AREA RICEVIMENTO STUDENTI

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1 AREA RICEVIMENTO STUDENTI DATA AGGIORNAMENTO:

2 ACCEDERE AD UN RICEVIMENTO Il Docente trova, nel VLE nel menu laterale la voce Area Ricevimento Studenti. Cliccando sul link compare il seguente sottomenu: UFFICIO VIRTUALE DEL DOCENTE, che consente di effettuare il ricevimento online mediante videoconferenza, sala d attesa virtuale e lavagna condivisa; SISTEMA DI MESSAGGISTICA, che consente di scambiare messaggi con gli studenti in modalita asincrona (in sostituzione della posta elettronica, che non deve essere piu usata in quanto attivita non tracciabile); RICEVIMENTO TELEFONICO, che consente di dialogare con i propri studenti anche ricevendo le chiamate sul proprio dispositivo mobile, senza divulgare il proprio numero telefonico (che resta percio riservato). 118

3 UFFICIO VIRTUALE DEL DOCENTE: CREARE ED ACCEDERE AD UN RICEVIMENTO. I docenti trovano nel portale nel menu laterale la voce Area Ricevimento Studenti. E necessario scegliere l insegnamento per il quale creare il ricevimento. Prima di avviare una videoconferenza verificare che la webcam sia correttamente collegata al vostro computer e che sia attivo il microfono, l audio e che all interno del proprio orario di ricevimento online e in particolare all interno del campo Note sia stata inserita esclusivamente la parola WEB. Dopo aver selezionato l insegnamento comparira l orario di ricevimento, il docente dovra indicare la durata in minuti del ricevimento e fare clic sul pulsante Crea Ricevimento attendendo l aggiornamento della pagina : 119

4 E ora possibile accedere con Accedi al ricevimento o sospendere il ricevimento con il pulsante Sospendi per una temporanea indisponibilita. Durante la sospensione il ricevimento non sara visibile agli studenti. Un ricevimento sospeso potra essere ripreso col il pulsante Riprendi Con un clic su Accedi al ricevimento compare una finestra, esterna al portale, nella pagine seguenti verra descritto il funzionamento del software per il ricevimento. Si consiglia comunque di mantenere la finestra del portale sempre visibile in quanto tutte le notifiche di arrivo di uno studente al ricevimento o di eventuali studenti in coda durante un colloquio appaiono nell angolo inferiore a sinistra della finestra del portale e vengono segnalati anche da un breve suono Di seguito si riporta quanto compare nella finestra del portale quando, a ricevimento avviato, uno studente entra nel ricevimento: La finestra in basso a sinistra segnala che uno studente e presente e che quindi il docente puo colloquiare con lui secondo le modalita descritte al paragrafo Abilitare/disabilitare un utente alla videoconferenza piu avanti descritte. Con la stessa modalita viene segnalata la presenza di uno studente in coda quando il docente e impegnato in un ricevimento ed un nuovo studente chiede di entrare. Se il docente fa clic sul pulsante OK si disattiva la segnalazione dell evento (arrivo studente/studente in coda) che aveva generato l apertura della finestra. L attività di ricevimento si realizza utilizzando un servizio dedicato denominato Teleskill Live. Di seguito si descrivono gli elementi essenziali per poter svolgere un ricevimento con Teleskill Live. Si tenga conto che Teleskill Live consente di svolgere diverse attività di comunicazione remota ma che in questa guida verrà trattata solo l attività di comunicazione audio/video necessaria al ricevimento. 120

5 PROCEDURA GUIDATA PER IL COLLEGAMENTO (WIZARD) Dopo il clic su Accedi al ricevimento compare, come prima richiesta, quella sotto riportata, e necessario, per proseguire, fare clic sul pulsante Consenti In fase di accesso al servizio di videoconferenza Teleskill Live il sistema effettua una verifica dei requisiti minimi della postazione valutando: presenza del flash player installato presenza della java virtual machine installato (Il plugin della Java Virtual Machine non e necessario per la funzione di videoconferenza ma solo per gli utenti che devono utilizzare la funzione di screen sharing. Si consiglia di ignorare il test) test di banda internet test video per valutare il corretto funzionamento della webcam test audio per valutare il corretto funzionamento delle casse/cuffie test microfono per valutare il corretto funzionamento del microfono La schermata seguente mostra una pagina (wizard) ove e possibile verificare che tutti i prerequisiti per connettersi alla conferenza siano soddisfatti. 121

