SOFTWARE GESTIONALE. Manuale d uso

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1 SOFTWARE GESTIONALE Manuale d uso Le informazioni riportate su questo documento potrebbero risultare, al momento della lettura, obsolete o poco attinenti alla versione in uso. Consigliamo la consultazione dell area supporto on-line per verificare la disponibilità di documenti aggiornati. Documento aggiornato al 02/04/2010

2 Sommario degli argomenti Scadenzario attivo e passivo... 3 Dati generali di una scadenza... 3 Creazione di nuove scadenze... 5 Creazione scadenze da scadenzario 5 Creazione scadenze da prima nota 6 Creazione scadenze da documento di vendita o da ordine a fornitore 6 Modalità di calcolo delle scadenze 7 Stampa dello scadenzario... 8 Scadenzario ed Estratto conto Cliente/Fornitore 8 Liquidità previsionale 9 Operazioni con scadenze Autocomposizione operazioni con scadenze 11 Operazioni di incasso o pagamento 13 Operazioni di Appoggio in banca 14 Operazioni di Impegni e Disposizioni in banca 18 Operazioni di Rinnovo 19 Operazioni di Insoluto 19 Raggruppamento scadenze in PNC 20 Selezione dei conti di contropartita su Operazioni con scadenze 21 Operazioni con scadenze e riflessi sulla gestione delle partite 22 Distinta e stampa effetti Creazione tracciati elettronici (Ri.Ba., RID, Bonifici) 23 Lettere di sollecito 23 IVA ad esigibilità differita (DL 185/2008) Creare una fattura vendita o di acquisto con IVA ad esigibilità differita 24 Contabilizzare una fattura con IVA ad esigibilità differita 25 Incassare una fattura con IVA ad esigibilità differita 26 Contabilizzare una fattura acquisto con IVA differita 27 Pagare una fattura acquisto con IVA ad esigibilità differita 27 Incassare/pagare documenti ad esigibilità differita direttamente da Prima nota 28 Incassare/pagare parzialmente documenti ad esigibilità differita 28 Note di credito con IVA ad esigibilità differita 28 Stampa di controllo da Scadenzario 29 Funzioni di servizio Aggiorna scadenze 30 2 di 30

3 Scadenzario attivo e passivo Dati generali di una scadenza Una precisa e completa visione della situazione dei pagamenti da eseguire o da ricevere, degli insoluti o la particolare situazione debitoria di un cliente, costituisce un elemento fondamentale per il buon esito di tutte le attività aziendali. Il software consente di gestire tutte le informazioni legate alle scadenze attive e passive (pagamenti ed incassi riferiti ad eventi registrati contabilmente tramite i documenti fatture emesse, fatture ricevute, note di debito e credito, altri documenti contabili), in un ottica di gestione globale degli EVENTI aziendali interni ed e- sterni. I dati essenziali che compongono una scadenza sono suddivisi in due categorie. La scheda Generico contiene i dati relativi al tipo di scadenza (crediti da esigere, debiti da estinguere o notifiche da eseguire), al soggetto cui si riferisce la scadenza, alla filiale su cui si sta lavorando, al registro e sezionale cui appartiene il documento di riferimento e ai dati del documento da cui è stata generata la scadenza. I- noltre contiene i dati relativi al pagamento e, per le tipologie che lo prevedono, la data di scadenza, il giorno e il tipo calcolo, la data di inizio calcolo delle scadenze, la casella di controllo Non considerare l IVA nella creazione delle scadenze da attivare solo se l iva non deve essere considerata in fase di generazione scadenze. Infine contiene i dati relativi all'importo complessivo della scadenza, all importo dell IVA, alla valuta e al tasso di conversione nel caso di valuta diversa dall euro, (effettiva, presunta o rinnovata) e agli eventuali dati dell agente. Inoltre in questa scheda è presente il pulsante Altri dati pagamento. Alla pressione di questo pulsante si apre un altra finestra che permette di scegliere come addebitare l iva sulle rate, ossia se sommarla all importo di una delle scadenze, da indicare nel campo N.ro rata su cui addebitare l IVA, se creare una scadenza che contenga solo l iva o se ripartirla tra le rate, e l eventuale mese/i da saltare. Infine alla pressione del pulsante Elenco provvigioni si apre una finestra in cui vengono visualizzati i Movimenti di provvigione legati al documento da cui p stata generata la scadenza. La scheda Scadenze contiene i dati di riepilogo e dettaglio delle singole rate della scadenza quali il numero della rata, la data di scadenza, la data valuta, l importo, la posizione (aperta, pagata, appoggiata in banca, impegnata in banca o insoluta), la tipologia di pagamento, le banche, l eventuale importo pagato con l indicazione della data di pagamento, eventuali annotazioni, il numero e la data effetto se è stato emesso. Inoltre se l appoggio in banca è stato contabilizzato è attiva la casella di controllo Appoggio in banca contabilizzato ;se è stata creata la RiBA o stampato l effetto saranno attive rispettivamente le caselle Emessa RI.BA.elettronica ed Effetto Stampato; se è stato creato il RID o il bonifico saranno attive le caselle Creato il file 3 di 30

4 RID e Creato il file bonifico; se è stata barrata nell anagrafica del cliente sarà attiva la casella Raggruppamento scadenze che è valida in fase di stampa degli effetti o in fase di creazione delle RIBA elettroniche. Infine se la scadenza deriva da un documento con IVA in sospeso è attivo il campo Tipo IVA in sospeso che riporta lo stato della scadenza a seconda che sia stata incassata totalmente, incassata solo l IVA, incassata solo contabilmente o non incassata. Ricalcolo rate. Si tratta di una funzionalità che permette di ricalcolare le rate nel caso in cui siano state apportate delle variazione che si vogliono annuullare per ripristinare la situazione originaria. E attivabile dalla corrispondente voce del menu Strumenti. Ricalcolo date valuta. E una funzionalità che permette di ricalcolare le date valuta ossia la data esatta in cui l importo delle scadenze verrà accreditato o addebitato sul conto corrente bancario in base ai giorni banca impostati su ciascun contratto bancario e per ciascuna tipologia di operazione. 4 di 30

5 Creazione di nuove scadenze Le scadenze possono essere generate in diverse fasi della gestione aziendale: in scadenzario: indipendentemente da qualsiasi processo di prima nota o di fatturazione, è possibile generare nuove scadenze, modificare quelle già esistenti, ed effettuare le stampe dell estratto conto o dello scadenzario; in prima nota: nella fase di registrazione contabile, agganciando alla causale contabile la generazione scadenze, è possibile creare nuove scadenze attive e passive; in fatturazione: nella fase d'emissione del documento di vendita, la scadenza attiva è generata automaticamente sulla base del tipo di pagamento prescelto, nel ciclo passivo: nella fase di consegna di un ordine a fornitore è possible scegliere se deve essere generata o meno la scadenza. Creazione scadenze da scadenzario Avviata la funzionalità Scadenzario e selezionata la voce Nuovo del menu File, si apre un autocomposizione composta da tre passi. 1 2 Indicare se si tratta di una scadenza relativa ad un cliente, un fornitore o un conto e se si tratta di una scadenza attiva o passiva. Inserire il cliente, il fornitore o il conto, la filiale, il tipo di registro e il relativo sezionale associato, il numero e la data del documento di riferimento della scadenza. Indicare la modalità di pagamento e tutti i dettaglio a questa legati; i dati delle banche sia del cliente che dell azienda; l importo complessivo della scadenza e l importo dell IVA; 3 In questo ultimo passo vengono evidenziate le rate calcolate in base ai dati inseriti nei passi precedenti. In particolare vengono visualizzati il numero, l importo e la da scadenza di ogni singola rata; la data valuta utile per l accredito/addebito della rata sul conto corrente bancario dell azienda; la banca dell azienda e del cliente, eventuali note e la modalità di pagamento. Alla pressione del tasto Fine viene generata la scadenza. 5 di 30

