Gestione Gare e Offerte

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1 Gestione Gare e Offerte

2 partecipare e vincere nel settore pubblico La soluzione sviluppata da Revorg per il settore farmaceutico, diagnostico e di strumentazione medicale, copre l intero ciclo di gara. Dat@gon è uno strumento indispensabile per le aziende che predispongono preventivi e offerte per il Settore Sanitario Pubblico. Le aziende possono procedere all archiviazione dei dati riguardanti i bandi, i capitolati, le offerte, le aggiudicazioni, la concorrenza e mantenere uno storico delle gare alle quali hanno partecipato. Le informazioni memorizzate nel sistema, possono essere rielaborate con l utilizzo di strumenti di analisi e di reportistica, per conoscere il comportamento dei propri clienti e del mercato. La costante attenzione del nostro staff nel recepire le indicazioni provenienti dal mercato, ha prodotto dal 1992 a oggi diverse release della soluzione. Il personale tecnico del gruppo ha acquisito una lunga esperienza nel mercato farmaceutico, diagnostico e sanitario in generale, che ci permette di affrontare e risolvere le sfide imposte dalle specificità del settore. Dat@gon è attualmente disponibile in cinque lingue (Italiano, Inglese, Spagnolo, Portoghese, Francese).

3 Tutte le funzionalità di possono essere rese accessibili e utilizzabili attraverso la rete Intranet/Internet I punti di forza di Dat@gon Completa automazione dell ufficio gare Integrazione dell ufficio gare con le funzioni interne all azienda (marketing, commerciale, customer service, ecc.) e con la forza vendita esterna Integrazione con il sistema informativo aziendale, a garanzia di un corretto processo di fatturazione Ampia base di dati storici sulle offerte per analisi di mercato e direzionali Creazione di un know-how aziendale condiviso Riduzione dei tempi di produzione dei dati Standardizzazione delle procedure e ottimizzazione dell organizzazione dell ufficio gare e del customer service Controllo rigoroso dell andamento delle offerte in termini operativi ed economici Monitoraggio delle scadenze Disponibilità immediata dei dati storici relativi a ciascun Ente Riduzione degli errori formali, attraverso un sistema di controlli automatici di monitoraggio dell intero ciclo di vita della pratica Flessibilità e tempestività di adeguamento alle nuove esigenze normative

4 funzioni aziendali integrate per un obiettivo comune La Forza Vendita Sinergia tra le aree aziendali La forza vendita, i rivenditori e le agenzie possono accedere a Dat@gon via Web, con il rispetto dei più elevati standard di sicurezza e integrità. Il sistema trasferisce informazioni univoche al customer service preposto alla gestione dell order entry, rendendo più veloce ed efficace il servizio offerto ai clienti. Il collaboratore, o l agente, compilano la parte economica della gara, generando la pre-offerta che viene prima sottoposta all approvazione dell ufficio marketing e commerciale, per poi passare all ufficio gare per la stesura finale. Le offerte definitive inviate alle aziende sanitarie e in attesa di aggiudicazione sono consultabili su Internet dai collaboratori e dagli agenti. La forza vendita esterna può registrare, attraverso la rete, i dati relativi all esito della gara e ai risultati ottenuti dalle aziende concorrenti.

5 Al processo di gara cooperano diverse funzioni aziendali: ufficio gare, marketing e forza vendita esterna I dati raccolti vengono archiviati in un database contenente informazioni preziose riguardanti le offerte, le aggiudicazioni e la concorrenza, per l elaborazione di analisi e report da parte della direzione marketing e commerciale. I vantaggi della soluzione per la gestione gare Cooperazione e trasparenza nella stesura dell offerta Dati storici univoci per la definizione corretta dei prezzi Diminuzione del carico di lavoro dell ufficio gare Aggiornamento automatico del database aziendale con i dati relativi alle aggiudicazioni e alla concorrenza Accuratezza delle informazioni ed eliminazione degli errori di trascrizione Coordinamento e integrazione delle funzioni aziendali che intervengono nel processo di gara

6 dall acquisizione del capitolato all aggiudicazione IL PROCESSO DI GARA Prequalifica consente l archiviazione dei bandi di gara pubblicati dalle A.S.L. e dalle Aziende Ospedaliere e supporta il personale dell ufficio gare nella predisposizione della richiesta di partecipazione alla gara e nella preparazione della documentazione da allegare. Acquisizione del capitolato Il personale preposto alla lettura dei capitolati registra le informazioni necessarie alla partecipazione alla gara: l oggetto, la scadenza, la documentazione, le cauzioni, ecc. La scheda di sintesi del capitolato è a disposizione delle funzioni aziendali coinvolte nel processo e può essere stampata come promemoria delle attività da realizzare. Documentazione Dat@gon supporta l ufficio gare nella predisposizione della documentazione, nella stampa degli allegati e nella preparazione delle dichiarazioni.

