Geneticlab. Un modello di qualità, professionalità e competenze Un patrimonio di tecnologie e risorse umane

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1 Geneticlab Un modello di qualità, professionalità e competenze Un patrimonio di tecnologie e risorse umane Geneticlab è un Centro diagnostico di riferimento a livello europeo nel settore della Genetica e della Biologia Molecolare. Geneticlab ha basato il suo punto di forza sulla dotazione strumentale e sulle competenze per creare un laboratorio ad elevata specializzazione mediante il quale fornire un supporto qualificato nell'ambito della genetica molecolare. Geneticlab, con le sedi operative di Noventa Vicentina e il Polo Tecnologico di Pordenone, opera in Italia e all'estero espletando l'attività principale di Service di Laboratorio, attraverso metodi diagnostici di grande Sensibilità, Specificità ed Efficienza, garantendo sempre sicurezza del dato in tempi ridotti di risposta. Geneticlab è fra i primi dieci Centri di Diagnostica Molecolare a livello Europeo: oltre 400 strutture sanitarie pubbliche e private 3 laboratori operativi, Autorizzati e Certificati, fra Veneto e Friuli Venezia Giulia un numero di prestazioni di oltre test genetici su base annua oltre 500 esami specialistici ripartiti in 16 differenti aree applicative un tempo medio di risposta inferiore alle 72 ore per tutte le analisi di Genetica Molecolare Anticipare il futuro partendo dal presente è da sempre il nostro principio ispiratore: per questo puntiamo ad essere un punto di riferimento per le strutture sanitarie nazionali ed estere.

2 GUIDA al SERVICE di LABORATORIO in FARMACIA ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO La farmacia si deve attivare scrivendo una mail a logistica@geneticlab.it in cui devono essere riportati obbligatoriamente tutti i seguenti dati : - RAGIONE SOCIALE E P.IVA E CODICE FISCALE DELLA FARMACIA - INDIRIZZO COMPLETO (sede operativa e sede legale se queste non coincidono); - RECAPITO TELEFONICO E NOMINATIVO DELLA PERSONA REFERENTE, - ORARI E GIORNI DI APERTURA DELL ESERCIZIO - DATI BANCARI (CODICE IBAN E BANCA) Una volta attivata, la farmacia riceverà da Geneticlab: - user name e password per l accesso ai servizi on line - software esclusivo Geneticlab - GeneSender tramite il quale sarà possibile procedere alla richiesta degli esami on-line - la fornitura gratuita dello starter kit tramite corriere espresso FORNITURA DEL MATERIALE PER I PRELIEVI Grazie alla partnership definita con Alphega, le farmacie del network riceveranno da Geneticlab s.r.l., IN ESCLUSIVA e GRATUITAMENTE, uno STARTER KIT così composto: 6 buste TNT con adesivo UN buste imbottite con adesivo GENETICLAB 6 sacchetto biohazard dove inserire il campione biologico dopo il prelievo 6 sacchetto con zip per riporre i rifiuti biologici da rispedire a Geneticlab 5 tamponi a secco per auto prelievo orale 15 lancette pungidito (colore viola) 20 microprovette per siero da 200ul (tappo bianco) 10 microprovette EDTA da 200ul (tappo rosso)

