PROCEDURA DI GESTIONE RI.BA.

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1 Sede Legale: Via Domenico Millelire, Milano (MI) Reg. Imprese di Milano R.E. A Cap. Sociale: ,00 I.V. Sede Amministrativa: Via Pio La Torre, Roncadelle (BS) Part. IVA e Codice Fiscale: Tel Fax Fax Internet Roncadelle, Settembre 2016 PROCEDURA DI GESTIONE RI.BA. FASE INIZIALE Passi da seguire al primo utilizzo e/o ogni volta che inserite delle nuove condizioni di pagamento sui clienti Gestione Tabella Codice di Pagamento (scelta 11/2/1/2) Ricordatevi che per le condizioni con pagamento RIBA dovete impostate: a. il numero delle rate (da 1 a 12 rate); b. i giorni da calcolare per la prima rata; c. la cadenza delle rate, ovvero quanti giorni devono passare dalla prima rata alla successiva; d. il flag S (fine mese) se dopo aver calcolato la prima rata bisogna portare la scadenza alla fine del mese (es. Pag.30 gg.fm. data fattura; se la fattura si riferisce al 12/01/2013 il calcolo dei 30 giorni cadrà al 12/02/2013 ma poichè abbiamo impostato il flag = S la data di scadenza sarà 28/02/2013); e. il flag D (da fine mese) se i giorni si devono calcolare dalla fine del mese di competenza della fattura (es. Pag.45 gg. da fm. data fattura; se la fattura si riferisce al 12/01/2013 il calcolo dei 45 giorni partirà dal 31/01/2013 quindi la data di scadenza sarà 15/03/2013); f. il flag G (giorno fisso) se la data di scadenza si calcola dalla data della fattura (es. Pag.30 gg. data fattura fisso al 10; se la fattura si riferisce al 07/01/2013 il calcolo dei 30 giorni cadrà al 07/02/2013 quindi la data di scadenza sarà 10/02/2013. Nel caso in cui i 30 giorni cadranno in una data successiva al 10 del mese, la scadenza sarà calcolata al 10 del mese successivo); g. il flag N se la data di scadenza si calcola dalla data della fattura (es. Pag.30 gg. data fattura; se la fattura si riferisce al 12/01/2013 il calcolo dei 30 giorni cadrà al 12/02/2013); h. sconto pagamento: impostate questo sconto solo se si emettono fatture immediate dal Programma Gestionale; i. spese incasso: impostate l importo che si vuole addebitare direttamente in Fattura Immediata (previa conferma delle spese sull ordine) emessa dal Gestionale o Fattura Riepilogativa da D.D.T. emessi dal Programma Gestionale o dai terminali portatili di tentata vendita; j. impostate la R per l emissione delle RIBA, L per l emissione dei RID; k. impostate la S se volete emettere un solo effetto (anche se con più scadenze) che accumula tutte le fatture emesse per il cliente, a parità di scadenza. 1

2 Gestione Tabella Banche (scelta 11/2/1/3) a. Modificate SOLO la propria banca di appoggio (dove Voi presentate le RIBA) inserendo il codice SIA, ABI e CAB dove richiesto. b. Impostate sul campo Modulo Ricevuta Bancaria il nome RBRIBA seguito da spazi (nel caso in cui si vogliono emettere i RID bisogna specificare RBRID anziché RBRIBA e caricare tutti i dati richiesti dalla maschera delle banche: Collegamento Piano dei Conti, Numero del C/C bancario, ISO, CIN, CIN1). Secondo il tracciato SEPA a partire dal 1 febbraio 2016 per gli ordini di bonifico (RID) è necessario inviare il file in formato xml, quindi il valore che deve assumere tale campo è RIDXML. c. Per i RID da inviare secondo il nuovo tracciato SEPA è necessario impostare il CUC (Codice Unico CBI) e Identificativo Creditore. Il CUC (Codice Unico CBI) è un codice assegnato dalla banca a ciascuna azienda. Il codice Identificativo Creditore individua il soggetto all interno della SEPA e potete richiederlo alla vostra banca. Per l Italia è composto da IT + 2 cifre di controllo + 3 caratteri che identificano il comparto aziendale + il codice fiscale dell azienda su 16 caratteri. Quello che voi dovrete compilare sono i caratteri IT + 2 cifre di controllo + 3 caratteri che identificano il comparto aziendale, il codice fiscale verrà recuperato dalla scelta 11/2/9 Cambia Dati Ditta. Su ogni cliente impostate: a. La Banca di Appoggio (assicuratevi di aver trascritto sulla banca del cliente almeno il codice ABI e il CAB); b. La Condizione di Pagamento del cliente con tipologia di pagamento uguale ad R o L ; c. Per RID da inviare secondo il nuovo tracciato SEPA: è necessario indicare oltre alla data mandato, già richiesta per il vecchio tracciato, l id mandato nella finestra proposta dopo aver impostato il codice di pagamento. In automatico il programma lo compone in questo modo: codice cliente, quindi se già è corretto come impostato automaticamente non sarà necessario andare ad inserirlo. A tale codice poi in fase di preparazione del file verrà anteposto il codice SIA della banca utilizzata per la presentazione dei RID, quindi se volete inserirlo manualmente dovrete indicare i caratteri dal 6 al 22. Esempio codice cliente : L id mandato è formato da 22 caratteri: 2

