PROTOCOLLO E SCRIVANIA VIRTUALE. Protocollazione UMA Documentazione tecnica

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1 Pagina 1 di 12 Il link all applicativo che gestisce le richieste pervenute al servizio UMA on line si trova sulla intranet della Provincia. Qui dal menu Strumenti di lavoro, è sufficiente selezionare Ricerche di protocollo. Si accede così all applicativo, senza necessità di digitare ulteriormente password e username che sono le stesse della intranet. Per vedere l elenco delle arrivate, cliccare la voce Da timbrare Per aprire la mail cliccare sulla riga gialla che si evidenzia in corrispondenza della mail Entrare in modifica della mail e compilare almeno i campi che hanno un asterisco di fianco allo spazio su cui scrivere (sono obbligatori per ottenere un numero di protocollo) Per informazioni che sono già inserite nelle banche dati del corrispondente o del codice ufficio o della classificazione esiste l iconcina gialla che richiama la ricerca ed evita di digitare i nomi in modo errato.

2 Pagina 2 di 12 Inserire i dati come nell esempio sotto riportato: Alla voce mittenti aggiuntivi inserire i nominativi delle persone che richiedono l assegnazione di carburante in modo da poterli rintracciare con la voce di ricerca.

3 Pagina 3 di 12 Terminato questo lavoro si può protocollare. Per inviare il libretto di assegnazione occorre protocollare un nuovo documento di tipo LEP (lettera in partenza) che si ottiene ciccando sulla voce nuovo documento compilare i campi come nell esempio sotto riportato (aggiungere alla voce fascicolo il numero di protocollo della distinta ricevuta (questo permette di ritrovare i documenti distinta e libretto elencati insieme nella voce fascicolo che si ottiene durante la ricerca del protocollo)

4 Pagina 4 di 12 Allegare i file firmati digitalmente da spedire e premere il pulsante protocollo per ottenere un numero di protocollo sulla lettera in partenza per il CAA. L ultimo passo da seguire è l invio della mail che si ottiene premendo sul tasto crea e compilando l indirizzo elettronico del CAA destinatario. Questo tasto allega automaticamente una riga segnatura.xml in più rispetto a quelle allegate che corrisponde al timbro di protocollo informatico.

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6 Pagina 6 di 12 STRUTTURA DEL DATABASE PROTOCOLLO Il Database del protocollo è così strutturato: sulla sinistra compare un Menù suddiviso in Elenco Viste e Azioni; sulla destra appare inizialmente la Home Page del database e successivamente a seconda delle viste che si scelgono o delle azioni che si compiono appariranno degli elenchi di documenti o i documenti stessi. I DOCUMENTI DEL DATABASE DEL PROTOCOLLO Il database del protocollo contiene sostanzialmente tre tipi di documenti i documenti di tipo provengono dalla casella di posta certificata della Provincia di Ferrara provincia.ferrara@cert.provincia.fe.it. Questi documenti sono il risultato di un elaborazione delle della casella di posta elettronica da parte di un programma e si trovano nel database già precompilati. i documenti di tipo Uma provengono dalla casella di posta Uma della Provincia di Ferrara umaonline@provincia.fe.it Questi documenti sono il risultato di un elaborazione delle della casella uma da parte di un programma e si trovano nel database già precompilati. i documenti di tipo Manuale sono documenti prodotti manualmente dall operatore di protocollo mediante l azione Nuovo documento. ELENCO DELLE VISTE Esaminiamo ora il significato delle viste del database: Casella Certificata Il primo gruppo di viste contiene documenti di tipo La vista Anomalie raccoglie i documenti provenienti dalla nostra casella di posta certificata che sono stati spediti da una casella di posta non certificata. Questi documenti presumibilmente non avranno il file segnatura.xml che è tipico dei documenti provenienti da caselle di posta certificata e quindi il documento non sarà completo di tutti i dati. La vista Da timbrare raccoglie i documenti provenienti dalla nostra casella di posta certificata che sono stati spediti da un'altra casella di posta certificata. Questi documenti possono essere Conformi o Non Conformi. I documenti Conformi sono caratterizzati nella vista da questa icona, il fatto che un documento sia conforme significa che ha come allegato un file che si chiama segnatura.xml che contiene informazioni rilevanti circa il documento e quindi il documento apparirà già compilato in molte sue parti.