6 Nella sezione Test Video e possibile verificare il corretto funzionamento della webcam. Con il pulsante Con Seleziona la webcam si puo scegliere, nel caso vi sia, una webcam diversa. Nella sezione Test Audio, con il pulsante Play e possibile ascoltare un motivo musicale come verifica del corretto funzionamento dell uscita audio (casse o cuffie). Intervenendo sul simbolo dell altoparlante si puo regolare il volume in uscita. Nella sezione Test Microfono, con il pulsante Seleziona il microfono si sceglie l ingresso audio da utilizzare (es. microfono della webcam/microfono delle cuffie) L ampiezza del volume di registrazione compare nella barra sul test microfono. Il cursore consente di verificare se il microfono funziona e se il livello di ingresso e corretto. Con il pulsante Selezione microfono e possibile regolare il livello di ingresso. Quando tutti i dispositivi funzionano correttamente procedere con un clic su AVANTI in basso a destra. 122

7 ACCESSO AL RICEVIMENTO LAYOUT DISCUSSIONE Con il clic sul tasto Avanti si apre la finestra dedicata al colloquio. Nel caso compaiano messaggi di sicurezza procedere senza bloccare i componenti ritenuti potenziali rischi. Il Layout scelto per i ricevimenti è il Layout Discussione composto dalle finestre: Lista Partecipanti, Videoconferenza, Chat. Il layout Discussione si adatta maggiormente a sessioni di videoconferenza dedicate al confronto tra utenti (sessioni di domande e risposte, confronto tra esperti,...). Il Conference Manager (CM) puo personalizzare il layout predefinito ridimensionando, spostando, attivando/disattivando ogni singola finestra a proprio piacimento e secondo le esigenze comunicative dell evento. Nel caso in cui sia necessario allargare una singola finestra a tutto schermo fare clic con il mouse sull icona a forma di quadrato posta sulla finestra in alto a destra. Per spostare le finestre e necessario posizionare il mouse sul bordo in alto della finestra e spostarla nella posizione desiderata. Per chiudere una finestra fare clic sull icona a forma di X disponibile sulla finestra, in alto a destra oppure deselezionare la finestra in oggetto dal menu Windows. Dal medesimo menu e possibile, inoltre, riaprire una finestra precedentemente chiusa. Layout Discussione 123

8 Il docente partecipa al ricevimento con il ruolo di Conference Manager (CM) Il CM (docente) partecipa in video alla conferenza trascinando il suo nome dalla finestra Lista partecipanti alla finestra Videoconferenza. Dopo aver avviato il ricevimento e trascinato il proprio nome dalla finestra Lista Partecipanti alla finestra Videoconferenza il layout sara il seguente: 124

9 ABILITARE/DISABILITARE UN UTENTE ALLA VIDEOCONFERENZA Le funzioni di gestione dei partecipanti sono disponibili all interno della finestra Lista dei partecipanti e sono accessibili con un clic del mouse sul simbolo. Il simbolo a forma di ingranaggio apre un pannello con cui il CM puo, con la voce Videoconferenza abilitare o disabilitare un utente alla trasmissione del proprio flusso audio video. In particolare per abilitare/disabilitare un utente alla videoconferenza e necessario prima selezionare il nome dell'utente con un click del mouse dalla lista dei partecipanti e quindi abilitarlo o disabilitarlo utilizzando l apposita funzione appena descritta. Alternativamente e possibile abilitare un utente alla videoconferenza utilizzando la funzione drag & drop, trascinandolo dalla lista dei partecipanti all interno della finestra di videoconferenza. Per disabilitarlo si puo utilizzare l icona a forma di X posta sul video del partecipante il alto a destra. Il servizio Teleskill Live consente di attivare in audio/video conferenza piu utenti contemporanei abilitando progressivamente gli utenti. All interno della finestra di videoconferenza compare l immagine di tutti i partecipanti abilitati, la dimensione della loro immagine viene ottimizzata in base all ampiezza della finestra di videoconferenza (vedi figura). Si ricorda che l eventuale ingresso di uno studente al ricevimento viene anche segnalato sulla finestra del portale con un messaggio e un breve suono, come descritto in precedenza. 125