6 Creazione scadenze da prima nota E possibile creare una scadenza immediatamente dopo aver effettuato la registrazione contabile. A tal fine è necessario creare delle causali contabili per le registrazioni ai fini IVA a cui agganciare la funzionalità Crea scadenza attiva oppure Crea scadenza passive. Registrata una fattura di acquisto o vendita utilizzando una causale con la configurazione descritta, al salvataggio si apre l autocomposizione di creazione della scadenza. Quest autocomposizione si differenzia da quella richiamabile dallo scadenzario perché il primo passo dell autocomposizione è disabilitato. Gli altri due passi sono uguali. Creazione scadenze da documento di vendita o da ordine a fornitore In fase di emissione del documento di vendita, la scadenza attiva è generata automaticamente sulla base del tipo di pagamento prescelto sul documento stesso. E sempre possibile, comunque, modificare direttamente le scadenze selezionando dal menu Strumenti la voce Calcola Scadenze. In tal caso viene visualizzata una finestra composta da due schede. Nella prima Dati Scadenze vengono riepilogati i dati del pagamento; nella seconda scheda Scadenze è possibile modificare o inserire i dati di dettaglio della scadenza. Nel caso di documenti di acquisto, creati dall ordine a fornitore, è possibile scegliere se creare le scadenze passive al momento della creazione del documento o in una fase successiva. La scelta viene effettuata barrando la casella di controllo Genera scadenze in creazione documenti di acquisto (anche da consegna di ordine a Fornitore) che è presente in Anagrafica azienda richiamando la funzionalità Fatturazione e ordini sulla scheda Impostazioni. Se la casella è attiva in fase di consegna dell ordine vengono create le scadenze, mentre se la casella non è stata attivata le scadenze possono essere create direttamente da prima nota. In questo secondo caso, se la fattura di acquisto viene passata automaticamente in contabilità, basta richiamare la registrazione di prima nota, da questa richiamare il riepilogo dei collegamenti non completati e creare la scadenza. In caso contrario registrando la fattura di acquisto direttamente da prima nota è possibile creare contemporaneamente la scadenza. 6 di 30

7 Modalità di calcolo delle scadenze Il calcolo delle scadenze può variare a seconda del tipo di pagamento, del tipo calcolo e del tipo scadenza che sono stati indicati nella tabella Pagamenti. Dall autocomposizione scadenze è possibile creare diverse tipologie di scadenze. Di seguito verranno esposti alcuni esempi: Tipo scadenza Note Esempi a partire dalla data consegna a partire dalla data documento a partire dalla data documento Creato il DdT con questo tipo di scadenza, nella corrispondente fattura differita le scadenze avranno come data di partenza la consegna della merce. Se si considera un tipo scadenza dalla DATA FAT- TURA, le scadenze vengono calcolate in base all anno commerciale. Se si considera un tipo scadenza dalla D.F., le scadenze vengono calcolate in base all anno civile Data di consegna 14/07/2006 Tipo Pagamento Ri.Ba. 30/60/90gg consegna Calendario civile I Rata 13/08/2006 II Rata 12/09/2006 III Rata 12/10/2006 Data Fattura 14/07/2006 Tipo Pagamento Ri.Ba. 30/60 gg data fattura I Rata 15/08/2006 II Rata 15/09/2006 Data Fattura 14/07/2006 Tipo Pagamento Ri.Ba. 30/60 gg D.F. I Rata 14/08/2006 II Rata 13/09/2006 alla data richiesta GG/MM/AAAA alla fine del mese fine mese + n giorni fissa al giorno del mese Questo tipo di scadenza viene utilizzata nel caso di: Addebito su c/c; Bonifico alla data Ricevuta bancaria al Rimessa diretta alla data Scegliendo uno di questi Tipo scadenza è necessario compilare anche il campo Data scadenza. In questo caso il calcolo viene fatto spostando la scadenza alla fine del mese tenendo in considerazione se il calendario deve essere civile o commerciale. In questo caso il calcolo viene fatto portando la scadenza a fine mese e aggiungendo a questa il numero di giorni specificato sulla modalità di pagamento Selezionato un pagamento con questo tipo di scadenza, si abilitano i campi Giorno scadenza e Tipo calcolo in cui sono visualizzati il giorno e il tipo di calcolo definiti nella tabella Pagamenti. Importo documento 1000 Data fattura o inizio calcolo 14/07/2006 Data scadenza 21/09/2006 I Rata 21/09/2006 Bonifico 60 gg Fine mese Data fattura 14/07/2006 Rata 30/09/ Ri.Ba. 30/60 Fine mese Data fattura 14/07/2006 Mese escluso per il calcolo Agosto Giorno del mese successivo per spostare le scadenze 20 settembre I Rata 20/09/2006 II Rata 30/09/2006 Ri.Ba 30/60 fine mese + 10gg Data fattura 18/01/2006 I rata 10/03/2006 II rata 10/04/2006 Ri.Ba 30/60 Data cliente Data fattura 01/01/2006 Giorno scadenza 29 Tipo calcolo anticipato Calendario commerciale I rata 29/01/2006 II rata 28/02/ di 30

8 Stampa dello scadenzario Avviata la stampa dallo scadenzario si apre un autocomposizione formata da tre passi che permette di stampare oltre allo scadenzario anche l estratto conto dei clienti o dei fornitori e la liquidità previsionale. Scadenzario ed Estratto conto Cliente/Fornitore 1 2 Indicare, barrando la relativa opzione, il tipo di stampa che si vuole effettuare. In questo passo occorre indicare il tipo di scadenza, se attiva o passiva, il cliente, il fornitore, il conto PDC, gli estremi relativi alle scadenze, il tipo di pagamento (barrando una delle caselle di controllo corrispondenti), ed infine è possibile, barrando la relativa casella, stabilire se si devono stampare anche le scadenze presunte, quelle già pagate e / o quelle con appoggio in banca contabilizzato. In presenza del modulo aggiuntivo Gestione Agenti, inoltre, sono previsti alcuni campi necessari per la stampa dell estratto conto dei clienti raggruppati per agente. 3 3 Indicare la filiale, il tipo di report e la tipologia di stampa (anteprima, stampa, esportazione). Selezionato il report con cui stampare viene visualizzata una sintesi di cosa quello specifico repoort stamperà. Inoltre è possibile agganciare un nuovo report all applicazione, eliminare un report non utilizzato, modificare la categoria di appartenenza del report e richiamarne le proprietà. Se nel primo passo è stata barrata l opzione Estratto conto cliente/fornitore, in questo passo vengono evidenziati i report per la stampa dell estratto conto dello scadenzario per anagrafica. 8 di 30