7 Pagina 7 di 12 I documenti Non Conformi sono caratterizzati nella vista da questa icona, il fatto che un documento sia Non Conforme significa che non ha come allegato il file segnatura.xml oppure che il file segnatura.xml è incompleto e quindi il documento non sarà già compilato. La vista Da protocollare raccoglie tutti i documenti provenienti dalla nostra casella di posta certificata che sono già stati timbrati e quindi che sono già stati visionati da un operatore di protocollo che ha apposto, mediante un apposito pulsante, il timbro di posta in arrivo. La vista Accettazioni e Consegne raccoglie i documenti di tipo ACCETTAZIONE e CONSEGNA. Quando viene spedita una attraverso la nostra casella di posta certificata a un'altra casella di posta certificata la nostra casella produce automaticamente due documenti, quello di accettazione sta a significare che la mail che abbiamo spedito è stata accettata dalla nostra cesella di posta certificata e quella di consegna sta a significare l avvenuta consegna all altra casella di posta certificata a cui abbiamo spedito la mail. I documenti di tipo accettazione e consegna vengono raccolti in questa vista e vengono elaborati da un agente che provvede a fascicolare i documenti di accettazione e consegna con la mail che abbiamo spedito e a cui fanno riferimento. Se spediamo una mail a una casella di posta non certificata avremo solo il documento di accettazione e non quello di consegna. Dopo che è avvenuta la fascicolazione i documenti spariscono dalla vista. I documenti che il programma non riesce a fascicolare vengono messi nella vista Accettaz. e cons. non fascicolate. I documenti delle viste Accettazioni e Consegne e della vista Accettaz e cons. non fascicolate non sono da protocollare. Casella Uma Questo gruppo di viste contiene documenti di tipo Uma La vista Da timbrare raccoglie i documenti provenienti casella di posta suddetta e che non hanno ancora il timbro della posta in arrivo che viene messo da un operatore di protocollo mediante un apposito pulsante. La vista Da protocollare raccoglie tutti i documenti provenienti dalla casella uma che sono già stati timbrati. Lettere in arrivo Contiene documenti di tipo Manuale La vista Da Protocollare del gruppo Lettere in arrivo raccoglie tutti i documenti che sono stati prodotti manualmente da un operatore di protocollo mediante l azione Nuovo Documento e il cui Tipo documento è uguale a LEA. Lettere in partenza Contiene documenti di tipo Manuale Questo gruppo di viste raccolgono i documenti che sono stati prodotti manualmente da un operatore di protocollo mediante l azione Nuovo Documento e il cui Tipo documento è uguale a LEP.

8 Pagina 8 di 12 La vista Da scrivania raccoglie i documenti di tipo LEP che sono stati generati sulla scrivania e poi sono stati inviati al protocollo. La vista Da Protocollare raccoglie i documenti di tipo LEP che sono stati salvati ma non sono ancora stati protocollati. La vista Da Inviare raccoglie i documenti di tipo LEP che sono già stati protocollati ma non sono stati ancora inviati attraverso la casella di posta elettronica certificata o attraverso la casella uma. La vista Inviate raccoglie i documenti di tipo LEP che sono già stati inviati attraverso la casella di posta elettronica certificata o attraverso la casella uma. Atti da protocollare Contiene documenti di tipo Manuale La vista Atti del gruppo Atti da protocollare raccoglie tutti gli atti che sono stati inviati al protocollo dal DB degli Atti Monocratici. Riferimenti Contiene documenti di tipo Manuale La vista Da scrivania raccoglie i documenti di tipo RIF che sono stati generati sulla scrivania e poi sono stati inviati al protocollo. La vista Da Protocollare del gruppo Riferimenti raccoglie tutti i documenti che sono stati prodotti manualmente da un operatore di protocollo mediante l azione Nuovo Documento e il cui Tipo documento è uguale a RIF. Circolari Contiene documenti di tipo Manuale La vista Da scrivania raccoglie i documenti di tipo CIR che sono stati generati sulla scrivania e poi sono stati inviati al protocollo. La vista Da Protocollare del gruppo Circolari raccoglie tutti i documenti che sono stati prodotti manualmente da un operatore di protocollo mediante l azione Nuovo Documento e il cui Tipo documento è uguale a CIR. Cestino La vista Cestino raccoglie tutti i documenti che sono stati cestinati mediante il tasto Cestina, i documenti che sono in questa vista possono essere ripristinati nella vista da cui provenivano mediante il tasto Ripristina da cestino oppure possono essere cancellati definitivamente mediante il tasto Cancella da cestino. ELENCO DELLE AZIONI Home Torna alla Home Page del database. Nuovo documento Permette al protocollista di creare un nuovo documento di tipo manuale.