10 BARRA DEI MENU L applicativo Teleskill Live dispone di una barra dei menu composta dalle seguenti voci: Meeting, con cui il Conference Manager puo aprire e chiudere la stanza di videoconferenza Opzioni, con cui e possibile: - scegliere il microfono da utilizzare e impostare il relativo livello di audio. Nella fase di regolazione dei livelli audio del microfono e necessario regolare il volume microfono in modo tale che, parlando, lo slider colorato non superi mai il colore verde - scegliere la webcam tra quelle proposte - impostare il livello di privacy per l accesso al servizio Layout, con cui e possibile scegliere uno dei layout disponibili in funzione delle esigenze comunicative (il layout scelto e Discussione ). Windows, con cui e possibile gestire (attivare/disattivare) le singole finestre che compongono il layout. Pulsante webcam con cui e possibile attivare/disattivare la propria webcam. Per default quando un utente viene abilitato in videoconferenza la webcam e attiva, se viene disattivata il sistema trasmettera il fermo immagine dell'utente. LA FINESTRA CHAT La finestra di chat e disponibile per tutti gli utenti collegati e consente di inviare messaggi pubblici o privati durante la sessione di videoconferenza. Per inviare un messaggio pubblico digitare il testo all interno del campo ed inviare il messaggio. Per attivare una sessione di chat privata con un utente specifico e necessario selezionare il nome utente dalla lista partecipanti e trascinarlo all'interno della finestra della chat. Il sistema aprira un ulteriore area dedicata alla chat privata. Il Conference Manager dispone di una funzione di gestione, accessibile con il tasto a forma di ingranaggio, che consente di eliminare tutti i messaggi della chat o di disabilitare l invio di messaggi privati. 126

11 ACCESSO TRAMITE DISPOSITIVO MOBILE La partecipazione all evento live è consentita con la maggior parte dei dispositivi mobili come ipad, iphone, tablet e smartphone in genere. La partecipazione necessita del preventivo scaricamento e installazione dell APP gratuita TELESKILL LIVE disponibile nell Apple Store o nell Android market. La procedura di accesso è la seguente: Accedere dal browser del proprio dispositivo mobile al link di accesso alla videoconferenza (come se si accedesse da un normale PC). Il sistema riconoscerà automaticamente che l utente ha installato la APP sul proprio dispositivo mobile (non è necessario aprire l APP) e consentirà all utente in possesso del codice o del link di accedere direttamente all evento live. CARATTERISTICHE TECNICHE E REQUISITI MINIMI DEL SERVIZIO L accesso al servizio Teleskill Live avviene direttamente on line da un sito dedicato o dalla piattaforma LMS di riferimento. Di seguito si riportano le principali caratteristiche e i requisiti minimi per l'uso del servizio: Windows 2.33GHz x86 compatible processor, or Intel Atom 1.6GHz per netbooks Microsoft Windows XP (32 bit), Windows Server 2003 (32 bit), Windows Server 2008 (32 bit), Windows Vista (32 bit), Windows 7 (32 bit e 64 bit) Internet Explorer 7.0, Mozilla Firefox 4.0, Google Chrome, Safari 5.0, Opera MB di RAM (1GB di RAM raccomandato per netbooks); 128MB di memoria grafica Adobe Flash Player 11.1 o superiore Java Virtual Machine (Version 6 Update 30 o superiore). Preferenze browser: CSS abilitato, Javascript abilitato, Cookies abilitato Mac OS Intel Core Duo 1.33GHz Mac OS X v10.6 or v10.7 Safari 5.0, Mozilla Firefox 4.0, Google Chrome, Opera MB di RAM; 128MB memoria grafica Adobe Flash Player 11.1 Java Virtual Machine (Version 6 Update 30 o superiore). Preferenze browser: CSS abilitato, Javascript abilitato, Cookies abilitato Compatibile con: iphone 5, iphone 4, iphone 4S, ipod touch (4a generazione), ipad e IPad 2. Richiede Sistema operativo: IOS o superiore la maggior parte dei dispositivi Android 2.2 e superiori 127