3 FASE OPERATIVA (da eseguire ogni volta che si vogliono emettere le RI.BA.) Generazione RB dalle Partite (scelta 6/6/10) Accedere al programma e specificare: a. il periodo di cui si vuole generare le RIBA (tipicamente un mese); b. il codice cliente di cui si vuole generare la RIBA, specificare 0 (zero) per generare le RIBA di tutti i clienti; c. la tipologia di estrazione R per le RIBA, oppure O per gli ordini di bonifico (RID); d. il codice di pagamento usato dai clienti di cui si vuole emettere le RIBA, specificando 0 (zero) il programma estrarrà tutte le condizioni di pagamento RIBA; e. la data di calcolo (tipicamente la data del giorno). f. Se volete escludere dal calcolo delle RIBA le note di credito emesse sul cliente digitate S sul campo Si devono escludere le Note Credito (S/N): ; g. Se volete escludere dal calcolo delle RIBA gli insoluti del cliente digitate S sul campo Si devono escludere gli Insoluti (S/N): ; h. specificando una banca di appoggio presente sui clienti nel campo Ns Banca di Appoggio saranno generate le RIBA solo per i clienti che hanno tale codice su tale campo. Tramite i programmi di Inserimento Nuovi Effetti (scelta 6/6/1) e Variazione Annullamento Effetti (scelta 6/6/2) è possibile integrare/modificare/annullare tutti gli effetti presenti nell archivio, comprese le date di scadenza e gli importi. Stampa Distinta per la Banca (scelta 6/6/5) E necessario specificare: a. la Vs. banca dove appoggerete l emissione delle RIBA; b. il valore delle RIBA che volete appoggiare su tale banca, specificando una cifra altissima il programma le emetterà tutte su tale banca; c. il mese di fatturazione, specificando un mese di fatturazione il programma genererà le RIBA solo per le fatture che hanno tale mese, le altre saranno scartate; specificando lo 0 (zero) il programma genererà tutte le RIBA presenti nell archivio; d. data di presentazione (solitamente la data del giorno di presentazione). Preparazione Dischetto RIBA/RID (scelta 6/6/6) Il programma preparerà il file da inviare alla Banca. Tale file riporterà i valori specificati nella stampa distinta per la banca (effettuata dalla scelta 6/6/5). Contabilizzazione Effetti (scelta 6/6/8) E necessario confermare i valori proposti dal programma e chiuderà ogni fattura/nota credito con l emissione del documento sia sulle partite aperte che in contabilità. Nell elenco delle partite per cliente (F7 sull anagrafica cliente oppure scelta 5/1/2) le partite relative ai documenti di cui si è emessa la RIBA saranno riportate con il saldo a zero. Per azzerare tali partite dovrete eseguire il programma Eliminazione Partite Pareggiate (scelta 5/3/1). Se avete più di una banca dove appoggiare le RIBA dovrete ricominciare dalla Stampa Distinta per la Banca assicurandovi sempre di aver contabilizzato la precedente emissione RIBA. Nel caso in cui sulla nuova stampa distinta per la banca doveste trovare come primo cliente il primo cliente presente sulla distinta precedentemente stampata, vorrà dire che non avete contabilizzato le RIBA della precedente emissione. 3

