MANUALE UTENTE BACK CATERING MANAGEMENT

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1 MANUALE UTENTE BACK CATERING MANAGEMENT Back Catering Management new.doc Pag. 1 di 50

2 Indice Log-In... 3 Profilo Amministratore... 6 User Management... 7 Creazione Firma Back Catering... 8 Modifica Firma Back Catering... 9 Cancellazione Firma Back Catering Ricerca Firma Back Catering Telex Management Inserimento Indirizzo Telex Modifica Telex Back Catering Cancellazione Telex Back Catering Management Inserimento Indirizzo Modifica Back Catering Cancellazione Back Catering Profilo Super User User Management Creazione Firma Back Catering Modifica Firma Back Catering Cancellazione Firma Back Catering Ricerca Firma Back Catering Telex Management Inserimento Indirizzo Telex Modifica Telex Back Catering Cancellazione Telex Back Catering Management Inserimento Indirizzo Modifica Back Catering Cancellazione Back Catering Profilo Operatore Gestione Pasti Back Catering in Modalità SABRE Meals Management Ricerca dei Voli per l'ordinazione dei Pasti Inserimento dei Pasti Back Catering Gestione Pasti Back Catering in Modalità senza SABRE Inserimento dei Pasti Back Catering Display Survey Meal Back Catering Management new.doc Pag. 2 di 50

3 Log-In L'applicazione WEB del Back Catering, può essere richiamata tramite l indirizzo Intranet " " o quello Internet " ", l'accesso è permesso solamente agli utenti autorizzati e le firme (User e Password) gestite nell applicazione sono quelle di rete aziendale. Per poter richiedere l autorizzazione ad accedere all applicazione l utente deve essere già in possesso di una User e Password di rete aziendale. Esistono tre differenti profili di accesso: a) Operatore Il profilo di Operatore viene assegnato ad un utente Alitalia o ad un Handler esterno e le sue funzioni sono legate unicamente alla gestione, sugli Scali di competenza, dell'ordinazione dei Pasti verso il Fornitore/Scalo che eroga il servizio di Back Catering. b) Super User Il profilo di Super User viene assegnato ai Capi Scalo ed oltre ad avere le funzioni dell Operatore, ha in gestione, per gli Scali di propria competenza, le Firme degli Operatori e quella degli Indirizzi Telex ed E- mail. c) Amministratore La funzione principale del profilo Amministratore è la gestione delle firme dei Capi Scalo (Profilo Super User) e quella degli Indirizzi Telex/ per quello che riguarda i Fornitori e viene assegnato rispettivamente ai Coordinatori Scali Estero e alla linea degli Acquisti Catering. Ci sono diverse figure che gestiscono le firme sull applicazione secondo il profilo al quale è necessario farsi abilitare: a) Operatore Le firme con profilo Operatore sono gestite direttamente dai Capi Scalo di competenza. b) Super User Le firme con profilo Super User sono gestite dal Coordinatore Scalo Estero di competenza. c) Amministratore Le firme con profilo Amministratore sono gestite dal Responsabile dei Coordinatori Scalo Estero. Una volta inserita nel Back Catering, la firma è autorizzata alle varie funzioni previste nel profilo di accesso. Back Catering Management new.doc Pag. 3 di 50

4 In Figura 1 è visualizzata la maschera del Log-in: Figura 1 - Log-in Back Catering Management Inserire nel campo "User" il Dominio di appartenenza e la Firma (coincide sempre con la firma di Rete Aziendale) nel Formato ' Dominio\Firma' (es. USER\CA000000) e nel campo "Password" la password di Rete Aziendale. Una volta impostati i parametri di accesso premere il pulsante "LOG-IN" per accedere alla Home Page del Back Catering. Back Catering Management new.doc Pag. 4 di 50

5 In figura 2 è mostrato un esempio di digitazione dei parametri di accesso: Figura 2 Impostazione parametri di accesso al Back Catering Dalla Maschera del Log in è possibile accedere al Back Catering in due Modalità differenti: Modalità con SABRE: Modalità di accesso Standard (senza la selezione del flag Meals Management without SABRE ) che prevede l'inserimento e l'ordinazione dei Pasti tramite l'ausilio del Sistema SABRE nella verifica, ricerca e reperimento dei dati del Volo e delle Prenotazioni presenti per singola classe con il dettaglio dei pasti Speciali ove presente. N.B. L'inserimento dei pasti è dipendente dalla disponibilità temporale dei dati sul Sistema SABRE. Qualora l ordinazione non viene eseguita in tale lasso di tempo, non essendoci più dati in SABRE, la ricerca del Volo tramite l'applicazione WEB del Back Catering non produce risultati e di conseguenza non è più possibile procedere all'inserimento con questa modalità. Per la gestione dei Pasti del Back Catering è sempre consigliato utilizzare questa modalità. Modalità senza SABRE: Modalità di accesso straordinaria (con selezione del flag Meals Management without SABRE ), che prevede l'inserimento e l'ordinazione dei Pasti senza l'ausilio, e di conseguenza, senza i controlli del Sistema SABRE. È necessario utilizzare questa modalità nel caso si sta effettuando un inserimento Pasti per Voli già operati nei giorni precedenti (comunicazione al Fornitore avvenuta al di fuori dell'applicazione WEB) o in casi eccezionali, e per i quali è comunque necessario inserire i dati nell applicazione al fine di alimentare correttamente il Sistema contabile SAP. Nella parte dedicata al Profilo Operatore del presente manuale vengono descritte in dettaglio le differenze delle due modalità di accesso al Back Catering. Back Catering Management new.doc Pag. 5 di 50