9 Liquidità previsionale L indicazione nella gestione delle singole scadenze della data valuta, ossia la data esatta in cui l importo delle scadenze verrà accreditato o addebitato sul conto corrente bancario, permette di ottenere un quadro realistico della liquidità di ciascuna banca, con le previsioni future di incassi/pagamenti. La data valuta di ogni scadenza viene calcolata aggiungendo i giorni banca, indicati per ogni contratto bancario, alla data di ogni scadenza. dato che i giorni banca vengono conteggiati dalla banca nel caso di accrediti, non saranno sommati nel caso di scadenza passive. Per poter gestire in maniera automatica la generazione di una data valuta che sia quanto più possibile veritiera, è possibile specificare i giorni banca, a seconda del tipo di operazione e distinti per ciascun contratto bancario dell azienda. In particolare sulla scheda Banche dell Anagrafica azienda, per ogni contratto bancario indicato è possibile attivare il pulsante Giorni banca che apre una griglia nella quale poter indicare, per ciascun tipo di operazione, i giorni banca che saranno sommati alla data di scadenza per la generazione in automatico della Data valuta. Nel caso l azienda gestisse altri tipi di operazioni è possibile aggiungerli a questa griglia dall applicazione Tipo operazione valuta. Indicati i giorni banca per ogni tipo di operazione gestita, dal pulsante Dati scadenze, presente sempre sulla scheda banche è possibile indicare il Fido bancario, ossia il fido che ogni banca ha concesso all azienda e che in fase di stampa della liquidità previsionale viene confrontato con il saldo delle scadenze per segnalare eventuali scoperture. Infine nella stessa scheda è presente il campo Giorni banca che permette di indicare una sola volta i giorni sommati dalla banca alla data scadenza senza doverli ripetere per ogni tipo operazione. Anche nella gestione Pagamenti è presente il campo Tipo operazione valuta in modo da poter associare ad ogni tipo di pagamento la tipologia di operazione. Questo peemette in base al contratto bancario di calcolare i giorni banca. Dopo aver indicato per ciascun contratto bancario associato all azienda i giorni banca per le tipologie di operazioni gestite, è possibile ottenere la stampa della liquidità delle previsioni future di incassi e pagamenti. 9 di 30

10 I formati di stampa previsti per la liquidità previsionale sono i seguenti: Liquidità Per Contratto Bancario mostra il totale delle scadenze attive e passive per ogni Data valuta separate per ogni contratto bancario. La stampa prende in considerazione anche il saldo del conto associato al contratto bancario, indicato nella maschera che si apre attivando il bottone Dati scadenze presente nella scheda Banche dell Anagrafica Azienda; Liquidità Per Banca Analitico (Per banca Esteso) mostra il totale delle scadenze attive e passive per ogni Data valuta separate per ogni Banca. La stampa prende in considerazione anche il saldo dei conti associati ai contratti bancari appartenenti alla stessa Banca, indicati nella finestra che si apre attivando il bottone Dati scadenze presente nella scheda Banche dell Anagrafica Azienda; Liquidità Per Banca Sintetico (Per Banca Ridotto) mostra il totale delle scadenze attive e passive per ogni Banca. La stampa prende in considerazione anche il saldo dei conti associati ai contratti bancari appartenenti alla stessa Banca, indicati nella finestra che si apre attivando il bottone Dati scadenze presente nella scheda Banche dell Anagrafica Azienda; Liquidità A Date Certe mostra il saldo delle scadenze maturate in 5 date selezionate dall utente in fase di stampa, e- parate per ogni contratto bancario. La stampa mostra, ma non prende in considerazione, il saldo del conto associato al contratto bancario; Liquidità A Date Certe E Totali mostra il saldo delle scadenze maturate in 5 date selezionate dall utente in fase di stampa, separate per ogni contratto bancario. La stampa prende in considerazione anche il saldo dei conti associati ai contratti bancari appartenenti alla stessa Banca, indicati nella finestra che si apre attivando il bottone Dati scadenze presente nella scheda Banche dell Anagrafica Azienda. Inoltre, i saldi risultanti inferiori al fido stabilito per ogni contratto bancario verranno visualizzati in colore rosso, permettendo un controllo visivo del massimo scoperto. 10 di 30

11 Operazioni con scadenze Autocomposizione operazioni con scadenze L applicazione Operazioni con scadenze, e l omonima funzionalità disponibile su Registrazioni di prima nota, consentono non solo di effettuare le comuni operazioni di contabilizzazione e di cambio dello stato delle scadenze (incasso, appoggio in banca, insoluto, rinnovo), ma anche di generare il tracciato elettronico delle Ri.Ba. e i nuovi tracciati RID e Bonifici Italia, e di creare e stampare direttamente una distinta delle scadenze o le lettere di sollecito L autocomposizione si compone di 6 passi: 1 Indicare, barrando la relativa opzione, il tipo di operazione che si vuole effettuare: Incasso/Pagamento, Appoggio in banca, Impegni e disposizioni in banca, Insoluti e Rinnovi. L opzione Incassi/pagamenti permette di incassare/pagare le fatture. In particolare permette di incassare la fattura in maniera totale o parziale, dando la possibilità di rinnovare la scadenza o di registrare un Abbuono. L opzione di Appoggio in banca permette di effettuare l appoggio in banca delle ricevute bancarie e delle tratte, di generare il file RIBA e il tracciato RID e di creare la Distinta di versamento. L opzione Impegnate in banca permette di effettuare l appoggio in banca delle scadenze con tipologia di pagamento diversa da Ricevuta bancaria e tratta e di generare il tracciato dei RID. In questo passo si abilitano solo i campi corrispondenti alla seleziona fatta nel passo precedente. Se si è scelto Incassi e Pagamenti o Rinnovo si abilita solo la banca; se si è scelto Appoggio in banca si abilitano i campi per indicare data e numero della distinta ed eventualmente la seziona Creazione files per creare il tracciato RIBA o RID; stessa cosa nel caso di Impegni e disposizioni in banca; e infine per gli Insoluti si abilitano i campi per indicare numero e data della lettera di sollecito. 2 3 In questo passo occorre indicare i filtri per selezionare solo le scadenze da registrare in contabilità. Se si vogliono selezionare tutte le scadenze, è necessario cliccare direttamente sul punto esclamativo per eseguire la ricerca. Eseguita la ricerca viene visualizzato l elenco delle scadenze filtrate. Tra tutte le scadenze trovate, solo quelle utili per il completamento dell operazione saranno già selezionate, si ha però piena libertà di selezionare, vistando l apposita opzione a fianco di ogni scadenza, anche ulteriori scadenze. La selezione delle scadenze può anche avvenire premendo gli appositi pulsanti Seleziona e Seleziona tutto ; con il primo verrà inserito il check in corrispondenza della scadenza sulla quale è posizionato il cursore, mentre con il secondo verranno selezionate in blocco tutte le scadenze. Sono, inoltre, presenti i seguenti campi: Totale importo: visualizza l importo totale delle scadenze selezionate nella griglia. Dettaglio per valuta: visualizza i totali per valuta. 11 di 30