9 Pagina 9 di 12 Variazione protocollo Permette di variare un protocollo già esistente (corrisponde alla voce Correzione al Protocollo Generale del MENU Gestione Protocollo Generale) Movimentazione protocollo Permette di variare l ufficio di carico di un protocollo (corrisponde alla voce Movimenti del MENU Gestione Protocollo Generale) Assegnazione di un protocollo Permette di assegnare un protocollo a una persona Evidenza protocollo Permette di mettere la data di evidenza a un numero di protocollo Ricerca Permette di ricercare protocolli per: Anno Numero Protocollo Ufficio Ufficio di carico Tipo Atto Oggetto Corrispondente Sede Numero di riferimento (intero o parziale) Data di protocollazione (periodo). SEZIONI DEL DOCUMENTO DI PROTOCOLLO Tutti i documenti di protocollo sono composti dai seguenti tab: Generale: questo tab contiene i dati principali del protocollo Dati aggiuntivi: questo tab contiene le copie conoscenza e i mittenti aggiuntivi Storico Operazioni: è un log automatico delle principali operazioni compiute sul documento Allegati: è il tab che contiene gli allegati del protocollo Body Mail: per i documenti di tipo e di tipo Uma visualizza il body della mail. DOCUMENTO DI TIPO Possono essere A Norma oppure Non Conformi. I documenti a norma contengono un file chiamato segnatura.xml che fornisce le informazioni rilevanti circa il documento che proviene da un'altra casella di posta certificata, il documento a norma avrà quindi già compilati i seguenti campi del tab generale: Oggetto originale: oggetto del file xml (non variabile) Oggetto:ripropone l oggetto del file xml (variabile) Oggetto Mail: oggetto della mail

10 Pagina 10 di 12 Corrispondente: corrispondente del file xml Sede Corrispondente: sede corrispondente del file xml Indirizzo indirizzo e-amil del file xml Data storica: data del prtocollo del file xml Data/ora di spedizione: campo PostedDate della mail Num Riferimento: nro di protocollo del file xml Data/ora scaricamento: campo DeliveredDate della mail I documenti Non conformi non hanno come allegato il file segnatura.xml oppure il file segnatura.xml allegato non è leggibile dal programma e quindi il documento non risulterà compilato nei campi di cui sopra. Nel tab allegati sono contenuti gli allegati al protocollo, naturalmente non è possibile cancellare o modificare questi allegati perché provengono dall esterno. Nel tab Body Mail è possibile vedere il contenuto del corpo della mail; questo è particolarmente importante per i documenti Non conformi che non avendo le informazioni del file xml sono difficili da interpretare se non si visualizza il contenuto del corpo della mail. Esaminiamo ora i bottoni del documento tramite i quali è possibile compire delle azioni sul documento stesso. Chiudi: chiude il documento e lo disalloca Modifica: permette di modificare il documento e lo alloca all utente che lo ha in modifica Salva: salva le modifiche fatte al documento Cestina: sposta il documento nel cestino Trasferisci a scrivania: sposta il documento nella scrivania Ricezione(timbro): mette automaticamente la data di ricezione che corrisponde alla dat di arrivo, questo fa passare di stato il documento da Ricevuto da casella certificata a Timbrato, a questo punto compare il bottone Protocollo Protocollo emergenza: permette di inserire i dati del protocollo di emergenza Protocollo: protocolla il documento. Ricerca su IPA Per i documenti di tipo al momento della spedizione della mail si può fare un ricerca sull IPA (indice della pubblica amministrazione) per cercare un indirizzo di posta elettronica registrao sull indice. Si accede alla ricerca attraverso i link Consulta IPA ch si trovano a fianco delle caselle di impostazione degli indirizzi di posta certificata. Viene aperta una finestra di popup contenente un form di ricerca, e' possibile specificare una chiave di ricerca nell'ipa (es. Comune di Bologna), oppure, se il campo è vuoto, la ricerca viene fatta su tutta la struttura dell'ipa. Nel risultato della ricerca le voci che non hanno icone alla loro sinistra rappresentano amministrazioni che non contengono ulteriori informazioni circa AOO di competenza e uffici. Le voci che hanno icone a sinistra consentono di visualizzare rispettivamente: le AOO dell'amministrazione (prima icona) gli uffici dell'amministrazione (seconda icona)