6 Profilo Amministratore In Figura 3 è visualizzata la Home Page del Profilo di Amministratore Figura 3 - Home Page Profilo Amministratore Back Catering Management new.doc Pag. 6 di 50

7 User Management La selezione User Management permette di: Inserire nuove Utenze Modificare Utenze già esistenti Cancellare Utenze non più valide Ricercare Utenze esistenti In Figura 4 la schermata User Management: Figura 4 - Pagina User Management Back Catering Management new.doc Pag. 7 di 50

8 Creazione Firma Back Catering Per la creazione di una nuova Firma alimentare i campi nella sezione "Insert New User" come descritto di seguito: User: Inserire la Firma di Rete Aziendale dell'utente. N.B. Requisito di base per l'inserimento di una firma sul Back Catering è che l'utente deve già essere in possesso di una firma di Rete Aziendale. User Notes: Inserire una descrizione identificativa della firma che si sta inserendo User Profile: Selezionare dal menu a tendina il Profilo da associare alla Firma. Il Profilo Amministratore è abilitato a creare tutti i tipi di User Profile (ADMINISTRATOR, SUPER USER, OPERATOR) ma è utilizzato essenzialmente per abilitare i Capi Scalo al SUPER USER. Airport Code: Selezionare dal menu a tendina lo Scalo su cui l'utente deve essere abilitato all'inserimento/ordinazione dei Pasti. Il Profilo Amministratore è abilitato a creare firme su qualsiasi Scalo. In Figura 5 un esempio di compilazione campi per la creazione di una Firma Back Catering: Figura 5 - Sezione Insert New User Premere il pulsante ' INSERT ' per finalizzare la creazione della nuova Firma. In Figura 6 il messaggio di conferma dell'inserimento della Firma: Figura 6 Back Catering Management new.doc Pag. 8 di 50

9 Modifica Firma Back Catering Per la modifica di una Firma esistente, dalla griglia di riepilogo, posizionarsi sulla colonna "Modify" della firma interessata e premere il pulsante di Modifica. I dati vengono richiamati nella sezione "Modify User" da dove è possibile procedere alle modifiche dei campi 'User Notes', 'User Profile', 'Airport Code'. Il profilo Amministratore è abilitato a modificare qualsiasi firma che risiede sull applicazione Back Catering. In Figura 7 un esempio di modifica dei campi di una Firma Back Catering: Figura 7 - Sezione Modify User Premere il pulsante ' UPDATE ' per rendere effettive le modifiche. In Figura 8 il messaggio di conferma della modifica della Firma: Figura 8 Back Catering Management new.doc Pag. 9 di 50

10 Cancellazione Firma Back Catering Per la cancellazione di una Firma, dalla griglia di riepilogo, posizionarsi sulla colonna "Delete" della firma interessata e premere il pulsante di Cancellazione. Compare il messaggio di conferma della cancellazione (Figura 9): Figura 9 Selezionare 'OK' per procedere alla cancellazione: In Figura 10 il messaggio di conferma della cancellazione della Firma: Figura 10 Il profilo Amministratore è abilitato a cancellare qualsiasi firma che risiede sull applicazione Back Catering. Back Catering Management new.doc Pag. 10 di 50

11 Ricerca Firma Back Catering Posizionarsi sul campo di ricerca, inserire la Firma e cliccare su "Find User"; l'utenza ricercata viene riportata sulla griglia di riepilogo (Figura 11). Figura 11 - Ricerca di una Firma Il profilo Amministratore è abilitato a ricercare qualsiasi firma che risiede sull applicazione Back Catering. Back Catering Management new.doc Pag. 11 di 50

12 Telex Management La selezione Telex Management permette di: Definire per gli Scali interessati gli Indirizzi Telex per l'invio e la ricezione delle Ordinazioni Pasti Modificare Indirizzi Telex già esistenti Cancellare Indirizzi Telex non più validi In Figura 12 la schermata Telex Management Figura 12 - Pagina Telex Management Back Catering Management new.doc Pag. 12 di 50