3 Provette per la raccolta di urine e feci: materiale non fornito Se il pannello di analisi richiesto prevede un campione di urine o feci, il paziente dovrà acquistare il contenitore idoneo presso la farmacia. N.B. E necessario utilizzare contenitori per feci o urine a tenuta, cilindrici o a tubo (ad esempio: ALVITA, PIC ) e non vasetti, che durante il trasporto possono disperdere il campione o, per la loro fragilità, essere danneggiati. La farmacia dovrà registrare il campione portato dal paziente, siglarlo (non si accettano campioni non siglati), inserirlo nel sacchetto insieme agli altri campioni ed inviarlo a Geneticlab, secondo le modalità descritte. CONSEGNA DEI REFERTI Entro i tempi indicati la farmacia riceverà il referto da consegnare al paziente. I tempi di refertazione sono riportati nella tabella delle analisi e si intendono come giorni lavorativi (da lunedì a Venerdì) e dall arrivo del campione in Geneticlab. Il referto verrà caricato direttamente on-line alla pagina e sarà consultabile grazie ad un download criptato (la farmacia riceverà user e pw di accesso dopo l attivazione). INCASSO: PREZZI E PAGAMENTO Dal punto di vista fiscale, le analisi sono esenti IVA. La farmacia dovrà emettere quindi scontrino o fattura esente IVA. Nel caso in cui non si fosse mai emesso uno scontrino esente IVA, il registratore di cassa dovrà essere impostato in tal senso (chiedere al tecnico). Nella tabella analisi è riportato il prezzo di cessione alla farmacia per ogni singolo esame, il prezzo al pubblico è libero, tuttavia si consiglia un ricarico di circa il 30% sul prezzo di cessione. Per una soglia di costo giornaliero a farmacia di minimo 25,00 euro il ritiro verrà effettuato gratuitamente. Sarà opportuno quindi per il farmacista programmare i giorni in cui effettuare le analisi in farmacia, per raggiungere l importo minimo. Se invece si richiede la spedizione delle analisi per un importo inferiore, il costo del trasporto addebitato sarà di 8, quindi occorrerà effettuare un ricarico dell importo sullo scontrino delle analisi. Geneticlab emetterà alla Farmacia una fattura mensile esente IVA, con gli importi riportati alle tabelle di pagg con pagamento RiBa a 30 gg DF.

4 ISTRUZIONI PER IL PRELIEVO CAPILLARE Il prelievo capillare viene effettuato grazie all utilizzo di lancette/pungidito e microprovette dotate di cannuccia per la raccolta di sangue. Le microprovette possono essere di diversi tipi a seconda del tipo di analisi: - microprovette per plasma-edta da 200ul (tappo rosso) - microprovette per siero da 200ul (tappo bianco) Per ogni paziente viene usata una lancetta ed un numero di microprovette necessario per l analisi specifica (attenersi alle indicazioni del prelievo) UTILIZZO DEL PUNGIDITO C è da tener presente che per alcune analisi non è sufficiente prelevare una sola microprovetta di sangue, ma ne possono servire 2 o 3. Quindi è molto importante eseguire un buon prelievo, seguendo attentamente le istruzioni: 1. Lavare bene le mani con acqua calda e sapone e asciugare perfettamente; in questo modo si facilita l'afflusso di sangue per il prelievo; 2. Scegliere un dito su cui effettuare il prelievo (preferibilmente indice o medio) e massaggiare bene in modo da favorire la micro-circolazione del sangue; 3. Disinfettare la parte terminale del dito; 4. Svitare il tappo di protezione della lancetta in modo da liberare la via d uscita dell ago (1); 5. Tenere la mano rivolta verso il basso e più bassa rispetto al cuore e premere la lancetta sul dito facendo scattare il bottone colorato (2); 6. Massaggiare delicatamente il dito nella direzione della puntura in modo da favorire la fuoriuscita del sangue. Qualora alla fine della prima provetta, il foro cominciasse a chiudersi, pulire con una garza sterile per eliminare la formazione di coaguli e ripetere il massaggio. Nel caso non si riesca comunque a far fuoriuscire la quantità di sangue necessaria, bisognerà fare un secondo buco su un altro dito. 7. Gettare la lancetta usata nel sacchetto dei rifiuti biologici.

