Modellare un PMO come organizzazione virtuale: lezioni imparate

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1 Evento: L evoluzione del PMO - Milano, 28 Febbraio 2012 Modellare un PMO come organizzazione virtuale: lezioni imparate Maria Cristina Barbero, MBA, PMP Nexen Business Consultants S.p.A. Gruppo Engineering PMI-NIC - Tutti i diritti riservati

2 Obiettivo della presentazione Obiettivo della presentazione è quello di condividere con la platea le lezioni imparate da una grande azienda vendor italiano operante nel settore IT - che ha deciso di aggregare i propri project manager certificati PMP in una struttura virtuale assimilabile ad un PMO Per arrivare ad illustrare le lezioni imparate forniremo un quadro sintetico delle scelte fatte. PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 2

3 Prima di iniziare... E il primo gruppo italiano di Information Technology ( ) E tra i primi 10 global player europei nel software e servizi. 7 aziende specializzate per settori di mercato 758,6ME di ricavi 6500 dipendenti; 280 PMPs E società di Consulenza Direzionale del Gruppo ( ) 95% Collabora con Engineering nella progettazione ed erogazione della formazione di Project Management PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 3

4 Le scelte fatte (1/9) Dove sono i progetti? Dove operano i Project Manager? I Project Manager operano: All interno delle Business Units Nei Centri di Competenza Nella direzione Ricerca&Innovazione PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 4

5 Le scelte fatte (2/9) I Direttori soprattutto di Business Unit una volta interpellati (nel 2009), hanno dichiarato forte necessità di project management practices consolidate quale fattore di successo sia a supporto del processo di vendita (gare, qualificazioni) che in delivery (rispetto tempi/costi, soddisfazione del cliente) I Project Manager soprattutto di Business Unit manifestano continuamente interesse a fare bene il proprio mestiere e ad accrescere la propria professionalità. Spesso chiedono supporto e materiale PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 5

6 Le scelte fatte (3/9) Le competenze di project management sono risorsa chiave per le Business Units dell Azienda ed i Direttori hanno esplicitamente chiesto di non centralizzarle E stato richiesto rispetto assoluto degli standard aziendali in essere: Sistema Qualità e CMMIL3. Essi devono rimanere le fonti principali a cui si ispirano le procedure aziendali PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 6

7 Le scelte fatte (4/9) In questo contesto, con queste principali necessità e questi vincoli, cosa si poteva fare? Ecco quello a cui noi ci siamo orientati. PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 7

8 Le scelte fatte (5/9) #a: Un Centro di Competenza virtuale di Project Management che comprenda tutti e soli i PMP (non si toccano le strutture) Si chiama PMNET PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 8

9 Le scelte fatte (6/9) #b: Una community (avanzata) progettata con R&I PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 9

10 Le scelte fatte (7/9) #c: Un leadership team (LT) con un referente per ogni BU/Direz. PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 10

11 Le scelte fatte (8/9) #d: Un annual meeting (da valutare di anno in anno) PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 11

12 Le scelte fatte (9/9) E una unità organizzativa virtuale che nasce con una mission molto simile alla seguente: Rappresentare lo stile aziendale di Project Management Rafforzare la cultura di Project Management presso le strutture operative (i PMO di Direzione, saranno in contatto con il Centro di Eccellenza, le strutture tecniche la supporteranno e viceversa, le strutture commerciali la sfrutteranno in sede di preparazione di bandi, etc) Proporre/validare template e processi aziendali di Project, Program e Portfolio Management in collaborazione con le Direzioni competenti Governare i progetti in-scope ed assicurarne il completamento nei tempi e costi stabiliti ed evidenziare ai clienti l attenzione al progetto Orientare anche la struttura commerciale a pensare a Progetti nella gestione della propria relazione commerciale PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 12

13 La situazione oggi (1/6) Esiste una library in cui sono reperibili delle best practices e del materiale standardizzato selezionato tramite una procedura concordata La library è gestita da due persone del LT. Tutto il materiale è stato classificato ed è possibile risalire a chi l ha prodotto affinchè possa essere interpellato Ogni membro della community può candidare per la pubblicazione il materiale prodotto autonomamente nei propri progetti (3 PDU in accordo con l Academy) Poche persone accedono alla library: il più delle volte è per produrre offerte e rispondere a gare Spesso le persone preferiscono telefonare o contattarci via mail piuttosto che cercare in autonomia Le persone non restituiscono il materiale utilizzato e modificato PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 13

14 La situazione oggi (2/6) La formazione resta un tema su cui si riflette e si fanno domande al fine di indirizzare correttamente i colleghi con seniority inferiore (cfr formazione Agile) Sono stati creati dei forum per Direzione Sono stati creati dei forum post formazione specialistica (quella dove si acquisiscono PDU) Quando si presenta l occasione si scambiano risorse tra Direzioni tramite il Virtual PMO Poche persone accedono ai forum Spesso le persone preferiscono telefonare o contattarci via mail piuttosto che comunicare pubblicamente PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 14

15 La situazione oggi (3/6) PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 15

16 La situazione oggi (4/6) PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 16

17 La situazione oggi (5/6) PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 17

18 La situazione oggi (6/6) PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 18

19 Virtual is good Lezioni imparate (1/5) Per una organizzazione che intende avviare una struttura PMO oggi e per la quale i Project Managers sono risorse chiave (Teoria RBV Resource-Based View) all interno della propria catena del valore, l unità organizzativa fisica che il PMBOK indirizza ha una interpretazione: quella della virtual community PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 19

20 Lezioni imparate (2/5) La virtual community è una buona idea, ma deve essere comunicata come parte dell organizzazione Una Virtual community da sola può essere male interpretata e confusa con un gruppo di amici e colleghi che desiderano parlare in rete; E necessario coinvolger il top management Una volta che la decisione di essere parte dell unità organizzativa virtuale è stata singolarmente presa da ogni PMP regole ed obiettivi devono essere condivisi. PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 20

21 Lezioni imparate (3/5) Conoscere gli enterprise environmental factors e gli organizational process assets Coinvolgere tutte le strutture dell organizzazione che condizionano il comportamento all interno dell Azienda attraverso la pubblicazione di regole e procedure (ISO9000, CMMI), di altri standard e leggi locali a cui attenersi Il Leadership Team deve conoscere e comprendere l Azienda PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 21

22 Lezioni imparate (4/5) Leadership esterna alla community PMNET non ha un head of operations (non è in organigramma) Se si desidere costruire un PMO basato su di una virtual community può essere opportuno scegliere un Project Manager che viene da fuori dall organizzazione, per esempio un consulente o chiunque non stia cercando una propria posizione di visibilità all interno dell Azienda. PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 22

23 Lezioni imparate (5/5) Competenza, competenza, competenza Chiunque configuri una virtual organization deve essere molto competente ed avere una forte leadership basata sulla fiducia: questo è l unico modo per l organizzazione di accettare l intrusion. e esperienza, esperienza, esperienza PMI-NIC - L evoluzione del PMO Maria Cristina Barbero, MBA, PMP 23

24 Maria Cristina Barbero, MBA, PMP Nexen Business Consultants S.p.A. Gruppo Engineering PMI-NIC - Tutti i diritti riservati