12 REQUISITI DI RETE PER LA POSTAZIONE Ampiezza di banda necessaria: media di 300 Kbps in upload e download verso il server Accesso via Firewall e Proxy: la trasmissione audio video di Teleskill Live e compatibile con la maggior parte dei firewall. Non e garantita la qualita e il corretto funzionamento del servizio attraverso un proxy server. Per verificare i suddetti requisiti e consigliabile eseguire il test di accesso alla rete e delle prestazioni di banda Internet come da indicazioni di seguito riportate: Accedere alla url: inserire nome e luogo da cui viene effettuato il test e cliccare AVVIA TEST. Nel caso il test venga fatto all estero utilizzare il link: ripetere la procedura di cui sopra. Attendere l esito del test. Al completamento verranno mostrati due messaggi che indicheranno la possibilita o meno di accedere correttamente al servizio di videoconferenza. (vedi immagine seguente) In caso di esito negativo del primo test (colore diverso dal verde) e consigliabile contattare il proprio amministratore di sistema per l'apertura del firewall/proxy della porta 1935 o 80 su protocollo RTMP verso e da l'indirizzo: fms1.teleskill.it, fms2.teleskill.it. 128

13 FAQ 1. Flash test negativo Il sistema propone in automatico il link per scaricare la versione di flash corretta per l'uso del servizio di videoconferenza. 2. Test Java Virtual Machine negativo Il plugin della Java Virtual Machine e necessario solo per gli utenti che devono utilizzare la funzione di screen sharing. Se tale funzione non deve essere utilizzata e possibile ignorare il test, in caso contrario e necessario installare il plugin seguendo le modalita previste dal proprio sistema operativo. 3. Test di banda negativo Contattare il proprio amministratore di rete. 4. Test video: non si visualizza l'immagine della webcam Opzione 1: fare click sulla voce "Seleziona la webcam" e scegliere un'altra delle webcam disponibili nella lista Opzione 2: verificare che la webcam non sia utilizzata (aperta) in altri sistemi di videoconferenza (es. skype) o strumenti di gestione della webcam stessa 5. Test audio: non si sente l'audio nelle cuffie/casse Opzione 1: verificare di aver cliccato sul tasto play per ascoltare il file audio di test Opzione 2: verificare di aver collegato correttamente cuffie/casse Opzione 3: verificare il volume audio della postazione 6. Test microfono: parlando nel microfono lo slider del livello microfono non si muove Opzione 1: fare click sulla voce "Seleziona il microfono" e scegliere un altro microfono tra quelli disponibili nella lista Opzione 2: verificare di aver collegato correttamente il microfono Opzione 3: verificare le impostazioni audio della postazione VIDEOCONFERENZA 1. Parlo al microfono ma non mi sentono: Opzione 1: se non si e abilitati in audio/video (utente visibile nella finestra di videoconferenza) e possibile solo ascoltare e non partecipare Opzione 2: se si e abilitati in audio/video e parlando nel microfono gli utenti collegati non sentono e possibile: non aver dato il "consenti" al messaggio sulla privacy proposto da flash. Per risolvere il problema e sufficiente fare click su "consenti" non aver configurato correttamente il microfono. In questo caso selezionare dalla barra dei menu la voce "opzioni==>impostazioni del microfono" e scegliere un altro dei microfoni a disposizione nella lista. Se il problema non si risolve e consigliabile uscire dalla videoconferenza e ripetere i test iniziali soffermandosi sul test Microfono. 129

