INDICAZIONI GENERALI

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1 INDICAZIONI GENERALI PER LA VALUTAZIONE, L ACQUISTO O LA REALIZZAZIONE IN PROPRIO DI SOFTWARE GESTIONALI PER LE SOCIETA DI RICERCA E SELEZIONE DEL PERSONALE, LE SOCIETA DI RICERCA DIRETTA E LE DIREZIONI DEL PERSONALE ADOZIONE DELLE MISURE MINIME DI SICUREZZA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI legge 675/96 e D.P.R. 318/99 Note generali L adozione di un sistema informatico dedicato alle risorse umane, per le società di Ricerca e Selezione personale, comprese le società di Ricerca Diretta e le Direzioni del Personale, deve rispettare alcune minime regole, data la sua grande importanza e criticità soprattutto se si considera la dipendenza operativa successiva all entrata in servizio del programma. Il rispetto della legge sulla privacy (675/96 D.P.R. 318/99) è un requisito fondamentale dato che tutti i commenti e le valutazioni sui candidati eseguite e registrate informaticamente, oltre che alle stesse indicazioni che lo stesso candidato può inserire nel proprio CV, rappresentano dei dati sensibili e non più solo dati personali. Pag.1

2 IL SISTEMA INFORMATICO LE ENTITA PRINCIPALI I principali soggetti che devono essere gestiti dal sistema informativo centrale sono: a) i candidati; b) i clienti; (definiti interni nel caso sia dedicato alla direzione del personale) c) le commesse di ricerca; d) gli annunci; e) le aziende bersaglio (per il solo settore ricerca diretta). La realizzazione di grandi data base che non gestiscono le commesse di ricerca equivale a fare la metà del lavoro in quanto, appena vengono individuati i candidati idonei, si rende necessaria la stampa delle schede personali, escludendo una corretta e completa gestione delle attività in modo informatico. IL SISTEMA INFORMATICO LE FUNZIONI PRINCIPALI Le funzioni principali necessarie allo svolgimento delle attività di settore sono: a) gestione delle anagrafiche dei CV presenti; b) gestione delle anagrafiche dei clienti; c) gestione delle commesse di ricerca; d) gestione degli annunci; e) organizzazione delle problematiche della privacy; f) produzione e gestione degli storici candidato; g) gestione ed organizzazione dei servizi di cortesia candidati; h) controllo e protezione dei dati in base alle leggi vigenti. IL DATA BASE Il data base consigliato è di tipo relazionale ovvero gestione delle transazioni, data base protetto (DATA BASE MANAGEMENT SISTEM) e deve appartenere alla categoria professional. L uso di data base non relazionali (FILE SISTEM) non è a norma con le indicazioni generali della Legge 675/96 per la corretta conservazione e protezione dei dati. Il data base adottato deve, inoltre, possedere un adeguato sistema di salvataggio dati programmabile e conservazione dei supporti di salvataggio in zona sicura. Pag.2

3 I SISTEMI DI ARCHIVIAZIONE DEI CV Lo studio dei migliori sistemi di archiviazione risulta destremamente importante per ridurre i tempi di archiviazione e per poter archiviare tutto il materiale in arrivo. L unione di una minima archiviazione manuale in aggiunta alla digitalizzazione dell immagine rappresenta attualmente il migliore modo possibile. In aggiunta possono essere inseriti moduli di archiviazione automatica e di information retrival; il primo popola il data base in automatico mentre il secondo provvede ad eseguire ricerche all interno dei documenti archiviati. Ovviamente il form di autocandidatura su internet deve accedere direttamente al data base centrale. IL FIREWALL Il server centrale deve essere ben dimensionato con dischi rigidi estraibili a caldo di tipo ride e la rete interna deve assolutamente essere protetta da adeguati firewall opportunamente studiati e monitorati dall esterno. E necessario produrre semestralmente la relazione sullo stato del firewall. IL LOG EVENTI COMPLETO La registrazione di tutti gli eventi che accadono durante l utilizzo del sistema è una condizione fondamentale affinché il software sia a norma con le regole della 675/96. Informatevi sulla presenza, all interno dei sistemi che state valutando o facendo realizzare, di un accurata registrazione di tutte le attività e di tutti gli eventi. In parole semplici deve essere necessario rintracciare qualsiasi operazione svolta con il sistema informatico. Pag.3