5 UTILIZZO DELLE MICROPROVETTE 1. Dopo aver punto il polpastrello, appoggiare la cannuccia della microprovetta sulla goccia di sangue, senza toccare la pelle; 2. Attendere che il sangue risalga la cannuccia fino a riempire la provetta: E NECESSARIO RIEMPIRE LE PROVETTE ALMENO FINO ALLA TACCA 3. Mettere la provetta con la cannuccia verso l alto 4. Togliere la cannuccia e riporla nel sacchetto dei rifiuti biologici; 5. Chiudere la provetta, togliendo il tappino bianco o rosso, posto nella parte inferiore della provetta ed inserendolo nella parte superiore (deve fare clic); 6. Agitare la provetta per inversione almeno 5 volte,, siglarla e poi inserirla nell apposito sacchetto Biohazard per la spedizione. SIGLATURA PROVETTE E CHIUSURA DEI SACCHETTI E molto importante che ogni provetta appartenente a ciascun paziente, venga siglata in modo opportuno, affinché sia possibile identificare correttamente il campione e associarlo alla richiesta d esame, inviata tramite il software dedicato GeneSender. 1. Scrivere nome e cognome del paziente oppure il codice (se paziente anonimo) e la data del prelievo sulla provetta. 2. Riporre le provette all interno del sacchetto biohazard e conservarle in frigo (4 C) fino alla spedizione. 3. Gettare tutti i rifiuti nel sacchetto per i rifiuti biologici ed inviarlo a Geneticlab assieme ai campioni.

6 QUANTITA DI CAMPIONI BIOLOGICI DA PRELEVARE PER LE ANALISI BIOCHIMICHE Nel catalogo contenente le analisi che si possono effettuare è indicato il tipo di campione biologico da inviare. Per le analisi in cui è richiesto il prelievo capillare con microprovette per plasma-edta da 200ul o microprovette per siero da 200ul: - Se si desidera effettuare analisi biochimiche a pannello scelte fra i pannelli disponibili (illustrati da pag. 10 a pag. 12) è necessario attenersi alla quantità, al tipo di microprovette e di campioni biologici indicati nel pannello stesso. - Se si desidera effettuare analisi biochimiche singole ossia scelte dal catalogo (a pag. 13) è necessario inviare 1 microprovetta per plasma-edta o 1 microprovetta per siero ogni 4 analisi che richiedono lo stesso tipo di campione biologico. ESEMPI: - se un paziente desidera effettuare i test di glicemia (siero), colesterolo totale (siero), colesterolo LDL (siero) e colesterolo HDL (siero) sarà necessario prelevare una sola microprovetta per siero da 200ul (tappo bianco) - se un paziente desidera a effettuare i test di emocromo (EDTA), FSH (siero) e Estradiolo (siero) sarà necessario prelevare 1 microprovetta per plasma-edta da 200ul (tappo rosso) e 1 microprovetta per siero da 200ul (tappo bianco) In tutti i casi è sempre necessario riempire le microprovette fino alla tacca, come indicato nelle istruzioni di prelievo.

