Lettera commerciale. Struttura generale

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1 Lettera commerciale Struttura generale

2 Posizionamento dati sul foglio A4 Lettera commerciale È rappresentato un foglio formato A4 con i margini evidenziati per limitare la zona di lavoro (lettera vera e propria) dalla zona non scrivibile (tra il margine e il limite fisico del foglio). Le caselle di testo bordate indicano la posizione e l allineamento delle informazioni. 1

3 Analisi dei singoli elementi Lettera commerciale Prima di procedere all analisi di ogni singolo elemento che compone una lettera commerciale è bene specificare che il modello presentato è generale e si riferisce ad una impostazione classica della lettera stessa. 2

4 Intestazione e piè di pagina Indicato anche come top (intestazione in alto) e bottom (piè di pagina in basso). E il MITTENTE. Per scrivere lettere commerciali le aziende usano la loro propria carta intestata. Il modello presentato prende in considerazine l aspetto più classico di una carta intestata con il logo e di dati societari più importanti in alto e altri secondari come P. IVA, appartenenza alla Camera di Commercio, capitale sociale o indirizzo completo in basso. In genere il logo aziendale e tutte le altre informazioni occupano parte della zona non scrivibile (tra il margine superiore e inferiore e il limite fisico del foglio), tutta o di più (sconfinando nell area di lavoro foglio). 3

5 Destinatario Questo campo contiene l indirizzo completo dell azienda o della persona fisica a cui è indirizzata la lettera. 4

6 Riferimenti Sono i riferimenti che permettono di identificare chi ha chiesto di scrivere la lettera e chi la ha fisicamente scritta. Iniziali responsabile ufficio/impiegato. Prima si inseriscono sempre in maiuscolo le iniziali del responsabile e poi in minuscolo quelle dell esecutore. Esempio: AR/eb Antonio Rossi Responsabile Commerciale ed Elisa Bianchi sua segretaria. Generalmente in quest area si inserisce anche il numero di protocollo nel caso in cui la corrispondenza venga numerata e registrata all interno dell azienda. 5

7 Evidenza persona Presente se la lettera deve essere indirizzata all attenzione di una persona in particolare, per metterlo in evidenza. Esempio: Alla cortese attenzione del Dott. Rossi 6

8 Oggetto In sintesi esprime il contenuto della lettera, di cosa tratta. Permette rapidamente di identificarne il contenuto della lettera o di farsi un idea delle problematiche trattate. 7

9 Luogo e data Quando si scrive una lettera, è necessario indicare luogo (città) e data (giorno, mese, anno) in cui è stata scritta la lettera. Esempio: Torino, 13 febbraio

10 A chi è indirizzata Prima di scrivere il testo della lettera con tutte le argomentazioni, ci si rivolge alla società in generale o alla persona direttamente interessata. Si utilizzano varie forme a seconda della situazione o della lingua straniera utilizzata. Esempio: italiano inglese francese Egregi Signori, Dear Sirs, Messieurs, 9

11 Corpo del testo Il corpo del testo contiene il contenuto della lettera. Considerando l impostazione classica è così composto: 1. frase di apertura 2. esposizione dei contenuti 3. frase per mantenere i contatti 4. frase di chiusura con saluti 10

12 Firma Nome e cognome di chi ha scritto la lettera. In casi più formali o quando non si conosce personalmente il destinatrario viene anche indicata la pozione occupata e il nome azienda. Esempio: Dott. Adriano Rossi Responsabile Reparto Qualità ART-TEL Spa 11

13 Allegati Gli allegati sono documenti che vengono spediti con la lettera. L elenco dei documenti allegati alla lettera viene indicato in fondo alla lettera stessa sotto la voce Allegati: Esempio: Allegati: brochure aziendale, nostro ultimo catalogo, 12

14 Crediti Materiale sviluppato da Question&mark Silvia Belli contenuti, layout e impaginazione FINE Crediti Questa presentazione può essere riprodotta nel rispetto della norma Creative Commons Attribuzione Non Commerciale 2.5 Generico 13