POSTA IBRIDA CERTIFICATA

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1 POSTA IBRIDA CERTIFICATA la PIC di Clicca&Posta v Novembre 2013 (Francesco Regio) - Pag 1 di 12

2 SOMMARIO COSE... 3 QUANDO SI UTILIZZA... 3 CONTESTO NORMATIVO... 4 IL GLIFO... 5 CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO... 6 COME SI UTILIZZA... 7 LA VERIFICA... 9 IL VIEWER COMPARAZIONE CON ALTRI SERVIZI LA PIC PER SMATERIALIZZARE DOCUMENTI CARTACEI v Novembre 2013 (Francesco Regio) - Pag 2 di 12

3 COSE La PIC è la fusione di tecnologie già note come la Raccomandata Tradizionale o Posta Prioritaria, la Posta Ibrida e del Glifo (Timbro Digitale). Clicca&Posta CERTIFICATA è il nome commerciale con il quale Serviziavalore identifica il servizio di PIC all interno della sua piattaforma di posta ibrida Clicca&Posta CERTIFICATA e la PIC utilizzano SecurePaper tecnologia italiana brevettata da LAND che, grazie all utilizzo di tecnologie avanzate, permette, tramite applicazioni software opportunamente predisposte, la generazione di documentazione sicura e anticontraffazione. I DOCUMENTI SPEDITI DA CLICCA&POSTA CON LA PIC SONO A TUTTI GLI EFFETTI DI LEGGE DOCUMENTI CONFORMI ALL'ORIGINALE. QUANDO SI UTILIZZA Può essere utilizzato in tutti i casi in cui si ha la necessità di effettuare una comunicazione "ufficiale" per la quale, il MITTENTE ha la necessità di ottenere, oltre alla prova dell invio e dell'avvenuta ricezione della comunicazione da parte del DESTINATARIO (prevista con l'invio di una Raccomandata A/R), anche e sopratutto della GARANZIA che e i DOCUMENTI CONTENUTI NELLA LETTERA e l'eventuale FIRMA DIGITALE apposta su di essi, siano accettati e riconosciuti in tutti i gradi di giudizio, con un VALORE PROBATORIO PARI AL DOCUMENTO ORIGINALE. Se si invia un documento firmato digitalmente attraverso Clicca&Posta, grazie alla PIC si riuscirà a mantenerne invariato il valore legale anche tramite cartaceo. Per verificarlo basterà scaricare il Viewer per controllare il documento cartaceo, e prelevare in modo semplice e veloce il documento originale. v Novembre 2013 (Francesco Regio) - Pag 3 di 12

4 Nel caso in cui il documento originale non abbia valore legale (ad esempio un pdf semplice o un file word senza firma digitale), la PIC garantirà comunque la coerenza del documento inviato nel trasporto fino a destinazione, e nulla potrà modificare il documento originale custodito e archiviato nei server della PIC. Una volta ricevuto il documento, se correttamente verificato, sarà possibile smascherare qualsiasi contraffazione che potrebbe avvenire successivamente. CONTESTO NORMATIVO La normativa che riguarda la PIC fa riferimento a quanto disposto all articolo 23 ter, comma 5 del vigente Codice dell Amministrazione Digitale, Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 821, d ora innanzi lo chiameremo CAD, che recita: " Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con linee guida dell'agenzia per l'italia digitale, tramite il quale è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità. 5 bis. I documenti di cui al presente articolo devono essere fruibili indipendentemente dalla condizione di disabilità personale, applicando i criteri di accessibilità definiti dai requisiti tecnici di cui all'articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4.". La Circolare n. 62 del 30 aprile 2013 Linee guida per il contrassegno generato elettronicamente ai sensi dell articolo 23 ter, comma 5 del CAD emanata dall'agenzia per l'italia Digitale ne detta le regole indicando chiaramente che "L azione del Governo, in linea con i principi espressi dall Agenda Digitale Italiana, indirizza le pubbliche amministrazioni verso l attuazione della digitalizzazione e semplificazione delle procedure amministrative. Nel rispetto dei tempi previsti dalle suddette disposizioni, l obiettivo delle pubbliche amministrazioni sarà di limitare v Novembre 2013 (Francesco Regio) - Pag 4 di 12

