7. Paginatura e impostazione del documento

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1 7. Paginatura e impostazione del documento Quando siamo in presenza di un documento molto lungo (una tesi di laurea o un libro), una operazione molto importante è quella della numerazione delle pagine. Il numero della pagina viene abitualmente inserito in una zona del foglio esterna al corpo del testo. Il programma Word ci mette a disposizione una serie di strumenti che ci permettono di scegliere la soluzione migliore in maniera molto semplice. Innanzi tutto vediamo come Word gestisce all interno del foglio le aree chiamate Intestazione e Piè di pagina. L opzione viene attivata dal menu VISUALIZZA INTESTAZIONE E PIÈ DI PAGINA e ci permette di digitare del testo e inserire oggetti all interno di un area del foglio definita dalle impostazioni presenti nella finestra di dialogo IMPOSTA PAGINA che vedremo di seguito. Quando attiviamo questa funzione, sul video verranno attivate le zone Intestazione e Piè di pagina mentre il corpo del testo verrà messo in secondo piano in modo da impedirci di apportare modifiche. Viene visualizzata anche la BARRA DEGLI STRUMENTI INTESTAZIONE E PIÈ DI PAGINA che contiene una serie di pulsanti di comando che ci aiutano nell inserimento dei dati che solitamente vengono impostati in queste aree del foglio. Ma vediamoli nel dettaglio: Pulsante Descrizione Permette l inserimento di informazioni di sistema relative al documento. I dati sono organizzati in campi contraddistinti da un nome (Autore, Nome file, Data di creazione). Inserisce il numero di pagina Inserisce il numero totale delle pagine

2 Apre la finestra di dialogo relativa al Formato del numero di pagina. Attraverso questa finestra possiamo decidere il formato del numero, se includere il numero del capitolo o meno, se numerare in maniera differente le varie sezioni del testo o se iniziare la numerazione da un numero diverso da 1. Inserisce la data Inserisce l ora Apre la finestra di dialogo Imposta Pagina che possiamo attivare anche con la voce Imposta pagina del menu File Mostra/Nasconde il corpo del testo Passa dall area Intestazione all area Piè di pagina e viceversa Passa all area Intestazione Piè di pagina della pagina precedente Passa all area Intestazione Piè di pagina della pagina successiva Chiaramente oltre alle funzioni già definite attraverso la Barra degli Strumenti che abbiamo appena descritto, è possibile scrivere qualsiasi testo e inserire qualsiasi oggetto. Tutto quello che verrà inserito nelle aree Intestazione e Piè di pagina verrà riprodotta in tutte le pagine del documento. Abbiamo visto come l Intestazione e il Piè di pagina siano delle aree del foglio che insieme al corpo del testo costituiscono l aspetto (in inglese Layout) del documento che verrà stampato. Il controllo del Layout viene svolto dalla finestra di dialogo chiamata IMPOSTA PAGINA che, come abbiamo visto, viene attivata dal menu FILE IMPOSTA PAGINA oppure dal pulsante presente nella BARRA DEGLI STRUMENTI INTESTAZIONE E PIÈ DI PAGINA.

3 La finestra di dialogo IMPOSTA PAGINA è molto complessa e viene suddivisa in quattro schede denominate MARGINI, DIMENSIONI, ALIMENTAZIONE, LAYOUT, ognuna delle quali presenta una serie di opzioni per il controllo della pagina. La scheda MARGINI ad esempio permette di modificare la dimensione del corpo del testo rispetto al foglio e la distanza dal bordo del foglio dell Intestazione e del Piè di pagina. La scheda DIMENSIONI ci permette di scegliere le misure del foglio che utilizzeremo per la stampa del documento e il suo orientamento (verticale o orizzontale). E possibile anche scegliere all interno del medesimo documento, impostazioni di pagina (margini e orientamento) differenti specificando nella casella a discesa APPLICA A la voce

4 Da questo punto in poi. In questo caso il programma divide il documento in sezioni numerandole progressivamente. La scheda ALIMENTAZIONE ci permette di scegliere tra diversi cassetti di alimentazione della carta per poter stampare su fogli di carta diversi. Chiaramente questa funzione è strettamente legata alle proprietà della stampante del nostro sistema. Solitamente è possibile sfruttare questa opzione in presenza di una stampante laser di buona qualità che ha in dotazione più di un cassetto di alimentazione della carta. La scheda LAYOUT ci permette di gestire le opzioni relative alle varie sezioni presenti nel documento nonché la possibilità di impostare Intestazioni e piè di pagina diverse. Permette inoltre di impostare l allineamento verticale del corpo del testo, impostare la

5 presenza dei numeri di riga (molto utile per documenti particolari come le poesie o le sceneggiature), impostare i bordi. Tutte le schede della finestra di dialogo IMPOSTA PAGINA, presentano un pulsante chiamato PREDEFINITO attraverso il quale è possibile dire a Word di memorizzare le modifiche da noi effettuate all interno del modello NORMAL in modo da poterle sempre avere a disposizione ogni volta che apriremo un nuovo documento.