14 SISTEMA DI MESSAGGISTICA ACCEDERE AL RICEVIMENTO ASINCRONO L accesso al ricevimento asincrono si effettua tramite la voce Sistema di messaggistica presente all interno del menu Area Ricevimento Studenti. Il sistema di messaggistica permette l interazione tra Studenti e Docenti in modo asincrono: tramite questa funzione lo Studente ha la possibilita di contattare il proprio Docente, il quale avra la possibilita di rispondere in qualsiasi momento della giornata. Il funzionamento e molto simile a quello di una casella di posta elettronica: nel Menu principale e possibile trovare le due voci 1) Posta in arrivo e 2) Posta Inviata, per inviare un messaggio sara sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo presente sulla barra superiore del riquadro principale. Vicino al pulsante Nuovo ci sono altri due pulsanti, il pulsante Elimina per eliminare i messaggi ed il pulsante Esporta, con il quale e possibile esportare i messaggi in un file Ms.Excel. Nella schermata iniziale le colonne ALL, RISP e FLAG servono rispettivamente per verificare la presenza di allegati, verificare se si e gia inviata una risposta al messaggio ed infine se e stata segnato come messaggio importante. 130

15 Una volta che si e cliccato sul pulsante Nuovo ci si trovera di fronte alla seguente schermata: 131

16 Come gia detto in precedenza l utilizzo di questa funzione e molto simile a quello di una casella di posta elettronica, infatti sara possibile immettere il Destinatario del messaggio, un destinatario in copia ( CC ), uno in copia nascosta ( CCN ) ed infine l Oggetto del messaggio. I Docenti all interno del campo Destinatari possono ricercare e quindi possono scrivere solo ai propri Studenti invece all interno del campo CC possono ricercare e quindi possono scrivere solo al personale degli uffici universitari. Inserendo le iniziali del cognome, con cui si vuole comunicare, e possibile accedere alla rubrica istantanea come mostratro nella figura seguente. E anche possibile inserire degli allegati all interno del messaggio tramite l apposito pulsante Seleziona all interno della sezione Allega:. 132

17 RICEVIMENTO TELEFONICO ACCEDERE AL RICEVIMENTO TELEFONICO Come indicato anche sulla pagina stessa, e possibile utilizzare il dispositivo in due modalita : 1) tramite portale, utilizzando il webphone a sinistra; Ci sono due requisiti fondamentali per poter utilizzare il webphone: un microfono ed una cuffia oppure una coppia di altoparlanti. E importante sottolineare che un computer portatile solitamente ha entrambe le cose integrate. Si ricorda che il webphone deve essere utilizzato in alternativa al client web installato (certamente piu performante). 2) tramite client web da installare sul proprio device mobile (smartphone o tablet). Il proprio numero e visibile in alto a sinistra come indicato nella figura sottostante. Per chiamare il Docente: leggere il numero ricercato dalla Rubrica, digitarlo sul tastierino numerico del webphone o dal client web e premere il tasto "Chiama". Per sapere quando chiamare: consultare la disponibilita e l orario di ricevimento telefonico nella Scheda Docente pubblicata sul portale d Ateneo. Il client web mobile e disponibile per dispositivi Apple con sistema operativo ios oppure per dispositivi Google con sistema operativo Android. L applicazione chiamata precisamente e scaricabile rispettivamente dall App Store e dal Play Store. CONFIGURARE IL CLIENT 3CX E importante ricordare che la configurazione del client 3CX installabile sia su tablet che su smartphone e la stessa: 1) come prima cosa installare il client sul proprio dispositivo; 2) aprire il programma ed andare sulle impostazioni dell account; 3) inserire i dati di configurazione e di accesso forniti cliccando sulla scritta in Mostra dati configurazione App per Smartphone posta subito sotto il webphone visualizzato nella pagina del ricevimento telefonico. 133

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