modello, scegliendo nella casella Tipo file "Modello di documento". Nota che Word se scelgo il tipo file "Modello di documento", mi seleziona automaticamente una cartella speciale che contiene i modelli di documento. [filmato: salva modello] Spostarsi tra i documenti 6 La barra di stato è l'ultima riga della finestra di Word, quella dove compare l'indicazione del numero di pagina su cui siamo, la lingua usata da Word per correggere gli errori di ortografia ecc.

5 Così come avviene sulla mia scrivania, in cui posso avere pià di una lettera o di un documento, altrettanto accade con Word: se apro 2 documenti, posso passare dall'uno all'altro usando il menu Finestra e scegliendo dall'elenco il documento che voglio vedere. Inoltre, avrai notato che se apri Word, in basso sulla barra delle applicazioni compare un pulsante che identifica il documento di Word che hai aperto. Ora, perciò, se hai aperto 2 documenti, troverai sulla barra delle applicazioni 2 pulsanti: puoi cliccare sul pulsante che rappresenta la finestra del documento a cui vuoi passare. [filmato: due documenti] Ho bisogno di aiuto... Word, come tutti i programmi, dispone della guida in linea, che può essere richiamata con il tasto F1, oppure cliccando sul menu che ha il punto interrogativo,? e poi scegliendo Guida in linea di Microsoft Word. All'interno del riquadro attività compare la guida. Posso cliccare su sommario sommario, che raggruppa tutti gli argomenti come se guardassimo il sommario di un libro. Ogni argomento ha il simbolo di un libro chiuso. Se ci clicco sopra si espande la struttura e si visualizzano i sottoargomenti. Se tra i sottoargomenti ci sono delle voci che hanno un simbolo di un punto interrogativo, significa che quelli sono veri e propri articoli: cliccandoci sopra leggerò il contenuto di quella sezione. Oppure posso effettuare una ricerca libera digitando nella casella Cerca le parole che descrivono ciò che sto cercando e poi premo il pulsante con la freccia verde. [filmato: guida in linea] Visualizzazione di un documento Il documento può essere visualizzato in visualizzazione Normale: le pagine sono attaccate una all'altra e sono separate solo da una riga continua fatta di puntini. Se ci sono delle note a piè pagina non si vedono: per vederle dovrei scegliere Visualizza-Note a piè pagina. La visualizzazione Layout di stampa visualizza il documento così come risulta una volta stampato. Se ci sono più pagine, le pagine sono effettivamente separate l'una dall'altra, come se fossero fogli distinti. Se ci sono note, le note le vedrò impaginate a fine pagine, dove risulteranno sul foglio stampato. Lo zoom Questo strumento consente di modificare a video la dimensione con cui vediamo il nostro documento: non riguarda la dimensione effettiva dei caratteri che abbiamo utilizzato, perciò non ha nessun effetto sul testo stampato. Se il documento stampato ha i caratteri troppo piccoli, non serve a nulla modificare lo zoom: lo vedrò più grande a video, ma una volta stampato... sarà piccolo come prima! Lo zoom si può impostare utilizzando la barra degli strumenti Standard, cliccando nella casella e scegliendo uno dei valori che mi propone [filmato: uso zoom] Mostrare caratteri non stampabili

6 Quando scriviamo ci sono tasti che utilizziamo e che non producono nulla che venga poi stampato: per esempio, premendo la barra dello spazio ottengo uno spazio tra le parole, oppure premendo il tasto INVIO vado a capo. in realtà nel mio documento è possibile vedere tali segni, che corrispondono a qualcosa che non verrà stampato. Se clicco sul pulsante che trovo sulla barra degli strumenti Standard posso visualizzare/nascondere i caratteri non stampabili. Al posto degli spazi ci saranno dei punbtini a separare le parole: in tal modo posso accorgermi se ho inserito due spazi tra le parole. Al posto dell'invio a capo, vedrò un simbolo che rappresenta il segno di paragrafo. Se voglio vedere solo alcuni dei caratteri non stampabili, dovrò impostarlo attraverso il menu Strumenti-Opzioni e selezionando nella sezione Formattazione ciò che voglio vedere. [filmato: caratteri non stampabili] Opzioni di base Quando apro per la prima volta un programma del pacchetto Office, mi viene chiesto di inserire le mie iniziali e il nio nome e cognome. Se voglio cambiare l'impostazione che ho dato, posso farlo con Strumenti-Opzioni e poi clicco in alto Inf. utente: in tal modo vedo una finestra all'interno della quale modificare i dati inseriti. Posso anche cambiare alcune impostazioni relative, per esempio, alla posizione predefinita in cui Word mi propone di salvare/aprire i documenti. Sempre in Strumenti-Opzioni posso cliccare in alto su Directory 7 predefinite. Nella finesra che si pare, posso modificare tale impostazione seleizonando Documenti e poi cliccando sul pulsante Modifica... Ora devo selezionare la nuova cartella che Word mi proporrà automaticamente tutte le volte che salvo un nuovo documento oppure quando utilizzo il comando File-Apri. [filmato: informazioni utente] 7 Directory significa Cartella.