Guida di riferimento per

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1 OBBLIGO FORMATIVO Guida di riferimento per la predisposizione delle informazioni sull obbligo formativo e l invio dei dati al punto di raccolta (SCUOLE CHE UTILIZZANO L AREA ALUNNI DI SISSI) Allo scopo di favorire le operazioni di raccolta dei dati sull obbligo formativo previste per la conclusione del corrente anno scolastico, il Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca propone una soluzione tecnologica che riduce al minimo il carico di lavoro delle scuole: ciascun istituto invia i propri dati (mediante una procedura automatica di estrazione dalla base dati di SISSI) verso un punto centralizzato tramite un applicazione WEB fruibile attraverso la rete Intranet del Ministero. Le scuole che NON disponessero del collegamento alla Intranet devono contattare il Numero Verde EDS: specificando che l istituto partecipa alla raccolta dati sull obbligo formativo, ma non dispone del collegamento alla Intranet. Questa Guida è rivolta alle scuole che utilizzano l Area Alunni di SISSI. Tali scuole, infatti, raccolgono nella base dati di SISSI i dati degli alunni interessati per quest anno all obbligo formativo. In questo caso la scuola, dopo aver assegnato ad ogni alunno interessato per quest anno all obbligo formativo il giusto valore al campo Assolvimento obbligo formativo 1 verificato la completezza e la correttezza dei dati presenti sulla base dati di SISSI (con particolare attenzione al codice fiscale, alla data di nascita e al comune di degli alunni) si collegherà via Intranet all applicazione WEB che automaticamente 2 estrarrà i dati dalla base dati di SISSI e li invierà nel punto di raccolta; da qui saranno poi distribuiti ai competenti uffici per l impiego. 1 Ecco i possibili valori che può assumere il campo Assolvimento obbligo formativo : 01 = prosegue nella scuola - è in obbligo formativo 02 = prosegue nella formazione professionale - è in obbligo formativo 03 = prosegue nell apprendistato - è in obbligo formativo 04 = non ha comunicato la scelta - è in obbligo formativo 05 = è ancora soggetto a obbligo scolastico 2 Cioè senza la necessità di utilizzare il software Open SISSI.

2 Eccole istruzioni operative per poter effettuare un corretto invio dei dati: Cosa inviare Pag. 2 Quando effettuare l invio Pag. 2 Predisporre le informazioni per l invio Pag. 2 Come effettuare il 1 invio Pag. 4 In caso di più invii Pag. 5 Dopo l invio Pag. 8 Cosa inviare I dati degli studenti che nel 2003 compiono 15, 16 e 17 anni (la scuola può scegliere di inviare anche i dati di coloro che nel 2003 compiono 14 anni, sulla base delle indicazioni fornite dall Amministrazione) e che nell anno scolastico 2002/2003 risultano frequentanti la scuola in esame (sono esclusi dalla raccolta, quindi, gli alunni che si sono trasferiti). Quando effettuare l invio I singoli Uffici Scolastici Regionali comunicano alle scuole i tempi delle operazioni di raccolta dei dati. Predisporre le informazioni per l invio Prima di effettuare l invio dei dati è necessario: 1. attivare la funzione Inserimento facilitato obbligo formativo e riportare nel campo Assolvimento obbligo formativo la scelta di ogni alunno nato tra il 1 gennaio del 1986 e il 31 dicembre del 1988 (e di quelli nati 1989 se la scuola sceglie di inviare i loro dati) utilizzando i seguenti valori: 01 = prosegue nella scuola - è in obbligo formativo 02 = prosegue nella formazione professionale - è in obbligo formativo 03 = prosegue nell apprendistato - è in obbligo formativo 04 = non ha comunicato la scelta - è in obbligo formativo 05 = è ancora soggetto a obbligo scolastico Guida di riferimento Ed.1 Rev. A/ Pagina 2 di 12