4 APPLICAZIONE E GESTIONE DELLE NORMATIVE PRIVACY LEGGE 675/96 e D.P.R. 318/99 La corretta applicazione e gestione delle normative sulla privacy, e successive modificazioni, implica un grande impegno da parte di chi tratta dati comuni, dati personali e dati sensibili, misure minime di sicurezza. In sintesi le condizioni indispensabili sono: Password del singolo Client; password del sistema informativo gestionale in oggetto; possibilità di sezionamento del sistema, ovvero possibilità di fare accedere il personale alle sole aree di sua competenza; registrazione degli ingressi e log completo; registrazione di tutte le modifiche effettuate ai dati; blocco della cancellazione dei dati senza determinate autorizzazioni e log delle cancellazioni; controllo e blocco esportazione dati da parte degli utenti; messaggi dissuasori precedenti alla cancellazione dei dati; blocco della cancellazione dati se relazionati con altri dati; salvataggio dati programmato automatico; nomina dell amministratore del sistema; gestione della scadenza programmata delle password; controllo con password della modifica dei dati ; collegamenti remoti criptati a norma di legge; collegamento client remoti solo con adozione dei certificati specifici sulla riconoscibilità dell ID del computer collegato. (questa sezione vuole indicare solo le procedure indispensabili affinché il sistema informativo interno risulti adeguato alle norme della legge 675 D.P.R. 318 si lascia ad ogni singola società la responsabilità sulle sicurezze di tipo fisico e logico occorrenti all azienda e all intera rete e all adozione del manuale interno relativo e obbligatorio) SALVATAGGIO DATI Il salvataggio dei dati deve essere organizzato e seguito direttamente dall amministratore di sistema che demanda al Responsabile Salvataggio dati server le operazioni quotidiane. Il sistema informativo centrale deve essere inserito all interno di adeguati apparati hardware dimensionati per il costante e sicuro controllo e salvataggio della totalità dei dati utilizzati nelle normali procedure lavorative quotidiane. Pag.4

5 USABILITA Le maschere, o videate del sistema informativo gestionale, devono essere di facile utilizzo e non modificabili. Per intenderci un programma eseguito con Excel risulta non adeguato in quanto l eventuale errore umano potrebbe cancellare dati o modificarli irreversibilmente, inoltre l uso non guidato porta alla continua modifica dei parametri presenti. FORNITORE DEL SISTEMA La scelta di un fornitore affidabile e consolidato consente i seguenti vantaggi: a) miglioramento tecnologico del sistema informatico; b) disponibilità immediata in caso di necessità; c) utilizzo di elevati standard sia tecnologici che qualitativi; d) personale dedicato e specializzato in tal senso; e) garanzie sulla riservatezza dei dati in caso di assistenza remota; f) concentrazione delle conoscenze, acquisite dai vari fornitori di settore e relativa distribuzione, con conseguente miglioramento del sistema per tutti i clienti. INNOVAZIONI TECNOLOGICHE La scelta di fornitori concentrati sul settore Risorse Umane porta all inevitabile conseguenza di una forte crescita tecnologica e qualitativa, data dal numero delle installazioni eseguite e dalla possibilità i rendere standard tutte le implementazioni migliorative e di ampliamento del sistema. IMPORTANTE Risulta evidente che un produttore che si presta allo sviluppo di un solo sistema, in base alle sole indicazioni del cliente, risulterà sicuramente meno esperto rispetto ad un fornitore che abitualmente sviluppa sistemi dello stesso settore. Per questo motivo è meglio prediligere fornitori esperti del settore e nello specifico conviene scegliere prodotti commerciali modificabili, in parte, in base alle esigenze del cliente. Pag.5