13 Inserimento Indirizzo Telex Per l inserimento di un nuovo Indirizzo Telex alimentare i campi nella sezione "Insert A New Telex Address" come descritto di seguito: Airport Code: Selezionare dal menu a tendina lo Scalo di appartenenza dell'indirizzo Telex che si sta inserendo. Il Profilo Amministratore è abilitato ad inserire Indirizzi Telex su qualsiasi Scalo. Telex Address: Inserire l'indirizzo Telex di riferimento. Supplier Code: Inserire una descrizione identificativa del Telex che si sta inserendo. Telex Type: Selezionare dal menu a tendina il Tipo Telex: S Fornitore: Indirizzo per la ricezione Telex; si tratta dell'indirizzo Telex del Fornitore che eroga il servizio di Back Catering per Alitalia e verso il quale devono essere convogliate le richieste di ordinazione dei Pasti. I Fornitori che servono i Voli Alitalia sono presenti sui principali Scali Italiani Fiumicino (FCO), Malpensa (MXP), Linate (LIN), Torino (TRN), ecc., in alcuni di questi è possibile avere anche due o più Fornitori distinti. Qualora un Fornitore avesse l'esigenza di ricevere le ordinazioni dei pasti su due Indirizzi Telex dello stesso Scalo (Es. Malpensa) è opportuno inserirli con la stessa Descrizione (Supplier Code). N.B. L inserimento di Indirizzi Telex dei Fornitori viene gestito dall Ente Acquisti di riferimento con apposito profilo da Amministratore. K Capo Scalo o Telex in copia: Indirizzo Telex Alitalia (solitamente del Capo Scalo) per l'invio dell'ordinazione dei Pasti. Ove richiesto è possibile inserire altri Indirizzi Telex per copia inserendoli sempre come Tipo Telex K. Di seguito alcune schermate di esempio dell inserimento Telex Fornitore con le varie possibilità descritte: Inserimento Telex di Tipo ' S ' Fornitore: Figura 13 - Inserimento di un Telex Tipo Fornitore Premere il pulsante ' INSERT ' per finalizzare l'inserimento del Telex.. In Figura 14 il messaggio di conferma dell'inserimento del Telex: Figura 14 Back Catering Management new.doc Pag. 13 di 50

14 Due Fornitori su uno Scalo: Figura 15 - Doppio Fornitore su uno Scalo Fornitore con più Indirizzi Telex su uno Scalo (stessa compilazione del campo Supplier): Figura 16 - Fornitore con più indirizzi Telex sul singolo Scalo Back Catering Management new.doc Pag. 14 di 50

15 Modifica Telex Back Catering Per la modifica di un Telex esistente, dalla griglia di riepilogo, posizionarsi sulla colonna "Modify" del Telex interessato e premere il pulsante di Modifica. I dati vengono richiamati nella sezione " Modify Telex Address Data" da dove è possibile procedere alle modifiche dei campi 'Supplier Code' e 'Telex Type'. In Figura 17 un esempio di modifica dei campi di un Telex Fornitore Back Catering: Figura 17 - Sezione ' Modify Telex Address Data ' Premere il pulsante ' UPDATE ' per rendere effettive le modifiche. In Figura 18 il messaggio di conferma dell'inserimento del Telex: Figura 18 Back Catering Management new.doc Pag. 15 di 50

16 Cancellazione Telex Back Catering Per la cancellazione di un Telex, dalla griglia di riepilogo, posizionarsi sulla colonna "Delete" del Telex interessato e premere il pulsante di Cancellazione. Compare il messaggio di conferma della cancellazione (Figura 19): Figura 19 Selezionare 'OK' per procedere alla cancellazione: In Figura 20 il messaggio di conferma della cancellazione del Telex: Figura 20 Back Catering Management new.doc Pag. 16 di 50

17 Management La selezione Management permette di: Definire per gli Scali interessati gli Indirizzi per l'invio e la ricezione delle Ordinazioni Pasti Modificare Indirizzi già esistenti Cancellare Indirizzi non più validi In Figura 21 la schermata Management Figura 21 - Pagina Management Back Catering Management new.doc Pag. 17 di 50