3 nel caso in cui nella tabella del tipo obbligo formativo fossero presenti solo le opzioni "n ha comunicato la scelta - è in obbl. form." e "È ancora soggetto a obbligo scolastico" è necessario utilizzare la funzione File Importazioni, selezionare dall'elenco dati da importare Tabella Assolvimento Obbligo, premere il tasto "Importa" e successivamente "Salva"; non saranno inviati al punto di raccolta i record che nel campo Assolvimento obbligo formativo non contengano alcun valore; quindi l unico modo per NON inviare i dati di uno o più alunni appartenenti alle fasce di età incluse nella raccolta, è NON attribuire alcun valore al campo Assolvimento obbligo formativo ; 2. verificare che tutti i campi obbligatori indicati nel tracciato record (cfr. Allegato n. 1) siano caricati correttamente nella base dati di SISSI; 3. verificare e garantire la correttezza dei codici fiscali degli alunni (costituiscono infatti le chiavi di identificazione dei singoli alunni); 4. verificare che le date di nascita degli alunni interessati per quest anno all obbligo formativo siano inserite correttamente (l applicazione, infatti, estrae automaticamente tutti gli alunni nati tra il 1 gennaio del 1986 e il 31 dicembre del 1988; la scuola può inoltre includere nell estrazione automatica i nati nel 1989); 5. verificare l esattezza del comune di. Guida di riferimento Ed.1 Rev. A/ Pagina 3 di 12

4 Come effettuare il 1 invio L invio deve essere effettuato dalla postazione 6 collegata alla Intranet del Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca cliccare l icona Connessione SIMPI presente sul desktop; 2. cliccare l icona Posta elettronica presente sul desktop: viene così visualizzata la home page della Intranet; 3. cliccare sulla voce Dati obbligo formativo presente nella colonna di sinistra della home page della Intranet: si accede così alla sezione Dati obbligo formativo; 4. cliccare sul bottone Invia i dati (che si trova in fondo alla pagina): viene visualizzata una nuova finestra sulla quale cliccare sul bottone Vai all applicazione; 5. nella nuova finestra digitare il codice meccanografico dell istituto principale (anche in caso di sedi associate); il codice meccanografico è l unico dato che identifica la scuola che ha effettuato l invio; è indispensabile, quindi, prestare la massima attenzione nel digitare correttamente tale codice, per consentire all applicazione di associare l invio dei dati alla scuola che lo ha effettuato. 6. scegliere la voce Estrazione dei dati direttamente da SISSI; 7. scegliere se si desidera inviare, oltre ai dati dei 15-enni, 16-enni e 17-enni, anche i dati dei 14-enni (cliccando sulle relative caselle); 8. cliccare sul bottone Prosegui: dopo alcuni secondi viene visualizzato 4 il prospetto di invio dei dati che l applicazione sta estraendo da SISSI e precisamente: il totale degli studenti esaminati; il numero degli alunni i cui dati sono completi e che quindi possono essere inviati al punto di raccolta; il numero degli alunni scartati (per incompletezza dei dati) e che quindi non possono essere inviati al punto di raccolta; il problema rilevato per ognuno degli alunni scartati. i puntini di sospensione. indicano che il numero degli studenti scartati è superiore a 100. Suggerimenti: nel caso in cui uno o più alunni vengano scartati, è bene chiudere Netscape (senza cliccare sul bottone Invio) e disconnettersi, intervenire nella base dati di SISSI sulle informazioni errate, ripetere dal principio tutte le operazioni di invio (dal punto 1 di questo paragrafo). Si precisa comunque che la conferma dell invio è sempre possibile. 3 Le scuole che NON disponessero del collegamento alla Intranet devono contattare il Numero Verde EDS: specificando che l istituto partecipa alla raccolta dati sull obbligo formativo, ma non dispone del collegamento alla Intranet. 4 Nel caso in cui la rete sia sovraccarica e l applicazione impieghi, quindi, troppo tempo (più di 3-4 minuti) a visualizzare la finestra successiva, occorre chiudere Netscape, effettuare la disconnessione e ripetere la procedura descritta dal punto 1 (possibilmente scegliendo orari di minor traffico). Guida di riferimento Ed.1 Rev. A/ Pagina 4 di 12