12 4 Selezionare l esercizio contabile, la data di registrazione, se diversa da quella proposta in automatico, indicare gli estremi della scadenza da riportare sulle note della registrazione contabile, modificare la causale contabile per la registrazione di prima nota se deve essere diversa da quella proposta o eventualmente crearne una nuova richiamando tramite l esegui gestione l applicazione delle causali contabili. E, inoltre possibile, specificare i parametri per il Raggruppamento delle registrazioni e dei conti nelle registrazioni. 5 6 Il quinto passo serve a verificare la correttezza e l'esatta corrispondenza della registrazione generata. Si può eventualmente a questo punto, se necessario, indicare dei conti PDC per la registrazione diversi da quelli assegnati dalla causale contabile. Per farlo basta selezionare l'incrocio tra la riga e la colonna del campo relativo al conto e cliccare con il tasto destro del mouse per eseguire la ricerca del nuovo conto o il collegamento al gestore PDC, oppure inserire direttamente il codice del conto nell apposito campo. Per le scadenze in valuta estera, se viene modificato il valore di cambio rispetto a quello inserito nelle scadenze, viene generato un dettaglio all interno della registrazione di PNC per differenza di cambio (positivo o negativo). Nel caso in cui vengano raggruppate nella stessa registrazione più scadenze che generano utili o perdite su cambi, viene generata un dettaglio per gli utili su cambi ed un dettaglio per le perdite, raggruppando tutti gli importi. Nel caso in cui l utente opti per il raggruppamento dei conti, anche le annotazioni saranno raggruppate per ogni conto, esponendo le informazioni relative alle scadenze associate al conto stesso Se nel primo passo è stato selezionato come tipo operazione Appoggio in banca, Insoluto o Impegnato in banca, in quest ultimo passo è possibile scegliere se lanciare l'anteprima o l'esportazione della distinta delle scadenze o la lettera di sollecito. Nello stesso passo sono presenti, inoltre, le seguenti caselle di controllo: - Crea documento con resoconto registrazione: permette di creare un documento in cui vengono elencate le registrazioni non andate a buon fine, con l indicazione del motivo della mancata contabilizzazione; - Rileva insoluto/appoggio in prima nota: se non viene attivata il programma non genera la registrazione contabile; - Aggiorna le scadenze appoggiate in banca: aggiorna la posizione della scadenza in appoggiata in banca anche se non è attiva la casella precedente. Disattivando questa si disabilita anche la precedente; - - Aggiorna data valuta per scadenze con contratto bancario modificato: aggiorna la data valuta in quelle scadenze in cui è stato modificato il contratto bancario. 7 Se al primo passo si è scelto di stampare le ricevute bancarie o le tratte, l autocomposizione si compone i 7 passi. L ultimo passo, infatti, consente di selezionare il report per la stampa delle ricevute o delle tratte e di scegliere se effettuare la stampa, l anteprima o l esportazione. 12 di 30

13 Operazioni di incasso o pagamento Se nel primo passo dell autocomposizione Operazioni con scadenze è stata selezionata la prima opzione Incassi/pagamenti e il Tipo soggetto cliente o fornitore, nel passo 5 di 6 in cui viene visualizzata l anteprima della registrazione di prima nota è possibile scegliere: se incassare o pagare per intero o solo parzialmente la scadenza e, quindi, rinnovarne una parte, oppure registrare un abbuono per la parte non incassata/pagata; nel caso di IVA sospesa, se incassare solo l IVA o l intera fattura. Per incassare parzialmente la scadenza è sufficiente procedere come segue: nel campo Importo incassato indicare l importo effettivamente incassato/pagato; mettere il segno di spunta su Rinnovo in modo che il programma rinnovi la scadenza per la parte non incassata/pagata; se si vuole rinnovare una parte della scadenza non incassata/pagata e creare un Abbuono per la restante parte, è sufficiente indicare sul campo Importo rinnovato l importo da rinnovare e modificare la data del rinnovo, in modo che il programma indichi l importo residuo sul campo Abbuono. Ad esempio se la scadenza è di 4644,01, posso incassare 4000,00, rinnovare 600,00 e abbuonare l importo residuo di 44,01. Il programma crea la registrazione per 4000,00 chiudendo la scadenza di 4644,01; crea una scadenza Rinnovata di 600,00 e crea una registrazione per l abbuono di 44,01. Se si vuole incassare una fattura con iva sospesa è possibile seguire il procedimento riportato di seguito. Nel passo 4 di 6 vengono riportate le causali da utilizzare per l incasso delle fatture in sospensione. Nel passo 5 di 6, è possibile scegliere il tipo di incasso, Incasso completo o Incasso solo IVA : nel primo caso Incasso completo viene incassata o pagata tutta la fattura e, quindi, viene chiuso sia il cliente contabilmente che la scadenza. nel secondo caso Incasso solo IVA viene incassata l IVA ed effettuato il giroconto da Iva sospesa a Iva vendite o a Iva acquisti. La scadenza rimane aperta e il campo Tipo iva in sospeso viene impostato a Incassata solo l IVA. Per chiudere la scadenza è sufficiente riselezionare la scadenza che è stata precedentemente incassata solo per l IVA e procedere con l incasso contabile che tra l altro è l unica scelta possibile. In questo modo la scadenza verrà impostata come Pagata e il Tipo iva in sospeso verrà impostato a Incassata anche contabilmente. 13 di 30

14 Operazioni di Appoggio in banca Se nel primo passo dell autocomposizione Operazioni con scadenze è stata selezionata l opzione Appoggio in banca, è possibile: 1. contabilizzare l appoggio in banca, stampare la distinta di versamento e aggiornare la posizione della scadenza da aperta ad appoggiata in banca; 2. contabilizzare l appoggio in banca, stampare la distinta di versamento, aggiornare la posizione della scadenza da aperta ad appoggiata in banca e generare nello stesso tempo il tracciato delle RIBA; 3. contabilizzare l appoggio in banca, stampare la distinta di versamento, aggiornare la posizione della scadenza da aperta ad appoggiata in banca e generare il tracciato RID; 4. contabilizzare l appoggio in banca, stampare la distinta di versamento, aggiornare la posizione della scadenza da aperta ad appoggiata in banca e stampare le ricevute bancarie o le tratte; 5. non contabilizzare l appoggio in banca ma aggiornare la posizione della scadenza da aperta ad appoggiata in banca; 6. non contabilizzare l appoggio in banca ma aggiornare la posizione della scadenza da aperta ad appoggiata in banca e creare il tracciato delle RIBA o dei RID; 7. non contabilizzare l appoggio in banca né aggiornare la posizione della scadenza da aperta ad appoggiata in banca ma creare il file RIBA o il tracciato RID. Contabilizzare l Appoggio in banca, aggiornare la scadenza e stampare la Distinta Per registrare l appoggio in banca, aggiornare la posizione della scadenza e stampare la distinta di versamento, è sufficiente: nel primo passo dell autocomposizione, barrare l opzione Appoggio in banca; nel secondo passo, indicare la data e il numero della distinta; nel terzo passo, ricercare e selezionare le scadenze; nell ultimo passo dell autocomposizione, barrare le due caselle Rileva l appoggio in banca in prima nota e Aggiorna le scadenze appoggiate in banca. 14 di 30