6 8. Le Tabelle Prima di illustrare i comandi e le opzioni che Word mette a disposizione per creare e gestire le tabelle, è bene introdurre alcuni concetti relativi alle tabelle medesime. Per semplificare l apprendimento di questi concetti, useremo la metafora della battaglia navale. Il campo di battaglia di questo gioco è costituito da un foglio diviso da una serie di colonne e di righe che si intersecano tra loro. L intersezione di ogni riga e colonna costituisce una singola casella dove possiamo nascondere la nave e che indicheremo con le coordinate riga/colonna per indicare il punto del nostro attacco. La casella composta dall intersezione di righe e colonne viene chiamata cella, all interno della cella è possibile inserire del testo. Ogni cella può essere formatta in maniera indipendente utilizzando tutti gli strumenti previsti da Word e già analizzati in precedenza. Normalmente le tabelle vengono utilizzate per organizzare e presentare le informazioni, ma possono servire anche per allineare dei numeri in colonne e quindi ordinarli o eseguire calcoli. Come abbiamo già accennato il programma Word prevede un apposito menu dedicato alla creazione e alla formattazione di tabelle all interno del testo. Per costruire una tabella possiamo operare in diversi modi. Un primo metodo consiste nel selezionare la voce della riga dei menu TABELLA e l opzione INSERISCI TABELLA. Tale operazione aprirà la finestra di dialogo seguente: questa finestra ci permette di decidere: le opzioni di adattamento automatico riferite alle colonne e al testo che conterranno (Larghezza fissa, Adatta al contenuto, Adatta alla pagina); il formato della tabella attraverso il pulsante FORMATTAZIONE AUTOMATICA che apre la finestra di dialogo seguente:

7 e attraverso la quale è possibile scegliere tra diversi formati elencati nella casella FORMATI che possono essere ulteriormente modificati attraverso le opzioni di formattazione e formato speciale presenti e selezionabili attraverso gli appositi ceck box (caselle di controllo); possiamo infine decidere se le opzioni di creazione e formattazione della tabella appena effettuate, debbano essere considerate come modello nel caso in cui, all interno del documento, utilizzassimo ancora questo strumento per inserire altre tabelle. Per farlo dovremo selezionare l apposita casella di controllo presente in fondo alla finestra di dialogo INSERISCI TABELLA. Questo metodo di inserimento di una tabella all interno del testo è molto semplice da usare e consente di controllare molte opzioni di formattazione della tabella stessa. Un secondo metodo di creazione di una tabella è quello di disegnare la tabella utilizzando l opzione DISEGNA TABELLA del menu TABELLA. Questo comando attiva la barra degli strumenti TABELLE E BORDI e modifica il puntatore del mouse dandogli l aspetto di una matita. In questa modalità il puntatore ci permette di disegnare, attraverso il trascinamento del mouse, una serie di rettangoli che diventeranno le celle della tabella. Nella BARRA DEGLI STRUMENTI TABELLE E BORDI, troviamo altri pulsanti come la gomma, stile linea, spessore linea, bordi, riempimento, ecc. che agiscono sulla formattazione della tabella. Questo sistema è da consigliare ad una utenza molto esperta.

8 Un terzo metodo per creare una tabella all interno del testo è quello di utilizzare il pulsante di comando presente nella BARRA DEGLI STRUMENTI STANDARD chiamato INSERISCI TABELLA. Digitando su questo pulsante, si apre una finestra aggiuntiva che ci permette di specificare il numero di righe e di colonne desiderate. Il comando corrisponde alla voce INSERISCI - TABELLA del menu TABELLA. A differenza di questo però non mi permette di accedere alle opzioni di controllo di formattazione viste in precedenza. Un quarto metodo per creare una tabella è quello di scrivere il testo già come se fosse inserito in una tabella con l avvertenza di separare il testo per mezzo di un carattere speciale (punto e virgola, tabulazione, virgola, ecc.). Se ad esempio avessimo scelto il punto e virgola, il numero delle colonne verrà definito dal numero dei punti e virgola più uno e il numero delle righe dal numero dei paragrafi selezionati. Ma vediamo un esempio pratico: Alunno;Matematica;Italiano;Storia;Condotta;Media Giorgio Rossi;7;7;6;8;7 Pietro Bianchi;6;6;6;6;6 Luigi Verdi;8;7;8;9;8 Il testo dell esempio corrisponde ad una tabella di 6 colonne e 4 righe. Una volta digitato il testo, lo dovremo selezionare e tramite il menu TABELLA dovremo scegliere l opzione CONVERTI TESTO IN TABELLA. A questo punto si aprirà la finestra di dialogo CONVERTI IL TESTO IN TABELLA molto simile a quella INSERISCI TABELLA già vista e descritta in precedenza. Anche questo metodo è più adatto ad una utenza esperta, ma è da consigliare fin da subito in quanto fa risparmiare molto tempo. E lo stesso concetto del scrivere prima tutto e poi formattare. In più, in questo caso, quando usiamo le opzioni di formattazione previste nella finestra di dialogo inserisci tabella, queste agiranno su un testo già selezionato e creeranno una tabella già adattata al contenuto. L operazione appena descritta è valida anche in senso contrario. Infatti potrebbe essere utile trasformare il testo contenuto in una tabella in testo normale per poterlo poi modificare ulteriormente. Una volta creata la Tabella e completata con i dati, potremo concentrare la nostra attenzione sull aspetto della tabella stessa all interno del nostro foglio. Passeremo quindi a formattare la tabella per renderla più leggibile. Le operazioni che generalmente si compiono a livello di formattazione della tabella sono legate alla gestione delle proprietà della cella, mentre