18 Inserimento Indirizzo Per l inserimento di un nuovo Indirizzo alimentare i campi nella sezione "Insert A New Address" come descritto di seguito: Airport Code: Selezionare dal menu a tendina lo Scalo di appartenenza dell'indirizzo che si sta inserendo. Il Profilo Amministratore è abilitato ad inserire Indirizzi su qualsiasi Scalo. Address: Inserire l'indirizzo di riferimento. Supplier Code: Inserire una descrizione identificativa dell Indirizzo che si sta inserendo. Type: Selezionare dal menu a tendina il Tipo S Fornitore: Indirizzo per la ricezione ; si tratta dell'indirizzo del Fornitore che eroga il servizio di Back Catering per Alitalia e verso il quale devono essere convogliate le richieste di ordinazione dei Pasti. I Fornitori che servono i Voli Alitalia sono presenti sui principali Scali Italiani Fiumicino (FCO), Malpensa (MXP), Linate (LIN), Torino (TRN), ecc., in alcuni di questi è possibile avere anche due o più Fornitori distinti. Qualora un Fornitore avesse l'esigenza di ricevere le ordinazioni dei pasti su due Indirizzi dello stesso Scalo (Es. Malpensa) è opportuno inserirli con la stessa Descrizione (Supplier Code). N.B. L inserimento di Indirizzi dei Fornitori viene gestito dall Ente Acquisti di riferimento con apposito profilo da Amministratore. K in copia: Indirizzi , dello Scalo richiedente l ordinazione, che si vuole siano sempre in conoscenza. Di seguito alcune schermate di esempio dell inserimento Fornitore con le varie possibilità descritte: Inserimento di Tipo 'S' Fornitore: Figura 22 - Inserimento di un Indirizzo Tipo Fornitore Premere il pulsante 'INSERT' per finalizzare l'inserimento dell Indirizzo . In Figura 23 il messaggio di conferma dell'inserimento dell Indirizzo Figura 23 Back Catering Management new.doc Pag. 18 di 50

19 Due Fornitori su uno Scalo: Figura 24 - Doppio Fornitore su uno Scalo Fornitore con più Indirizzi su uno Scalo (il testo del campo Supplier deve essere uguale): Figura 25 - Fornitore con più indirizzi sul singolo Scalo Back Catering Management new.doc Pag. 19 di 50

20 Modifica Back Catering Per la modifica di un Indirizzo esistente, dalla griglia di riepilogo, posizionarsi sulla colonna "Modify" della interessata e premere il pulsante di Modifica. I dati vengono richiamati nella sezione " Modify Address Data" da dove è possibile procedere alle modifiche dei campi 'Supplier Code' ed ' Type'. In Figura 26 un esempio di modifica dei campi di una Fornitore Back Catering: Figura 26 - Sezione ' Modify Address Data ' Premere il pulsante ' UPDATE ' per rendere effettive le modifiche. In Figura 27 il messaggio di conferma dell'inserimento dell Indirizzo Figura 27 Back Catering Management new.doc Pag. 20 di 50

21 Cancellazione Back Catering Per la cancellazione di un Indirizzo , dalla griglia di riepilogo, posizionarsi sulla colonna "Delete" della E- Mail interessata e premere il pulsante di Cancellazione. Compare il messaggio di conferma della cancellazione (Figura 28): Figura 28 Selezionare 'OK' per procedere alla cancellazione: In Figura 29 il messaggio di conferma della cancellazione della Figura 29 Back Catering Management new.doc Pag. 21 di 50

22 Profilo Super User In Figura 30 è visualizzata la Home Page del Profilo di Super User Figura 30 - Home Page Profilo Super User Back Catering Management new.doc Pag. 22 di 50

23 User Management La selezione User Management permette, per lo/gli Scali di competenza del Super User, di: Inserire nuove Utenze Modificare Utenze già esistenti Cancellare Utenze non più valide Ricercare Utenze esistenti In Figura 31 la schermata User Management: Figura 31 - Pagina User Management Back Catering Management new.doc Pag. 23 di 50

24 Creazione Firma Back Catering Per la creazione di una nuova Firma alimentare i campi nella sezione "Insert New User" come descritto di seguito: User: Inserire la Firma di Rete Aziendale dell'utente. N.B. Requisito di base per l'inserimento di una firma sul Back Catering è che l'utente deve già essere in possesso di una firma di Rete Aziendale. User Notes: Inserire una descrizione identificativa della firma che si sta inserendo User Profile: Selezionare dal menu a tendina il Profilo da associare alla Firma. Il Super User può creare firme solo per User Profile OPERATOR. Airport Code: Selezionare dal menu a tendina lo Scalo su cui l'utente deve essere abilitato all'inserimento/ordinazione dei Pasti. N.B. Nel menu a tendina sono presenti solo lo/gli Scali di competenza del Super User. In Figura 32 un esempio di compilazione campi per la creazione di una Firma Back Catering: Figura 32 - Sezione Insert New User Premere il pulsante ' INSERT ' per finalizzare la creazione della nuova Firma. In Figura 33 il messaggio di conferma dell'inserimento della Firma: Figura 33 Back Catering Management new.doc Pag. 24 di 50

25 Modifica Firma Back Catering Per la modifica di una Firma esistente, dalla griglia di riepilogo, posizionarsi sulla colonna "Modify" della firma interessata e premere il pulsante di Modifica. I dati vengono richiamati nella sezione "Modify User" da dove è possibile procedere alle modifiche dei campi 'User Notes', 'User Profile', 'Airport Code'. Il profilo Super User è abilitato a modificare solo le firme dello Scalo/i di propria competenza. In Figura 34 un esempio di modifica dei campi di una Firma Back Catering: Figura 34 - Sezione Modify User Premere il pulsante ' UPDATE ' per rendere effettive le modifiche. In Figura 35 il messaggio di conferma di modifica della Firma: Figura 35 Back Catering Management new.doc Pag. 25 di 50

