MICROSOFT WORD INTRODUZIONE

Transcript

1 1 MICROSOFT WORD INTRODUZIONE Word è il programma più diffuso per elaborazione di testi, il cui scopo fondamentale è assistere l utente nelle operazioni di digitazione, revisione e formattazione di testi. Word fa parte di Microsoft Office, una suite di applicazioni commerciali che contiene anche Excel (un programma di foglio di calcolo), Powerpoint (un programma di presentazione), Access (un programma di gestione di database), Outlook (un applicazione di posta elettronica), ed altri programma a seconda dell edizione. Tutte le applicazioni di Office hanno un aspetto simile e sono strettamente integrate per consentirne l utilizzo in combinazione tra loro. LA FINESTRA DI WORD L interfaccia utente di Word presenta un aspetto simile a quello delle altre finestre di Windows: troviamo le barre di scorrimento, una barra del titolo, una barra dei menù. Inoltre, si possono trovare alcune barre degli strumenti e un cursore lampeggiante. Nelle versioni di Word precedenti alla 2000, quando si avevano più documenti aperti contemporaneamente, questi erano tutti contenuti all interno di una singola finestra di Word e per passare da un documento all altro lo si selezionava nella parte inferiore del menù Finestra. Indipendentemente dal numero di documenti aperti, era visualizzato un solo pulsante nella barra delle applicazioni per la finestra di Microsoft Word (interfaccia a documenti multipli MDI). Con Word 2000, la Microsoft è passata all interfaccia a documento singolo (SDI), grazie alla quale la finestra di Word può visualizzare un unico documento e, di conseguenza, ognuno di essi compare in una finestra separata, identificata da uno specifico pulsante sulla barra delle applicazioni. MENÙ E BARRE DEGLI STRUMENTI Ulteriore caratteristica delle versioni di Word dalla 2000 in avanti è quella di poter usufruire di menù e barre degli strumenti personalizzati, per fornire un interfaccia più lineare che riflette le abitudini dell utente. Mentre si lavora, Word rileva i comandi che si utilizzano con maggiore frequenza e adatta i menù e le barre degli strumenti in modo da visualizzare solo quei comandi che si utilizzano con maggiore frequenza e adatta i menù e le barre degli strumenti in modo da visualizzare solo quei comandi e pulsanti. Per impostazione predefinita, in Word i menù sono sempre in versione ridotta e vengono visualizzate solo le barre Standard e Formattazione: ovviamente, ne sono disponibili molte altre, anche se di solito si lavora al massimo con due/tre barre contemporaneamente. Tutte le barre disponibili in Word sono personalizzabili, aggiungendo o rimuovendo pulsanti, spostandoli da una barra all altra e perfino creando nuove barre personalizzate. Le barre degli strumenti possono essere collocate in qualsiasi posizione sullo schermo e ridimensionate in forma diverse: per spostare una barra disposta nella parte superiore dello schermo è sufficiente cliccare sulla doppia linea posta alla sua estremità sinistra e trascinarla nella posizione desiderata. Per creare una nuova barra degli strumenti è necessario cliccare col tasto destro del mouse su un qualsiasi punto libero a destra delle barre. In tal modo apparirà l elenco di tutte le barre disponibili. A questo punto, basterà cliccare sul nome della barra ricercata per vedersela apparire sullo schermo. Con lo stesso procedimento è possibile aggiungere singoli pulsanti alle barre già presenti: cliccando sul comando Personalizza nell elenco appena visto, apparirà una finestra dove ricercare il comando desiderato. Una volta trovato tra gli elenchi della finestra Personalizza, sarà sufficiente trasportare l icona corrispondente su un qualsiasi punto delle barre, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse. Un altro procedimento per aggiungere o rimuovere pulsanti è cliccare sulla freccetta che si trova al lato destro di ogni barra. In tal modo si richiamerà la funzione Aggiungi o rimuovi pulsanti, che però, a differenza del primo procedimento, consente di gestire solamente i pulsanti propri della barra specifica.

2 2 Di seguito una breve rassegna (esemplificata nella figura seguente) delle principali barre che si ritrovano ogni volta che l applicazione viene lanciata: Barra del titolo: contiene il nome del programma e quello del documento aperto; Barra dei menu: permette di accedere a tutte le funzionalità del programma, attraverso la scelta di opzioni contenute in elenchi in discesa; Barra degli strumenti standard: contiene le icone corrispondenti alle funzionalità utilizzate più frequentemente. Questa barra può essere impostata cliccando col tasto destro del mouse su un qualsiasi punto libero a fianco delle barre e scegliendo tra le opzioni che appaiono nella finestra a discesa. Barra degli strumenti di formattazione: gli strumenti di formattazione consentono alcune operazioni tipiche dell elaborazione del testo, come, per esempio, cambiare la dimensione e lo stile del carattere, modificare l impaginazione di un paragrafo o aggiungere un elenco. Righello: utilizzabile per impostare più velocemente i margini dei paragrafi e del documento.