5 9. cliccare sul bottone Invio: saranno inviati al punto di raccolta solo i record degli alunni i cui dati risultano corretti; 10. dopo alcuni secondi viene visualizzata una finestra nella quale è descritto l esito dell invio; 11. chiudere Netscape e disconnettersi. In caso di più invii Queste istruzioni sono rivolte alle scuole che si trovano in una delle seguenti situazioni: la scuola, anche in presenza di studenti scartati, ha deciso di effettuare comunque l invio per i record esenti da errori (cfr. punti 8 e 9 del paragrafo Come effettuare il 1 invio ) e ora vuole effettuare l invio dei rimanenti record opportunamente corretti; la scuola desidera eliminare dal punto di raccolta uno o più alunni inviati erroneamente; per eliminare i dati di uno o più alunni inviati erroneamente è necessario ANNULLARE (come verrà illustrato di seguito) l invio mediante il quale tali informazioni sono state inviate 5, cancellare i record corrispondenti dalla base dati di SISSI ed effettuare un nuovo invio. la scuola desidera modificare il contenuto dei dati anagrafici di alcuni record già inviati. per modificare i dati anagrafici di un alunno, e precisamente: a) cognome; b) nome; c) data di nascita; d) codice fiscale; e) codice comune di nascita; f) codice cittadinanza; è necessario ANNULLARE (come verrà illustrato di seguito) l invio mediante il quale tali informazioni sono state inviate 6, modificare i dati anagrafici all interno della base dati di SISSI ed effettuare un nuovo invio. Si precisa infatti che, nel caso in cui venga inviato un alunno la cui anagrafica differisca (anche solo per un campo) dai dati anagrafici di un alunno già presente nel punto di raccolta, verrà inserito un nuovo record (anche in presenza dello stesso codice fiscale). Un invio annullato NON può essere più ripristinato. la scuola desidera modificare il contenuto dei seguenti campi di record già inviati: a) i campi relativi alla scuola di frequenza ; b) i campi relativi alla ; 5 6 Si precisa che il file OBBFORM.LOG (creato automaticamente dall applicazione nella cartella Documenti del Desktop) consente di conservare traccia e quindi di conoscere tutte le operazioni di invio effettuate dalla scuola. Si precisa che il file OBBFORM.LOG (creato automaticamente dall applicazione nella cartella Documenti del Desktop) consente di conservare traccia e quindi di conoscere tutte le operazioni di invio effettuate dalla scuola. Guida di riferimento Ed.1 Rev. A/ Pagina 5 di 12

6 c) il campo che indica la scelta effettuata dall alunno sull obbligo formativo per l'anno scolastico 2003/2004. È fondamentale ricordare che ad ogni invio l applicazione WEB estrae AUTOMATICAMENTE dalla base dati di SISSI tutti i record degli alunni che soddisfano i criteri di raccolta indicati dalla scuola (es.: solo 15-enni, 16- enni e 17-enni; 15-enni, 16-enni, 17-enni e 14-enni). Perciò la necessità di modificare anche un solo dato di un solo alunno comporta, di fatto, l invio di tutti i record che soddisfano i suddetti criteri, con conseguente sostituzione di tutti i valori dei campi indicati nei punti a), b) e c). In altre parole l ultimo invio SOSTITUISCE INTEGRALMENTE i campi relativi alla scuola di frequenza, alla, alla scelta effettuata dall alunno sull obbligo formativo di un record già inviato i cui dati anagrafici coincidono con quelli di un record che si sta inviando. L invio deve essere effettuato dalla postazione cliccare l icona Connessione SIMPI presente sul desktop; 2. cliccare l icona Posta elettronica presente sul desktop: viene così visualizzata la home page della Intranet; 3. cliccare sulla voce Dati obbligo formativo presente nella colonna di sinistra della home page della Intranet: si accede così alla sezione Dati obbligo formativo; 4. cliccare sul bottone Invia i dati (che si trova in fondo alla pagina): viene visualizzata una nuova finestra sulla quale cliccare sul bottone Vai all applicazione; 5. nella nuova finestra digitare il codice meccanografico dell istituto principale (anche in caso di sedi associate); il codice meccanografico è l unico dato che identifica la scuola che ha effettuato l invio; è indispensabile, quindi, prestare la massima attenzione nel digitare correttamente tale codice, per consentire all applicazione di associare l invio dei dati alla scuola che lo ha effettuato; 6. scegliere la voce Estrazione dei dati da SISSI; 7. scegliere se si desidera inviare, oltre ai dati dei 15-enni, 16-enni e 17-enni, anche i dati dei 14-enni (cliccando sui relativi bottoni); 8. cliccare sul bottone Prosegui: dopo alcuni secondi viene visualizzata la finestra seguente 7 : 7 Si precisa che la visualizzazione dei dati potrebbe non essere immediatamente disponibile nelle prime ore successive all invio degli stessi. Guida di riferimento Ed.1 Rev. A/ Pagina 6 di 12