26 Cancellazione Firma Back Catering Per la cancellazione di una Firma, dalla griglia di riepilogo, posizionarsi sulla colonna "Delete" della firma interessata e premere il pulsante di Cancellazione. Compare il messaggio di conferma della cancellazione (Figura 36): Figura 36 Selezionare 'OK' per procedere alla cancellazione: In Figura 37 il messaggio di conferma della cancellazione della Firma: Figura 37 Il profilo Super User è abilitato a cancellare solo le firme dello Scalo/i di propria competenza. Back Catering Management new.doc Pag. 26 di 50

27 Ricerca Firma Back Catering Posizionarsi sul campo di ricerca, inserire la Firma e cliccare su "Find User"; l'utenza ricercata viene riportata sulla griglia di riepilogo per lo Scalo/i su cui è abilitata (Figura 38). Figura 38 - Ricerca di una Firma Il profilo Super User è abilitato a ricercare solo le firme dello Scalo/i di propria competenza. Back Catering Management new.doc Pag. 27 di 50

28 Telex Management La selezione Telex Management permette per lo/gli Scali di competenza del Super User di: Definire gli Indirizzi Telex per l'invio e la ricezione delle Ordinazioni Pasti Modificare Indirizzi Telex già esistenti Cancellare Indirizzi Telex non più validi In Figura 39 la schermata Telex Management Figura 39 - Pagina Telex Management Back Catering Management new.doc Pag. 28 di 50

29 Inserimento Indirizzo Telex Per l inserimento di un nuovo Indirizzo Telex alimentare i campi nella sezione "Insert A New Telex Address" come descritto di seguito: Airport Code: Selezionare dal menu a tendina lo Scalo di appartenenza dell'indirizzo Telex che si sta inserendo. N.B. Nel menu a tendina sono presenti solo lo/gli Scali di competenza del Super User. Telex Address: Inserire l'indirizzo Telex di riferimento. Supplier Code: Inserire una descrizione identificativa del Telex che si sta inserendo. Telex Type: Selezionare dal menu a tendina il Tipo Telex: K Capo Scalo o Telex in copia: Indirizzo Telex Alitalia (solitamente del Capo Scalo) per l'invio dell'ordinazione dei Pasti. Ove richiesto è possibile inserire altri Indirizzi Telex per copia inserendoli sempre come Tipo Telex K. Di seguito alcune schermate di esempio dell inserimento Telex di Tipo K: Inserimento Telex di Tipo ' K ' Fornitore: Figura 40 - Inserimento di un Telex Tipo K Premere il pulsante ' INSERT ' per finalizzare l'inserimento del Telex.. In Figura 41 il messaggio di conferma dell'inserimento del Telex: Figura 41 Back Catering Management new.doc Pag. 29 di 50

30 Modifica Telex Back Catering Per la modifica di un Telex esistente, dalla griglia di riepilogo, posizionarsi sulla colonna "Modify" del Telex interessato e premere il pulsante di Modifica. I dati vengono richiamati nella sezione "Modify Telex Address Data" da dove è possibile procedere alle modifiche dei campi 'Supplier Code' e 'Telex Type'. In Figura 42 un esempio di modifica dei campi di un Telex di Tipo K: Figura 42 - Sezione ' Modify Telex Address Data ' Premere il pulsante ' UPDATE ' per rendere effettive le modifiche. In Figura 43 il messaggio di conferma della modifica del Telex: Figura 43 Back Catering Management new.doc Pag. 30 di 50

31 Cancellazione Telex Back Catering Per la cancellazione di un Telex, dalla griglia di riepilogo, posizionarsi sulla colonna "Delete" del Telex interessato e premere il pulsante di Cancellazione. Compare il messaggio di conferma della cancellazione (Figura 44): Figura 44 Selezionare 'OK' per procedere alla cancellazione: In Figura 45 il messaggio di conferma della cancellazione del Telex: Figura 45 Back Catering Management new.doc Pag. 31 di 50

32 Management La selezione Management permette per lo/gli Scali di competenza del Super User di: Definire gli Indirizzi per l'invio e la ricezione delle Ordinazioni Pasti Modificare Indirizzi già esistenti Cancellare Indirizzi non più validi In Figura 46 la schermata Management Figura 46 - Pagina Telex Management Back Catering Management new.doc Pag. 32 di 50