3 3 PRIMI PASSI SU WORD APERTURA DEL PROGRAMMA Per iniziare il lavoro con un qualsiasi programma, occorre prima avviarlo in esecuzione, ed i programmi di elaborazione testi come Word non sfuggono a questa regola: per questo, la prima operazione da compiere per creare un nuovo documento o per lavorare su uno già esistente è aprire il programma. Il sistema operativo legge il programma dal disco e lo carica in memoria centrale, occupandola in buona parte. Durante l avvio, il programma legge i file di configurazione per avviare le impostazioni iniziali predefinite; in questa fase, vengono lette le dimensioni della pagina, il font (carattere, dimensioni e altri attributi) e le impostazioni di partenza dei paragrafi. In ambiente Windows esistono diversi modi per lanciare in esecuzione un programma come Word; il più classico consiste nel cliccare sul pulsante Start (Avvio), contenuto nella barra delle applicazioni, selezionare la voce Programmi e scegliere dal sottomenù con l elenco di tutti i programmi installati nel computer, quello da lanciare in esecuzione, nel nostro caso Word. Un altra possibilità è quella di fare doppio clic sull icona di Word sul desktop, sempre che essa sia presente; inoltre, nelle versioni di Windows a partire dalla 98, immediatamente a destra del pulsante Start si possono inserire delle icone per l avvio veloce dei programmi: facendo clic su una di esse (la W del nostro elaboratore di testi) il programma verrà aperto. Se il programma è stato aperto in uno dei modi sopra descritti, la finestra di lavoro iniziale mostrerà un documento vuoto; per aprire un documento già esistente, invece, occorre richiamarlo dal disco sul quale è memorizzato. Partendo dall interno del programma di gestione testi, si può agire seguendo due criteri diversi: da un lato si può aprire un documento leggendolo da quelli memorizzati in uno dei supporti di memoria configurati nel sistema operativo, dall altro si può scegliere uno di quelli sui quali si è lavorato di recente. Nel primo caso, è sufficiente selezionare il comando File Apri oppure, per rendere più rapida l operazione, fare clic sull icona Apri sulla barra degli strumenti. Si apre quindi la finestra di dialogo relativa, che visualizza le periferiche di memoria di massa e, al loro interno, le cartelle del file system; sarà sufficiente scegliere la cartella nella quale è contenuto il documento memorizzato, selezionarlo e fare clic sul pulsante di conferma.

4 4 DIGITAZIONE DEL TESTO Con punto di inserimento si intende la posizione del foglio di Word a partire dalla quale è possibile inserire testo e quant altro, rappresentato da un cursore, una barra verticale, sottile e lampeggiante. A partire da Word 2000 è stata introdotta una nuova funzione, cosiddetta clic e digitazione, grazie alla quale è possibile iniziare a digitare in un qualsiasi punto della pagina bianca dopo aver fatto semplicemente due clic su di esso. La novità rispetto alle precedenti versioni de nostro è evidente: infatti, prima, si poteva spostare il punto di inserimento solo all interno dell area del documento nella quale era già stato digitato un testo. Quando si posiziona il puntatore del mouse in un area nella quale è possibile cliccare e digitare, ad esso viene affiancata una piccola icona che indica come verrà allineato il testo se si fa doppio clic e si comincia a digitare. La funzione ora descritta è disponibile solo in visualizzazione Layout di stampa. FORMATTAZIONI DI CARATTERE MODIFICA DEL TIPO, DELLA DIMENSIONE, DELL ASPETTO E DEL COLORE DEL CARATTERE Il metodo più immediato per modificare l aspetto dei caratteri è rappresentato dall uso dei pulsanti e delle caselle combinate contenuti nella barra degli strumenti Formattazione. Per mezzo di questa barra è possibile selezionare il tipo di carattere, modificarne le dimensioni e applicare grassetto, corsi e sottolineato, con un semplice clic sull appropriato pulsante o selezionando l opzione desiderata negli elenchi a discesa. Per disporre di una gamma molto più ampia di opzioni di formattazione, si può ricorrere alla finestra di dialogo Carattere, che viene visualizzata scegliendo il comando Formato Carattere (vedi Figura seguente). Si invitano gli studenti a prendere confidenza con gli strumenti offerti da questa finestra di dialogo, provando i vari effetti ottenibili direttamente sul testo digitato. E bene tenere a mente che, qualunque sia l azione che si vuole effettuare su un testo in Word, la prima cosa da fare è sempre quella di indicare al programma su quale porzione di testo questa debba essere applicata. Se, quindi, si vuole applicare il formato grassetto all intero testo digitato, la prima operazione ad effettuare è quella di selezionare con il mouse tutto il testo scritto e, solo successivamente, cliccare sul tasto Grassetto sulla barra degli strumenti. Il metodo più rapido per selezionare una porzione di testo digitata consiste nel cliccare con il mouse alla sinistra della prima parola del testo interessato e far scorrere il mouse tra le righe, sempre con il tasto sinistro premuto, fino ad arrivare al termine della sezione. In questo modo il testo apparirà evidenziato: ora è possibile ordinare a