4 REGISTRAZIONE EFFETTI INSOLUTI FASE INIZIALE (passi da seguire al primo utilizzo) Personalizzazione Conti Contabili 2 (11/9/2/2) Impostate sul campo 18) Conto Insoluti Clienti: il conto relativo alla registrazione delle spese di insoluto. Causali Contabili (scelta 11/2/2) Creare, se non già presente, una causale contabile per gli insoluti impostando i seguenti parametri: Codice Causale...: x RIBA insolute (dove x è il codice della causale) Tipo Registrazione...: 8 Insoluto Tipo Reg.IVA...: 6 Insoluto da Cliente (no IVA) Creare, se non già presente, una causale contabile per le spese insoluto impostando i seguenti parametri: Codice Causale...: x Spese Insoluti (dove x è il codice della causale) Tipo Registrazione...: 9 Operazione Tradizionale Tipo Reg.IVA...: 9 Fuori Campo IVA Attivando una specifica licenza è possibile scegliere: a. se registrare gli insoluti per singolo cliente. E possibile, cioè, scegliere se: 1. effettuare una registrazione unica di insoluto contenente tutti i clienti su cui deve essere registrato l insoluto; 2. effettuare tante registrazioni quanti sono i clienti su cui si vuole registrare l insoluto (tale opzione è di default impostata sulla registrazione unica di insoluto contenente tutti i clienti su cui si vuole registrare l insoluto); b. se registrare le spese di insoluti per singolo cliente. E possibile, cioè, scegliere se: 1. effettuare un unica registrazione con le spese divise per cliente; 2. effettuare un unica registrazione con il solo totale delle spese di insoluto (tale opzione è di default impostata sulla registrazione unica con il solo totale delle spese di insoluto); 3. aggiungere le spese di insoluto all importo della fattura sul conto del cliente; 4. effettuare un unica registrazione con le spese divise per cliente e successivamente addebitare le spese sulla prima fattura emessa successivamente alla registrazione dell insoluto. c. da quanti mesi prima della data di scadenza impostata nel programma di registrazione degli insoluti è necessario effuare la ricerca delle Ri.Ba. (tale opzione è di default impostata a 18 mesi). d. da quanti mesi prima della data del documento deve essere effettuato il calcolo per l addebito in fattura delle spese di insoluto (tale opzione è di default impostata a 6 mesi). Questo dato viene considerato esclusivamente se si è scelto il punto b.4. Per modificare tali default sarà necessaria l attivazione della licenza, che dovrà essere richiesta alla software house. 4

5 FASE OPERATIVA (passi da seguire ogni volta che devono essere registrati degli insoluti) Registrazione RIBA Insolute (scelta 5/3/10) Qualora il cliente non paghi il debito entro la scadenza della Ri.Ba., si prefigura la situazione di insoluto. Sarà quindi necessario eseguire il procedimento di registrazione delle Ri.Ba. insolute. Il programma chiederà di impostate la data di scadenza Ri.Ba., in modo da poter selezionare solo quelle Ri.Ba. la cui scadenza corrisponde a quella impostata. Per selezionare le Ri.Ba. è possibile seguire due procedure: 1) premere il tasto F10 (Seleziona Ri.Ba.): permette di selezionare più Ri.Ba. per poterle poi registrare come insolute. La finestra che si presenta premendo F10 contiene le seguenti informazioni raggruppate per data scadenza (impostata precedentemente): Cliente Ragione Sociale Num.RIBA Data Scadenza Valore RIBA CLIENTE /04/ , CLIENTE /04/ , CLIENTE /04/ , CLIENTE /04/ , CLIENTE /04/ ,00 C)ontinua, R)icomincio, F)ine, Num.Riga C TOTALE DELLE RIBA SELEZIONATE: In questa finestra sarà possibile selezionare, impostando il numero della riga selezionato, le Ri.Ba. da registrare come insolute. Ogni volta che si seleziona una riga verrà aggiornato il totale delle Ri.Ba. selezionate e quelle selezionate verranno visualizzate con un * (asterisco rosso). Esempio: Cliente Ragione Sociale Num.RIBA Data Scadenza Valore RIBA * CLIENTE /04/ ,00 * CLIENTE /04/ ,00 * CLIENTE /04/ ,00 * CLIENTE /04/ ,00 * CLIENTE /04/ ,00 C)ontinua, R)icomincio, F)ine, Num.Riga C TOTALE DELLE RIBA SELEZIONATE: +1,047,00 Una volta terminata la selezione, premento F (Fine), verranno aggiunte all elenco delle Ri.Ba. insolute da contabilizzare quelle selezionate; 2) impostate il codice cliente e successivamente sul campo Ri.Ba premendo il tasto F6 (Lista Ri.Ba.) verrà visualizzato l elenco delle Ri.Ba. del cliente che hanno come data di scadenza quella impostata. Una volta selezionata la Ri.Ba. interessata sarà necessario confermare l insoluto in modo da aggiungerla all elenco delle Ri.Ba. insolute da contabilizzare. Per stampare l elenco delle Ri.Ba. insolute è necessario premere il tasto F3 e alla richiesta Confermi Stampa? digitare S. 5