33 Inserimento Indirizzo Per l inserimento di un nuovo Indirizzo alimentare i campi nella sezione "Insert A New Address" come descritto di seguito: Airport Code: Selezionare dal menu a tendina lo Scalo di appartenenza dell'indirizzo che si sta inserendo. N.B. Nel menu a tendina sono presenti solo lo/gli Scali di competenza del Super User. Address: Inserire l'indirizzo di riferimento. Supplier Code: Inserire una descrizione identificativa dell Indirizzo che si sta inserendo. Type: Selezionare dal menu a tendina il Tipo K in copia: Indirizzi , dello Scalo richiedente l ordinazione, che si vuole siano sempre in conoscenza. Di seguito alcune schermate di esempio dell inserimento di Tipo K: Inserimento di Tipo 'K' Fornitore: Figura 47 - Inserimento di un Indirizzo di Tipo K Premere il pulsante 'INSERT' per finalizzare l'inserimento dell Indirizzo . In Figura 48 il messaggio di conferma dell'inserimento dell Indirizzo Figura 48 Back Catering Management new.doc Pag. 33 di 50

34 Modifica Back Catering Per la modifica di un Indirizzo esistente, dalla griglia di riepilogo, posizionarsi sulla colonna "Modify" della interessata e premere il pulsante di Modifica. I dati vengono richiamati nella sezione " Modify Address Data" da dove è possibile procedere alle modifiche dei campi 'Supplier Code' ed ' Type'. In Figura 49 un esempio di modifica dei campi di una di tipo K: Figura 49 - Sezione ' Modify Address Data ' Premere il pulsante ' UPDATE ' per rendere effettive le modifiche. In Figura 50 il messaggio di conferma della modifica dell Indirizzo Figura 50 Back Catering Management new.doc Pag. 34 di 50

35 Cancellazione Back Catering Per la cancellazione di un Indirizzo , dalla griglia di riepilogo, posizionarsi sulla colonna "Delete" della E- Mail interessata e premere il pulsante di Cancellazione. Compare il messaggio di conferma della cancellazione (Figura 51): Figura 51 Selezionare 'OK' per procedere alla cancellazione: In Figura 52 il messaggio di conferma della cancellazione della Figura 52 Back Catering Management new.doc Pag. 35 di 50

36 Profilo Operatore Gestione Pasti Back Catering in Modalità SABRE Inserire le credenziali di accesso nella pagina del Log-in e premere il pulsante "LOG-IN" come mostrato in Figura 53: Figura 53 - Log-in Modalità SABRE Si accede alla Home Page del Profilo di Operatore (Figura 54): Figura 54 - Home Page Figura Operatore Back Catering Management new.doc Pag. 36 di 50

37 Meals Management La selezione Meals Management permette, per lo/gli Scali sui quali si è abilitati ad operare, di: Ricercare i Voli per cui ordinare i Pasti Inserire i Pasti da ordinare Inviare via Telex o l'ordinazione dei Pasti al Fornitore Ricerca dei Voli per l'ordinazione dei Pasti Nella Pagina di ricerca dei Voli è necessario indicare il Volo Richiedente l ordinazione dei pasti (Meals Required Flight - Volo di Ritorno) e quello su cui verranno imbarcati (Meals Embodied Flight Volo di Andata). In Figura 55 la schermata di selezione dei Voli: Figura - 55 Schermata di selezione dei Voli Alimentare i campi nelle due sezioni come descritto di seguito: Date: Selezionare dal calendario rispettivamente la Data di Partenza Schedulata del Volo richiedente i Pasti (Volo di Ritorno) e quello su cui dovranno essere imbarcati (Volo di Andata). Company: Selezionare dal menu a tendina rispettivamente il Codice Vettore del Volo richiedente i Pasti (Volo di Ritorno) e quello su cui dovranno essere imbarcati (Volo di Andata). Flight Number: Inserire rispettivamente il Numero Volo richiedente i Pasti (Volo di Ritorno) e quello su cui dovranno essere imbarcati (Volo di Andata). Airport Code: Nel caso in cui si è abilitati ad operare su più Scali è necessario selezionare lo Scalo del Volo Richiedente per cui si vuole eseguire la ricerca Una volta compilati tutti i campi premere il pulsante SEARCH per eseguire la ricerca. Back Catering Management new.doc Pag. 37 di 50

38 In Figura 56 un esempio di compilazione campi sulla ricerca dei Voli per l'ordinazione Pasti Back Catering con una firma multiscalo: Figura 56 - Esempio di ricerca Voli con firma multiscalo Back Catering Management new.doc Pag. 38 di 50

39 Inserimento dei Pasti Back Catering Premendo il pulsante ' SEARCH ', verrà eseguita la ricerca dei Voli interrogando il Sistema SABRE. Se i Voli ricercati esistono per la data indicata e l'utente ha le abilitazioni necessarie (Firma abilitata sullo Scalo che sta richiedendo i pasti), viene richiamata la schermata di inserimento dei Pasti con tutti i dati di riferimento estratti da SABRE, come mostrato in Figura 57: Back Catering Management new.doc Pag. 39 di 50