9 per il testo normale si parlava di paragrafo. All interno della cella possiamo organizzare il testo come se fosse all interno di un foglio normale (formato carattere, paragrafo, elenchi puntati e numerati, ecc.); abbiamo inoltre la possibilità di utilizzare l opzione bordi e sfondo per modificare l aspetto di ogni singola cella. Questo è uno strumento che useremo praticamente sempre quando tratteremo le tabelle perché ci permette di realizzare un prodotto finale molto professionale e leggibile. Tutti questi tipi di formattazione, come per il testo normale, sono attivati sulla cella o le celle selezionate. A proposito di selezione è importante vedere come Word aiuti l utente a selezionare la tabella in maniera semplice e veloce. Lo strumento che dobbiamo usare è naturalmente il mouse. Quando siamo in presenza di una tabella all interno del testo, il puntatore del mouse può assumere alcune nuove forme legate alla selezione della tabella stessa. Ma vediamo le varie possibilità: se vogliamo selezionare una colonna dobbiamo posizionare il puntatore del mouse in corrispondenza della prima cella in alto della colonna medesima fino a quando diventerà una freccia nera con la punta verso il basso. Quando vediamo questo simbolo possiamo cliccare per selezionare l intera colonna. Chiaramente se teniamo premuto il tasto del mouse e ci spostiamo a destra o a sinistra opereremo una selezione di più colonne. se vogliamo selezionare una riga dobbiamo posizionare il puntatore del mouse all inizio della riga fino a quando il puntatore del mouse diventa una freccia bianca inclinata verso destra. Quando vediamo questo simbolo possiamo cliccare per selezionare l intera riga. Chiaramente se teniamo premuto il tasto del mouse e ci spostiamo verso l alto o verso il basso opereremo una seleziona di più righe. se vogliamo selezionare l intera tabella dobbiamo posizionarci nel vertice superiore sinistro della tabella stessa fino a quando il puntatore del mouse si sovrappone come mirino ad un mirino più piccolo. Quando vediamo questo simbolo e clicchiamo selezioneremo l intera tabella. se vogliamo selezionare la singola cella, dovremo posizionare il puntatore del mouse in basso a sinistra della cella fino a quando non vediamo una freccia nera inclinata sulla destra. Se clicchiamo selezioneremo la cella e se ci spostiamo con il mouse tenendo premuto il tasto opereremo una selezione di più celle. Le funzioni di selezione le troviamo anche nel menu TABELLA alla voce SELEZIONA. La selezione scelta verrà applicata sulla tabella o parte della tabella dove è presente il cursore. Una ulteriore possibilità di formattare la tabella è quella offerta dal comando UNISCI CELLE. Infatti è possibile decidere di unire le celle per creare una diversa disposizione degli spazi all interno della tabella a seconda della nostre esigenze. Le celle unite possono essere riportate al formato originale attraverso il comando DIVIDI CELLE Alunno Materie Matematica Italiano Storia Condotta Media Giorgio Rossi Pietro Bianchi Luigi Verdi Unione celle in verticale Unione celle in orrizzontale

10 Abbiamo visto quindi che le componenti principali di una tabella sono: Tabella, Riga, Colonna, Cella. Quando operiamo una qualsiasi formattazione la possiamo fare agendo su questi quattro livelli. Nell ambito della Cella poi possiamo applicare le formattazioni al testo contenuto nella stessa maniera del testo normale. I comandi e le opzioni relative ai quattro livelli di gestione della tabella li troviamo nella voce PROPRIETÀ del menu TABELLA attraverso la seguente finestra di dialogo composta da quattro schede:

11 La Voce PROPRIETÀ del menu TABELLA è attiva solamente quando il cursore si trova all interno di una tabella. Altri comandi molto utili per la gestione di una tabella sono: INSERISCI / ELIMINA RIGA (per inserire / eliminare sopra o sotto una nuova riga) INSERISCI / ELIMINA COLONNA (per inserire / eliminare a sinistra o a destra una nuova colonna) ORDINA (per ordinare i dati all interno della tabella) FORMULA (per operare dei calcoli sui dati contenuti nella tabella) Questi comandi si trovano nel menu TABELLA o nel menu contestuale che possiamo attivare cliccando con il pulsante destro del mouse su un punto qualsiasi della tabella.