15 Creazione File Ri.Ba. Per creare anche il tracciato delle RiBa è sufficiente: barrare, nel primo passo, la casella di controllo Crea gli effetti o i files e l opzione Creazione R.iBa elettroniche; nel secondo passo indicare oltre al numero e alla data della distinta, anche il numero e la data dell effetto, il tipo record di testa del tracciato (a seconda della banca può essere RB o IB), e se visualizzare subito il file con le RIBA. Inoltre scegliere se trasferire le RiBa create su un altro supporto barrando la corrispondente casella di controllo Trasferire adesso il file appena creato indicando in tal caso l unità per il trasferimento del file; Creazione File RID Se si vuole, invece, creare il tracciato RID è sufficiente: barrare, nel primo passo, la casella di controllo Crea gli effetti o i files e l opzione Creazione files per RID; nel passo 2 indicare oltre al numero e alla data della distinta se visualizzare subito il file con i RID. Inoltre scegliere se trasferire i RID creati su un altro supporto barrando la corrispondente casella di controllo Trasferire adesso il file appena creato indicando in tal caso l unità per il trasferimento del file. Contabilizzare l Appoggio in banca, aggiornare la scadenza e stampare le ricevute bancarie Se si vuole contabilizzare l appoggio in banca, stampare la distinta di versamento, aggiornare la posizione della scadenza e stampare le ricevute bancarie e o le tratte è sufficiente: barrare, nel primo passo, l opzione Appoggio in banca, la casella Crea gli effetti o i files e l opzione Stampa Ricevute bancarie o Stampa tratte. In questo caso l autocomposizione è composta da 7 passi, e nell ultimo passo viene proposto il report di stampa per effettuare anteprima, stampa o esportazione delle ricevute bancarie o delle tratte. 15 di 30

16 In tutti e quattro i casi la registrazione di prima nota chiude il cliente contabilmente e apre il conto Portafoglio effetti attivi o Effetti attivi a seconda del conto che è stato personalizzato in Anagrafica azienda sui Parametri della Contabilità scheda Conti automatici o sul contratto bancario dell azienda in Dati scadenze. Aggiornamento posizione scadenza senza contabilizzare l Appoggio in banca Se si vuole modificare, soltanto, la posizione della scadenza da Aperta ad Appoggiata in banca, senza alcuna registrazione contabile, è sufficiente; barrare, nel primo passo, l opzione Appoggio in banca; selezionare, nel secondo passo, le scadenze; rimuovere, nell ultimo passo, la spunta dalla casella Rileva l appoggio in banca in prima nota. Aggiornamento posizione scadenza e creazione tracciati Ri.Ba. o RID Se si vuole modificare la posizione della scadenza da Aperta ad Appoggiata in banca e creare i tracciati RiBa o RID è sufficiente barrare, nel primo passo, la casella Crea gli effetti o i files, l opzione Creazione R.iBa elettroniche e nell ultimo passo rimuovere la spunta da Rileva l appoggio in banca in prima nota. 16 di 30

17 Creazione tracciato Ri.Ba o RID Se si vuole creare solo il tracciato delle RiBa o dei RID è sufficiente barrare Appoggio in banca, la casella Crea gli effetti o i files e le opzioni Creazione R.iBa elettroniche o Creazione files per RID nel primo passo. Nell ultimo passo rimuovere le spunte sulle due caselle Rileva l appoggio in banca in prima nota e Aggiorna le scadenze appoggiate in banca. Nel caso in cui si sceglie di non rilevare in prima nota l appoggio in banca, al momento dell incasso della scadenza verrà chiuso contabilmente il cliente, la scadenza verrà aggiornata da appoggiata in banca a pagata e verrà movimentato il conto della banca. In tutti questi casi al terzo passo dell autocomposizione, indicati i filtri di ricerca, e selezionato il pulsante Esegui Ricerca viene visualizzato l elenco delle scadenze da contabilizzare. Le scadenze che rispondono ai filtri di ricerca sono già selezionate, ma è sempre possibile selezionare o deselezionare altre scadenze utilizzando i corrispondenti pulsanti. Nel caso di Creazione Ri.Ba elettroniche le righe relative alle scadenze in cui manca la banca di appoggio del cliente vengono visualizzate in giallo. Se si clicca sul appare il messaggio La scadenza corrente non presenta il contratto bancario Cliente/Fornitore. Per selezionare la banca è sufficiente evidenziare la riga, cliccare con il tasto destro del mouse e selezionare Modifica contratto bancario, oppure cliccare sul pulsante e selezionare una banca. Nel caso non sia selezionabile è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse su Banca Cliente, avviare la funzionalità di Esegui gestione per aprire l anagrafica del cliente, associare la banca, salvare e riportare il dato sul programma chiamante. Inoltre, quando manca la banca del cliente viene visualizzato un messaggio bloccante che non permette la selezione della scadenza. Attenzione: Nel caso di Creazione files per RID è necessario che sul contratto bancario del cliente venga impostato il codice IBAN, altrimenti le scadenze non vengono visualizzate. 17 di 30

18 Operazioni di Impegni e Disposizioni in banca Per consentire l appoggio in banca di tutte le scadenze che hanno un tipo di pagamento diverso da Ricevuta bancaria o Tratta, è disponibile un tipo di posizione delle scadenze, oltre quelle già disponibili (aperta, appoggiata in banca, insoluta e pagata), denominata Impegnata in banca, con la possibilità di stampare anche la distinta di versamento. Se nel primo passo si sceglie Impegni e disposizioni in banca nel primo passo dell autocomposizione, è possibile; stampare la distinta e aggiornare la posizione della scadenza da aperta ad impegnata in banca; stampare la distinta di versamento, aggiornare la posizione della scadenza da aperta ad impegnata in banca e generare il tracciato RID; Per stampare la distinta e aggiornare la posizione della scadenza è sufficiente barrare Impegni e disposizioni in banca, indicare la data e il numero della distinta nel secondo passo, e selezionare le scadenze nel terzo passo. In questo caso vengono filtrate tutte le scadenze che hanno tipologia di pagamento diverse da ricevuta bancaria. Alla fine dell autocomposizione viene stampata la distinta ma non viene creato alcun movimento contabile Per stampare la distinta, aggiornare la posizione della scadenza e creare il tracciato RID è necessario barrare anche Crea gli effetti o i files e l opzione Creazione files per RID. Nel passo 2 indicare oltre alla data e al numero della distinta, anche se visualizzare subito il file con i RID. Inoltre scegliere se trasferire i RID creati su un altro supporto barrando la corrispondente casella di controllo Trasferire adesso il file appena creato indicando in tal caso l unità per il trasferimento del file. In questo caso vengono filtrate solo le scadenze con tipologia di pagamento RID. E necessario, inoltre, che nel contratto bancario del cliente ci sia l indicazione del codice per IBAN altrimenti le scadenze non vengono filtrate. 18 di 30

19 Operazioni di Rinnovo Se nel primo passo dell autocomposizione si sceglie Rinnovo, è possibile: rinnovare la scadenza aperta senza effettuare alcuna contabilizzazione; rinnovare una scadenza appoggiata in banca riaprendola contabilmente. Nel primo caso se si seleziona una scadenza aperta, nel passo 5 di 6 è possibile indicare un Importo Rinnovo diverso dall importo della scadenza. Il programma, in questo caso, modifica lo stato della scadenza mettendo Pagata e crea un altra scadenza Aperta per l importo indicato mettendo come Tipo scadenza Rinnovata, ma non viene effettuata alcuna registrazione contabile. Nel secondo caso se si seleziona una scadenza Appoggiata in banca, lo stato della scadenza viene aggiornato da Appoggiata in banca ad Aperta e il Tipo scadenza diventa Rinnovata. In questo caso il programma rileva la registrazione in prima nota riaprendo la scadenza. Operazioni di Insoluto Se nel primo passo dell autocomposizione si sceglie Insoluto è possibile: contabilizzare l insoluto; aggiornare la posizione della scadenza da aperta o appoggiata in banca o impegnata in banca a Insoluta, stampare la lettera di sollecito. 19 di 30