40 Figura 57 - Schermata di inserimento dei Pasti La schermata contiene diverse sezioni mostrate di seguito in dettaglio: Meals Required Flight e Meals Embodied Flight: Nelle due sezioni precedentemente compilate vengono aggiunte in automatico rispettivamente le informazioni, ricavate da SABRE, sullo Scalo di Partenza e Arrivo dei Voli richiesti, come mostrato in Figura 58. Figura 58 - Dettaglio destinazioni dei i Voli Ricercati Num. Pax. Booking: Viene riportata la situazione delle prenotazioni presenti su SABRE per il Volo richiedente i Pasti (Required Flight), diversificata per Classi (Economy, Business). Figura 59 - Numero Passeggeri Prenotati per Classe Special Meals Booked: Ove presenti, viene riportata la situazione delle prenotazioni dei Pasti Speciali su SABRE per il Volo richiedente i Pasti (Required Flight), diversificati per Classe (Business o Economy) e Tipologia. Figura 60 - Griglia di riepilogo dei Pasti Speciali Prenotati Griglia di riepilogo Pasti: Inserire il numero dei Pasti Standard (riga STD evidenziata in verde) e dei singoli Tipi di Pasti Speciali, se presenti, che si intendono ordinare per ciascuna delle Classi (Business e Economy). Back Catering Management new.doc Pag. 40 di 50

41 Figura 61 - Inserimento dei Pasti da ordinare Flag "Send Telex" e "Send ": Flag per la selezione della modalità di invio dell ordinazione. L applicazione dà la possibilità di selezionare l invio dell ordinazione pasti verso il Fornitore di riferimento: o o via Telex selezionando il flag Send Telex via selezionando il flag Send Nota. L applicazione propone selezionabili entrambe le modalità solo se, sia per lo Scalo mittente (Scalo del Volo Richiedente) che per quello del destinatario (Scalo del Volo di imbarco e del Fornitore) sono presenti Indirizzi Telex ed , in caso contrario sarà selezionabile soltanto la modalità che rispetta tale requisito. Di seguito le schermate di esempio delle tre possibilità: Possibilità di selezione della sola modalità Send Telex : Figura 62 Selezione unica modalità Send Telex Back Catering Management new.doc Pag. 41 di 50

42 Possibilità di selezione della sola modalità Send Figura 63 - Selezione unica modalità Send Possibilità di selezione tra le due modalità di invio: Figura 64 - Selezione tra le due modalità di invio Flag "Preliminary" o "Definitive" Telex/ o o Preliminary (Telex/ ): prevede l'invio di un ordinazione di preavviso al Fornitore senza nessuna possibilità di richiamare e visualizzare i dati inviati (nessun salvataggio dei dati inviati). Definitive (Telex/ ): prevede l invio dell ordinazione definitiva dei Pasti verso il Fornitore ed il salvataggio dei dati nell applicazione. I dati verranno inviati giornalmente su SAP MM per la consuntivazione del Back Catering. N.B. È possibile richiamare i dati (Voli) inseriti, aggiornarli e ripetere l'invio dell Ordinazione fintanto che non viene effettuata la trasmissione dei dati verso SAP (ogni notte). Nel caso in cui non si voglia inviare nessuna ordinazione verso il Fornitore occorre deselezionare il Flag "Send Telex" o Send ed i dati verranno comunque inseriti/aggiornati nell applicazione per essere poi inviati verso SAP. Una volta effettuate tutte le operazioni descritte premere il pulsante ' NEXT ', verrà proposta una pop-up per la selezione del Fornitore di riferimento e la conferma dei dati inseriti, con il riepilogo di tutte le informazioni riguardanti i Voli, di seguito mostrata in Figura 65: Back Catering Management new.doc Pag. 42 di 50

43 Figura 65 - Schermata di conferma Ordinazione Pasti Una volta controllati i dati, selezionare dal menu a tendina del campo Telex/ Supply Address il Fornitore a cui va inviato il Telex/ per l'ordinazione dei Pasti, come mostrato in Figura 66: Figura 66 - Selezione del Fornitore per l'invio del Telex Premere il pulsante 'CONFIRM' per inviare e salvare l'ordinazione: Back Catering Management new.doc Pag. 43 di 50

44 Figura 67 - Conferma dell'ordinazione Pasti Back Catering Management new.doc Pag. 44 di 50

45 Gestione Pasti Back Catering in Modalità senza SABRE È necessario utilizzare questa modalità nel caso si sta effettuando un inserimento Pasti per Voli già operati nei giorni precedenti (comunicazione al Fornitore avvenuta al di fuori dell'applicazione WEB) o in casi eccezionali, e per i quali è comunque necessario inserire i dati nell applicazione al fine di alimentare correttamente il Sistema contabile SAP. Effettuare il Log-in inserendo User (nel formato Domain\User) e password, selezionare il Flag "Meals Management without SABRE" e premere il pulsante "LOG-IN" come mostrato in Figura 68: Figura 68 - Log-in Modalità senza SABRE La Home Page del Profilo Operatore e la schermata di ricerca dei Voli della selezione Meals Management è uguale per entrambe le modalità. Back Catering Management new.doc Pag. 45 di 50