5 l utilizzo dei documenti cartacei a specifiche esigenze non informatizzabili o a particolari contesti in cui tali documenti, almeno per un periodo transitorio, dovranno coesistere con i documenti informatici. Il contrassegno generato elettronicamente è finalizzato a facilitare tale coesistenza e si affianca alle altre iniziative avviate dalla pubblica amministrazione tendenti ad un progressivo processo di dematerializzazione dell intero sistema di gestione documentale.". Potrebbe sembrare che l'applicazione di tale tecnologia sia indirizzata alla Pubblica Amministrazione ma, sempre nelle Linee Guida dell'agid, successivamente si fa riferimento chiaramente al mondo dei privati " Le presenti Linee guida si applicano ai soggetti di cui all articolo 2, commi 2 e 3, del Codice e possono inoltre costituire un riferimento per i soggetti privati nell ambito dei processi documentali che prevedono la gestione cartacea di documenti informatici. ". IL GLIFO SecurePaper (il timbro digitale della PIC) per Clicca&Posta CERTIFICATA utilizza la tecnologia di "Copia Controllata", che consente la verifica del documento cartaceo in presenza di collegamento internet, è già utilizzata per la Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana (Figura 1), nella nuova ed innovativa declinazione chiamata "Glifo Parlante" (Figura 2) esclusiva della tecnologia SecurePaper. v Novembre 2013 (Francesco Regio) - Pag 5 di 12

6 (Figura 1) (Figura 2) La PIC applica su tutte le pagine del documento il Glifo parlante che riporta, anche in modo visibile in chiaro, il numero di Raccomandata (o identificativo univoco del documento), la data di invio, il mittente, il destinatario ed altre informazioni di servizio. Le stesse informazioni sono inserite anche nella busta crittografica del Glifo. CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO Il servizio PIC, lasciando invariato il processo di postalizzazione ibrida di Clicca&Posta si comporta come di seguito specificato: v Novembre 2013 (Francesco Regio) - Pag 6 di 12

7 Riceve il documento da securizzare (Firmato con Firma Elettronica Qualificata o Digitale oppure non firmato) ne crea una versione a Stampa su cui appone il Glifo. Il documento ricevuto viene Archiviato sui Server PIC (visualizzazione gratuita per 12 mesi dall'invio) con una particolare procedura che, grazie alla Firma Digitale Automatica del Servizio ed ad una Marcatura Temporale giornaliera, permette di prolungare la eventuale validità della Firma Digitale del documento originale anche dopo la naturale scadenza del certificato di firma (3 anni dall'emissione del certificato). La particolare procedura di sicurezza applicata permette anche, ai documenti inviati non firmati digitalmente, di non poter essere più modificati una volta inviati, questo grazie al Glifo della PIC contenente, tra le altre informazioni, la hash del documento originale calcolata al momento dell'upload del file da inviare firmata con Certificato Qualificato dal Responsabile del Servizio della PIC. COME SI UTILIZZA Il timbro digitale in Clicca&Posta è un opzione di stampa e come tale è possibile richiederlo ogni volta che si invia corrispondenza. E possibile farlo direttamente da interfaccia web di Clicca&Posta fleggando la voce timbro digitale presente tra le opzioni di invio della funzione invia una lettera. Tutti i documenti sottoposti a timbro digitale sono: timbrati digitalmente tramite la modalità Timbro Digitale ScurePaper archiviati elettronicamente a norma in originale in modalità digitale stampati, imbustati e inviati tramite posta prioritaria, raccomandata semplice e AR recapitati al destinatario attraverso la rete postale di Poste Italiane. Se si vuole apporre anche la propria firma digitale (tavola 4) bisognerà installare sul proprio PC il software idocsign, disponibile sul sito e da BackOffice (nel caso di utenti già registrati). idocsign è gratuito ed utilizza le medesime credenziali v Novembre 2013 (Francesco Regio) - Pag 7 di 12

8 di accesso ai servizi web, ed in più dispone di un codice di attivazione univoco che bisogna inserire al primo utilizzo. Il codice di attivazione è reperibile nella scheda dei dati personali e nella e mail ricevuta con la registrazione al servizio. idocsign ha un interfaccia grafica di gestione molto simile a quella web di, e può essere utilizzato in sostituzione dell accesso web, in quanto ne integra la totalità delle funzionalità. Grazie all'utilizzo di idocsign, tutta la corrispondenza in uscita da Clicca&Posta, oltre ad essere timbrata con SecurePaper, potrà essere firmata digitalmente attraverso il lettore di Smart Card abitualmente utilizzato per firmare i documenti informatici (ad esempio quelli che si inviano con la PEC). Analogamente a quanto avviene per questi, idocsign richiederà la digitazione del PIN segreto ogni qual volta si intenderà apporre la propria firma digitale sui documenti da inviare per posta prioritaria o per raccomandata. Il Timbro Digitale SecurePaper e la firma digitale inserita nel timbro digitale stesso, garantiranno la provenienza e l'inalterabilità dei documenti securizzati, anche quando il documento pdf sarà stampato su carta. Tutti i documenti sottoposti a firma digitale sono: firmati con Firma Elettronica Qualificata o Digitale attraverso l abituale lettore di Smart Card o USB di dotazione timbrati digitalmente tramite la modalità Timbro Digitale ScurePaper archiviati elettronicamente a norma in originale in modalità digitale e non cartacea stampati,imbustati e consegnati tramite Postalizzazione Ibrida con recapito eseguito da Poste Italiane. v Novembre 2013 (Francesco Regio) - Pag 8 di 12