20 Raggruppamento scadenze in PNC Nel quarto passo dell autocomposizione, sono rese disponibili due sezioni, Raggruppamento Registrazioni e Raggruppamento Conti nella registrazione che consentono di definire l iter da seguire per il raggruppamento delle scadenze in Prima Nota Contabile. La sezione Raggr. registrazioni, è utile per definire la base di partenza affinché la gestione Operazioni con scadenze possa effettuare l elaborazione: Per scadenza: viene effettuata una registrazione per ogni scadenza passata in contabilità. Per cliente/fornitore/conto: viene effettuata una registrazione per ogni conto cliente o conto fornitore. Per conto finanziario: viene effettuata una registrazione per ogni conto relativo alla banca alla cassa od al conto finanziario indicato, dipendente dunque dal tipo di pagamento scelto. Per conto effetti: viene effettuata una registrazione per ogni conto effetti, in base alla personalizzazione dei conti per il contratto bancario azienda di ogni scadenza. Registrazione unica: viene effettuata una sola registrazione contabile con i dati di tutte le scadenze passate in contabilità. La sezione Raggr. conti nella registrazione, serve ad indicare il filtro in base al quale raggruppare i conti appartenenti alla stessa registrazione: Per cliente/fornitore: vengono raggruppati in un solo dettaglio tutte le righe che hanno lo stesso conto cliente/fornitore. Se l utente ha deciso di utilizzare la gestione partite, questa voce verrà disabilitata, in quanto non è possibile agganciare più partite alla stessa riga contabile. Per Conto finanziario: vengono raggruppati in un solo dettaglio tutte le righe che hanno lo stesso conto finanziario (banca, cassa, ecc.). Per Conto effetti: vengono raggruppati in un solo dettaglio tutte le righe che hanno lo stesso conto effetto, in base alla personalizzazione dei conti per il contratto bancario azienda di o- gni scadenza. In Anagrafica azienda, attivando la funzionalità Scadenze dal menu Strumenti, vengono visualizzate due sezioni, Raggruppamento Registrazioni e Raggruppamento Conti nella registrazione che consentono di definire l iter di default da seguire per il raggruppamento delle scadenze in Prima Nota Contabile. 20 di 30

21 Selezione dei conti di contropartita su Operazioni con scadenze Nel passaggio dei documenti e delle scadenze in Contabilità i Conti Finanziari vengono letti dalla Gestione Pagamenti presente sulla Anagrafica dell azienda in funzione del tipo di pagamento presente sulla scadenza. Se non è stato impostato alcun conto sulla tipologia di pagamento, la contropartita verrà letta o dai conti automatici o dalla configurazione del contratto bancario associato all azienda. Dall applicazione Attività, filiali e sezionali, nella definizione dei sezionali è possibile indicare un conto specifico per la cassa per importi in contanti, per gli acconti, e per l incasso/pagamento delle rate con un tipo di pagamento che non richiede il conto finanziario della banca. Tale conto avrà la precedenza rispetto a quanto indicato nella Gestione dei Pagamenti e ai conti automatici. Esistono però alcune eccezioni di selezione automatica dei conti a seconda della definizione di due opzioni: Appoggio in banca contabilizzato: indica se l appoggio in banca della rata è stato o meno contabilizzato; Rileva l insoluto/appoggio in prima nota: se attiva l insoluto o l appoggio in banca vengono rilevati in primanota. Nel dettaglio tutte le eccezioni contemplate: Tipo operazione Posizione Note Incassi Pagamenti Insoluti - Aperta o insoluta Appoggio in banca Appoggiata in banca L opzione Appoggio in banca contabilizzato non viene considerata e viene prelevato il conto del Cliente/Fornitore invece di quello degli effetti personalizzati sul contratto bancario dell azienda. Appoggio in banca contabilizzato posto a VERO. Il conto di contropartita viene prelevato dalla personalizzazione del contratto bancario dell azienda in base al tipo di pagamento corrente. Appoggio in banca contabilizzato posto a FALSO. Viene utilizzato il conto del Cliente/Fornitore invece di quello relativo agli effetti personalizzati sul contratto bancario dell azienda. Quest ultima possibilità permette di chiudere il conto del Cliente/Fornitore direttamente all atto dell incasso/pagamento anche se la posizione della scadenza è Appoggiata in banca. Appoggio in banca contabilizzato posta a VERO e Rileva l insoluto in prima nota posto a VERO. In questo caso viene effettuata regolarmente la registrazione contabile dell insoluto. Tale rilevazione contabile avrà luogo solo per quelle scadenze in cui il check Appoggio in banca contabilizzato è posto a VERO. Questo per evitare di registrare su prima nota contabile una rettifica ad un operazione non contabilizzata in precedenza. Appoggio in banca contabilizzato posto a FALSO e Rileva l insoluto in prima nota posto a FALSO. Non viene registrato alcuna operazione in prima nota e non viene neanche modificata la posizione delle scadenze. 21 di 30

22 Rinnovo - Appoggio in banca contabilizzato posto a VERO. In questo caso viene effettuata regolarmente la registrazione contabile del rinnovo. Tale rilevazione contabile avrà luogo solo per quelle scadenze in cui il check Appoggio in banca contabilizzato è posto a VERO. Questo per evitare di registrare su prima nota contabile una rettifica ad un operazione non contabilizzata in precedenza. Appoggio in banca contabilizzato posto a FALSO. L operazione di rinnovo di una scadenza ne genera un altra identica a quella da rinnovare ponendo la Posizione ad Aperta, il Tipo a Rinnovata e l opzione Appoggio in banca contabilizzato nello stato di FALSO. Operazioni con scadenze e riflessi sulla gestione delle partite Se in anagrafica azienda è stata barrata la casella di controllo per la gestione delle partite si possono distinguere i seguenti casi: le scadenze si riferiscono ad un operazione contabile cui è agganciata una partita: verrà effettuato l aggancio alla partita dell operazione; le scadenze si riferiscono ad un operazione contabile cui non è agganciata una partita: verrà creata una partita con i dati della scadenza; le scadenze si riferiscono ad un documento già passato in contabilità cui è agganciata una partita: verrà effettuato l aggancio alla partita del documento; le scadenze si riferiscono ad un documento già passato in contabilità cui non è agganciata una partita: verrà creata una partita con i dati della scadenza; le scadenze si riferiscono ad un documento non ancora passato in contabilità: non viene creata alcuna partita con i dati del documento; la scadenza è stata creata manualmente: verrà creata una partita con i dati della scadenza. 22 di 30