7 Workflow Acquisizione dati gestionale Partecipazione bando di gara Host ERP Gestione capitolato Scadenziario Formulazione offerta Gestione dati di aggiudicazione Host ERP Analisi e Reporting Risultati di gara Schede tecniche La scheda tecnica relativa a ciascun prodotto offerto può essere allegata manualmente, o con link alla cartella dei file creati dai product specialist che possono essere personalizzati dall ufficio gare. Scadenziario Il sistema prevede la schedulazione automatica dei singoli oggetti di gara, quali il bando, il capitolato, l offerta. Di facile consultazione, lo scadenziario consente di verificare se ci sono oggetti in scadenza, utilizzando tre colorazioni diverse, a seconda dell urgenza. Predisposizione dell offerta Il sistema emette un alert, o richiede un autorizzazione, nei casi in cui nell offerta viene inserito un prezzo inferiore a quello consentito all agente, o all area manager. Gli agenti e l ufficio gare effettuano valutazioni sulla marginalità dell offerta e simulazioni sui prezzi praticati, sugli scaglioni di fatturato, o sulle quantità. È possibile creare diversi modelli d offerta che vengono memorizzati e riutilizzati. Aggiudicazione Il sistema registra l esito della gara e gli eventuali ribassi dei prezzi e delle quantità aggiudicate. Aggiudicazioni parziali sono consentite sia per lotto che per prodotto. Nel caso di offerte di area vasta, il sistema gestisce i dati per ogni singolo Ente consorziato, differenziando la data di decorrenza della fornitura. Concorrenza I dati delle aziende concorrenti vengono memorizzati, attraverso l inserimento delle informazioni di base nella maschera delle aggiudicazioni, o con l utilizzo di un foglio aggiuntivo/elettronico che raccoglie maggiori dettagli per l elaborazione di report e di analisi di mercato. Codici clienti Dat@gon gestisce il cambio dei codici cliente per le gare in corso e per quelle pregresse. La sostituzione di un codice cliente può avvenire in seguito a una modifica anagrafica, o per accorpamenti tra più Enti. Il sistema riconosce le condizioni migliori e consente di applicarle al nuovo codice. Numerose opzioni consentono di scegliere, tra le informazioni presenti nel database, quelle da includere nell offerta economica.

8 la gestione del post gara Le Funzionalità di base Sovrapposizione delle forniture La ricerca di eventuali sovrapposizioni di forniture consente di verificare in archivio se, per ciascun Ente, esistono offerte valide per i prodotti inseriti in gara nello stesso periodo di fornitura. La funzionalità si applica sia alle offerte alle quali l Ente ha partecipato come cliente principale, sia a quelle a cui è intervenuto come associato a un consorzio. Proroghe Il sistema consente di definire per ogni prodotto il nuovo periodo di fornitura. Nel caso di offerte di area vasta, è possibile prorogare l offerta per ciascun partecipante al consorzio. Sostituzione dei prodotti Quando un prodotto esce di produzione e non può più essere offerto, il programma apporta automaticamente le modifiche. Il sistema invia agli Enti interessati una comunicazione di sostituzione dei prodotti. Variazione dei prezzi In seguito a variazioni di listino, Dat@gon procede al ricalcolo dei prezzi. L azienda può scegliere i criteri con i quali effettuare gli aggiornamenti in base alle diverse tipologie di variazione prezzi previste dalla legge: ammessi aumenti, solo diminuzioni, prezzi fissi, gerarchia cliente, un unione d acquisto. Campionatura La soluzione elabora la distinta dei campioni da allegare all offerta e la preparazione delle relative etichette. Cauzioni Dat@gon consente la corretta e completa gestione delle cauzioni sia in via provvisoria che definitiva. Stampa La soluzione mette a disposizione dell ufficio gare un pacchetto standard di stampe utili per l operatività quotidiana. Gare multipresidio Nei casi di gare multipresidio, il programma crea un offerta per il cliente principale e una per ogni presidio che partecipa alla gara. L associazione tra cliente principale e singoli presidi viene stabilita utilizzando una gerarchia cliente, o un unione d acquisto. Service Dat@gon gestisce le offerte in service caratteristiche delle aziende diagnostiche che prevedono la fornitura di prodotti e servizi integrati.