7 RMPS48000T = Codice meccanografico dell Istituto principale Numero Alunni inviati: fornisce di volta in volta il totale degli alunni che, al termine di quella specifica transazione, sono stati inviati. Di questi record una parte è costituita dai nuovi alunni che vengono aggiunti a quelli già presenti nel punto di raccolta, una parte è costituita da alunni già inviati in precedenti transazioni, i cui dati vanno a ricoprire per i soli campi relativi alla scuola di frequenza, alla e alla scelta effettuata sull obbligo formativo i dati già caricati in tali precedenti transazioni Scuole di frequenza: elenco di tutte le eventuali sedi associate (che fanno capo alla Scuola Operante) 9. per ANNULLARE uno o più invii effettuati in precedenza è sufficiente selezionare la casella di spunta corrispondente che si trova nella colonna Annullamento; Un invio annullato NON può essere più ripristinato. 10. cliccare sul bottone Prosegui: a questo punto gli invii la cui casella di spunta è selezionata vengono annullati e (ad un successivo accesso all applicazione) conterranno nella colonna Annullamento la dicitura Annullato ; 11. dopo alcuni secondi viene visualizzato il prospetto di invio dei dati che l applicazione sta estraendo da SISSI e precisamente: il totale degli studenti esaminati; il numero degli alunni i cui dati sono completi e che quindi possono essere inviati al punto di raccolta; il numero degli alunni scartati (per incompletezza dei dati) e che quindi non possono essere inviati al punto di raccolta; il problema rilevato per ognuno degli alunni scartati. Guida di riferimento Ed.1 Rev. A/ Pagina 7 di 12

8 i puntini di sospensione. indicano che il numero degli studenti scartati è superiore a 100. Suggerimenti: nel caso in cui uno o più alunni vengano scartati, è bene chiudere Netscape (senza cliccare sul bottone Invio) e disconnettersi, intervenire nella base dati di SISSI sulle informazioni errate, ripetere dal principio tutte le operazioni di invio (dal punto 1 di questo paragrafo). Si precisa comunque che la conferma dell invio è sempre possibile. 10. cliccare sul bottone Invio: saranno inviati al punto di raccolta solo i record degli alunni i cui dati risultano corretti; 11. dopo alcuni secondi viene visualizzata una finestra nella quale è descritto l esito dell invio; 12. chiudere Netscape e disconnettersi. Dopo l invio Aprire con il programma Word e stampare il file OBBFORM.LOG (creato automaticamente dall applicazione nella cartella Documenti del Desktop): tale stampa consente di conservare traccia di tutte le operazioni di invio effettuate dalla scuola. Guida di riferimento Ed.1 Rev. A/ Pagina 8 di 12

9 Allegato n. 1 Tracciato record del file contenente i dati sugli alunni Dato Formato Lun. Tipo scuola Alfanumerico 5 È il tipo di scuola Codice scuola Alfanumerico 10 È il codice meccanografic o della scuola Ordine scuola Alfabetico 2 È l ordine di scuola Denominazione Alfanumerico Max 50 È la denominazione della scuola Indirizzo Alfanumerico Max 50 È l indirizzo della scuola Comune Alfanumerico 4 È il codice che identifica il comune nel quale si trova la scuola Provincia Alfabetico 2 È la sigla della provincia nella quale si trova la scuola Telefono Alfanumerico Max 16 È il numero di telefono della scuola Fax Alfanumerico Max 16 È il numero di fax della scuola Alfanumerico Max 16 È l indirizzo di posta elettronica della scuola Identificativo alunno Alfanumerico Descrizione Campo 8 Max 16 È il codice identificativo Codice fiscale Alfanumerico 16 È il codice fiscale obbligatorio ai fini della raccolta dei dati sull Obbligo (/) Istruzioni per la compilazione Indica se la scuola che sta eseguendo gli invii è statale, pareggiata o legalmente riconosciuta. I valori ammessi sono: PAREG = scuola pareggiata; LEGRI = scuola legalmente riconosciuta; STATA= scuola statale (per le scuole che non utilizzano SISSI); Valore previsto dal programma SISSI (per le scuole che lo utilizzano). Indica il codice meccanografico della scuola che l alunno sta frequentando. Per le scuole statali è riportato sui bollettini ufficiali delle scuole; per le scuole non statali si consiglia di fare riferimento all ufficio scolastico provinciale. Indica l ordine scuola. Tale campo, per chi non utilizza SISSI, deve essere lasciato in bianco. Il codice è quello utilizzato dal Ministero delle Finanze. Il campo è obbligatorio per agevolare i contatti con la scuola che ha fornito le informazioni. Indica l identificativo utilizzato all interno di SISSI. Tale campo, per chi non utilizza SISSI, deve essere lasciato in bianco. Attenzione: è responsabilità della scuola garantire la correttezza dei codici fiscali degli alunni (costituiscono infatti le chiavi di identificazione dei singoli alunni). Cognome Alfanumerico Max 30 È il cognome 8 Si precisa che tutti i dati indicati nella colonna sono obbligatori ai fini dell Obbligo ; pertanto occorre verificare che siano stati tutti acquisiti nella base dati di SISSI. Guida di riferimento Ed.1 Rev. A/ Pagina 9 di 12