12 9. Inserire Oggetti all interno di un documento Con l aumento delle prestazioni dei Personal Computer e con il perfezionamento dei programmi applicativi, si è reso possibile integrare all interno di un singolo programma funzionalità che possiamo definire multimediali. Nel caso di Word la multimedialità si realizza con la possibilità di integrare all interno del documento immagini, clipart, forme, wordart, grafici e altro ancora. Più in generale possiamo inserire oggetti creati con altre applicazioni in maniera semplice e funzionale. Questa integrazione utilizza una tecnologia chiamata OLE (Object Linking and Embedding) che permette ai vari programmi applicativi di essere collegati tra di loro e di condividere i dati senza modificarne l origine. Questa opportunità permette all utente di Word di realizzare documenti molto professionali e tipograficamente di alto livello avvicinando questo programma di elaborazione di testi ad un programma di desktop publishing. Attraverso il menu INSERISCI potrò inserire: IMMAGINI, CASELLE DI TESTO, FILE, OGGETTO, SEGNALIBRO, COLLEGAMENTO IPERTESTUALE. Esistono due tipi principali di grafica che può essere utilizzata per migliorare i documenti di testo: i disegni e le immagini. L opzione INSERISCI IMMAGINI mi permette di selezionare tra questi due tipi diversi di grafica. Tra i disegni sono compresi: le forme (cerchi, rettangoli, linee, connettori, frecce, simboli di diagrammi di flusso, stelle e intestazioni, callout); le curve; le linee; gli oggetti di WordArt (effetti testuali in 3D). Tra le immagini ricordiamo: le ClipArt (libreria di disegni suddivisi in categorie);

13 file immagine creati con altre applicazioni con formati bitmap, jpeg, gif, ecc. Molti degli oggetti descritti possono essere inseriti utilizzando la BARRA DEGLI STRUMENTI di DISEGNO che presenta, tra gli altri, il pulsante di comando Casella di Testo. Questo comando inserisce all interno del testo un riquadro esterno al corpo del testo, Casella di testo all interno del quale possiamo inserire altro testo. Questo strumento ci permette di svincolare il testo contenuto nella casella dall impaginazione del corpo del testo che, lo ricordiamo, è sequenziale (riga dopo riga, dall alto verso il basso). Vengono utilizzate all interno di oggetti ClipArt, Grafici, Immagini e quant altro per creare una etichetta esplicativa, oppure in ogni situazione per evidenziare e mettere in risalto una parte del testo. Ogni oggetto inserito all interno del documento può essere gestito da word come parte del documento medesimo cioè come se fosse un carattere qualsiasi, oppure come esterno al documento e inserito con determinate proprietà legate alla posizione dell oggetto stesso all interno del corpo del testo. Ogni oggetto quindi possiede delle

14 proprietà e delle specifiche legate alla sua posizione, alla sua dimensione, al suo rapporto con il resto del documento. Proprietà di formattazione che possiamo trovare selezionando l oggetto e utilizzando il menu FORMATO OGGETTO/IMMAGINE/FORME/CASELLA DI TESTO. Per ogni tipo di oggetto la finestra di dialogo che viene aperta è molto simile. La funzionalità più importante è quella indicata dalla scheda LAYOUT. Infatti attraverso le opzioni presenti in questa scheda l utente potrà decidere lo stile e quindi se inserire l oggetto all interno del testo (in linea con il testo opzione di default), oppure all esterno (tutte le altre voci). Attraverso il pulsante AVANZATE della scheda LAYOUT, è possibile impostare la posizione dell oggetto rispetto al resto del testo creando una impaginazione controllata e precisa. Altra voce del menu INSERISCI è rappresentata da OGGETTO. Questa opzione ci permette di inserire oggetti creati con altre applicazioni. Quelle più utilizzate sono: FOGLIO DI LAVORO MICROSOFT EXCEL; MICROSOFT EQUATION; DIAPOSITIVA DI POWER POINT; GRAFICO DI EXCEL. Questo comando mi permette di decidere se aprire l applicazione indicata per creare un nuovo file oppure selezionare un file esistente. Posso anche specificare al programma di mantenere un collegamento sempre attivo tra il mio documento e il file che sto per aprire. L oggetto inserito può essere formattato secondo le indicazioni già descritte per le immagini e i disegni.