9 gestisce il flusso operativo delle gare dall emissione del bando, all eventuale aggiudicazione e proroga Le Funzionalità avanzate La tecnologia Smart Client rende ancora più efficiente la gestione del ciclo di gara, con funzionalità che facilitano la ricerca, l inserimento e la cancellazione dei prodotti, dei prezzi e degli sconti e consentono di effettuare simulazioni su margini e redditività. Fanno parte dell offerta Smart Client: Dettaglio dell offerta La funzionalità agevola la creazione e la navigazione all interno dell albero dei prodotti offerti, in caso di un elevato numero di prodotti. Aggiudicazione dell offerta Un sistema di filtri consente di lavorare a livello di lotto, di tipologia gruppo, o di prodotto, propagando i valori di aggiudicazione agli oggetti interessati. Variazione dei prezzi avanzata Con questo modulo, ogni azienda può inserire delle formule specifiche a supporto della propria politica di pricing, per il ricalcolo di prezzi e sconti. Modulo prezzi Questa funzionalità consente di consultare e visualizzare, in un unica schermata, per ogni Ente i prezzi aggiudicati e/o in vigore relativi a un prodotto. La selezione dei filtri in ingresso permette di scegliere il periodo di validità dei prezzi da consultare. Questa vista dello storico dei prezzi supporta la formulazione dell offerta economica in fase di imputazione del prezzo e dello sconto. Gestione documentale L integrazione con strumenti di gestione documentale permette di tracciare il ciclo di una gara e di implementare dei workflow di approvazione che potenziano le funzionalità presenti in Dat@gon: Archiviazione I documenti di gara vengono scansionati e inseriti nel sistema in formato digitale. Tracciabilità Ogni documento è provvisto di una carta d identità, contenente informazioni che lo identificano in modo univoco. Reperibilità Il sistema agevola e velocizza il recupero dei documenti. Revisione Il programma tiene traccia degli autori e delle motivazioni che hanno dato origine alle modifiche.

10 gestione end-to-end delle gare farmaceutiche l integrazione Integrazione con il sistema informativo aziendale Dat@gon si interfaccia con il sistema informativo aziendale attraverso funzioni di import ed export che agevolano lo scambio dei dati. La funzione di export consente di trasferire al gestionale i dati relativi alle aggiudicazioni. La funzione di import trasferisce al database le anagrafiche prodotti, listini, clienti e i relativi dati. Integrazione con strumenti di Business Intelligence I dati possono essere analizzati e rielaborati su reportistica specifica a uso dell ufficio vendite, o dei responsabili dell ufficio gare, per valutare la redditività della propria area ed elaborare report operativi. Scheduler Lo scambio dei dati può essere gestito automaticamente attraverso lo Scheduler che, una volta installato sull Application Server, esegue periodicamente e in automatico i processi di import ed export, da e verso il gestionale, configurati all interno del sistema e consente di visualizzare lo stato di esecuzione di ogni attività.

11 Una suite completa di soluzioni per il mercato Pharma, frutto di una consolidata esperienza nel settore SUITE PHARMA Da oltre vent anni Revorg ha focalizzato la propria attenzione verso il mercato Pharma, sviluppando delle competenze specifiche che le hanno consentito di affermarsi come partner strategico di alcune tra le maggiori realtà aziendali italiane e internazionali. La profonda conoscenza delle dinamiche di settore e l expertise nella gestione dei processi IT sono i punti di forza di un offerta altamente specializzata. Dat@gon rientra nell offerta Suite Pharma, la famiglia di soluzioni sviluppata da Revorg per rispondere alle esigenze di gestione delle aziende del settore. J-Pharma Soluzione ERP, FDA e GMP compliant per la gestione integrata e completa dei processi delle società Pharma. Greims Gestione della rete esterna degli informatori medico scientifici, incentrata sulla figura professionale del medico, integrazione delle aree aziendali che partecipano al processo (vendite, marketing, amministrazione, controllo di gestione). Sales Force Intelligence Strumento di supporto alla direzione aziendale per ottenere risposte univoche e immediate sui processi di vendita e i trend di mercato. Com@Age Applicativo per la gestione degli agenti e delle copie commissione. Enterprise Portal Progettazione della presenza online e delle relazioni con clienti, partner e fornitori.

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