23 Distinta e stampa effetti La distinta di versamento può essere stampata sia da Operazioni con scadenze, che dalla funzionalità a menu Distinta e stampa effetti. In questo secondo caso basta eseguire un ricerca impostando i filtri previsti dall applicazione, quali tipo pagamento, numero e data della distinta, banca azienda, dati delle scadenze. Eseguita la ricerca è possibile, dando doppio click sulla riga della distinta di interesse, stamparla o esportarla. Nel caso si vogliano rimuovere delle scadenze dalla distinta basta selezionarle e premere il pulsante Elimina scadenze. Premendo il pulsante Aggiungi scadenza è possibile aggiungere scadenze a quelle contenute nella distinta. Alla pressione del pulsante viene visualizzata una finestra in cui è possibile effettuare una ricerca delle scadenze da aggiungere. Eseguita la ricerca, se nella scadenza manca il contratto bancario, la riga viene visualizzata in giallo e alla sua selezione appare il messaggio La scadenza corrente non presenta il contratto bancario Cliente/Fornitore. Impostato il contratto bancario e selezionata la scadenza spuntandola, cliccare sul pulsante Aggiungi. La scadenza selezionata viene, così, aggiunta alla distinta. A questo punto è possibile ristampare la distinta utilizzando il pulsante Ristampa effetti. Creazione tracciati elettronici (Ri.Ba., RID, Bonifici) Dall applicazione Distinta e Stampa effetti, è possibile creare il file Ri- Ba se non è stato già stampato da Operazioni con scadenze. Premendo il pulsante Creazione files viene visualizzata una finestra in cui viene riportata la data di emissione, il numero effetto, il tipo di record di testata del tracciato (IB o RB a seconda della banca), se visualizzare subito il file creato e se trasferire il file su un supporto. In tal caso è necessario indicare la destinazione del files. Lettere di sollecito Nella nuova applicazione per la gestione delle lettere di sollecito è possibile ricercare le lettere create dall applicazione Operazioni con scadenze per poter ristampare oppure creare manualmente delle nuove lettere di sollecito scegliendo quali scadenze includere. Come per le distinte di versamento è possibile eliminare o aggiungere scadenze alla lettera di sollecito e quindi poi stampare o esportare in uno dei formati disponibili. 23 di 30

24 IVA ad esigibilità differita (DL 185/2008) Con l emanazione del decreto attuativo dell articolo 7 del DL 185/2008 è stato definitivamente introdotto il meccanismo denominato IVA per cassa. Secondo questo nuovo meccanismo l IVA derivante dalla vendite andrà versata al momento dell effettivo incasso della fattura e l IVA derivante dagli acquisti potrà essere detratta al momento dell effettivo pagamento. L IVA diventa comunque esigibile dopo un anno dalla effettuazione dell operazione, ad eccezione del caso in cui una delle controparti sia stato assoggettato a procedure concorsuali o esecutive. Le operazioni con IVA ad esigibilità differita concorrono a formare il volume di affari e partecipano alla determinazione del pro-rata. Potranno avvalersi di questo meccanismo i contribuenti che esercitano attività d impresa, arti e professioni che hanno avuto nell anno solare precedente un volume di affari non superiore a 200mila euro, e deve trattarsi di cessioni di beni o prestazioni di servizi effettuate verso clienti soggetti passivi d imposta (sono esclusi quindi i privati). Il meccanismo dell IVA per cassa vale solo se sulla fattura viene riportato espressamente che si tratta di un operazione con IVA ad esigibilità differita. Se in possesso dei necessari requisiti in termini di fatturato, può essere emessa una fattura recante la menzione IVA ad esigibilità differita ex art. 7 Dl 185/2008, la fattura va registrata in contabilità ma non viene versata l IVA. Il cliente provvede al pagamento della fattura ed esercita di conseguenza la detrazione. In mancanza di pagamento, l Iva diventa comunque esigile dopo un anno dalla effettuazione dell operazione, salvo che il cliente sia stato assoggettato a procedure concorsuali o esecutive. Il cliente riceve la fattura, la registra, ma non può detrarre l IVA. Ricevuto il pagamento della fattura, si provvede al versamento dell imposta Fonte: Il Sole 24 Ore Creare una fattura vendita o di acquisto con IVA ad esigibilità differita Per creare una fattura con IVA ad esigibilità differita, e per i documenti di vendita esporre esplicitamente nella stampa del documento di vendita la menzione dell articolo di legge, è sufficiente selezionare l opzione IVA in sospensione visibile sulla sezione di testata del documento. La stessa opzione è disponibile anche sulle applicazioni per la gestione degli ordini e delle offerte/preventivi, pertanto i documenti creati a partire da questi tipi di documento riporteranno la selezione effettuata in origine. Permane però sempre la possibilità di poter entrare in variazione del documento di vendita creato ed operare qui una selezione differente da quella effettuata in origine. Se con un cliente in particolare si vuole applicare questo meccanismo su tutti i documenti a lui riferiti è possibile predefinire l opzione IVA in sospensione sulla scheda Fatturazione dell anagrafica del cliente. Impostata questa opzione sull anagrafica del cliente, ogni volta che verrà creato un documento per questo cliente verrà proposto automaticamente come selezionata l opzione IVA in sospensione, resta comunque poi libera la facoltà di poter deselezionare l opzione sul documento per emettere così di fatto un documento con IVA ad esigibilità immediata. 24 di 30

25 Dalla gestione Anagrafiche, scheda Anagrafica, è poi possibile specificare se l anagrafica è un Ente pubblico o meno. Selezionata quest opzione e abbinata a quella di IVA in sospensione, verrà riportata una nota differente nella stampa dei documenti di vendita rispetto a quella necessaria per i clienti che non sono enti pubblici. Dalla scheda Scadenze dell anagrafica, invece, è possibile specificare l opzione Soggetto a procedure concorsuale o esecutive, utile per escludere le scadenze associate all anagrafica dalle operazioni di incasso o pagamento. Conti IVA del piano dei conti Dall anagrafica azienda, Strumenti\Contabilità\Conti automatici scheda numero 6, è possibile definire quali sono i conti IVA per gli acquisti e per le vendite da utilizzare per la contabilizzazione delle fatture ad esigibilità differita. Contabilizzare una fattura con IVA ad esigibilità differita Per contabilizzare automaticamente una fattura con IVA ad esigibilità differita con la funzionalità Contabilizza Fattura di vendita oppure Contabilizza Fattura di acquisto (Contabilità), non è necessario fare nulla di differente rispetto a quanto viene fatto per le fatture emesse in regime IVA ordinario. Il software riconosce automaticamente i documenti con IVA differita e crea la registrazione in prima nota utilizzando la causale specifica per questo tipo di documenti. E possibile verificare o cambiare la causale utilizzata, cliccando sul pulsante Personalizza causali presente sull ultimo passo dell autocomposizione di contabilizzazione dei documenti in contabilità. Queste registrazioni verranno riepilogate sia sui registri IVA che sulla liquidazione IVA, ma su quest ultima non concorreranno alla determinazione del debito IVA. Il debito IVA derivante da questo tipo di operazioni verrà considerato nel momento in cui verrà effettuata la registrazione di incasso delle scadenze. 25 di 30