7 ISTRUZIONI PER L USO DEL TAMPONE BUCCALE PER AUTO-PRELIEVO In cosa consiste il tampone buccale per auto-prelievo Il tampone presente nella confezione serve solo ed esclusivamente per eseguire un auto-prelievo delle cellule epiteliali presenti nella parte interna della guancia. Il tampone presente nella confezione è sterile e monouso; esso è costituito da un asta alla cui sommità è fissato un tappo che chiude la custodia in cui il tampone è inserito; l asta, il tappo e la custodia sono in plastica. La parte terminale del tampone è di viscosa inerte ed è preposta alla raccolta del campione biologico. Il tampone nuovo non ancora utilizzato deve essere conservato in ambiente asciutto ad una temperatura compresa fra 5 C e 28 C. Può essere utilizzato sino alla data di scadenza riportata sulla confezione. AVVERTENZE E RACCOMANDAZIONI 1. UTILIZZARE IL TAMPONE SOLO SE L ETICHETTA DI SIGILLO E INTEGRA 2. IL TAMPONE BUCCALE PER AUTO-PRELIEVO E MONOUSO. DEVE ESSERE UTILIZZATO PER UNA SINGOLA ANALISI SU UNA SINGOLA PERSONA 3. NON UTILIZZARE IL TAMPONE BUCCALE SU COSE E ANIMALI O PER USI E SCOPI DIVERSI DA QUELLI RIPORTATI NEL PRESENTE DOCUMENTO 4. TENERE LONTANO DALLA PORTATA DEI BAMBINI E DA PERSONE NON AUTOSUFFICIENTI Come si svolge l auto-prelievo 1. Il test va eseguito quando la bocca è pulita, in quanto sostanze esterne possono falsare il risultato dell analisi; pertanto è opportuno eseguire il prelievo dopo che in bocca non siano state introdotte sostanze da almeno 30 minuti. In particolare non devono essere stati introdotti cibi, caramelle, bevande alcoliche o zuccherine, caffé o tè, farmaci come sciroppi o sostanze effervescenti (come aspirina o integratori alimentari), né collutori, né fumo di sigaretta. E consentito bere acqua. 2. Aprire la confezione del tampone ruotando il tappo fino alla rottura del sigillo che ne garantisce la sterilità. Estrarre il tampone dalla sua custodia. Non gettare la custodia ma conservarla per riporre il tampone dopo l auto-prelievo. 3. Subito dopo che il tampone è stato estratto dalla sua custodia, introdurlo all interno della bocca e strofinare in maniera energica 4 volte (per circa 6 secondi complessivi) sulla superficie interna di ogni guancia (destra e sinistra). L eventuale contatto con altre parti della cavità orale (lingua, palato, denti) non altera l analisi sebbene sia consigliabile evitare di prelevare eccessiva saliva. N.B.: LA PARTE TERMINALE DEL TAMPONE NON DEVE ENTRARE IN CONTATTO CON NESSUN OGGETTO O ALTRE PARTI DEL CORPO UMANO 4. Una volta eseguito il prelievo, il tampone deve essere richiuso nella propria custodia di plastica rigida. Indicare sulla custodia del tampone la data del prelievo, il CODICE scelto dalla persona che si è sottoposta all auto-prelievo. Il tampone utilizzato va conservato ad una temperatura compresa fra 5 C e 28 C al massimo per 48 ore, al fine di garantire la massima riuscita dell analisi.

8 ISTRUZIONI PER IL SOFTWARE DI SPEDIZIONE (GENE SENDER) INSTALLAZIONE DEL SOFTWARE (il programma non funziona su computer MAC) Per installare GeneSender, dall indirizzo cliccare sul pulsante installa. Procedere poi all attivazione, che viene richiesta una sola volta ed è specifica del PC in cui viene installato il programma. Per l attivazione, saranno richiesti 2 codici che Vi verranno comunicati da Geneticlab: Codice Cliente Codice di attivazione Installato il programma, si può procedere con l inserimento delle richieste d esame. INSERIMENTO DATI - ACCETTAZIONE PAZIENTE 1. Per l inserimento delle richieste d esame, cliccare in alto a destra su Nuova richiesta; 2. Nella schermata che si apre si può scegliere se inserire : a- nuovo paziente (con anagrafica) b- paziente anonimo (con codice) c- elimina paziente (eliminare l accettazione) a. Nel caso di nuovo paziente, compilare l anagrafica e far firmare il modulo di consenso informato (verrà inviato via mail da Geneticlab). C è da considerare, però, che il paziente può rilasciare le sue generalità solo per le analisi di routine, mentre per quelle genetiche occorre una notifica particolare al Garante della privacy, con tutta una serie di complicazioni dal punto di vista normativo ed operativo. b. Nel caso invece di paziente anonimo (vedi immagine), il programma assegna in automatico al paziente un codice numerico, che verrà usato come riferimento anche nel referto. E possibile sostituire il codice con una sigla qualsiasi, magari abbreviando nome e cognome, per riconoscere con facilità all atto del ritiro referto. Ad es il signor Mario Rossi può diventare Maros. Rimane tuttavia necessario fornire data di nascita e sesso anche del paziente anonimo perché per alcune analisi è necessario rapportarsi ai parametri di riferimento connessi a questi dati. La scelta suggerita è la b., almeno per il dato genetico, mentre per le altre analisi biochimiche si possono seguire entrambe le opzioni. 3. Dopo l anagrafica, nella stessa schermata è necessario inserire l analisi richiesta. Scegliere dalla colonna di sinistra il campo FARMACIA (vedi figura) in cui sono inserite tutte le analisi che possono essere effettuate dalle farmacie, e dalla colonna di destra l esame specifico da effettuare sul campione. E possibile richiedere più analisi per lo stesso paziente. Non è possibile richiedere analisi al di fuori di quelle indicate nel presente manuale.

