STAKEHOLDER ENGAGEMENT

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1 STAKEHOLDER ENGAGEMENT IN BREVE E-quality Italia S.r.l. Via Mosca Roma T , [email protected],

2 Indice 1. Il problema 3 2. Stakeholder Engagement in sintesi 3 3. I principi 4 4. Le tematiche 4 5. Il cammino di engagement 5 6. Destinatari 5 7. Ambito e vincoli 5 7. Punti di forza 5 8. Possibili problemi 5 9. Copyright 5

3 Stakeholder Engagement 1. Il problema Il Project Management sta diventando una disciplina sempre più importante, sia per rilevanza che per numero di persone coinvolte. Questo non ci stupisce, dal momento che la nostra generazione sta vivendo cambiamenti a una velocità mai sperimentata prima. E i progetti sono ancora il modo principale per introdurre i cambiamenti. I progetti, però, falliscono spesso il loro obiettivo. E questo nonostante la crescente diffusione delle metodologie di Project Management, dal momento che la causa più comune dei fallimenti è la cattiva gestione delle relazioni con le parti interessate più importanti. Abbiamo dato troppa importanza ai processi, e troppo poca importanza alle persone. 2. Stakeholder Engagement in sintesi Stakeholder Engagement ci aiuta a coinvolgere le persone all inizio dei nostri progetti, in modo efficace e continuo, in modo da massimizzare la nostra probabilità di successo. La scala riportata in figura evidenzia tre momenti chiave in ciascun progetto; il momento in cui si consegna il risultato del progetto (deliver), il momento in cui il risultato è utilizzato (use) e il momento in cui l uso del risultato del progetto entra a far parte del modo normale di lavorare (embed). La scala ha due supporti che ci aiutano durante la nostra salita; l attenzione alle persone (leaning to people) e l inclinazione all azione (leaning to action). In assenza di queste due inclinazioni l organizzazione non riuscirà a ottenere i benefici ipotizzati per il progetto. Molti project manager, però, ritengono di non avere abbastanza tempo per gestire le relazioni umane, o addirittura di non avere una sufficiente attitudine a relazionarsi. Stakeholder Engagement ci mostra che è possibile apprendere a relazionarsi con le persone, applicando tecniche pratiche basate su solide fondamenta teoriche. Stakeholder Engagement si basa su tre concetti integrati: i principi; fattori che sostengono Stakeholder Engagement. le tematiche; aree di interesse che il Project Manager deve tenere in considerazione.

4 i passi di Engagement: non un vero e proprio processo, piuttosto un indicazione delle attività principali da svolgere. 3. I principi I sette principi rappresentano i fattori di successo più importanti di un implementazione efficace di Stakeholder Engagement. I sette principi sono: 1) Cerca di capire prima di chiedere di essere capito; mettersi in ascolto è la migliore posizione possibile per cercare di influenzare. 2) Ogni cambiamento è guidato da un leader. I cambiamenti sono accompagnati da grande incertezza, ci servono dei leader durante la traversata. 3) Le abitudini ci condizionano ma possono aiutarci. Le abitudini possono causare resistenza al cambiamento, ma possono anche rendere permanente il cambiamento dopo che questo è stato effettuato. 4) Riconoscere e minimizzare la sofferenza dovuta al cambiamento. Le persone cercano sempre di ridurre la sofferenza. Approcciamo il cambiamento con questa consapevolezza. 5) Elevate prestazioni grazie alle persone e all azione. L attitudine a relazionarsi, insieme alla voglia di agire, sono due fattori fondamentali per la riuscita delle nostre iniziative. 6) L integrità è incredibilmente persuasiva. Se le vostre parole e le vostre azioni non saranno in contraddizione la vostra azione sarà molto più efficace. 7) I sentimenti sconfiggono la ragione, e il significato sconfigge l autorità. Non siamo esseri così razionali come vorremmo essere. Le persone saranno maggiormente coinvolte se saremo in grado di coinvolgerle emotivamente, e se daremo un significato profondo alle azioni. 4. Le tematiche Le tematiche emergenti dai principali studi sul coinvolgimento delle parti interessate possono essere così sintetizzate: 1) Sei cappelli di engagement. Sei diversi punti di vista per evitare una visione troppo focalizzata e per costruire un approccio robusto al coinvolgimento degli stakeholder. 2) Il potere della parola perché. Capire quali siano le motivazioni delle parti interessate e coglierne tutte le sfaccettature. 3) Collaborazione. Strumenti e tecniche per mobilitare i vostri stakeholder e aumentare il loro coinvolgimento nell iniziativa di cambiamento. 4) Story-telling. La capacità di raccontare efficacemente un futuro migliore è uno strumento di coinvolgimento estremamente potente. 5) Agile. Lo sviluppo Agile ha bisogno di un buon livello di coinvolgimento delle persone! Senza Stakeholder Engagement gran parte delle teorie Agili recentemente sviluppate risultano non applicabili.

5 5. Il cammino di engagement Il cammino da seguire per il coinvolgimento degli Stakeholder è costituito da cinque semplici fasi: 1) Who. Identifichiamo e iniziamo a comprendere quali siano le parti interessate, al fine di accertarci di non avere dimenticato qualcuno importante. 2) How. Definire l approccio di engagement complessivo, la nostra strategia. 3) When. Pianificare gli eventi e i messaggi chiave. 4) Engage. E giunto il momento di guardare gli interlocutori negli occhi e parlare con loro. 5) Adapt. Tenere conto della realtà, valutare cosa sta accadendo e modificare consapevolmente l approccio. 6. Destinatari Tutte le persone che operano nella comunità del Project, Programme e Portfolio Management. Membri della Direzione Aziendale. Risk Manager. Manager di unità operative. 7. Ambito e vincoli L ambito di Stakeholder Engagement si estende a coprire le attività operative, i programmi e i progetti. 7. Punti di forza Aumenta il coinvolgimento degli stakeholder Promuove un uso più efficace delle risorse Consente di adattarsi più rapidamente ai cambiamenti Migliora il ritorno degli investimenti 8. Possibili problemi Stiamo già facendo queste cose senza bisogno di Stakeholder Engagement Non ho tempo o risorse a disposizione per queste cose Stakeholder Engagement non mi porta alcun beneficio 9. Copyright L esame Stakeholder Engagement è basato sul libro Practical People Engagement: Leading Change through the Power of Relationships di Patrick Mayfield. L'immagine Value Ladder è copyright di Patrick Mayfield. Stakeholder Engagement è un trademark di APMG-International.