46 Inserimento dei Pasti Back Catering Non essendo questa modalità connessa a SABRE, la schermata di inserimento dei Pasti si presenta con qualche dato in più da inserire e senza informazioni aggiuntive sui Voli selezionati (es. Numero Passeggeri prenotati, Numero Pasti Speciali prenotati), come mostrato in Figura 69. Figura 69 - Schermata di inserimento dei Pasti nella Modalità senza SABRE Back Catering Management new.doc Pag. 46 di 50

47 Di seguito i dati da inserire sulle diverse sezioni della schermata: Meals Required Flight: Selezionare dal menu a tendina lo Scalo di Arrivo del Volo che sta richiedendo i Pasti (Volo di Ritorno). Lo Scalo di Partenza viene impostato automaticamente. Meals Embodied Flight: Selezionare dal menu a tendina lo Scalo di Partenza del Volo su cui dovranno essere imbarcati i Pasti (Volo di Andata). Lo Scalo di Arrivo viene impostato automaticamente. Figura 70 - Inserimento Scali per i Voli ricercati Dati del Volo che richiede i Pasti: la sezione prevede l'inserimento di dati obbligatori (Tipo Aeromobile e Capacità Aeromobile) e facoltativi (Data GMT Schedulata di Partenza, Ora di Partenza, Targa dell'aeromobile) riguardanti il Volo richiedente i Pasti. Si consiglia di inserire sempre anche i campi facoltativi. Figura 71 - Sezione di inserimento dati del Volo Richiedente Griglia di riepilogo Pasti: Inserire il numero dei Pasti Standard (riga STD evidenziata in verde) e dei singoli Tipi di Pasti Speciali, se presenti, che si intendono ordinare per ambedue le Classi (Business e Economy). Back Catering Management new.doc Pag. 47 di 50

48 Figura 72 - Inserimento dei Pasti da ordinare Flag "Send Telex" o "Send ": Flag per la selezione della modalità di invio dell ordinazione. L applicazione dà la possibilità di selezionare l invio dell ordinazione pasti verso il Fornitore di riferimento: o o via Telex selezionando il flag Send Telex via selezionando il flag Send N.B. Se si sta inserendo un Volo che ha già operato (di data precedente a quella dell'inserimento) i flag di invio Telex ed sono inibiti. Nota. L applicazione propone selezionabili entrambe le modalità solo se, sia per lo Scalo mittente (Scalo del Volo Richiedente) che per quello del destinatario (Scalo del Volo di imbarco e del Fornitore) sono presenti Indirizzi Telex ed , in caso contrario sarà selezionabile soltanto la modalità che rispetta tale requisito. Figura 73 Flag di selezione modalità di invio ordinazione Flag "Preliminary" o "Definitive" Telex/ o Preliminary (Telex/ ): prevede l'invio di un ordinazione di preavviso al Fornitore senza nessuna possibilità di richiamare e visualizzare i dati inviati (nessun salvataggio dei dati inviati nell applicazione). Back Catering Management new.doc Pag. 48 di 50

49 o Definitive (Telex/ ): prevede l invio dell ordinazione definitiva dei Pasti verso il Fornitore ed il salvataggio dei dati nell applicazione. I dati verranno inviati giornalmente su SAP MM per la consuntivazione del Back Catering. N.B. È possibile richiamare i dati (Voli) inseriti, aggiornarli e ripetere l'invio dell Ordinazione fintanto che non viene effettuata la trasmissione dei dati verso SAP (ogni notte). Nel caso in cui non si voglia inviare nessuna ordinazione verso il Fornitore occorre deselezionare il Flag "Send Telex" o Send ed i dati verranno comunque inseriti/aggiornati nell applicazione per essere poi inviati verso SAP. Figura 74 Flag di selezione ordinazione Preliminare o Definitiva Una volta effettuate tutte le operazioni descritte premere il pulsante ' NEXT ', verrà proposta una pop-up di conferma dei dati inseriti, con il riepilogo di tutte le informazioni riguardanti i Voli. N.B. Se si sta inserendo un Volo che ha già operato (di data precedente a quella dell'inserimento) o non è stato selezionato alcun flag di invio dell ordinazione, nella pop-up non sarà presente il campo "Telex Supply Address" per la selezione del Fornitore, come mostrato in Figura 75: Figura 75 - Schermata di conferma inserimento Pasti di un Volo già operato Back Catering Management new.doc Pag. 49 di 50

50 Display Survey Meal La selezione Display Survey Meal permette di visualizzare e verificare tutte le ordinazioni Pasti (diversificate per classi) effettuate tramite l'applicazione del Back Catering durante la giornata. Le ordinazioni restano visualizzabili fintanto che i dati relativi vengono inviati verso il Sistema SAP. In Figura 76 la Schermata "Survey Meals": Figura 76 - Schermata "Survey Meals" Back Catering Management new.doc Pag. 50 di 50