5 5 Word di compiere tutte le operazioni richieste per quel testo. Per cambiare il colore del testo digitato, cliccare sulla freccetta a fianco dell icona. Apparirà il menu a discesa, visualizzato nella figura seguente, che contiene tutti i colori che possono essere selezionati. A questo punto selezionare il colore desiderato, il quale verrà visualizzato nella riga sotto la A dell icona precedente, in modo che possa essere utilizzato al bisogno semplicemente cliccando sull icona. Elenchi puntati e numerati Per creare un elenco si possono utilizzare due modi: 1. funzione Elenchi dal menu Formato: consente, tramite la finestra visualizzata nella figura seguente, il tipo di elenco (a punti, a lettere o a numeri) e la struttura dell elenco, vale a dire i vari livelli possibili; 2. composizione automatica dell elenco: ogni volta che si digita un testo dopo un numero o una lettera seguiti da un punto o da una parentesi, oppure dopo il simbolo e si preme Invio, il programma riconosce il comando e crea automaticamente l elenco. Anche in questo modo è possibile ottenere una struttura a più livelli utilizzando il tasto!!!!! ogni volta che si vuole aggiungere un livello. Per concludere l elenco, premere due volte Invio. E possibile trasformare un testo composto da più paragrafi in un elenco, come segue: selezionare il testo e utilizzare il primo metodo descritto sopra. Il programma assocerà automaticamente ad ogni paragrafo un punto dell elenco. FORMATTAZIONI DI PARAGRAFO Allineamenti del testo Ogni volta che, durante la digitazione di un testo, si preme il tasto Invio, si crea un nuovo paragrafo: quando si apre un nuovo documento, Word applica ad esso le impostazioni predefinite di formattazione, memorizzate nello stile Normale, che verranno ripetute ance tin tutti i successivi paragrafi, a meno che l utente non decida altrimenti. La barra degli strumenti Formattazione contiene numerosi pulsanti che consentono di impostare in modo rapido e semplice elementi di formattazione dei paragrafi, come allineamento a sinistra, al centro, a destra e giustificato, elenchi puntati e numerati, riduci e aumenta rientro, bordo esterno. Prima di usare i pulsanti della barra, è, come sempre, necessario comunicare a Word quale paragrafo si desidera formattare. Maggiori strumenti di formattazione sono disponibili nella finestra di dialogo Paragrafo raggiungibile attraverso il comando Formato Paragrafo.