10 me Alfanumerico Max 30 È il nome Guida di riferimento Ed.1 Rev. A/ Pagina 10 di 12

11 Dato Formato Lun. Codice - descrizione comune di nascita Data di nascita Codice - descrizione Stato straniero di cittadinanza Codice - denominazione comune di Provincia di Indirizzo di Alfanumerico Data (gg/mm/aaaa) Alfanumerico Alfanumerico Descrizione Campo 8 Max 50 Sono il codice e la descrizione del comune di nascita dell'alunno 10 È la data di nascita dell'alunno Max 50 Sono il codice e la descrizione dello Stato straniero di cittadinanza Max 50 Sono il codice e la descrizione del comune di dell'alunno Alfabetico 2 È la sigla della provincia nella quale si trova il comune di Alfanumerico Max 50 È l indirizzo di obbligatorio ai fini della raccolta dei dati sull Obbligo (/) Istruzioni per la compilazione Sono il codice (utilizzato dal Ministero delle Finanze) e la descrizione del comune di nascita. È necessario separare le due parti con un trattino (preceduto e seguito da uno spazio). Es: H501 ROMA Le date ammesse sono comprese tra 01/01/1986 e 31/12/1988. Inoltre la scuola può ampliare il suddetto intervallo includendo anche le date di nascita comprese tra 01/01/1989 e 31/12/1989. Sono il codice dello Stato straniero di cittadinanza (utilizzato dall ISTAT) e la descrizione dello stesso. È necessario separare le due parti con un trattino (preceduto e seguito da uno spazio). Attenzione: nel caso di cittadinanza italiana il campo deve essere lasciato in bianco. Sono il codice (utilizzato dal Ministero delle Finanze) e la descrizione del comune di. È necessario separare le due parti con un trattino (preceduto e seguito da uno spazio). Es: H501 ROMA Attenzione: è responsabilità della scuola garantire la correttezza del comune di e la congruenza del relativo codice con quello utilizzato dal Ministero delle Finanze. Il campo è obbligatorio per consentire la reperibilità. Servizio Alfanumerico 1 Tale campo, per chi non utilizza SISSI, deve essere lasciato in bianco. Obbligo formativo Alfanumerico 2 Scelta effettuata dall alunno sull obbligo formativo per l'anno scolastico 2003/2004 I valori ammessi sono: 01 = prosegue nella scuola - è in obbligo formativo 02 = prosegue nella formazione professionale - è in obbligo formativo 03 = prosegue nell apprendistato - è in obbligo formativo 04 = non ha comunicato la scelta - è in obbligo formativo 05 = è ancora soggetto a obbligo scolastico Attenzione: n è possibile inviare al punto di raccolta record che non contengano alcun valore in Guida di riferimento Ed.1 Rev. A/ Pagina 11 di 12

12 questo campo. Telefono di Telefono di domicilio Dato Formato Lun. Alfanumerico Alfanumerico Descrizione Campo 8 Max 50 È il numero di telefono della Max 50 È il numero di telefono del domicilio obbligatorio ai fini della raccolta dei dati sull Obbligo (/) Istruzioni per la compilazione Il campo non è obbligatorio ma agevola i contatti con gli alunni di cui si raccolgono le informazioni. Il campo non è obbligatorio ma agevola i contatti con gli alunni di cui si raccolgono le informazioni Guida di riferimento Ed.1 Rev. A/ Pagina 12 di 12