26 Incassare una fattura con IVA ad esigibilità differita L incasso delle fatture emesse con Iva ad esigibilità differita va effettuata adoperando la funzionalità Operazioni con scadenze o Nuovo Incasso, disponibile a menu, o dall omonima funzionalità su Registrazioni di Prima nota. Da qui, individuate le scadenze da incassare, è possibile specificare poi al passo 4 la causale contabile da utilizzare per l incasso delle fatture con Iva ad esigibilità differita. La causale, Incasso IVA Sospesa, viene proposta in automatico, può comunque essere variata con un alta configurata opportunamente (vedere immagini). Nel passaggio di anteprima della registrazione viene visualizzato l elenco delle scadenze selezionate precedentemente e da qui è possibile decidere per le scadenze relative a fatture con Iva ad esigibilità differita se effettuare l incasso completo (contabile e IVA) oppure solo l incasso di tipo IVA: a) selezionando incasso completo, verranno effettuate due registrazioni di prima nota, la prima valida solo ai fini IVA e utile per far concorrere il documento al debito IVA, la seconda relativa all incasso della scadenza e al giroconto dal conto IVA in sospensione al conto IVA a debito; b) selezionando incasso solo IVA, invece, verranno sempre effettuate due registrazioni ma sulla seconda sarà presente solo il giroconto dal conto IVA in sospensione al conto IVA a debito e non quello relativo alla chiusura del conto cliente. 26 di 30

27 Contabilizzare una fattura acquisto con IVA differita Per contabilizzare una fattura di acquisto con IVA ad esigibilità differita è sufficiente registrare in prima nota contabile la fattura utilizzando la causale Fattura acquisto sospesa e in genere una causale configurata opportunamente (vedere immagine). Come per le fatture di vendita, queste registrazioni verranno riepilogate sia sui registri IVA che sulla liquidazione IVA, ma su quest ultima non concorreranno alla determinazione del credito IVA. Il credito IVA derivante da questo tipo di operazioni verrà considerato nel momento in cui verrà effettuata la registrazione di pagamento delle scadenze. Al salvataggio della registrazione di acquisto verrà creata la scadenza che potrà poi essere pagata totalmente o parzialmente adoperando la funzionalità Operazioni con scadenze, o Nuovo Pagamento, disponibile a menu (Acquisti). Nel caso in cui siano stati creati ordini a fornitore e su questi sia stata selezionata l opzione IVA in sospensione visibile sulla sezione di testata dell ordine, le fatture di acquisto da qui create potranno essere contabilizzate automaticamente adoperando la funzionalità Contabilizza Fattura di acquisto (Contabilità). Come già visto per le vendite, il software riconosce automaticamente i documenti con IVA differita e crea la registrazione in prima nota utilizzando la causale specifica per questo tipo di documenti. E possibile verificare o cambiare la causale utilizzata, cliccando sul pulsante Personalizza causali presente sull ultimo passo dell autocomposizione di contabilizzazione dei documenti in contabilità. Pagare una fattura acquisto con IVA ad esigibilità differita Il pagamento delle fatture ricevute con Iva ad esigibilità differita va effettuata adoperando la funzionalità Operazioni con scadenze o Nuovo Incasso, disponibile a menu, o dall omonima funzionalità su Registrazioni di Prima nota. Da qui, individuate le scadenze da pagare, è possibile specificare poi al passo 4 la causale contabile da utilizzare per il pagamento delle fatture con Iva ad esigibilità differita. La causale viene proposta in automatico, può comunque essere variata con un alta configurata opportunamente (vedere immagini). 27 di 30

28 Come per le scadenze delle fatture vendita, al passo 5 viene visualizzato l elenco delle scadenze selezionate precedentemente e da qui è possibile decidere per le scadenze relative a fatture con Iva ad esigibilità differita se effettuare il pagamento completo (contabile e IVA) oppure solo il pagamento di tipo IVA: a) selezionando incasso completo, verranno effettuate due registrazioni di prima nota, la prima valida solo ai fini IVA e utile per far concorrere il documento al credito IVA, la seconda relativa al pagamento della scadenza e al giroconto dal conto IVA in sospensione al conto IVA a credito; b) selezionando incasso solo IVA, invece, verranno sempre effettuate due registrazioni ma sulla seconda sarà presente solo il giroconto dal conto IVA in sospensione al conto IVA a credito e non quello relativo alla chiusura del conto fornitore. Incassare/pagare documenti ad esigibilità differita direttamente da Prima nota E possibile effettuare tutte le operazioni sopra descritte relative ad incassi e pagamenti direttamente dalla funzionalità Registrazioni di prima nota. Per farlo è sufficiente selezionare una delle causale configurate per l incasso o il pagamento delle fatture con IVA ad esigibilità differita e dal menu o dalla barra degli strumenti avviare la voce Operazioni con scadenze. Da qui in poi sarà possibile selezionare le scadenze relative a fatture con IVA ad esigibilità differita ed effettuare la contabilizzazione e la chiusura automatica della scadenze. Incassare/pagare parzialmente documenti ad esigibilità differita E possibile incassare o pagare una parte del documento, ad esempio una sola delle rate della scadenza oppure una parte dell importo del totale documento. L incasso o il pagamento parziale determinerà la competenza dell IVA, su registri e liquidazione, in proporzione all importo incassato o pagato. Note di credito con IVA ad esigibilità differita Per quanto riguarda le note di credito con IVA ad esigibilità differita, sia note credito emesse su clienti che quelle ricevute da fornitori, valgono le stesse indicazioni illustrate per la registrazione delle fatture di acquisto e di vendita che per la gestione di incassi e pagamenti, l unica differenza consiste nelle causali da utilizzare per registrare in prima nota le note di credito. Riportiamo qui di seguito la configurazione delle causali per le note credito a cliente e da fornitore e il relativo incasso. 28 di 30

29 Le causali Incasso automatico e Pagamento automatico indicate come causali concatenate nelle causali di incasso e pagamento, sono delle causali già disponibili. Se non fossero presenti è sufficiente creare delle nuove causali di tipo contabile e specificare nella scheda Collegamenti e concatenamenti la funzionalità collegata Incassi e pagamenti automatici. Stampa di controllo da Scadenzario Dalla funzionalità Scadenzario (Menu Vendite\Scadenze), è possibile utilizzare una stampa specifica per poter monitorare la situazione delle scadenze derivate da documenti di acquisto e di vendita con Iva ad esigibilità differita. Il report di stampa disponibile dalla stampa Scadenzario si chiama Iva in sospeso. 29 di 30

30 Funzioni di servizio Aggiorna scadenze Questa funzionalità permette di aggiornare alcuni dati relativi a una o più scadenze contemporaneamente senza dover richiamare ogni singola scadenza apoortare le modifiche e salvare. Avviata la funzionalità si apre una maschera in cui inserire i filtri per la ricerca delle scadenze da aggiornare. Inseriti i filtri di ricerca basta cliccare sul pulsante Esegui la ricerca. A questo punto verrà visualizzato l elenco delle scadenze filtrate e si abiliterà la sezione in basso per l inserimento dei Dati con cui aggiornare le scadenze. E sempre possibile escludere le scadenze da non aggiornare rimuovendo la spunta. Inseriti i dati della banca o della posizione scadenza, oppure attivata la casella di controllo Raggruppamento scadenze o Aggiorna data valuta, basta premere il pulsante Aggiorna perché i dati indicati vengano riportati nelle scadenze selezionate. Per ciascuna rata è possibile, inoltre, visualizzare informazioni aggiuntive e modificare la banca cliente. Alla pressione del pulsante Altri dati, infatti, compare una finestra in cui sono visualizzati alcuni dati non modificabili, quali Importo scadenza, Data scadenza e Banca azienda, e altri modificabili quali Importo Pagato, Data Pagamento e Banca Cliente/Fornitore. A quest ultimo campo è agganciata la funzione di Esegui Gestione che permette di avviare l anagrafica clienti / fornitori per apportare eventuali modifiche. 30 di 30