11 Pagina 11 di 12 DOCUMENTO DI TIPO UMA Il documento di tipo Uma è sempre non conforme in quanto le che arrivano alla casella Uma non sono spedite da caselle di posta certificata e quindi non contengono il file segnatura.xml I bottoni del documento di tipo Uma sono uguali ai bottoni del documento di tipo a parte il bottone Trasferisci a scrivania che non esiste in questi tipo di documento. DOCUMENTO DI TIPO MANUALE Il documento di tipo manuale viene prodotto dal protocollista mediante l azione Nuovo documento. I dati nel documento possono essere inseriti a mano oppure recuperati da un altro protocollo esistente tramite la funzione Recupera. Per recuperare i dati di un protocollo esistente occorre inserire numero e anno del protocollo da recuperare e poi cliccare sulla funziona recupera, in questo modo vengono recuperati i dati principali del protocollo che abbiamo digitato. Al primo salvataggio del documento devono essere presenti i seguenti dati: Tipo, Oggetto, Corrispondente, Sede Corrispondente, Data di arrivo (solo per le LEA) Per la protocollazione devono essere compilati obbligatoriamente anche i campi: Codice Ufficio Classificazione Dopo il primo salvataggio del documento è possibile anche gestire i documenti digitali allegati: i documenti digitali possono provenire dalla directory del nostro pc oppure dallo scanner. Nel primo caso si usa il pulsante Sfoglia, si seleziona un file dalla directory del nostro pc, si clicca sul pulsante Apri e poi sul pulsante Salva allegato, attenzione: se non si clicca sul pulsante Salva allegato il file non viene allegato. Nel caso si voglia allegare un documento scannerizzato si seleziona il tipo di immagine (JPG, TIF o PDF (default)), si digita il nome del file nel campo apposito e poi si clicca sul pulsante Attiva scanner, a questo punto arte la scansione del file, una volta finita la scansione se la si vuole salvare occorre rispondere si alla domanda Vuoi salvare il risultato della scansione?.

12 Pagina 12 di 12 MESSAGGI DI NOTIFICA DI AVVENUTA RICEZIONE E ANNULLAMENTO NOTIFICA DI ANNULLAMENTO La notifica di annullamento di un protocollo può avvenire: 1. per una LEA che arriva nella nostra casella di posta certificata sia da un'altra casella di posta certificata che da una casella di posta non certificata in tal caso la spediamo solo all indirizzo da cui proviene la lettera 2. per una LEP che abbiamo spedito sia a un'altra casella di posta certificata che a una casella non certificata in tal caso la spediamo a tutti gli indirizzi a cui abbiamo inviato la lettera la notifica di annullamento consiste nello spedire un messaggio di posta certificata avente come allegato un file che si chiama annullamento.xml il messaggio ha come soggetto: "Prot /2006 OGGETTO DEL PROTOCOLLO - Annullamento" la spedizione del messaggio di notifica di annullamento può avvenire sia dalla maschera di annullamento del protocollo che dalla maschera di ricerca del protocollo attraverso il bottone Invio notifica di annullamento. Questo bottone è visibile solo a chi a ruolo Supervisore (il Ced) o SupervisoreProt (il Protocollo centrale) NOTIFICA DI AVVENUTA RICEZIONE La notifica di avvenuta ricezione e protocollazione può avvenire: 1. solo per una LEA che arriva nella nostra casella di posta certificata sia da un'altra casella di posta certificata che da una casella di posta non certificata in tal caso la spediamo solo l indirizzo da cui proviene la lettera la notifica di conferma ricezione consiste nello spedire un messaggio di posta certificata avente come allegato un file che si chiama conferma.xml, il messaggio ha come soggetto: Prot /2006 OGGETTO DEL PROTOCOLLO - Conferma ricezione la spedizione del messaggio di notifica di avvenuta ricezione può avvenire sia dalla maschera di protocollazione che dalla maschera di ricerca del protocollo attraverso il bottone Invio conferma ricezione. Questo bottone è visibile solo a chi a ruolo Supervisore (il Ced) o SupervisoreProt (il Protocollo centrale)