6 Per procedere alla contabilizzazione delle Ri.Ba. insolute è necessario premere il tasto F2 e alla domanda Confermi Contabilizzazione? digitare S. Selezionare quindi l anno in cui si desidera contabilizzare gli insoluti e impostate i seguenti dati: a. Data Contabilizzazione Insoluti: indicare qui la data con la quale verrà registrato l insoluto in contabilità; b. Importo Spese di Insoluto per Effetto: su questo campo è necessario impostate l importo unitario addebitato dalla banca per ogni singolo effetto. Il programma poi calcolerà il totale delle spese di insoluto moltiplicando l importo inserito per il numero di effetti insoluti (esempio: numero effetti insoluti 4, importo spese insoluto 3,25, totale delle spese insoluto 13,00); c. Causale Contabile Insoluti: inserire la causale contabile creata per la registrazione degli insoluti all interno della scelta 11/2/2; d. Causale Contabile Spese di Insoluto: inserire la causale contabile creata per la registrazione delle spese di insoluto all interno della scelta 11/2/2; e. Banca di appoggio: inserire la banca su cui dovrà essere registrato l insoluto; f. Conto Contabile Spese di Insoluto: verrà impostato il conto inserito sul campo 18 della scelta 11/9/2/2. Visualizzazione Insoluti (scelta 11/7/7) In tale programma sarà possibile visualizzare gli insoluti registrati dalla procedura di contabilizzazione degli effetti insoluti. SPECIFICHE IN CASO DI ADDEBITO SPESE DI INSOLUTO IN FATTURA (punto b.4.) Personalizzazione Conti Contabili 3 (scelta 11/9/2/9) Impostate sul campo 14) Recupero Spese Insoluto.: il conto relativo alla registrazione del recupero spese di insoluto, che verrà utilizzato per la contabilizzazione delle fatture su cui è presente l addebito delle spese di insoluto. Personalizzazione Impostazioni 4 (PARAM3) (scelta 11/9/2/x) Impostate sul campo 14) Cod.IVA Spese Insol: il codice IVA da utilizzare per la registrazione delle spese di insoluto addebitate al cliente in fattura. Gestione Tabella BANCHE (scelta 11/2/1/3) Poiché le spese di insoluto potrebbe variare a seconda della banca, impostate sulle banche utilizzate per l emissione delle Ri.Ba. il costo unitario delle spese di insoluto da addebitare in fattura (campo Costo Unitario Spese Insoluto: ). Anagrafiche Clienti Fatturazione (scelta 4/1/1) Dopo aver impostato il codice del cliente, premendo il tasto F4 è possibile scegliere se addebitare automaticamente le spese di insoluto (campo Addebito Autom. Spese Insoluto(S/N): ). Tale opzione di default è a S, quindi in fase di acquisizione ordini da terminalini/ipad e in fase di fatturazione riepilogativa il programma addebiterà le spese di insoluto; se impostato a N il programma non addebiterà mai le spese di insoluto. Questo campo è utilizzato dalla gestione insoluti solo per i programmi automatici su cui l operatore non può intervenire volontariamente. Inserimento/Variazione Ordini (scelta 6/1/1) In fase di inserimento di un ordine con tipo documento F, il programma chiederà, indipendentemente da quanto impostato in anagrafica cliente, se si vogliono addebitare le spese 6

7 di insoluto. Nel caso in cui si scelga di addebitarle, verrà proposto il valore delle spese da addebitare in base a quanto impostato sulla banca utilizzata per l emissione delle Ri.Ba., valore che sarà possibile modificare. Inoltre è sempre possibile ricalcolare le spese di insoluto da addebitare in fattura premendo il tasto F7 alla conferma dell ordine. Stampa delle fatture sia immediate sia differite L informazione relativa all addebito delle spese di insoluto sui documenti fiscali viene riportata subito sotto l elenco degli articoli con la dicitura Recupero Spese di Insoluto e con l indicazione dell imponibile e dell aliquota IVA applicata. Di seguito un esempio di stampa in grafica del dettaglio di una fattura immediata in cui viene riportato l addebito delle spese di insoluto: 7