9 4. Ogni analisi che viene selezionata ed aggiunta su un paziente compare inserita nel menù di destra del paziente stesso. Nel caso sia possibile richiedere un analisi su molteplici tipologie di campione biologico (es. HPV ricerca e tipizzazione), si apre una finestra specifica dove si può scegliere il tipo di campione biologico. 5. Quando saranno state inserite le accettazioni di tutti i pazienti, sulla parte destra della schermata è possibile controllare se tutte le accettazioni sono corrette e solo in quel momento inviare la richiesta premendo il pulsante in basso invia richiesta: la richiesta viene inviata tramite mail al laboratorio Geneticlab in modo automatico e contemporaneamente viene aperta una chiamata per il passaggio del corriere 6. I campioni inseriti in accettazione vanno spediti tramite corriere TNT (vedi istruzioni pag. 7). Il passaggio del corriere sarà possibile il giorno stesso, per le richieste pervenute entro le 11.00, oppure il giorno successivo. A conferma dell avvenuta chiamata del corriere e della data di ritiro riceverete una mail da TNT contenente la lettera di vettura da inserire nel pacco 7. Per una spesa minima a farmacia di 25,00 euro non sarà addebitato alcun costo di trasporto.

10 PROCEDURA PER L INVIO DEI CAMPIONI BIOLOGICI AL LABORATORIO GENETICLAB Per l invio al Laboratorio Geneticlab, i campioni biologici devono essere imballati utilizzando il nostro Kit di spedizione dei campioni biologici, assemblato conforme alla Normativa Europea di trasporto dei campioni biologici (NORMATIVE IATA PI 650 UN 3373). Il kit di spedizione comprende: 1. Un sacchetto TRANS BAG BIOHAZARD 2. Un contenitore costituito da una BUSTA CON LE BOLLICINE 3. Una busta in plastica del Corriere Espresso (TNT o DHL) COME IMBALLARE I CAMPIONI BIOLOGICI PER IL TRASPORTO A. Le anagrafiche dei pazienti e le richieste degli esami devono essere mandate a Geneticlab tramite il programma GENESENDER B. Inserire tutti i campioni nel sacchetto TRANS BAG BIOHAZARD (1.) e chiuderlo bene C. Porre il sacchetto TRANS BAG BIOHAZARD e il sacchetto dei rifiuti biologici all interno della BUSTA CON LE BOLLICINE (2.) D. Inserire la BUSTA CON LE BOLLICINE all interno della busta in plastica del Corriere Espresso (TNT o DHL) (3.) E. Il documento di trasporto già compilato con mittente e destinatario arriverà via mail dal sito della TNT dopo avere eseguito la richiesta tramite GENESENDER F. Inserire il documento di trasporto dentro la tasca trasparente all esterno della busta del corriere (3.) G. Il ritiro dei campioni viene effettuato tramite corriere TNT e viene prenotato automaticamente all invio delle accettazioni mediante Genesender. In caso di necessità è possibile contattare Geneticlab da Lunedì a Venerdì, dalle 9 alle 18 per telefono: , interno 1: LOGISTICA H. Riporre la confezione in frigo fino all arrivo del corriere I. Per qualunque problema inerente il ritiro dei campioni o la mancanza del materiale necessario contattare la segreteria di Geneticlab al numero oppure via mail a logistica@geneticlab.it