6 6 Per allineare il testo correttamente a seconda delle proprie esigenze, è possibile usare i quattro pulsanti della barra degli strumenti Formattazione, per allineare rapidamente il testo a sinistra, al centro o a destra, oppure per giustificarlo. Le linee disegnate su ciascun pulsante servono per illustrarne la funzione. L unico allineamento che richiede una qualche spiegazione può essere quello giustificato: una volta scelto, Word provvede ad aggiungere spazi tra le parole del paragrafo selezionato fino a raggiungere il cosiddetto aspetto tipografico: eccetto l ultima riga del paragrafo, tutte le altre hanno la stessa lunghezza e risultano allineate sia all indicatore di rientro sinistro sia a quello destro. L interlinea La scheda Distribuzione testo nella finestra di dialogo Paragrafo mette a disposizione un elenco a discesa che, nella maggior parte dei casi, permette un semplice ma efficace controllo dello spazio tra le righe di testo. L area Anteprima mostra l effetto di un interlinea singola, aumentata del cinquanta per cento e doppia. Utilizzando tali scelte Word regola automaticamente lo spazio tra le righe, compensandolo in base all esistenza di immagini grafiche, apici o pedici, caratteri con dimensioni ampie o ridotte. I margini e i rientri La quantità di spazio bianco lungo i bordi di una pagina di Word è determinata principalmente dai margini e dall eventuale spazio aggiuntivo per la rilegatura; si possono utilizzare le stesse impostazioni di margini e rilegatura per tutto il documento, oppure organizzare in vari modi pagine diverse. Sono disponibili tre procedimenti per impostare i margini di un documento: il metodo più diretto consiste nell utilizzo della scheda Margini della finestra di dialogo Imposta pagina, visualizzata con il comando File Imposta pagina. Altrimenti si possono trascinare i margini, usando i righelli in Anteprima di stampa: questo sistema permette di vedere subito gli effetti dello spostamento. Infine, è possibile trascinare i margini per mezzo dei righelli in Layout di pagina. Con la scheda Margini della finestra di dialogo Imposta pagina si possono impostare i margini Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro, nonché gli spazi aggiuntivi per la rilegatura.

7 7 Si possono, inoltre, stabilire criteri uniformi per tutto il documento, oppure diversi per alcune o per ciascuna pagina. Le scelte disponibili nella casella a discesa Applica a sono: Intero Documento, Da questo punto in poi, Questa sezione. Quando si effettuano modifiche, la rappresentazione in miniatura nell area Anteprima si adegua, mostrandone l effetto. I rientri di paragrafo vengono aggiunti ai margini, aumentando così lo spazio bianco e diminuendo l area del testo nei paragrafi interessati. La prima riga di un paragrafo, in particolare, può essere rientrata in modo differente dalle altre righe: può essere più corta, creando un vero rientro, oppure più lunga, dando luogo ad una sporgenza. Il metodo più rapido per creare rientri consiste nel trascinare i relativi indicatori nel righello orizzontale: si trascina l indicatore triangolare appropriato nel righello (quello inferiore sinistro per impostare il rientro sinistro, quello superiore sinistro per impostare il rientro o la sporgenza di prima riga) fino alla posizione desiderata. Quando si rilascia il pulsante del mouse, il testo viene spostato nella nuova posizione. Per altra via, nella finestra di dialogo Paragrafo, visualizzabile con il comando Formato Paragrafo, si possono digitare le proprie scelte per i rientri sinistro, destro, prima riga e sporgente. Ancora, nella barra degli strumenti Formattazione, ogni clic sul pulsante Aumenta rientro sposta di 1,25 cm verso destra l indicatore di rientro sinistro, mentre un clic sul pulsante Riduci rientro lo sposta di 1,25 cm verso sinistra. Non esiste invece alcun pulsante per spostare l indicatore di rientro destro. Note a piè di pagina Con Word è sempre possibile creare note a piè di pagina e note di chiusura, personalizzate nel loro aspetto. Per inserirne una, seguire la procedura: - posizionare il cursore di inserimento nel punto in cui si desidera collocare il rimando della nota; - scegliere Inserisci Nota a piè di pagina;

8 8 - cliccare su OK nella finestra di dialogo Note a piè di pagina e di chiusura; - se ci si trova in modalità di visualizzazione Normale, si apre un riquadro nella parte inferiore della finestra del documento, nel quale è possibile digitare il testo della nota; se, invece, è attiva la visualizzazione Layout di stampa, si può digitare la nota nella posizione di stampa (tra il testo e il piè di pagina); - in entrambi i casi, il cursore di inserimento si sposta automaticamente nella posizione appropriata, dove è possibile digitare il testo della nota; - per tornare al documento principale, si clicca sul pulsante Chiudi nel riquadro Nota a piè pagina in visualizzazione normale, oppure sul testo del documento. Le note sono sempre visibili in modalità Layout di pagina e Anteprima di stampa; in modalità Normale o Struttura si sceglie il comando Visualizza Note a piè di pagina per determinare l apertura del riquadro Note a piè di pagina. Quando si inserisce o si cancella una nota, Word riordina la numerazione di quelle esistenti; per cancellare una nota a piè di pagina, è sufficiente rimuovere il rimando nel documento: in questo modo Word elimina la nota e il relativo testo, riordinando la numerazione delle note rimanenti. Numeri di pagina La numerazione delle pagine fa parte delle funzioni utilizzabili per migliorare e rifinire un documento, al fine di renderlo più professionale. Per inserire il numero si deve ricorrere al comando Inserisci Numeri di pagina. La finestra che appare consente di scegliere la posizione e l allineamento dei numeri, nonché determinare il formato delle parole (numerico o letterale) e alcune altre opzioni, come visualizzato nella figura seguente. E interessante notare che, durante la digitazione normale del testo, il numero di pagina viene visualizzato dal programma in grigio e non in nero, questo perché i numeri vengono inseriti in un area differente da quella del testo. Di conseguenza, mentre si digita il testo, l area dei numeri rimane disattivata e, quindi, non modificabile.