9 LA VERIFICA Per verificare un documento ricevuto, è necessario scaricare un'applicazione Client denominata Viewer disponibile gratuitamente dal sito. Si tratta di un applicazione per Microsoft Windows di tipo stand alone, strutturata a plugin. Ogni documento SecurePaper ha un plugin di verifica specifico, totalmente retro compatibile con tutti i documenti emessi per quella tipologia. Infatti, nel 2013 sono previsti oltre 200 milioni di documenti tra i quali, Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, DURC e CIP (emessi da INAIL, INPS e Casse Edili), Estratto Conto Contributivo INPS, Polizze assicurative di PosteVita, ecc. E' importante sottolineare che, con qualsiasi Viewer già scaricato per altri usi anche diversi da Clicca&Posta sarà possibile verificare i documenti ricevuti tramite PIC, in quanto il Viewer medesimo scaricherà in automatico il plugin necessario. Il Viewer caricherà il documento fornito, estrarrà le informazioni contenute nei glifi e permetterà all utente di confrontare il documento acquisito al momento con quello originale custodito nei Server della PIC. L utente potrà quindi vedere il risultato dell operazione di confronto in cui verranno contrapposti i due documenti. Il Viewer (Figura 3) è un prodotto appositamente studiato per essere conforme ai criteri per l accessibilità per i prodotti a scaffale, così come indicato dalla Legge Stanca. E comunque possibile tramite il tracking del portale, recuperare sia il documento glifato dallo storage di Clicca&Posta, sia il file originale dallo storage della PIC, senza utilizzare il Viewer. v Novembre 2013 (Francesco Regio) - Pag 9 di 12

10 IL VIEWER (Figura 3) La Tecnologia contenuta nell applicazione Viewer permette, in modalità on line (collegamento ad internet), di: Controllare l autenticità della firma digitale del documento nella sua forma digitale o cartacea Correggere automaticamente eventuali imperfezioni del contenuto informativo trasferito sulla carta dovute all usura del documento stesso (piegature, cancellazioni, macchie, ecc.) Verificare se ci sono state contraffazioni sul documento leggibile (humanreadable), contrapponendo la visualizzazione del documento originale, contenuto nei server PIC (codici a bidimensionali), con quello visualizzabile e, naturalmente, contraffattibile (indifferentemente nella forma digitale o cartacea) con gli strumenti messi oggi a disposizione della tecnica (scanner, programmi di disegno, copiatrici a colori, ecc.) Controllare la validità della firma digitale Riestrarre da una stampa il documento originale firmato digitalmente. v Novembre 2013 (Francesco Regio) - Pag 10 di 12

11 Leggere il contenuto della busta crittografica (PKCS#7/CADES o PDF) anche tramite screen reader (tecnologie utilizzate per la lettura automatica da parte di diversamente abili con problemi di vista). Nel caso il documento cartaceo sia irrimediabilmente compromesso e non sia possibile recuperare il contenuto nei glifi è comunque possibile inserire l identificativo della spedizione (leggasi numero di raccomandata o numero univoco di documento in caso di invii prioritari) per proseguire e quindi scaricare e/o ristampare il documento originale. COMPARAZIONE CON ALTRI SERVIZI Una comparazione tra i diversi servizi di trasporto ad oggi utilizzati per trasferire documenti, ci evidenzia la corrispondente tra validità legale del mezzo utilizzato, e l influenza di questi sulla validità legale del documento trasportato. (Figura 4) v Novembre 2013 (Francesco Regio) - Pag 11 di 12

12 LA PIC PER SMATERIALIZZARE DOCUMENTI CARTACEI Essendo i documenti trattati con la PIC archiviati a norma in maniera digitale, conservano tutte le caratteristiche ed i vantaggi derivanti dai processi di smaterializzazione del cartaceo ma con il vantaggio in più di mantenere inalterato i requisiti di validità del documento anche se viene di nuovo stampato o inviato per corrispondenza nell arco di tempo per cui è stato conservato. v Novembre 2013 (Francesco Regio) - Pag 12 di 12