9 9 Intestazione e un piè pagina Le intestazioni e piè di pagina sono posizioni sopra e sotto i margini, in cui si possono inserire informazioni ripetitive. Le intestazioni vengono stampate nella parte superiore di ogni pagina e i piè pagina in quella inferiore. Possono essere identici in tutte le pagine del documento, oppure è possibile specificare contenuti diversi per ogni sezione, oppure per le pagine pari e quelle dispari, o per la prima pagina di un documento o di una sezione. Alle intestazioni e ai piè di pagina si può applicare ogni stile di paragrafo o di carattere, usando la barra degli strumenti Formattazione o i righelli; inoltre, si possono inserire oggetti incasellati e ancoraggi di caselle di testo. Per lavorare su intestazioni e piè di pagina è necessario attivare la visualizzazione Layout di pagina e fare doppio clic sull area interessata (intestazione o piè di pagina) del proprio documento, oppure scegliere il comando Visualizza Intestazione e piè di pagina. Nell intestazione o nel piè di pagina è possibile inserire il numero di pagina con un semplice clic sul pulsante Inserisci numero di pagina nella barra degli strumenti Intestazioni e piè di pagina Un metodo alternativo per inserire la numerazione automatica delle pagine è rappresentato dal comando Inserisci Numeri di pagina, con il quale si accede alla relativa finestra di dialogo, da cui possiamo scegliere tra diversi formati per i numeri stessi. COPIARE, SPOSTARE E CANCELLARE PAROLE, FRASI O PARAGRAFI Le funzioni Taglia, Copia e Incolla Qualora si desideri spostare una porzione di testo da un punto ad un altro di un documento o duplicare tale porzione, in modo che essa compaia contemporaneamente in due punti del brano, è necessario ricorre alle funzioni di Taglia, Copia e Incolla. In generale, qualsiasi testo può essere tagliato, copiato, incollato in quattro modi diversi: 1. utilizzando i comandi Taglia, Copia e Incolla nella finestra a discesa del menu Modifica; 2. i pulsanti Taglia, Copia, Incolla, presenti sulla barra degli strumenti; 3. utilizzare gli stessi comandi presenti nella finestra che compare ciccando col tasto destro del mouse; 4. utilizzare la tastiera, vale a dire i tasti Ctrl+X per tagliare, Ctrl+C per copiare, Ctrl+V per incollare. È evidente che, utilizzando la funzione Taglia, il testo selezionato verrà a spostarsi da un punto ad un altro del documento; con la funzione Copia, invece, si otterranno due testi identici, in due posizioni differenti del documento. TROVARE E SOSTITUIRE PAROLE O FRASI Le funzioni Trova, Sostituisci e Vai Se si deve intraprendere una ricerca di una parola o di una frase o di un determinato formato in un documento esteso, si può ricorrere alle funzioni di Ricerca e Sostituzione di Word. Scegliere Trova per visualizzare la scheda Trova della finestra di dialogo Trova e sostituisci; si digita nella casella di testo Trova il testo che si desidera trovare; se si clicca sul pulsante Trova successivo Word evidenzia la prima presenza della parola. Per individuare ulteriori presenze si continua a cliccare sul pulsante Trova successivo. Quando Word informa di aver trovato tutte le presenze della parola, si clicca su Ok. Per effettuare la ricerca del testo con maggiore precisione, si clicca sul pulsante Altro in modo da espandere la finestra di dialogo e visualizzare ulteriori opzioni.

10 Nel caso in cui si presenti la necessità non solo di cercare un testo, ma anche di sostituirlo con un altro testo, è possibile ricorrere alla funzione Sostituisci scegliendo il comando Modifica Sostituisci; di qui, si immette nella casella di testo Trova il testo che si desidera trovare e nella casella Sostituisci con il testo che deve sostituire quello presente nella casella Trova. Si clicca poi sul pulsante Trova successivo e, quindi, sul pulsante sostituisci. 10